E-Rechnungspflicht in Deutschland: Wer, ab wann, welche Formate

Deutschland verlangt strukturierte elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellung wird am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026 verpflichtend und am 1. Januar 2028 für alle übrigen. Eine E-Rechnung nach § 14 UStG folgt der europäischen Norm EN 16931 — in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD — und es gibt kein zentrales Netzwerk: E-Mail genügt.

Was gilt als E-Rechnung nach § 14 UStG?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere — Papier, einfaches PDF, Scans — ist eine „sonstige Rechnung“. Die Definition stammt aus dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 und gilt seit dem 1. Januar 2025.

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG lässt zwei Arten strukturierter Formate zu:

1. ein Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und ihrer Syntaxliste nach Richtlinie 2014/55/EU entspricht — darunter fallen XRechnung und die EN-16931-konformen Profile von ZUGFeRD;
2. ein zwischen den Parteien vereinbartes Format (zum Beispiel EDI), sofern die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format extrahiert werden können.

Ein PDF, das eine Rechnung abbildet, ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Eine hybride ZUGFeRD-Datei ist es dagegen, weil das im PDF eingebettete strukturierte XML der rechtlich maßgebliche Teil ist. Siehe strukturierte Rechnung vs. PDF und EN 16931.

Wer ist verpflichtet, und ab wann?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Sie gilt für den Empfang seit 2025 und für die Ausstellung in den in § 27 Abs. 38 UStG festgelegten Stufen.

Die Pflicht knüpft an das Datum des Umsatzes an, und die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Umsatz des Kalenderjahres vor dem Umsatz. Welches Datum für ein bestimmtes Unternehmen gilt, erfordert eine fachliche Bestätigung.

Die Regelung erfasst auch Gutschriften im Sinne der Abrechnung durch den Leistungsempfänger (Gutschrift), inländische Umsätze mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG), Umsätze pauschalierender Land- und Forstwirte, Reiseleistungen und Umsätze unter der Differenzbesteuerung und gilt auch dann, wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Vier Gruppen dürfen auch nach 2028 immer als „sonstige Rechnung“ — auf Papier oder, mit Zustimmung, als PDF — ausgestellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € brutto (§ 33 UStDV);
• Fahrausweise für die Personenbeförderung, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV);
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) — sie bleiben verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen;
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (zum Beispiel die meisten Finanz-, Versicherungs-, Heil- und Bildungsleistungen sowie die Vermietung von Grundstücken), für die überhaupt keine Pflicht zur Rechnungsstellung besteht.

Rechnungen an Verbraucher sowie an oder von im Ausland ansässigen Unternehmen fallen nicht unter die Pflicht. In jedem Ausnahmefall darf der Aussteller dennoch eine E-Rechnung senden, die der Empfänger annehmen muss.

Welche Formate erfüllen die Pflicht?

Zulässig ist jedes EN-16931-konforme Format. Zwei dominieren in Deutschland, beide von der Finanzverwaltung anerkannt (UStAE 14.1 Abs. 13 und 14):

Die Wahl zwischen ihnen ist eine praktische Frage; XRechnung vs. ZUGFeRD geht sie durch. Europäische Formate werden unter E-Rechnungsformate verglichen.

Wie werden E-Rechnungen übermittelt? Gibt es eine zentrale Plattform?

Nein. Deutschland schreibt für B2B-Rechnungen keinen Übertragungsweg, keine Freigabe (Clearance) und kein Echtzeit-Meldeverfahren vor. Das BMF bestätigt, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht, dass kein gesondertes Postfach erforderlich ist und dass Download-Portale oder Schnittstellen ebenso zulässig sind; Peppol ist optional. Das unterscheidet sich von Polen (KSeF) und Frankreich (plateformes agréées); siehe Peppol vs. nationale Netze. Die technische Arbeit — Öffnen, Validieren und Archivieren des XML — liegt auf der Empfängerseite und ist unter E-Rechnungen in Deutschland empfangen beschrieben.

B2G: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Rechnungen an die Bundesverwaltung müssen seit dem 27. November 2020 bei Direktaufträgen ab 1.000 € netto elektronisch sein (E-Rechnungsverordnung). Seit September 2025 empfängt der Bund sie über eine einzige Plattform, die OZG-RE, in die die frühere ZRE überführt wurde; die Kanäle sind Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol. Sie erwartet XRechnung oder ein anderes EN-16931-konformes Format und leitet jede Rechnung anhand der Leitweg-ID im Feld der Käuferreferenz (BT-10) weiter. Die Länder betreiben eigene Portale nach eigenen Verordnungen; befolgen Sie die Vorgaben des Auftraggebers. Siehe B2B vs. B2G.

Was die BMF-Schreiben ergänzen

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), geändert durch das Schreiben vom 15. Oktober 2025 und in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen, klärt die praktischen Punkte:

• Formatfehler vs. Verstöße gegen Geschäftsregeln (Rn. 6a, 6b). Eine Datei, die gegen die Syntax verstößt, ist überhaupt keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine Datei, die gegen Geschäftsregeln der EN 16931 oder der XRechnung verstößt, ist weiterhin eine E-Rechnung; nur Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (§§ 14 Abs. 4, 14a UStG) machen sie unrichtig. Eine fehlende Käuferreferenz ist umsatzsteuerlich unerheblich.
• Validierung (Rn. 35a). Die Validierung unterstützt die Prüfung durch den Empfänger, ersetzt sie aber nicht. Ein Unternehmen, das die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns wahrt, darf sich auf das Ergebnis eines geeigneten Validators verlassen; das Aufbewahren des Prüfberichts wird empfohlen.
• Hybride Dateien (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Ein vom XML abweichender PDF-Teil kann als zweite Rechnung nach § 14c gelten; der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.
• Aufbewahrung (Rn. 60). Acht Jahre (§ 14b UStG); mindestens der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
• Vorsteuer (UStAE 15.2a). Wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, ist eine „sonstige Rechnung“ keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug — es sei denn, der Leistende berichtigt sie oder der Empfänger weist durch objektive Nachweise nach, dass die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind, was eine inhaltlich richtige „sonstige Rechnung“ regelmäßig leisten wird (Abs. 1a). Einzelfälle erfordern eine fachliche Bestätigung.

So geht KRONENWERK damit um

Unterstützt KRONENWERK erzeugt XRechnung und ZUGFeRD bei der Ausstellung und validiert jede Datei vor der Freigabe gegen die Regeln der EN 16931 und das KoSIT-Schematron, gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek; eine Datei, die eine Regel verletzt, wird nicht ausgestellt. Die steuerliche Beurteilung je Rechnung (Regelbesteuerung, Reverse Charge, steuerfrei, nicht steuerbar oder „erfordert fachliche Bestätigung“) wird aus den Fakten des Geschäftsvorfalls abgeleitet, und die USt-IdNr. des Käufers wird gegen VIES geprüft. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden als Eingangsrechnungen eingelesen, wobei das Original-XML unverändert aufbewahrt wird. Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer validiert eine Datei, ohne sie zu speichern. Da Deutschland kein Netzwerk vorschreibt, genügt die Zustellung per E-Mail. Details: Produktseite E-Rechnung und Länderseite Deutschland.