Strukturierte Rechnung vs. PDF: Was in Europa als E-Rechnung gilt

Eine strukturierte Rechnung ist eine Datei, deren Rechnungsdaten — Parteien, Positionen, Beträge, Umsatzsteuer — als maschinenlesbare Felder gespeichert sind, typischerweise XML, sodass die Software des Empfängers sie verbuchen kann, ohne dass jemand sie liest. Ein PDF, wie sauber auch immer gestaltet, ist ein Bild einer Rechnung: Es trägt keine Felder, nur Text und Grafik. Das europäische Recht definiert eine E-Rechnung über die strukturierten Daten, weshalb ein einfaches PDF in Deutschland, Frankreich, Belgien oder Polen keine E-Rechnung ist, ein hybrides PDF mit eingebettetem XML dagegen schon.

Was eine Rechnung „strukturiert“ macht

Eine Rechnung ist strukturiert, wenn jeder Geschäftsbegriff einen definierten Platz in der Datei hat, den Software direkt ansprechen kann — eine USt-IdNr. des Verkäufers, eine Positionsmenge, ein Steuersatz — statt aus der Position auf einer Seite erschlossen zu werden.

Die Richtlinie 2014/55/EU formuliert es als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Drei Wörter tragen Gewicht. Ausgestellt: Die Datei verlässt das System des Verkäufers als Daten. Übermittelt: Die Daten selbst reisen, nicht eine Darstellung davon. Empfangen: Der Käufer nimmt die Daten auf, nicht einen Ausdruck. Die Norm hinter der Definition ist EN 16931, die die Elemente und ihre Bedeutung festlegt; die Dateiformate, die sie tragen, sind UBL- und CII-XML.

Was nicht strukturiert ist: Papier; ein gescanntes Bild; ein PDF aus einer Textverarbeitung oder der Druckfunktion eines Rechnungswerkzeugs; ein PDF mit „Textebene“, die OCR lesen kann; ein PDF, dessen Felder auf der Empfängerseite von einem KI-Dienst extrahiert wurden. In jedem dieser Fälle müssen die Daten rekonstruiert werden, und die Rekonstruktion kann falsch sein. Der rechtliche Maßstab ist nicht, ob eine Maschine sie lesen könnte, sondern ob die Datei strukturierte Daten ist.

Hybride Formate: ein PDF, das zugleich E-Rechnung ist

Eine hybride Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit einer als Anhang eingebetteten XML-Rechnung. Sie ist eine E-Rechnung, weil das XML vorhanden und vollständig ist; die PDF-Seite ist eine Annehmlichkeit für Menschen. ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) sind dieselbe technische Spezifikation unter zwei Namen.

Das XML in einem Hybrid ist ein UN/CEFACT-CII-Dokument. FNFE-MPE beschreibt Factur-X als „einen deutsch-französischen Standard für hybride elektronische Rechnungen (PDF für Nutzer und XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung)“; das aktuelle Release ist Factur-X 1.09.2 / ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026. Zwei Punkte zählen für die Konformität:

• Das XML ist die Rechnung. Die Verwaltungsanweisung der deutschen Finanzverwaltung stellt fest, dass in einem hybriden Format der strukturierte Teil Vorrang vor dem Bild hat. Wenn PDF-Seite und XML sich widersprechen, zählt das XML.
• Das Profil entscheidet über die Konformität. ZUGFeRD und Factur-X gibt es in Profilen von MINIMUM bis EXTENDED. Nur Profile, die den Kern der EN 16931 tragen — BASIC als Teilmenge, EN 16931, EXTENDED — erzeugen eine konforme EN-16931-Rechnung; MINIMUM und BASIC WL tragen die erforderlichen Positionsdaten nicht.

Der praktische Vorteil eines Hybrids ist, dass ein Käufer ohne Software ihn trotzdem öffnen und lesen kann, während ein Käufer mit Software ihn automatisch verbucht. Der Nachteil sind die Größe und die Versuchung, das PDF als das Dokument zu behandeln und das XML zu verwerfen. Details unter ZUGFeRD und Factur-X.

Was in jedem Land als E-Rechnung gilt

Alle vier Länder sind sich einig, dass ein einfaches PDF keine E-Rechnung ist; sie unterscheiden sich darin, welche strukturierten Formate anerkannt werden und ob hybride Formate akzeptiert werden.

Zwei Dinge kann die Tabelle nicht erfassen. Erstens Ausnahmen: Die deutsche Verwaltungsanweisung hält Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) und bestimmte Fahrausweise außerhalb der E-Rechnungspflicht; Polen nimmt Verkäufe an Verbraucher und einige ausländische Unternehmen aus; Frankreichs Reform erfasst inländisches B2B, während B2C und grenzüberschreitende Umsätze unter das E-Reporting fallen. Zweitens Zustimmung: In Deutschland braucht eine Nicht-E-Rechnung während der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers, während ViDA den Mitgliedstaaten erlaubt, das Zustimmungserfordernis für verpflichtende E-Rechnungen fallen zu lassen. Welcher Fall auf ein bestimmtes Unternehmen zutrifft, erfordert eine fachliche Bestätigung. Die Länder-Hubs gehen tiefer: Deutschland, Frankreich, Belgien, Polen.

Wann nur-PDF nicht mehr konform ist

Die Rechnungsstellung nur per PDF ist an dem Tag nicht mehr konform, an dem die Ausstellungspflicht eines Unternehmens beginnt. Empfangspflichten kommen zuerst und sind breiter; Ausstellungspflichten sind nach Größe gestuft.

Zwei Konsequenzen folgen daraus. Ein deutscher Lieferant, der nach dem 1. Januar 2026 ein PDF an einen belgischen Geschäftskunden sendet, verstößt nicht gegen deutsches Recht, aber der belgische Kunde kann es nicht als die Rechnung annehmen, die die belgische Pflicht verlangt — grenzüberschreitende Fälle stehen auf der Seite zu grenzüberschreitenden Rechnungen. Und eine Empfangspflicht ist nicht durch „wir können XML im Browser öffnen“ erfüllt: Die Verwaltungsanweisungen in Deutschland, Frankreich und Belgien erwarten, dass die strukturierte Datei als die Rechnung verarbeitet und archiviert wird. Die vollständige Datumsliste steht im Zeitplan.

Was ein Empfänger mit jeder Art von Datei tun sollte

Die strukturierte Datei verbuchen, die strukturierte Datei aufbewahren und die PDF-Seite als Hilfsmittel behandeln.

1. Den Typ erkennen. Ein XML-Anhang (oder ein PDF mit eingebettetem XML) ist eine E-Rechnung; ein PDF ohne ein solches ist es nicht. Prüfen Sie die Customization-ID im XML, um die Spezifikation zu kennen.
2. Vor dem Verbuchen validieren. Lassen Sie die Datei durch Schema und Geschäftsregeln ihrer Spezifikation laufen. Eine Datei, die durchfällt, ist keine gültige Rechnung, was auch immer die PDF-Seite zeigt.
3. Aus den Daten verbuchen. Nehmen Sie Beträge, Umsatzsteueraufschlüsselung und Zahlungsdetails aus dem XML, nicht aus der OCR der Seite.
4. Das XML archivieren. Die strukturierte Datei ist das Original. Bewahren Sie sie für die nationale Aufbewahrungsfrist unverändert auf; bewahren Sie die PDF-Darstellung daneben auf, wenn Sie möchten.
5. Den nicht strukturierten Rest behandeln. Während der Übergangsfristen werden Sie weiterhin PDFs und Papier erhalten; verbuchen Sie sie wie bisher, aber archivieren Sie keine PDF-Darstellung anstelle eines XML, das Sie erhalten haben.

Der Deutschland-Hub hat eine eigene Seite zum Empfang von E-Rechnungen.

So geht KRONENWERK damit um

KRONENWERK stellt für seine europäischen Länder strukturierte Rechnungen aus und liest strukturierte Rechnungen, die es empfängt; ein einfaches PDF wird nur erzeugt, wo keine strukturierte Pflicht besteht.

• Deutschland — XRechnung (XML) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem CII), validiert mit den KoSIT-Schematron-Regeln und gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek: UNTERSTÜTZT.
• Frankreich — Erzeugung hybrider Factur-X-Dateien UNTERSTÜTZT; Übermittlung über eine zugelassene Plattform NOCH NICHT BEREIT.
• Belgien — Peppol BIS Billing 3.0 UBL MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT: Versand und Empfang über Peppol durch einen akkreditierten Access-Point-Dienstleister (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist.
• Polen — Erzeugung von FA(3)-XML MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT; KSeF-Übermittlung NOCH NICHT BEREIT.
• Kanada und die Vereinigten Staaten — PDF-Rechnungen mit nationalen Steuerregeln; dort besteht keine strukturierte Pflicht.
• Empfang — eingehende XRechnung-, ZUGFeRD/Factur-X- und UBL-Dateien werden in Eingangsrechnungen eingelesen; der kostenlose Prüfer validiert jede Datei gegen die Regeln eines Landes, ohne sie zu speichern: UNTERSTÜTZT.

Einfache PDFs und Papier, die Sie erhalten, werden wie gewohnt als Eingangsrechnungen und Ausgaben im Hauptbuch erfasst; nur strukturierte Dateien werden automatisch gelesen. Produktdetails auf der E-Rechnungsseite; Formate im Vergleich im Formatleitfaden. Zurück zum Europa-Hub.