E-facturatie in Duitsland: de E-Rechnungspflicht uitgelegd

Duitsland vereist gestructureerde elektronische facturen voor binnenlandse leveringen en diensten tussen ondernemingen. Sinds 1 januari 2025 moet elke in Duitsland gevestigde onderneming een e-factuur kunnen ontvangen; het uitreiken wordt verplicht op 1 januari 2027 voor ondernemingen waarvan de omzet in 2026 hoger was dan € 800.000 en op 1 januari 2028 voor alle andere. Een e-factuur volgens § 14 UStG volgt de Europese norm EN 16931 — in de praktijk XRechnung of ZUGFeRD — en er is geen centraal netwerk: e-mail volstaat.

Wat geldt als e-factuur volgens § 14 UStG?

Een e-factuur (elektronische Rechnung) is een factuur die wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat elektronische verwerking mogelijk maakt. Al het andere — papier, gewone pdf, scans — is een "sonstige Rechnung" (andere factuur). De definitie komt uit het Wachstumschancengesetz van 27 maart 2024 en geldt sinds 1 januari 2025.

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG aanvaardt twee soorten gestructureerde formaten:

1. een formaat dat voldoet aan de Europese norm voor elektronische facturering (EN 16931) en de bijbehorende syntaxislijst onder Richtlijn 2014/55/EU — dit omvat XRechnung en de EN 16931-conforme profielen van ZUGFeRD;
2. een tussen de partijen overeengekomen formaat (bijvoorbeeld EDI), op voorwaarde dat de UStG-gegevens correct en volledig kunnen worden geëxtraheerd naar een EN 16931-conform of daarmee interoperabel formaat.

Een pdf waarop een factuur staat, is geen e-factuur, ook niet wanneer ze per e-mail wordt verzonden. Een hybride ZUGFeRD-bestand is dat wel, omdat de gestructureerde XML in de pdf het juridisch bepalende deel is. Zie gestructureerde factuur versus pdf en EN 16931.

Wie is verplicht, en vanaf wanneer?

De verplichting geldt voor leveringen en diensten tussen ondernemingen die beide in Duitsland zijn gevestigd (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ze geldt voor het ontvangen sinds 2025 en voor het uitreiken in fasen die in § 27 Abs. 38 UStG zijn vastgelegd.

De verplichting is gekoppeld aan de datum van de prestatie, en de toets van € 800.000 gebruikt de omzet van het kalenderjaar vóór de prestatie. Welke datum op een bepaalde onderneming van toepassing is, vereist professionele bevestiging.

De regel dekt ook self-billing-creditnota's (Gutschrift), binnenlandse prestaties met verlegging (§ 13b UStG), forfaitaire landbouwregelingen, reis- en margeregelingprestaties, en geldt zelfs wanneer de ontvanger een Kleinunternehmer is.

Welke facturen zijn uitgesloten?

Vier groepen mogen altijd als "sonstige Rechnung" worden uitgereikt — op papier of, met toestemming, als pdf — ook na 2028:

• Facturen voor kleine bedragen met een brutototaal van ten hoogste € 250 (§ 33 UStDV);
• Vervoerbewijzen voor personenvervoer die als factuur worden gebruikt (§ 34 UStDV);
• Facturen van Kleinunternehmer volgens § 19 UStG (§ 34a UStDV) — zij blijven verplicht e-facturen te ontvangen;
• Prestaties die zijn vrijgesteld volgens § 4 Nr. 8 tot 29 UStG (bijvoorbeeld de meeste financiële, verzekerings-, medische en onderwijsdiensten en de verhuur van onroerend goed), waarvoor helemaal geen factureringsplicht bestaat.

Facturen aan consumenten en aan of van in het buitenland gevestigde ondernemingen vallen buiten de verplichting. In elk uitgesloten geval mag de uitreiker toch een e-factuur versturen, die de ontvanger moet aanvaarden.

Welke formaten voldoen aan de verplichting?

Elk EN 16931-conform formaat is toegestaan. Twee domineren in Duitsland, beide aanvaard door de belastingdienst (UStAE 14.1 Abs. 13 en 14):

De keuze ertussen is praktisch; XRechnung versus ZUGFeRD loopt die door. Europese formaten worden vergeleken op e-factuurformaten.

Hoe worden e-facturen verzonden? Is er een centraal platform?

Nee. Duitsland schrijft geen verzendkanaal, geen clearance en geen realtime-rapportering voor B2B-facturen voor. Het BMF bevestigt dat een e-mailpostvak volstaat, dat geen speciaal postvak vereist is en dat downloadportalen of interfaces evenzeer aanvaardbaar zijn; Peppol is optioneel. Dit verschilt van Polen (KSeF) en Frankrijk (erkende platformen); zie Peppol versus nationale netwerken. De ontvangende kant doet het technische werk — het openen, valideren en archiveren van de XML — beschreven op e-facturen ontvangen in Duitsland.

B2G: factureren aan overheden

Facturen aan de federale overheid moeten sinds 27 november 2020 elektronisch zijn bij onderhandse gunningen vanaf € 1.000 netto (E-Rechnungsverordnung). Sinds september 2025 ontvangt de Bund ze via één platform, de OZG-RE, waarin de vroegere ZRE is opgegaan; de kanalen zijn webinvoer, upload, e-mail en Peppol. Het verwacht XRechnung of een ander EN 16931-conform formaat en routeert elke factuur op basis van de Leitweg-ID in het veld voor de referentie van de koper (BT-10). De Länder beheren hun eigen portalen onder hun eigen regelgeving; volg de instructies van de aanbesteder. Zie B2B versus B2G.

Wat de BMF-brieven toevoegen

De BMF-brief van 15 oktober 2024 (BStBl I S. 1320), gewijzigd door de brief van 15 oktober 2025 en opgenomen in de Umsatzsteuer-Anwendungserlass, regelt de praktische punten:

• Formaatfouten versus fouten tegen bedrijfsregels (Rn. 6a, 6b). Een bestand dat de syntaxis schendt, is helemaal geen e-factuur maar een "andere factuur". Een bestand dat de bedrijfsregels van EN 16931 of XRechnung schendt, is nog steeds een e-factuur; alleen fouten in de verplichte btw-vermeldingen (§§ 14 Abs. 4, 14a UStG) maken haar onjuist. Een ontbrekende referentie van de koper is voor de btw irrelevant.
• Validatie (Rn. 35a). Validatie ondersteunt de controle door de ontvanger, maar vervangt ze niet. Een onderneming die de gewone zorgvuldigheid in het handelsverkeer in acht neemt, mag vertrouwen op het resultaat van een geschikte validator; het bewaren van het rapport wordt aanbevolen.
• Hybride bestanden (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Een pdf-deel dat afwijkt van de XML kan als tweede factuur onder § 14c gelden; voorbelasting is alleen aftrekbaar op basis van het gestructureerde deel.
• Bewaartermijn (Rn. 60). Acht jaar (§ 14b UStG); ten minste het gestructureerde deel moet ongewijzigd in zijn oorspronkelijke vorm worden bewaard.
• Voorbelasting (UStAE 15.2a). Waar een e-factuur verplicht is, is een "andere factuur" geen behoorlijke factuur en geeft ze in beginsel geen recht op aftrek van voorbelasting — tenzij de leverancier ze corrigeert of de ontvanger met objectief bewijs aantoont dat aan de materiële voorwaarden is voldaan, wat een inhoudelijk correcte "andere factuur" doorgaans zal doen (Abs. 1a). Individuele gevallen vereisen professionele bevestiging.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

Ondersteund KRONENWERK genereert XRechnung en ZUGFeRD bij uitreiking en valideert elk bestand vóór vrijgave tegen de EN 16931-regels en de KoSIT-Schematron, met een kruiscontrole via de Mustang-bibliotheek; een bestand dat een regel niet haalt, wordt niet uitgereikt. Het btw-oordeel per factuur (standaard, verlegd, vrijgesteld, buiten toepassingsgebied, of "professionele bevestiging vereist") wordt afgeleid uit de feiten van de transactie, en het btw-nummer van de koper wordt gecontroleerd via VIES. Inkomende XRechnung- en ZUGFeRD-bestanden worden ingelezen als inkoopfacturen, waarbij de oorspronkelijke XML ongewijzigd wordt bewaard. De gratis e-factuurchecker valideert een bestand zonder het op te slaan. Omdat Duitsland geen netwerk voorschrijft, volstaat verzending per e-mail. Details: productpagina e-facturatie en landenpagina Duitsland.