XRechnung erklärt: Version, UBL vs. CII, Leitweg-ID, Validierung

XRechnung ist die deutsche nationale Ausprägung der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931: eine reine XML-Rechnung in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII, ohne PDF, gepflegt von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats. Es ist das Format, das Bundesauftraggeber verlangen, und eines der beiden Formate, die die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG erfüllen. Die am 3. September 2026 gültige Version ist XRechnung 3.0.2; XRechnung 4.0, aufbauend auf der überarbeiteten EN 16931-1:2026, ist in Vorbereitung.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931. Sie übernimmt das europäische semantische Datenmodell einer Rechnung und schränkt es für den deutschen Gebrauch ein: Sie macht einige optionale Elemente verpflichtend (zum Beispiel die Käuferreferenz, die Kontaktdaten des Verkäufers und die Zahlungsinformationen), beschränkt Codelisten und fügt deutsche Geschäftsregeln mit Kennungen der Form BR-DE-nn hinzu. Eine XRechnung ist daher immer eine gültige EN-16931-Rechnung, aber nicht jede EN-16931-Rechnung ist eine gültige XRechnung.

Der Standard wurde zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU geschaffen, die öffentliche Auftraggeber verpflichtet, EN-16931-E-Rechnungen anzunehmen. Seit dem Wachstumschancengesetz dient er zugleich als B2B-Format: Das BMF nennt ihn in UStAE 14.1 Abs. 13 als rein strukturiertes Format, das die Anforderungen des § 14 UStG erfüllt. Der deutsche Kontext steht auf der Übersichtsseite Deutschland; die Norm selbst unter EN 16931.

Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) betreibt XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats, des Bund-Länder-Gremiums für die öffentliche IT. Sie veröffentlicht die Spezifikation, ein Schematron-Regelwerk, eine Validator-Konfiguration, eine Testsuite mit Beispielrechnungen und eine XSLT-Visualisierungskomponente, alles als Open Source auf GitHub.

Welche Syntax: UBL oder CII?

Beide. EN 16931-2 führt zwei Syntaxen auf, und XRechnung unterstützt beide mit identischer Semantik:

Wählen Sie die Syntax, die Ihr Gegenüber oder Ihre Werkzeuge bereits verwenden. Wenn Sie über Peppol senden, ist UBL die natürliche Wahl, weil Peppol BIS Billing 3.0 auf UBL basiert. Wenn Sie zusätzlich ZUGFeRD erzeugen, kann mit CII ein einziges XML beiden Zwecken dienen: Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG bettet eine XRechnung-konforme CII-Datei in ein PDF/A-3 ein.

Daneben gibt es die Extension XRechnung, eine konforme Erweiterung der EN 16931 für Fälle, die das Kernmodell nicht ausdrücken kann, zum Beispiel Unterpositionen im Bauwesen. Extension-Dateien tragen eine andere Spezifikationskennung; die Validator-Konfiguration deckt sie ab, aber prüfen Sie, ob ein bestimmter Empfänger sie annimmt.

Welche Version ist aktuell, und was ist mit XRechnung 4.0?

XRechnung 3.0.2 ist die gültige Version. Version 3.0 trat am 1. Februar 2024 in Kraft, und 3.0.2 hat seit Juli 2024 Bugfix-Releases erhalten; das neueste Bundle datiert vom 31. Januar 2026. Die KoSIT ist 2023 auf ein Hauptrelease pro Jahr umgestiegen, sodass sich die Versionsnummer selten ändert, während die Validator-Konfiguration häufiger aktualisiert wird.

XRechnung 4.0 ist der Nachfolger. Sie setzt die überarbeitete europäische Norm EN 16931-1:2026 um, die laut KoSIT seit März 2026 auf Englisch vorliegt; die deutsche Übersetzung wird bis zum 30. September 2026 erwartet. Die Überarbeitung fügt mehr als fünfzig Business Terms und sieben Business Groups hinzu, erlaubt mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer Rechnung und unterstützt XML-Anhänge im Kernmodell. Die Mitteilung der KoSIT vom 1. September 2026 kündigt für September 2026 eine Vorschau auf XRechnung 4.0 an, die nicht für den Produktivbetrieb bestimmt ist, erklärt, dass das endgültige Bundle von der Veröffentlichung der Syntax-Bindings und Validierungsartefakte durch CEN abhängt, und sieht eine parallele Nutzung der aktuellen und der neuen Version bis März 2029 vor.

Wie validiere ich eine XRechnung?

Lassen Sie die Datei durch den KoSIT-Validator mit der offiziellen XRechnung-Konfiguration laufen. Der Validator ist eine Java-Anwendung (validationtool), veröffentlicht unter github.com/itplr-kosit/validator; die Konfiguration für XRechnung ist ein separates, datiertes ZIP von github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung. Die Konfiguration enthält die XML-Schemata für UBL 2.1 und CII D16B, die Schematron-Regeln der EN 16931 sowie die zusätzlichen Regeln der CIUS und der Extension XRechnung. Die Validierung erfolgt in zwei Stufen:

1. Schemavalidierung (XSD) — ist das XML wohlgeformt und strukturell gültiges UBL oder CII? Ein Fehlschlag hier ist ein Formatfehler im Sinne des BMF-Schreibens: Die Datei ist keine E-Rechnung.
2. Schematron-Validierung — halten die Geschäftsregeln? Die Regeln tragen die Präfixe BR- (Kern der EN 16931), BR-CO- (Berechnung), BR-S-/BR-AE- und ähnliche (Steuerkategorien) sowie BR-DE- (deutsch). Der Validator erzeugt einen Bericht mit dem Ergebnis „acceptable“ oder „rejected“ und listet jede verletzte Regel mit ihrem XPath auf.

Ein typischer Aufruf:

java -jar validationtool-1.6.2-standalone.jar \
  -s validator-configuration-xrechnung_3.0.2_2026-01-31/scenarios.xml \
  -r validator-configuration-xrechnung_3.0.2_2026-01-31 \
  -h invoice.xml

Zwei praktische Hinweise. Erstens ist die Schwere der Regel entscheidend: Das BMF unterscheidet Formatfehler (keine E-Rechnung), Verstöße gegen Geschäftsregeln (weiterhin eine E-Rechnung, aber möglicherweise unrichtig) und inhaltliche Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (unrichtige Rechnung); eine fehlende Käuferreferenz etwa ist umsatzsteuerlich unerheblich, wird von Bundesempfängern aber abgelehnt. Zweitens: Bewahren Sie den Validierungsbericht auf — das BMF empfiehlt ihn als Nachweis der Sorgfalt. Wenn Sie nur eine schnelle Prüfung ohne Installation brauchen, führt der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer die deutschen Regeln auf einer hochgeladenen Datei aus, ohne sie zu speichern.

Was ist die Leitweg-ID und wohin gehört sie?

Die Leitweg-ID ist die Routing-Adresse eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland. Sie besteht aus einer verpflichtenden Grobadressierung, die aus dem amtlichen Regionalschlüssel (Land, Kreis, Gemeinde) gebildet wird, einer optionalen Feinadressierung von bis zu 30 alphanumerischen Zeichen, die die Behörde selbst wählt, und einer verpflichtenden zweistelligen Prüfziffer, die nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10 berechnet wird, dem gleichen Verfahren wie bei einer IBAN; die Teile sind durch Bindestriche getrennt. Der Auftraggeber teilt dem Lieferanten die Leitweg-ID mit dem Auftrag mit.

In der Rechnung gehört sie in BT-10 Käuferreferenz — UBL cbc:BuyerReference, CII ram:BuyerReference —, die XRechnung verpflichtend macht (Regel BR-DE-15). Beim Versand über Peppol kann sie zusätzlich als elektronische Adresse in BT-49 erscheinen. Der Bund und mehrere Länder verlangen sie; andere Länder verwenden eigene Referenzen. Für B2B-Rechnungen muss das Feld ebenfalls gefüllt sein, um die XRechnung-Validierung zu bestehen, dort ist aber jede vereinbarte Referenz (eine Bestellnummer, eine Kundennummer) zulässig.

Wo reiche ich XRechnungen bei öffentlichen Auftraggebern ein?

Das hängt davon ab, wer der Auftraggeber ist.

Bundesverwaltung (Bund)

Seit September 2025 über eine einzige Plattform, die OZG-RE, in die die frühere ZRE überführt wurde. Kanäle: Weberfassung, Datei-Upload, E-Mail und Peppol. Die Pflicht für Lieferanten gilt seit dem 27. November 2020 bei Direktaufträgen ab 1.000 € netto. Die Plattform nimmt XRechnung und laut der Informationsseite des Bundes auch andere EN-16931-konforme Formate an.

Länder und Kommunen

Jedes Land hat eine eigene E-Rechnungsverordnung, ein eigenes Portal und eigene Regeln dazu, ob Lieferanten E-Rechnungen senden müssen; mehrere Länder binden ihr Portal an Peppol an. Befolgen Sie die Vorgaben der beschaffenden Behörde.

Unternehmen (B2B)

Kein Portal. E-Mail, Download oder Peppol, wie vereinbart. Siehe E-Rechnungen empfangen und Senden und Empfangen über Peppol.

So geht KRONENWERK damit um

Unterstützt KRONENWERK erzeugt eine XRechnung, wenn ein deutsches Unternehmen eine Rechnung ausstellt, und validiert die Datei bei der Ausstellung mit den KoSIT-Schematron-Regeln, gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek; eine Datei, die eine Regel verletzt, wird nicht ausgestellt. Die Käuferreferenz — die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern — ist Teil der Rechnungsdaten, und die steuerliche Beurteilung je Rechnung (Regelbesteuerung, Reverse Charge, steuerfrei und so weiter) wird aus den Fakten des Geschäftsvorfalls abgeleitet, wobei die USt-IdNr. des Käufers gegen VIES geprüft wird. Eingehende XRechnung-Dateien werden als Eingangsrechnungen eingelesen. Die Zustellung an Portale des Bundes oder der Länder per Upload oder E-Mail übernimmt das Unternehmen mit der erzeugten Datei; der Versand über Peppol läuft über einen akkreditierten Access-Point-Anbieter (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung verbunden ist. Entwickler können Rechnungsentwürfe über die unter E-Rechnungs-API beschriebene API anlegen; die Ausstellung erfolgt im Produkt nach der Validierung. Siehe auch die Produktseite E-Rechnung.