ZUGFeRD erklärt: das hybride E-Rechnungsformat PDF/A-3 mit XML

ZUGFeRD ist eine hybride E-Rechnung: eine PDF/A-3-Datei, die ein Mensch lesen kann, mit einer darin eingebetteten XML-Rechnung in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) für Maschinen. Gepflegt wird sie vom FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, und sie ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Ab Version 2.0.1 sind die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG; MINIMUM und BASIC WL sind es nicht. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.

Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF, das zwei Darstellungen derselben Rechnung enthält. Die sichtbaren Seiten sind die Rechnung, wie der Aussteller sie gestaltet hat. An das PDF angehängt, als eingebettete Datei nach den PDF/A-3-Regeln (ISO 19005-3), ist ein XML-Dokument – factur-x.xml in aktuellen Versionen, zugferd-invoice.xml in älteren –, das die Rechnungsdaten strukturiert nach EN 16931 in CII-Syntax enthält. PDF-Metadaten (XMP) deklarieren ZUGFeRD-Version und Profil, sodass ein empfangendes System das XML finden und lesen kann, ohne die Seiten zu öffnen.

Die rechtlich maßgebliche Rechnung ist das XML. Seit dem 1. Januar 2025 behandelt die deutsche Finanzverwaltung den strukturierten Teil als entscheidend: Zeigen die PDF-Seiten Daten, die vom XML abweichen, kann das PDF als zweite Rechnung mit den Folgen des § 14c UStG gelten, und der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Geringfügige technische Unterschiede wie Rundungen oder eine gekürzte Beschreibung im PDF werden toleriert. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt die Archivierung des XML-Teils; der PDF-Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er weitere steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Die allgemeinen deutschen Regeln stehen auf der Übersichtsseite Deutschland.

Was sind die ZUGFeRD-Profile?

Ein Profil legt fest, wie viel vom Datenmodell der EN 16931 das XML enthalten muss. Es gibt sechs:

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 schreibt in UStAE 14.1 Abs. 14, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC WL auf der EN 16931 beruht und daher ein zulässiges E-Rechnungsformat ist. Die FAQ des FeRD sagen in ihren Worten dasselbe: BASIC, EN 16931 und EXTENDED werden als vollständige Rechnungen anerkannt, während MINIMUM und BASIC WL keine UStG-konformen Rechnungen erzeugen. Das Profil wird im XML in ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter (BT-24) deklariert, zum Beispiel urn:cen.eu:en16931:2017 für das Profil EN 16931.

Welche Versionen gibt es, und welche ist aktuell?

ZUGFeRD 2.5.2 ist aktuell. Das Versionsarchiv und die Nachrichtenseiten des FeRD ergeben folgende Geschichte:

Das FeRD kündigt für Herbst 2026 ein weiteres Release mit Unterstützung für Bruttopreisrechnungen und weiteren Funktionen aus der überarbeiteten EN 16931 an. Ältere Versionen bleiben gültige Rechnungen, solange sie EN-16931-konform sind; das Gesetz verweist auf die Norm, nicht auf eine ZUGFeRD-Versionsnummer, sodass eine heute ausgestellte 2.3.3-Datei weiterhin eine E-Rechnung ist. Welche Version die Software Ihres Gegenübers lesen kann, ist eine gesonderte, praktische Frage.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Ja. Seit dem 24. März 2020 (ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0) veröffentlichen das FeRD und sein französisches Gegenstück FNFE-MPE eine Spezifikation unter zwei Namen; das XML, die Profile und der Name der eingebetteten Datei factur-x.xml sind gemeinsam, und jedes Release erscheint gemeinsam (ZUGFeRD 2.4 mit Factur-X 1.08, ZUGFeRD 2.5.2 mit Factur-X 1.09.2). Eine in Deutschland erzeugte ZUGFeRD-Datei ist für einen französischen Empfänger eine Factur-X-Datei und umgekehrt. Die französische Seite ist unter Factur-X beschrieben; beachten Sie, dass Frankreich ab September 2026 zusätzlich die Übermittlung über plateformes agréées verlangt, was das Format allein nicht abdeckt.

Wird ZUGFeRD von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert?

Teilweise. Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, EN-16931-Rechnungen in den aufgeführten Syntaxen anzunehmen, und CII ist eine davon. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes erklärt, dass sie XRechnung und andere EN-16931-konforme Formate akzeptiert, und nennt ZUGFeRD 2.2.0 als Beispiel. Viele Empfänger auf Bundes- und Landesebene verlangen dennoch ausdrücklich die CIUS XRechnung – die verpflichtende Käuferreferenz mit der Leitweg-ID, die XRechnung-Spezifikationskennung und die deutschen Regeln. Genau dafür gibt es das Profil XRECHNUNG von ZUGFeRD: Sein XML besteht den XRechnung-Validator, während das PDF für Menschen bleibt. Ob eine bestimmte Behörde eine hybride Datei akzeptiert oder das reine XML will, entscheidet die Behörde; der sichere Weg zu öffentlichen Auftraggebern ist auf der XRechnung-Seite beschrieben, der Vergleich unter XRechnung vs. ZUGFeRD.

Wie validiere ich eine ZUGFeRD-Datei?

Zwei Prüfungen sind nötig, weil zwei Dinge falsch sein können:

1. Der Container. Das PDF muss ein gültiges PDF/A-3 sein, mit dem XML als Anhang mit der korrekten Beziehung und mit XMP-Metadaten, die Version und Profil deklarieren. Werkzeuge wie veraPDF prüfen die PDF/A-Konformität.
2. Das XML. Extrahieren Sie die eingebettete Datei und validieren Sie sie gegen das CII-Schema und die Schematron-Regeln der EN 16931 für das deklarierte Profil; das FeRD liefert seit 2.4 XSD und Schematron für jedes Profil. Für das Profil XRECHNUNG lassen Sie zusätzlich den KoSIT-Validator laufen.

Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer führt beide Schritte für eine hochgeladene ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei aus, ohne sie zu speichern. Bewahren Sie den Validierungsbericht auf: Das BMF empfiehlt ihn als Nachweis, dass Sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns angewendet haben.

So geht KRONENWERK damit um

UNTERSTÜTZT KRONENWERK erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen für deutsche Unternehmen als PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML in einem EN-16931-konformen Profil und validiert jede Datei bei der Ausstellung gegen die Regeln der EN 16931, gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek; eine Datei, die die Prüfung nicht besteht, wird nicht ausgestellt. Derselbe Generator erzeugt Factur-X für französische Unternehmen. Eingehende ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien werden als Eingangsrechnungen eingelesen, und das XML-Original wird zur Aufbewahrung unverändert behalten. Das Steuerurteil je Rechnung wird aus den Fakten des Geschäftsvorfalls abgeleitet, und die USt-IdNr. des Käufers wird bei der Ausstellung gegen VIES geprüft. Die Zustellung erfolgt per E-Mail oder Download, was das deutsche B2B-Recht vollständig erfüllt; siehe die Produktseite E-Rechnung. KRONENWERK leistet keine Steuerberatung: Ob ein bestimmtes Gegenüber während der Übergangsfrist noch ein nicht konformes Profil empfangen darf, erfordert fachliche Bestätigung.