E-Rechnung in Belgien: die B2B-Peppol-Pflicht seit 2026

Seit dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien ansässige und für die Mehrwertsteuer registrierte Unternehmen für ihre inländischen B2B-Umsätze strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz vom 6. Februar 2024 zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzbuches. Der Standardfall ist eine Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0, die über das Peppol-Netzwerk zugestellt wird; ein anderes EN-16931-konformes Format darf nur verwendet werden, wenn beide Parteien dem zustimmen. Ein per E-Mail versandtes PDF gilt für Umsätze im Anwendungsbereich nicht mehr als die gesetzlich vorgeschriebene Rechnung. Belgien plant ab 2028 einen zweiten Schritt — die nahezu in Echtzeit erfolgende Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung —, der noch nicht in Kraft gesetzt wurde.

Wer von der belgischen B2B-Pflicht erfasst ist

Die Pflicht gilt, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Der Lieferant ist ein in Belgien ansässiger Mehrwertsteuerpflichtiger, der Kunde ist ein Steuerpflichtiger, der eine belgische Mehrwertsteuernummer angibt, und der Umsatz ist mehrwertsteuerlich in Belgien belegen. Der Lieferant muss dann eine strukturierte Rechnung ausstellen, und der Kunde muss in der Lage sein, eine solche zu empfangen.

Zwei Punkte aus der FAQ des FPS Finance überraschen kleine Unternehmen: Die Pflicht gilt auch unter der Kleinunternehmerregelung (Umsatz bis 25.000 €), zumindest für den Empfang; und ein Unternehmen, das nur an Verbraucher verkauft, muss trotzdem strukturierte Rechnungen seiner Lieferanten empfangen können.

Die veröffentlichten Ausnahmen zum Stichtag der Prüfung:

• Personen, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuches steuerbefreite Umsätze ausführen;
• Steuerpflichtige im Konkursverfahren;
• Steuerpflichtige unter der Pauschalregelung (die 2028 abgeschafft wird);
• Nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige ohne feste Niederlassung, auch mit belgischer Mehrwertsteuernummer — die FAQ merkt an, dass das Gesetz „in diesem Punkt noch geändert wird“;
• B2C-Umsätze und, als eigenes Regime, Rechnungen an öffentliche Stellen (B2G, siehe unten).

Ob ein bestimmtes Unternehmen oder ein bestimmter Umsatz in den Anwendungsbereich fällt — ein ausländisches Unternehmen mit belgischer Zweigniederlassung, eine teilweise steuerbefreite Leistung —, erfordert eine fachliche Bestätigung. Die Seite B2B vs. B2G erklärt, warum die beiden Regime getrennt sind.

Welches Format und welches Netzwerk vorgeschrieben sind

Der Standardfall ist eine Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0 (UBL-Syntax), die über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht wird. Peppol BIS Billing 3.0 ist eine Core Invoice Usage Specification der EN 16931, sodass eine belgische strukturierte Rechnung per Konstruktion eine EN-16931-Rechnung ist; Belgien hat entschieden, dass keine zusätzliche nationale CIUS erforderlich ist.

Das Gesetz erlaubt ein Opt-out: Die Parteien können sich auf ein anderes Format einigen, das der EN 16931-1 und einer Syntax der CEN/TS 16931-2 (UBL oder CII) entspricht. Die FAQ des FPS erklärt, dass strukturierte Rechnungen „theoretisch über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden sollten“ und dass, wo die Gegenpartei nicht bereit ist, „eine Einigung über eine sichere Alternative bestehen muss“; eine so versandte Rechnung ist rechtlich gültig. Ein Kunde kann Lieferanten ohne deren schriftliche Zustimmung nicht in sein eigenes Portal zwingen.

Das Format wird auf der Seite EN 16931 erklärt, das Netzwerk unter Peppol und seine Adressen unter Peppol-Kennungen.

Sanktionen und die Toleranzphase

Die bestehenden Mehrwertsteuer-Bußgelder für fehlende oder nicht konforme Rechnungen gelten weiterhin. Neu hinzugekommen ist ein Bußgeld dafür, nicht über die technischen Mittel zum Ausstellen und Empfangen strukturierter Rechnungen zu verfügen: 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und 5.000 € bei jedem weiteren, wobei ein Wiederholungsfall nur zählt, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorherigen Bußgeld festgestellt wird (Königlicher Erlass vom 8. Juli 2025 zur Änderung des Königlichen Erlasses Nr. 44).

Der FPS Finance gewährte für die ersten drei Monate 2026 eine Toleranz — keine Sanktionen für Verstöße, die spezifisch die neue Pflicht betreffen, sofern das Unternehmen rechtzeitige und angemessene Schritte zur Einhaltung nachweisen konnte, im Einzelfall beurteilt und ausdrücklich keine allgemeine Verschiebung — sowie Flexibilität bis zum 30. Juni 2026 für Gutschriftsverfahren (Self-Billing). Beide Zeitfenster sind zum Stichtag der Prüfung geschlossen.

Ein Kunde, der für einen Umsatz im Anwendungsbereich eine nicht strukturierte Rechnung erhält, behält grundsätzlich das Recht auf Vorsteuerabzug nach dem Grundsatz „Substanz vor Form“, kann aber selbst mit einem Bußgeld belegt werden, wenn ihm die Mittel zum Empfang fehlen. Eine Gutschrift aus 2026, die eine PDF-Rechnung aus 2025 korrigiert, unterliegt keiner Formatvorgabe; eine Gutschrift zu einer strukturierten Rechnung muss ebenfalls strukturiert sein.

B2G vor B2B: Mercurius und die Pflicht im öffentlichen Auftragswesen

Nach dem Gesetz vom 7. April 2019 zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU und dem Königlichen Erlass vom 9. März 2022 wurden Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stufenweise nach Auftragswert verpflichtend; seit dem 1. März 2024 erfasst die Pflicht neue öffentliche Aufträge ab 3.000 € (ohne Mehrwertsteuer), und föderale Behörden wenden sie auch unterhalb dieser Schwelle an. Flandern (2017), Brüssel (2020) und Wallonien (2022) hatten schon früher regionale Pflichten.

Mercurius ist die föderale „Poststelle“ für den öffentlichen Sektor: Lieferanten senden darüber Peppol-Rechnungen an jede belgische öffentliche Stelle, ohne bilaterale Anbindung, und können die Verarbeitung nachverfolgen; sein Portal erlaubt es einem Lieferanten ohne Software auch, eine Rechnung manuell einzugeben. Der FPS BOSA ist seit dem 1. Januar 2016 die belgische Peppol Authority. Hermes, im Factsheet der Europäischen Kommission beschrieben, wandelt strukturierte E-Rechnungen für Empfänger, die sie noch nicht verarbeiten können, in lesbare PDFs um — eine vorübergehende Brücke, die auslaufen soll.

Was als Nächstes kommt: E-Reporting ab 2028 und ViDA

In der Phase 2026 werden keine Rechnungsdaten an die Verwaltung übermittelt. Der föderale Koalitionsvertrag sieht für 2028 ein E-Reporting von B2B-Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit vor, auf derselben Peppol-Infrastruktur, das die jährliche Kundenliste ersetzen soll. Es wurde noch nicht in Gesetz umgesetzt, sodass Starttermin, Umfang und Mechanismus offen bleiben.

Die grenzüberschreitende Meldung folgt einem anderen Pfad: Im Rahmen des EU-ViDA-Pakets (Richtlinie (EU) 2025/516) wird Belgien spätestens bis zum 1. Juli 2030 die digitale Meldung innergemeinschaftlicher Umsätze einführen — siehe den Zeitplan der Pflichten und grenzüberschreitende E-Rechnung.

Wie KRONENWERK die belgische E-Rechnung handhabt

KRONENWERK erzeugt für jede Rechnung, die ein belgisches Unternehmen ausstellt, eine UBL-Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0, validiert sie bei der Ausstellung gegen die Schematron-Regeln von Peppol und EN 16931, prüft die Mehrwertsteuernummer des Käufers gegen VIES und speichert das Steuerergebnis mit der Rechnung. Eingehende UBL-Rechnungen werden als Eingangsrechnungen eingelesen. Die Dokumenterzeugung ist UNTERSTÜTZT.

Der Transport ist MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT: KRONENWERK ist kein Peppol Access Point. Es sendet und empfängt über Peppol durch einen akkreditierten Access-Point-Anbieter (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist; der produktive Versand hängt von diesem Konto und seiner Konfiguration ab. Bis dahin zeigt das Produkt die strukturierte Rechnung als bereit mit dem Hinweis auf eine erforderliche Peppol-Anbindung an und stellt ein per E-Mail versandtes PDF niemals als Erfüllung der Pflicht dar.

Das Verfahren steht unter Senden und Empfangen über Peppol; die Länderseite Belgien listet Produktfunktionen und Oberflächensprachen (darunter NL und FR); eine empfangene Datei lässt sich mit dem E-Rechnungs-Prüfer testen. KRONENWERK reicht keine Mehrwertsteuererklärungen oder Listen ein und erteilt keine Steuerberatung.