E-Rechnungsformate: UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS, FA(3)

Die europäischen E-Rechnungsformate zerfallen in zwei Gruppen. UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS Billing 3.0 tragen alle dasselbe semantische Modell EN 16931 — sie unterscheiden sich in der Syntax (UBL oder CII), in der Verpackung (reines XML oder hybrides PDF) und in den darübergelegten nationalen Regeln. Das polnische FA(3) ist ein eigenständiges nationales Schema für die KSeF-Plattform. Das Land des Käufers entscheidet, welches Format Sie brauchen: XRechnung oder ZUGFeRD in Deutschland, Factur-X, UBL oder CII in Frankreich, Peppol BIS in Belgien, FA(3) in Polen.

Zwei Syntaxen darunter: UBL und CII

UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice sind die beiden XML-Syntaxen, die die EU für EN 16931 listet; jedes EN-basierte Format auf dieser Seite ist eine von beiden mit zusätzlichen Regeln.

UBL 2.1 (Universal Business Language)

Ein OASIS-Standard, zugleich ISO/IEC 19845:2015. Getrennte Dokumenttypen für Invoice und CreditNote. Die Syntax von Peppol BIS Billing 3.0 und eine der beiden XRechnung-Syntaxen. Weit verbreitet in den nordischen Ländern, den Niederlanden und Belgien.

UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Ein XML-Schema von UN/CEFACT; die EU-Liste verweist auf Release D16B, und ZUGFeRD 2.5.2 basiert auf D22B mit Abwärtskompatibilität zu D16B. Ein Wurzelelement, CrossIndustryInvoice, für Rechnungen und Gutschriften gleichermaßen. Die in ZUGFeRD und Factur-X eingebettete Syntax und die zweite XRechnung-Syntax.

Beide drücken jeden EN-16931-Geschäftsbegriff aus; ein Konverter kann die eine in die andere abbilden, ohne Kerninhalt zu verlieren. Die Wahl folgt meist dem Kanal: Peppol bedeutet UBL, ein hybrides PDF bedeutet CII. Das Modell selbst wird auf der EN-16931-Seite erklärt.

XRechnung: die deutsche Spezifikation

XRechnung ist eine CIUS von EN 16931, gepflegt von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards von Bund und Ländern, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und heute auch das XML-Referenzformat im deutschen B2B-Geschäft.

Fakten: verfügbar in UBL 2.1 und CII; ergänzt nationale Regeln wie die verpflichtende Käuferreferenz (die Leitweg-ID für öffentliche Stellen) und Codelisteneinschränkungen; kommt mit einem Schematron-Regelwerk und einem konfigurierbaren Validator; definiert einen Erweiterungsmechanismus für zusätzliche Elemente. Version 3.0.2 gilt seit dem 1. Februar 2024 und wird durch Bugfix-Bundles aktuell gehalten — das neueste ist die Ausgabe Winter 2025/26 mit Wirkung zum 31. Januar 2026 —, ohne dass eine neue Hauptversion angekündigt wäre. XRechnung ist reines XML: Es gibt kein PDF, der Empfänger braucht also Software, um es zu sehen. Siehe XRechnung und den Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

ZUGFeRD und Factur-X: das Hybridformat

ZUGFeRD und Factur-X sind eine Spezifikation mit zwei Namen — FeRD in Deutschland und FNFE-MPE in Frankreich veröffentlichen sie gemeinsam: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML.

Das aktuelle Release ist ZUGFeRD 2.5.2 = Factur-X 1.09.2, veröffentlicht am 4. August 2026 und gültig ab 1. September 2026, vollständig abwärtskompatibel zu früheren Releases. Die Profile entscheiden, wie viele Daten das XML trägt:

In Deutschland nennt das BMF ZUGFeRD und Factur-X als zulässige Formate, mit der Regel, dass das XML Vorrang vor der PDF-Seite hat. In Frankreich ist Factur-X eines der drei Formate, die jedes Unternehmen und jede zugelassene Plattform empfangen können muss. Seiten: ZUGFeRD, Factur-X.

Peppol BIS Billing 3.0: das Netzwerkformat

Peppol BIS Billing 3.0 ist die CIUS von EN 16931 von OpenPeppol, und die einzige Syntax, die sie verlangt, ist UBL 2.1. Es ist das Format, das über das Peppol-Vier-Ecken-Netzwerk reist, und das Standardformat der belgischen B2B-Pflicht.

Fakten: Customization-ID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0; Profil 01 (Billing) und Profil 02 (Billing with Response); Regeln mit dem Präfix PEPPOL-EN16931-R zusätzlich zu den EN-16931-Regeln, plus länderspezifische Regelwerke; aktuelles Release 3.0.21 (Mai 2026). Das Senden über Peppol erfordert eine Teilnehmerkennung des Käufers, aufgelöst über das SMP/SML-Verzeichnis, und einen Access Point auf jeder Seite. Die deutschen Bundesbehörden akzeptieren Peppol seit dem 27. November 2020, und das BMF führt Peppol BIS unter den zulässigen B2B-Formaten. Seiten: Peppol, Peppol-Kennungen, Senden und Empfangen, Belgien-Übersicht.

FA(3): das polnische nationale Schema

FA(3) ist die logische Struktur — ein XML-Schema — für strukturierte Rechnungen, die über das polnische nationale E-Rechnungssystem (KSeF) ausgestellt werden. Es wird vom polnischen Finanzministerium auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes definiert und ist kein Profil von EN 16931.

Fakten aus der Broschüre des Ministeriums: FA(3) gilt ab dem 1. Februar 2026 und hat FA(2) abgelöst, das vom 1. September 2023 bis 31. Januar 2026 in Kraft war; Korrekturrechnungen, die auf frühere FA(2)- oder FA(1)-Dokumente verweisen, werden ebenfalls in FA(3) ausgestellt. Das Dokument gliedert sich in Naglowek (Kopf), Podmiot1 (Verkäufer), Podmiot2 (Käufer), optional Podmiot3 und PodmiotUpowazniony, Fa (der Rechnungskörper mit Positionen, Beträgen und Umsatzsteuer) sowie optional Stopka (Fuß) und Zalacznik (Anhang); Schemaversion 1-0E. Eine FA(3)-Datei wird erst zur rechtsgültigen Rechnung, wenn KSeF sie angenommen und ihre KSeF-Nummer vergeben hat; es gibt keine Hybridvariante und keinen Peppol-Transport. Seiten: FA(3), KSeF, Polen-Übersicht.

Vergleichstabelle

Die Tabelle ordnet die Formate nach den vier Fragen, die in der Praxis zählen: welches Modell, welche Syntax, hybrid oder nicht, und welches Netzwerk.

Formatwahl nach Land des Käufers

Lassen Sie Land und Kanal des Käufers entscheiden; die Präferenz des Verkäufers zählt nur dort, wo das Gesetz eine Wahl lässt.

• Käufer in Deutschland. Jedes EN-16931-Format ist zulässig. Öffentliche Stellen erwarten XRechnung mit Leitweg-ID. Bei Unternehmen passt ZUGFeRD zu Käufern, die weiterhin ein lesbares PDF wollen, XRechnung zu automatisierten Empfängern, Peppol BIS zu Käufern, die über Peppol erreichbar sind.
• Käufer in Frankreich. Ab dem Ausstellungstermin des Unternehmens muss die Rechnung über eine zugelassene Plattform in Factur-X, UBL oder CII laufen. Factur-X ist die natürliche Wahl für einen Lieferanten, der auch Deutschland bedient.
• Käufer in Belgien. Peppol BIS Billing 3.0 über Peppol, sofern beide Parteien nichts anderes vereinbaren.
• Käufer in Polen. FA(3) über KSeF, sobald der Verkäufer unter die Pflicht fällt; der Käufer erhält die Rechnung von KSeF, nicht von Ihnen.
• Käufer außerhalb dieser Länder. Peppol BIS ist das grenzüberschreitend am breitesten akzeptierte EN-16931-Format; andernfalls vereinbaren Sie ein Format mit dem Käufer. Siehe Grenzüberschreitende E-Rechnung.

Ob die eigene Situation eines Unternehmens es unter eine Pflicht, eine Schwelle oder eine Ausnahme stellt, erfordert fachliche Bestätigung.

Wie KRONENWERK damit umgeht

KRONENWERK leitet das Format aus dem Land des Käufers ab und erzeugt und validiert es bei der Ausstellung der Rechnung.

Entwickler erreichen dieselbe Erzeugung über POST /invoices/drafts der E-Rechnungs-API; die Ausstellung erfolgt im Produkt nach der Validierung. Testen Sie eine Datei im E-Rechnungsprüfer oder sehen Sie sich die Produktseite an. Zurück zur Europa-Übersicht.