E-Rechnungen empfangen in Deutschland: Pflichten seit dem 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können — einschließlich Kleinunternehmer, Vermieter und Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen. Die Pflicht ist bescheiden: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht aus, es ist kein Portal und kein Netzwerk erforderlich, und der Absender braucht keine Zustimmung. Was sich ändert, ist der Umgang mit der Datei: Das XML (oder das XML innerhalb eines ZUGFeRD-PDFs) ist die Rechnung, es sollte validiert werden und muss acht Jahre lang unverändert archiviert werden.

Was genau verlangt die Empfangspflicht?

Die Pflicht folgt aus § 14 Abs. 1 und 2 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes: Seit 2025 darf ein Rechnungsaussteller eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG ohne Zustimmung des Empfängers versenden, und der Empfänger muss sie annehmen. Die FAQ des BMF formuliert die technische Seite klar: Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Das BMF-Schreiben ergänzt in UStAE 14.1, dass kein gesondertes, für E-Rechnungen reserviertes Postfach erforderlich ist, dass die Parteien andere Kanäle vereinbaren können (Download aus einem Portal, eine Schnittstelle, ein gemeinsames Laufwerk) und dass die Pflicht auch dann gilt, wenn der Empfänger Kleinunternehmer oder pauschalierender Land- und Forstwirt ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt. Auf der Empfangsseite gibt es keine Registrierung, keine Plattform und keine Meldung; den vollständigen Zeitplan finden Sie auf der Deutschland-Übersicht.

Bis die Ausstellungspflicht greift (1. Januar 2027 für Aussteller mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026, 1. Januar 2028 für alle), werden die meisten eingehenden Rechnungen weiterhin Papier oder PDF sein, und Sie dürfen diese weiterhin annehmen — die Zustimmung zu einem elektronischen „sonstigen“ Format kann durch die Verarbeitung stillschweigend erteilt werden. Die Empfangspflicht bedeutet, dass Sie eine gültige E-Rechnung nicht zurückweisen können, nicht, dass alles, was Sie erhalten, eine sein wird.

Was kommt an, und wie erkenne ich es?

Drei Arten von Dateien erreichen heute ein deutsches Postfach:

Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jedes andere PDF. Reader wie Acrobat zeigen den Anhang im Anhangsbereich; Buchhaltungssoftware erkennt ihn am PDF/A-3-Anhang und an den XMP-Metadaten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Absender es kennzeichnet — prüfen Sie auf den Anhang.

Muss ich eingehende E-Rechnungen validieren?

Nicht von Gesetzes wegen, aber das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 macht die Validierung zum praktischen Standard. Es unterscheidet drei Arten von Mängeln (Rn. 6a, 6b, 35a):

1. Formatfehler — die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax oder ihren technischen Regeln oder lässt sich nicht extrahieren. Eine solche Datei ist überhaupt keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. War der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, hat er diese Pflicht nicht erfüllt.
2. Geschäftsregelfehler — die Datei ist syntaktisch in Ordnung, verletzt aber Regeln der EN 16931 oder der XRechnung (eine fehlende Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz, eine Steuersumme, die nicht aufgeht). Die Datei bleibt eine E-Rechnung. Regelverstöße, die die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht betreffen, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.
3. Inhaltliche Fehler — die Pflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG sind falsch oder fehlen (falscher Steuersatz, fehlende USt-IdNr., falscher Empfänger). Das macht die Rechnung unabhängig davon fehlerhaft, ob ein Validator es bemerkt; ein Validator kann nicht beurteilen, ob 19 % der richtige Satz war.

Das Schreiben stellt fest, dass ein Unternehmen, das die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, sich hinsichtlich Format und Geschäftsregeln auf das technische Ergebnis eines geeigneten Validators verlassen darf, dass die Validierung die Pflicht des Empfängers zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit unterstützt, aber nicht ersetzt, und dass die Aufbewahrung des Validierungsberichts als Nachweis ratsam ist. In der Praxis: Lassen Sie jedes eingehende XML durch einen Validator laufen (den KoSIT-Validator mit der XRechnung-Konfiguration für XRechnung-Dateien, EN-16931-Schematron für ZUGFeRD), speichern Sie den Bericht neben der Rechnung und lesen Sie die Rechnung trotzdem.

Für eine einmalige Prüfung ohne Installation validiert der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer eine hochgeladene XRechnung-, ZUGFeRD- oder UBL-Datei gegen die deutschen Regeln und speichert sie nicht.

Wie archiviere ich eine E-Rechnung korrekt?

Bewahren Sie die strukturierte Datei unverändert in der Form auf, in der Sie sie erhalten haben, und zwar acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG; die Frist wurde von zehn Jahren verkürzt für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war). Das BMF-Schreiben (Rn. 60) sagt, dass zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden muss, dass er in seiner ursprünglichen Form unversehrt ist, und ergänzt, dass die Aufbewahrung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich für sich genommen kein Verstoß gegen § 14b UStG ist. Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 legen dann die buchführungsrechtlichen Regeln fest:

• Eingehende elektronische Dokumente werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden (Rn. 131) — das XML bleibt XML.
• Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerrelevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte Signatur (Rn. 119, 131).
• Eine Formatkonvertierung, die den strukturierten Teil löscht — das Ausdrucken eines ZUGFeRD-PDFs, die Umwandlung in TIFF —, ist nicht zulässig (Rn. 121, Beispiel 10).
• Bei strukturierten Datensätzen ist die inhaltliche Übereinstimmung gefordert, nicht die bildliche (Rn. 118): Sie müssen nicht bewahren, wie das XML „aussah“.
• Die maschinelle Auswertbarkeit muss erhalten bleiben: Die Finanzverwaltung darf bei einer Prüfung auf das XML zugreifen.

Die Aufbewahrung der E-Mail, mit der die Rechnung übermittelt wurde, ist umsatzsteuerlich nicht erforderlich, wenn die Rechnungsdatei selbst archiviert ist; die E-Mail kann jedoch ein Handelsbrief mit eigener Aufbewahrungspflicht sein. Ob das im Einzelfall zutrifft, erfordert eine fachliche Bestätigung.

Was bedeutet der Empfang für die Vorsteuer?

Die Vorsteuer wird aus einer ordnungsgemäßen Rechnung abgezogen. Aus dem BMF-Schreiben folgen für die Empfangsseite zwei Konsequenzen:

• War der Lieferant zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet und hat stattdessen eine „sonstige Rechnung“ gesendet, so ist diese Rechnung laut dem Schreiben (UStAE 15.2a Abs. 1) keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt den Empfänger grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug — vorbehaltlich zweier Auswege: Der Lieferant kann durch nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung berichtigen, und nach UStAE 15.2a Abs. 1a bleibt der Abzug möglich, wenn der Empfänger durch objektive Nachweise belegen kann, dass die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind — was, so das Schreiben, eine inhaltlich richtige und vollständige „sonstige Rechnung“ regelmäßig leisten wird. Ab 2027 wird das zu einer echten Frage für jedes PDF, das Sie von einem größeren Lieferanten erhalten.
• Bei hybriden Rechnungen wird die Vorsteuer nur aus dem strukturierten Teil abgezogen (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Nennt das PDF einen Betrag und das XML einen anderen, buchen Sie aus dem XML und bitten Sie den Lieferanten, die Datei zu korrigieren.

Ein Empfangsverfahren, das funktioniert

1. Ein Postfach. Benennen Sie die Adresse, die Lieferanten verwenden sollen, und teilen Sie sie mit. Ein gemeinsames Postfach ist in Ordnung; ein separates ist nicht erforderlich.
2. Erkennen. Prüfen Sie bei jedem Anhang, ob es sich um XML oder um ein PDF mit eingebettetem XML handelt.
3. Validieren. Lassen Sie das XML durch einen Validator laufen; speichern Sie den Bericht.
4. Lesen. Stellen Sie das XML dar (XSLT-Visualisierung oder Ihre Software) und prüfen Sie den Inhalt: Ist das Ihre Bestellung, Ihr Unternehmen, der vereinbarte Preis, die richtige steuerliche Behandlung?
5. Buchen. Übernehmen Sie Beträge, Steueraufschlüsselung, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung aus dem XML, nicht aus dem PDF.
6. Archivieren. Speichern Sie die Originaldatei unverändert, mit dem Validierungsbericht, acht Jahre lang.
7. Eskalieren. Ist die Datei keine E-Rechnung oder enthält sie inhaltliche Fehler, bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte E-Rechnung, statt Daten selbst zu korrigieren.

Wie KRONENWERK das handhabt

UNTERSTÜTZT KRONENWERK liest eingehende XRechnung-, ZUGFeRD-, Factur-X- und UBL-Dateien als Eingangsrechnungen ein. Die Datei wird in drei getrennten Schritten geprüft — ist es überhaupt eine strukturierte E-Rechnung, konnte sie gelesen werden, verstößt sie gegen eine Regel —, mit denselben EN-16931- und KoSIT-Regeln, die KRONENWERK auf Ausgangsrechnungen anwendet, gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek, und das Original-XML wird unverändert aufbewahrt. Die Eingangsrechnung trägt dann Lieferant, Positionen, Steueraufschlüsselung, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdetails aus den strukturierten Daten und fließt in die Ausgaben und das Hauptbuch. Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer nutzt dieselben Validatoren, ohne die Datei zu speichern. Was KRONENWERK nicht tut, ist, das steuerliche Ergebnis für Sie zu entscheiden: Eine Datei, die keine E-Rechnung ist oder eine Regel verletzt, wird mit dem Grund gekennzeichnet, damit Sie und Ihr Berater handeln können. Siehe auch Empfang über Peppol für den belgischen und grenzüberschreitenden Fall sowie die Länderseite Deutschland.