E-fakturowanie w Niemczech: obowiązek e-faktury (E-Rechnungspflicht)

Niemcy wymagają ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dla krajowych transakcji między przedsiębiorcami. Od 1 stycznia 2025 r. każdy przedsiębiorca mający siedzibę w Niemczech musi być w stanie odebrać e-fakturę; wystawianie staje się obowiązkowe od 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorców, których obrót w 2026 r. przekroczył 800 000 €, oraz od 1 stycznia 2028 r. dla wszystkich pozostałych. E-faktura w rozumieniu § 14 UStG jest zgodna z normą europejską EN 16931 — w praktyce XRechnung lub ZUGFeRD — i nie ma centralnej sieci: wystarczy e-mail.

Co jest e-fakturą w rozumieniu § 14 UStG?

E-faktura (elektronische Rechnung) to faktura wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej elektroniczne przetwarzanie. Wszystko inne — papier, zwykły PDF, skany — to „sonstige Rechnung" (inna faktura). Definicja pochodzi z ustawy Wachstumschancengesetz z 27 marca 2024 r. i obowiązuje od 1 stycznia 2025 r.

§ 14 ust. 1 zdanie 6 UStG dopuszcza dwa rodzaje formatu ustrukturyzowanego:

1. format zgodny z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego (EN 16931) i jej listą składni na podstawie dyrektywy 2014/55/UE — obejmuje to XRechnung oraz profile ZUGFeRD zgodne z EN 16931;
2. format uzgodniony między stronami (na przykład EDI), pod warunkiem że dane wymagane przez UStG można poprawnie i kompletnie wyodrębnić do formatu zgodnego z EN 16931 lub z nim interoperacyjnego.

PDF przedstawiający fakturę nie jest e-fakturą, nawet wysłany e-mailem. Hybrydowy plik ZUGFeRD nią jest, ponieważ ustrukturyzowany XML wewnątrz PDF stanowi część prawnie rozstrzygającą. Zob. faktura ustrukturyzowana a PDF oraz EN 16931.

Kogo dotyczy obowiązek i od kiedy?

Obowiązek dotyczy świadczeń między przedsiębiorcami, którzy obaj mają siedzibę w Niemczech (§ 14 ust. 2 zdanie 2 pkt 1 UStG). Odbioru dotyczy od 2025 r., a wystawiania — etapami określonymi w § 27 ust. 38 UStG.

Obowiązek jest powiązany z datą świadczenia, a test 800 000 € opiera się na obrocie roku kalendarzowego poprzedzającego świadczenie. To, która data dotyczy konkretnego przedsiębiorcy, wymaga potwierdzenia przez specjalistę.

Zasada obejmuje również samofakturowanie (Gutschrift), krajowe świadczenia objęte odwrotnym obciążeniem (§ 13b UStG), rolników ryczałtowych, usługi turystyczne i świadczenia w procedurze marży, a stosuje się ją nawet wtedy, gdy odbiorcą jest Kleinunternehmer (mały przedsiębiorca).

Które faktury są wyłączone?

Cztery grupy zawsze mogą być wystawiane jako „sonstige Rechnung" — papierowo lub, za zgodą, jako PDF — nawet po 2028 r.:

• Faktury na niewielkie kwoty o wartości brutto nieprzekraczającej 250 € (§ 33 UStDV);
• Bilety na przewóz osób używane jako faktury (§ 34 UStDV);
• Faktury małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer) według § 19 UStG (§ 34a UStDV) — pozostają oni zobowiązani do odbierania e-faktur;
• Świadczenia zwolnione na podstawie § 4 pkt 8 do 29 UStG (na przykład większość usług finansowych, ubezpieczeniowych, medycznych i edukacyjnych oraz wynajem nieruchomości), dla których nie ma w ogóle obowiązku fakturowania.

Faktury dla konsumentów oraz dla przedsiębiorców z siedzibą za granicą lub od nich pozostają poza obowiązkiem. W każdym wyłączonym przypadku wystawca może mimo to wysłać e-fakturę, którą odbiorca musi przyjąć.

Które formaty spełniają obowiązek?

Dozwolony jest każdy format zgodny z EN 16931. W Niemczech dominują dwa, oba akceptowane przez administrację skarbową (UStAE 14.1 ust. 13 i 14):

Wybór między nimi jest kwestią praktyczną; strona XRechnung a ZUGFeRD omawia go krok po kroku. Formaty europejskie są porównane na stronie formaty e-faktur.

Jak przesyła się e-faktury? Czy istnieje centralna platforma?

Nie. Niemcy nie narzucają kanału przesyłania, nie ma clearingu ani raportowania w czasie rzeczywistym dla faktur B2B. BMF potwierdza, że skrzynka e-mail jest wystarczająca, że nie jest wymagana dedykowana skrzynka, a portale pobierania lub interfejsy są równie dopuszczalne; Peppol jest opcjonalny. Różni się to od Polski (KSeF) i Francji (platformy akredytowane); zob. Peppol a sieci krajowe. Praca techniczna — otwarcie, walidacja i archiwizacja XML — spoczywa na stronie odbierającej i jest opisana na stronie odbieranie e-faktur w Niemczech.

B2G: fakturowanie organów publicznych

Faktury dla administracji federalnej muszą być elektroniczne od 27 listopada 2020 r. w przypadku zamówień bezpośrednich od 1 000 € netto (E-Rechnungsverordnung). Od września 2025 r. Bund odbiera je przez jedną platformę, OZG-RE, do której włączono dawną ZRE; kanały to wprowadzanie przez formularz web, upload, e-mail i Peppol. Oczekuje ona XRechnung lub innego formatu zgodnego z EN 16931 i kieruje każdą fakturę na podstawie Leitweg-ID w polu referencji nabywcy (BT-10). Kraje związkowe (Länder) prowadzą własne portale na podstawie własnych rozporządzeń; należy stosować się do instrukcji nabywcy. Zob. B2B a B2G.

Co dodają pisma BMF

Pismo BMF z 15 października 2024 r. (BStBl I s. 1320), zmienione pismem z 15 października 2025 r. i włączone do Umsatzsteuer-Anwendungserlass, rozstrzyga kwestie praktyczne:

• Błędy formatu a błędy reguł biznesowych (Rn. 6a, 6b). Plik naruszający składnię w ogóle nie jest e-fakturą, lecz „inną fakturą". Plik naruszający reguły biznesowe EN 16931 lub XRechnung nadal jest e-fakturą; tylko błędy w obowiązkowej treści VAT (§§ 14 ust. 4, 14a UStG) czynią ją nieprawidłową. Brak referencji nabywcy jest bez znaczenia dla VAT.
• Walidacja (Rn. 35a). Walidacja wspiera, ale nie zastępuje kontroli po stronie odbiorcy. Przedsiębiorca zachowujący zwykłą staranność kupiecką może polegać na wyniku odpowiedniego walidatora; zaleca się zachowanie raportu.
• Pliki hybrydowe (UStAE 14c.1 ust. 4a). Część PDF odbiegająca od XML może zostać uznana za drugą fakturę w rozumieniu § 14c; VAT naliczony podlega odliczeniu wyłącznie z części ustrukturyzowanej.
• Przechowywanie (Rn. 60). Osiem lat (§ 14b UStG); co najmniej część ustrukturyzowana musi być przechowywana w niezmienionej, oryginalnej postaci.
• VAT naliczony (UStAE 15.2a). Tam, gdzie e-faktura jest obowiązkowa, „inna faktura" nie jest prawidłową fakturą i co do zasady nie daje prawa do odliczenia VAT naliczonego — chyba że dostawca ją skoryguje lub odbiorca wykaże obiektywnymi dowodami, że przesłanki materialne są spełnione, co poprawna treściowo „inna faktura" zwykle zapewni (ust. 1a). Indywidualne przypadki wymagają potwierdzenia przez specjalistę.

Jak KRONENWERK to obsługuje

Obsługiwane KRONENWERK generuje XRechnung i ZUGFeRD w chwili wystawienia i waliduje każdy plik przed jego udostępnieniem względem reguł EN 16931 i Schematronu KoSIT, z kontrolą krzyżową przy użyciu biblioteki Mustang; plik, który nie spełnia którejś reguły, nie jest wystawiany. Rozstrzygnięcie podatkowe dla każdej faktury (stawka podstawowa, odwrotne obciążenie, zwolnienie, poza zakresem albo „wymaga potwierdzenia przez specjalistę") wynika z faktów transakcji, a numer VAT nabywcy jest sprawdzany w VIES. Przychodzące pliki XRechnung i ZUGFeRD są wczytywane jako faktury zakupowe z zachowaniem oryginalnego XML w niezmienionej postaci. Bezpłatne narzędzie do sprawdzania e-faktur waliduje plik bez jego zapisywania. Ponieważ Niemcy nie narzucają sieci, dostarczenie e-mailem jest wystarczające. Szczegóły: strona produktu e-fakturowanie oraz strona kraju Niemcy.