E-Rechnung in Europa: Regeln, Pflichten und Formate erklärt

E-Rechnung in Europa bedeutet, eine Rechnung als strukturierte Daten auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen, die Software ohne manuelles Abtippen verarbeiten kann — ein PDF allein genügt nicht. Eine einheitliche europäische B2B-Pflicht gibt es heute nicht: Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, strukturierte Rechnungen anzunehmen, ViDA (Richtlinie (EU) 2025/516) macht strukturierte E-Rechnungen ab dem 1. Juli 2030 zur Grundlage der grenzüberschreitenden digitalen Meldung, und Deutschland, Frankreich, Belgien und Polen betreiben jeweils eine eigene inländische B2B-Pflicht mit unterschiedlichen Terminen, Formaten und Netzwerken.

Was in Europa als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“ — Artikel 2 der Richtlinie 2014/55/EU. ViDA überträgt dieselbe Definition in die Mehrwertsteuerrichtlinie, ausgerichtet an der europäischen Norm EN 16931.

Strukturierte Rechnungen sind XML-Dokumente wie XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 oder FA(3) sowie hybride PDFs mit eingebettetem XML wie ZUGFeRD und Factur-X. Papier, Scans und einfache PDFs sind es nicht; das deutsche Umsatzsteuerrecht nennt sie inzwischen „sonstige Rechnungen“. Die Seite Strukturierte Rechnung oder PDF erklärt den Unterschied Land für Land.

Drei Regelungsebenen: die B2G-Richtlinie, ViDA und nationale Pflichten

Die europäischen E-Rechnungsregeln bauen in drei Ebenen aufeinander auf und sollten nicht zu „der EU-Pflicht“ verflacht werden.

Ebene 1 — Richtlinie 2014/55/EU (B2G)

Die Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der europäischen Norm für Rechnungen im Rahmen der Vergaberichtlinien entsprechen. Die Kommission hat die Fundstelle der EN 16931-1:2017 am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt veröffentlicht; die Empfangspflicht folgte 18 Monate später für zentrale Behörden und bis zu 30 Monate später für subzentrale Stellen. Die Richtlinie verpflichtet kein Unternehmen, E-Rechnungen an ein anderes Unternehmen zu senden.

Ebene 2 — ViDA (VAT in the Digital Age)

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates wurde am 11. März 2025 angenommen und trat am 14. April 2025 in Kraft. Laut Kommission dürfen die Mitgliedstaaten seit dem Inkrafttreten unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende inländische E-Rechnung einführen, ohne eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen. Ab dem 1. Juli 2030 gelten digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze auf Grundlage strukturierter E-Rechnungen; bis zum 1. Januar 2035 müssen Mitgliedstaaten mit bereits bestehenden inländischen Echtzeit-Meldesystemen diese an das EU-Modell angleichen. Details finden Sie auf der Seite EU-Anforderungen.

Ebene 3 — nationale B2B-Pflichten

Über die inländische B2B-E-Rechnung wird national entschieden. Jede Pflicht hat ihren eigenen Anwendungsbereich, eigene Termine, ein eigenes Format und ein eigenes Übermittlungsmodell, zusammengefasst im nächsten Abschnitt.

Nationale B2B-Pflichten: Deutschland, Frankreich, Belgien und Polen

Alle vier Länder haben eine inländische B2B-Pflicht in Kraft oder in stufenweiser Einführung. Die Tabelle gibt den Stand vom 3. September 2026 nach den oben genannten nationalen Quellen wieder.

Ob ein bestimmtes Unternehmen unter einen Schwellenwert, eine Ausnahme oder eine Übergangsregelung fällt, erfordert fachliche Bestätigung — die nationalen Regeln enthalten Ausschlüsse, die die Tabelle nicht abbilden kann. Die Länderseiten gehen tiefer: Deutschland, Frankreich, Belgien und Polen. Die Seite Zeitplan listet jeden Termin an einer Stelle.

Die Formate hinter den Pflichten

Die meisten europäischen Formate sind Profile eines einzigen semantischen Modells, der EN 16931; Polens FA(3) ist die Ausnahme.

EN 16931

Das europäische semantische Modell: welche Felder eine Rechnung enthält und was sie bedeuten. Zwei Syntaxen sind gelistet: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Siehe EN 16931 erklärt.

XRechnung

Deutschlands nationale Spezifikation (CIUS) der EN 16931, gepflegt von der KoSIT, in UBL oder CII.

ZUGFeRD / Factur-X

Das technisch identische deutsch-französische Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Profile von MINIMUM bis EXTENDED.

Peppol BIS Billing 3.0

Die CIUS der EN 16931 von OpenPeppol in UBL, Standard in Belgien und in Deutschland nutzbar.

FA(3)

Polens nationales XML-Schema für KSeF, verpflichtend ab dem 1. Februar 2026, als Nachfolger von FA(2).

Der Formatleitfaden vergleicht sie nach Land, Syntax, Hybrid und Netzwerk.

Übermittlung: Netzwerke und Plattformen

Das Format beantwortet die Frage „Was steht in der Datei?“; die Übermittlung beantwortet „Wie erreicht sie den Käufer?“. Deutschland überlässt den Kanal den Parteien. Belgien schreibt das Peppol-Vier-Ecken-Netzwerk vor. Frankreich leitet Rechnungen über zugelassene Plattformen, Polen über das zentrale KSeF, das jeder Rechnung ihre offizielle Nummer zuweist. Die Seiten zu Peppol und Peppol oder nationale Netzwerke vergleichen die Modelle; Grenzüberschreitende E-Rechnung behandelt, was geschieht, wenn Verkäufer und Käufer in verschiedenen Ländern sitzen.

Wie Sie sich vorbereiten

Die Vorbereitung ist in jedem Land dieselbe: zuerst empfangen können, dann ausstellen, dann an den vorgeschriebenen Kanal anbinden.

1. Empfangen. Eingehende XML- und Hybrid-PDFs in die Buchhaltung einlesen, statt sie auszudrucken.
2. Stammdaten bereinigen. Die Validierung scheitert an fehlenden USt-IdNrn., Adressen, Zahlungsangaben oder Käuferreferenzen; Peppol braucht zusätzlich die Teilnehmerkennung des Käufers.
3. Im Format des Käufers ausstellen und vor dem Versand validieren — die kostenlose E-Rechnungsprüfung prüft eine Datei gegen die Regeln eines Landes.
4. Kanal anbinden: ein Peppol-Zugangspunkt, eine französische zugelassene Plattform oder die KSeF-Authentifizierung.
5. Das XML archivieren, nicht nur das gerenderte Bild.

Siehe auch E-Rechnungssoftware und B2B oder B2G.

Wie KRONENWERK damit umgeht

KRONENWERK erzeugt und validiert strukturierte E-Rechnungen bei der Rechnungsstellung für die vier abgedeckten europäischen Länder und liest eingehende strukturierte Rechnungen als Eingangsrechnungen ein.

• Deutschland — XRechnung und ZUGFeRD, validiert mit den Schematron-Regeln der KoSIT und gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek: Unterstützt
• Frankreich — Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem CII): Erzeugung Unterstützt; die Übermittlung über eine zugelassene Plattform ist über die Plattformfunktion von Storecove geplant und Noch nicht bereit. KRONENWERK ist selbst keine plateforme agréée.
• Belgien — Peppol BIS Billing 3.0 UBL: Mit Einschränkungen unterstützt. KRONENWERK sendet und empfängt über Peppol durch einen akkreditierten Zugangspunkt-Anbieter (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist; es ist selbst kein Peppol-Zugangspunkt.
• Polen — FA(3)-XML-Erzeugung Mit Einschränkungen unterstützt; das KSeF-2.0-Modul wurde nicht gegen das produktive KSeF eingesetzt und die Übermittlung ist Noch nicht bereit. Abonnements werden derzeit nicht an polnische Unternehmen verkauft.
• Empfang — XRechnung-, ZUGFeRD/Factur-X- und UBL-Dateien werden als Eingangsrechnungen eingelesen: Unterstützt.

Jede Rechnung trägt ein aus den Fakten der Transaktion abgeleitetes Steuerurteil, wobei die USt-IdNr. des Käufers bei der Rechnungsstellung gegen VIES geprüft wird. Entwickler können Rechnungsentwürfe über die E-Rechnungs-API anlegen. Produktdetails finden Sie auf der Produktseite zur E-Rechnung und in der Länderübersicht.