E-Rechnung in Polen: Die KSeF-Pflicht erklärt

Polen verlangt von Umsatzsteuerpflichtigen, Rechnungen über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) auszustellen, die zentrale Clearance-Plattform des Finanzministeriums. Die Pflicht gilt seit dem 1. Februar 2026 für Unternehmen, deren Umsatz 2024 200 Millionen PLN (einschließlich Umsatzsteuer) überstieg, und seit dem 1. April 2026 für alle übrigen; die kleinsten Aussteller, deren in Rechnung gestellter Umsatz bei höchstens 10.000 PLN brutto im Monat bleibt, dürfen bis zum 31. Dezember 2026 weiter außerhalb von KSeF ausstellen und steigen am 1. Januar 2027 ein. Eine Rechnung existiert in Polen erst, wenn KSeF die FA(3)-XML-Datei angenommen und eine KSeF-Nummer vergeben hat.

Wer Rechnungen in KSeF ausstellen muss, und ab wann

Jeder Steuerpflichtige, der nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz eine Rechnung ausstellen muss — aktiv und umsatzsteuerbefreit, Gesellschaften wie Einzelunternehmer —, fällt unter die Pflicht. Der Start erfolgte in drei Stufen.

Der Empfang ist nicht gestaffelt: Die Pflicht, in KSeF zu empfangen, besteht seit dem 1. Februar 2026 für alle. Ein Käufer mit polnischer NIP findet die Rechnung in KSeF und muss sie nicht annehmen; sie gilt als empfangen, wenn das System ihre Nummer vergibt.

Was außerhalb der Pflicht bleibt

B2C-Rechnungen, Rechnungen ausländischer Lieferanten und eine kurze Liste von Sonderfällen bleiben außerhalb der KSeF-Pflicht, die meisten davon dürfen aber freiwillig über das System laufen.

• Verbraucher (B2C): Rechnungen an Privatpersonen müssen nicht in KSeF ausgestellt werden. Sie dürfen es, aber der Verkäufer muss dem Käufer dann eine Visualisierung mit QR-Code aushändigen.
• Einkäufe aus dem Ausland: KSeF ist kein Meldewerkzeug für eingehende ausländische Rechnungen.
• Ausländische Kunden: Die Rechnung wird in KSeF ausgestellt, aber ein Käufer ohne polnische NIP kann sie nicht abrufen, daher liefert der Verkäufer eine Kopie mit dem KSeF-QR-Code.
• Vereinfachte Rechnungen aus Registrierkassen: Kassenbons mit NIP bis 450 PLN und andere Registrierkassenrechnungen bleiben bis zum 31. Dezember 2026 außerhalb von KSeF; ab 2027 muss eine Rechnung an einen Steuerpflichtigen für einen Kassenumsatz in KSeF ausgestellt werden.
• B2G ist drin: Rechnungen an öffentliche Stellen sind erfasst, und auch Gebietskörperschaften müssen KSeF nutzen.

Ausländische Unternehmen mit fester Niederlassung in Polen

Ein in Polen umsatzsteuerlich registriertes ausländisches Unternehmen ist nur dann von der Pflicht ausgenommen, wenn es weder Sitz noch feste Niederlassung in Polen hat oder wenn seine polnische feste Niederlassung an der in Rechnung gestellten Leistung nicht beteiligt ist. In jedem anderen Fall wird das ausländische Unternehmen wie ein inländischer Steuerpflichtiger behandelt und muss über KSeF ausstellen.

Das Ministerium ergänzt, dass die Frage, ob eine feste Niederlassung besteht, „eine individuelle Beurteilung des konkreten Sachverhalts erfordert“, und dass es gesonderte Leitlinien plant. Diese Beurteilung erfordert eine fachliche Bestätigung. Ein nicht verpflichtetes ausländisches Unternehmen darf KSeF dennoch freiwillig nutzen, und eines mit polnischer NIP kann über eine benannte Person handeln, indem es das Formular ZAW-FA einreicht.

Übergangserleichterungen bis Ende 2026

2026 ist ein Übergangsjahr: Das Ministerium hat eine Reihe von Erleichterungen bestätigt, die bis zum 31. Dezember 2026 laufen, und beschreibt das Jahr als eines der Aufklärung und Unterstützung statt der Durchsetzung.

Erleichterung für Kleinaussteller (10.000 PLN im Monat)

Bis zum 31. Dezember 2026 darf ein Unternehmen weiter Papier- oder gewöhnliche elektronische Rechnungen ausstellen, wenn der Bruttowert der pflichtigen Rechnungen im Monat bei höchstens 10.000 PLN bleibt; Verbraucherumsätze, Kassenumsätze und vereinfachte Kassenbons zählen nicht mit. Sobald die Grenze überschritten wird, müssen diese Rechnung und jede spätere über KSeF laufen, und die Erleichterung kehrt in späteren Monaten nicht zurück.

Keine Sanktionen für KSeF-Fehler

Sanktionen für Rechnungsfehler im Zusammenhang mit KSeF werden auf den 1. Januar 2027 verschoben.

Registrierkassenrechnungen

Rechnungen, einschließlich NIP-Kassenbons bis 450 PLN, dürfen bis Ende 2026 weiter aus Registrierkassen ausgestellt werden.

KSeF-Nummer in Zahlungen

Die Pflicht, die KSeF-Nummer im Verwendungszweck anzugeben, einschließlich Split-Payment-Überweisungen, gilt für Zahlungen ab dem 1. Januar 2027.

Offline-Modi

offline24, offline bei angekündigter Nichtverfügbarkeit und der Notfallmodus sind dauerhafte Funktionen, beschrieben auf der KSeF-2.0-Seite.

Wie das System funktioniert, im Überblick

KSeF ist ein Clearance-Modell: Die Software des Verkäufers sendet eine FA(3)-XML-Datei an die API des Ministeriums, das System validiert sie gegen das Schema und die Berechtigungen des Senders und vergibt erst dann eine 35-stellige KSeF-Nummer. Der Käufer holt die Rechnung aus KSeF ab; für inländische B2B-Rechnungen ist kein E-Mail-, Portal- oder Netzwerkaustausch zwischen den Parteien nötig.

Daraus folgen drei Dinge. Das Schema ist national: FA(3) ist keine EN-16931-Syntax, eine XRechnung- oder Peppol-BIS-Datei kann also nicht unverändert gesendet werden — siehe das FA(3)-Schema und europäische Formate. Das Ausstellungsdatum einer Online-Rechnung ist das Übermittlungsdatum, sofern das Feld P_1 damit übereinstimmt. Eine abgelehnte Datei ist keine Rechnung und wird korrigiert und erneut eingereicht; eine angenommene Rechnung wird nur durch eine Korrekturrechnung geändert. Die Plattform selbst wird unter KSeF 2.0 erklärt, die Entwicklersicht unter KSeF-Integration und der Gegensatz zum deutschen Austauschmodell und zum belgischen Peppol-Netzwerk unter Peppol vs. nationale Netze und dem Zeitplan der Pflichten.

Wie KRONENWERK damit umgeht

Noch nicht bereit für die Übermittlung an KSeF. KRONENWERK erzeugt FA(3)-XML für Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen und validiert es gegen das vom Ministerium veröffentlichte Schema — Mit Einschränkungen unterstützt —, und das KSeF-2.0-Modul (Token-Authentifizierung, interaktive Sitzung, FA(3)-Übermittlung, UPO-Abruf und Empfang) ist gebaut und umgebungsabhängig. Es wurde nicht gegen das produktive KSeF verwendet. Aus diesem Grund verkauft KRONENWERK derzeit keine Abonnements an polnische Unternehmen, bis die produktive Übermittlung nachgewiesen ist; die Länderseite Polen sagt dasselbe.

Die polnische Oberflächensprache ist verfügbar; siehe E-Rechnung in KRONENWERK.