XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat Sie wählen sollten

Beide Formate sind in Deutschland rechtsgültige E-Rechnungen, die Wahl ist also eine praktische, keine rechtliche. Wählen Sie XRechnung, wenn Sie öffentliche Auftraggeber abrechnen oder Rechnungen rein maschinell austauschen, und ZUGFeRD (Profil EN 16931), wenn Ihre Kunden die Rechnung weiterhin öffnen und lesen wollen — was auf die meisten kleinen und mittleren Unternehmen zutrifft. Wenn Sie eine Datei für beide Welten brauchen, bettet das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG ein XRechnung-konformes XML in ein lesbares PDF ein.

Was ist bei XRechnung und ZUGFeRD gleich?

Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um, beide werden von der deutschen Finanzverwaltung als E-Rechnungen nach § 14 UStG anerkannt (UStAE 14.1 Abs. 13 und 14), und beide tragen denselben semantischen Inhalt: Verkäufer, Käufer, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen, Zahlungsbedingungen, Referenzen. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 und eine XRechnung in CII-Syntax unterscheiden sich hauptsächlich in der Hülle (PDF oder keine) und in den zusätzlichen deutschen Regeln, die XRechnung auferlegt. Keines der Formate erfordert ein Netzwerk: E-Mail ist für beide ein zulässiger Kanal. Der rechtliche Rahmen steht im Deutschland-Hub.

Vergleichstabelle

Lesbarkeit: Wer wird die Rechnung öffnen?

Das ist für die meisten Unternehmen die entscheidende Frage. Ein ZUGFeRD-PDF funktioniert bei jedem Empfänger: Ein Buchhalter öffnet es, ein System extrahiert das XML, und niemand muss wissen, dass es eine E-Rechnung ist. Eine XRechnung ist eine XML-Datei; ein Empfänger ohne Buchhaltungssoftware, die sie versteht, sieht eine Wand aus Tags. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, sodass grundsätzlich jeder Empfänger beides verarbeiten kann — in der Praxis verarbeiten viele kleine Empfänger weiterhin das, was sie sehen können. Wenn Ihre Kunden kleine Unternehmen, Handwerker, Vereine oder Vermieter sind, senkt ZUGFeRD die Zahl der Rückfragen. Wenn Ihre Kunden Konzerne oder öffentliche Stellen mit automatisiertem Eingang sind, ist XRechnung der sauberere Austausch.

Lesbarkeit ist nicht umsonst. Das BMF macht das XML zur rechtlich maßgeblichen Rechnung und behandelt ein abweichendes PDF als potenzielle zweite Rechnung. Wenn Ihr Rechnungsdesigner und Ihr XML-Generator verschiedene Werkzeuge sind, können sie sich bei einer Rundung, einer Beschreibung oder einem Steuerbetrag widersprechen. Verwenden Sie einen Generator, der beides aus einem Datensatz ableitet und das Paar validiert.

B2G: Akzeptiert die Behörde ZUGFeRD?

Die Rechnungseingangsplattform des Bundes gibt an, XRechnung und andere EN-16931-konforme Formate zu akzeptieren, nennt ZUGFeRD 2.2.0 als Beispiel und verlangt die Leitweg-ID in der Käuferreferenz unabhängig vom Format. Viele öffentliche Empfänger schreiben dennoch die XRechnung-CIUS vor — ihre Pflichtfelder, ihre Spezifikationskennung, ihre deutschen Geschäftsregeln — und eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 trägt diese nicht. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil XRECHNUNG tut es, weil ihr XML eine XRechnung ist. Für öffentliche Auftraggeber liegt die praktische Wahl also zwischen reinem XRechnung-XML und ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, und die Vorgaben des empfangenden Portals entscheiden; die Landesportale unterscheiden sich. Details zu Portalen und Leitweg-ID stehen auf der XRechnung-Seite; die allgemeine Unterscheidung unter B2B vs. B2G.

Profile: Wie viele Daten, wie streng?

XRechnung hat eine Stufe, und die ist streng: alles, was EN 16931 verlangt, plus die deutschen Ergänzungen, angewendet auf jede Rechnung. ZUGFeRD lässt Sie eine Stufe wählen. Für B2B ist der sinnvolle Standard das Profil EN 16931, das Kernmodell der Norm ohne nationale Extras. EXTENDED existiert für Branchen, die mehr als die Norm brauchen — mehrere Lieferungen je Rechnung, Unterpositionen, zusätzliche Referenzen — und wurde in 2.4 und 2.5 erweitert. BASIC reicht für sehr einfache Rechnungen. Meiden Sie MINIMUM und BASIC WL: Sie sind keine E-Rechnungen nach § 14 UStG. Der Profilkatalog wird auf der ZUGFeRD-Seite erklärt.

Werkzeuge und Archivierung

XRechnung hat die einfachere Validierungsgeschichte: ein offizieller Validator, eine offizielle Konfiguration, ein Ergebnis „akzeptabel“ oder „abgelehnt“ und eine Testsuite vom Normungsgremium. ZUGFeRD braucht zwei Prüfungen — den PDF/A-3-Container und das XML — wobei FeRDs XSD und Schematron seit 2.4 das XML für jedes Profil abdecken. Beide Formate werden von denselben Open-Source-Bibliotheken und von den meisten deutschen Buchhaltungsprogrammen unterstützt; die Formatübersicht listet, was es europaweit gibt.

Die Archivierung ist für beide gleich, sobald Sie akzeptieren, dass das XML die Rechnung ist. Die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 sagt, dass es bei E-Rechnungen ausreicht, den strukturierten Teil aufzubewahren, und dass der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung nur dann zusätzlich aufzubewahren ist, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerrelevante Informationen enthält. Ein ZUGFeRD-PDF in TIFF umzuwandeln oder auszudrucken zerstört das XML und ist nicht zulässig. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre nach § 14b UStG.

Wann welches Format?

Wählen Sie XRechnung, wenn …

Sie Bundes- oder Landesbehörden abrechnen; Sie Rechnungen mit Partnern austauschen, deren Systeme XML direkt verarbeiten; Sie über Peppol in UBL senden; Sie einen strengen Regelsatz und einen Validator wollen.

Wählen Sie ZUGFeRD (Profil EN 16931), wenn …

Ihre Kunden Unternehmen sind, die Rechnungen in einem PDF-Reader öffnen; Sie wollen, dass die Rechnung wie Ihre Rechnung aussieht; Sie auch französische Kunden abrechnen (Factur-X); Sie während der Übergangszeit 2025–2028 die geringste Reibung wollen.

Wählen Sie ZUGFeRD (Profil XRECHNUNG), wenn …

Sie öffentliche und private Kunden aus einem Prozess bedienen und eine lesbare Datei wollen, die auch den XRechnung-Validator besteht — vorausgesetzt, die jeweilige Behörde akzeptiert hybride Dateien.

Wählen Sie keines von beiden, wenn …

die Rechnung höchstens 250 € brutto beträgt, ein Fahrausweis ist, von einem Kleinunternehmer stammt oder eine nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfreie Leistung betrifft. Diese dürfen Papier oder PDF bleiben. Ob eine einzelne Rechnung unter eine Ausnahme fällt, erfordert eine fachliche Bestätigung.

So geht KRONENWERK damit um

UNTERSTÜTZT KRONENWERK erzeugt beide Formate für deutsche Unternehmen aus denselben Rechnungsdaten: XRechnung-XML und ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem CII, sodass PDF und XML nie auseinanderlaufen. Jede Datei wird bei der Ausstellung gegen die Regeln der EN 16931 und, bei XRechnung, das KoSIT-Schematron validiert, gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek; eine Datei, die eine Regel verletzt, wird nicht ausgestellt. Eingehende Dateien in beiden Formaten werden in Eingangsrechnungen eingelesen, und das XML-Original wird unverändert aufbewahrt. Die Peppol-Zustellung erfolgt über einen akkreditierten Access-Point-Dienstleister (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist. Siehe die Produktseite E-Rechnung und, für einen schnellen Test jeder Datei, den kostenlosen E-Rechnungs-Prüfer.