E-facturatie in Europa betekent dat een factuur wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen als gestructureerde gegevens die software kan verwerken zonder dat een mens ze opnieuw hoeft in te typen — een pdf alleen komt daarvoor niet in aanmerking. Er is vandaag geen enkelvoudige Europese B2B-verplichting: Richtlijn 2014/55/EU verplicht overheidsinstanties gestructureerde facturen te aanvaarden, ViDA (Richtlijn (EU) 2025/516) maakt gestructureerde e-facturen vanaf 1 juli 2030 de basis voor grensoverschrijdende digitale rapportering, en Duitsland, Frankrijk, België en Polen hebben elk hun eigen binnenlandse B2B-verplichting met verschillende data, formaten en netwerken.
Wat in Europa als e-factuur geldt
Een e-factuur is een factuur die "in een gestructureerd elektronisch formaat is uitgereikt, verzonden en ontvangen dat automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt" — artikel 2 van Richtlijn 2014/55/EU. ViDA neemt dezelfde definitie over in de btw-richtlijn, afgestemd op de Europese norm EN 16931.
Gestructureerde facturen zijn XML-documenten zoals XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 of FA(3), en hybride pdf's met ingebedde XML zoals ZUGFeRD en Factur-X. Papier, scans en gewone pdf's zijn dat niet; de Duitse btw-wetgeving noemt ze nu "sonstige Rechnungen" (andere facturen). De pagina over gestructureerde facturen tegenover pdf legt het onderscheid land per land uit.
Drie lagen van regels: de B2G-richtlijn, ViDA en nationale verplichtingen
De Europese regels voor e-facturatie stapelen zich in drie lagen op, en ze mogen niet worden platgeslagen tot "de EU-verplichting".
Laag 1 — Richtlijn 2014/55/EU (B2G)
De richtlijn verplicht aanbestedende diensten en instanties om e-facturen te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese norm voor facturen in het kader van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten. De Commissie publiceerde de referentie van EN 16931-1:2017 op 17 oktober 2017 in het Publicatieblad; de ontvangstverplichting volgde 18 maanden later voor centrale overheden en tot 30 maanden later voor decentrale instanties. De richtlijn verplicht geen enkele onderneming om e-facturen naar een andere onderneming te sturen.
Laag 2 — ViDA (VAT in the Digital Age)
Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad werd op 11 maart 2025 aangenomen en trad op 14 april 2025 in werking. Volgens de Commissie mogen de lidstaten vanaf de inwerkingtreding onder specifieke voorwaarden verplichte binnenlandse e-facturatie invoeren zonder een afwijking aan te vragen. Vanaf 1 juli 2030 gelden digitale rapporteringsverplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-transacties, gebaseerd op gestructureerde e-facturen; tegen 1 januari 2035 moeten lidstaten met reeds bestaande binnenlandse realtime-rapporteringssystemen die afstemmen op het EU-model. Details staan op de pagina over de EU-vereisten.
Laag 3 — nationale B2B-verplichtingen
Binnenlandse B2B-e-facturatie wordt nationaal beslist. Elke verplichting heeft haar eigen toepassingsgebied, data, formaat en verzendmodel, samengevat in de volgende sectie.
Nationale B2B-verplichtingen: Duitsland, Frankrijk, België en Polen
Alle vier de landen hebben een binnenlandse B2B-verplichting die van kracht is of gefaseerd wordt ingevoerd. De tabel geeft de stand van zaken op 3 september 2026 volgens de hierboven vermelde nationale bronnen.
| Land | Ontvangen | Uitreiken | Formaat | Verzending |
|---|---|---|---|---|
| Duitsland | Sinds 1 januari 2025 moet elke binnenlandse onderneming EN 16931-facturen kunnen ontvangen | Overgangsregels eindigen op 31 december 2026 (uitreiken vanaf 1 januari 2027); ondernemingen met een omzet in het voorgaande jaar tot € 800.000 mogen tot 31 december 2027 andere formaten gebruiken | Elk EN 16931-formaat: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS | Geen centraal platform; e-mail, download of Peppol zoals overeengekomen |
| Frankrijk | 1 september 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen | 1 september 2026 voor grote en middelgrote ondernemingen; 1 september 2027 voor kmo's en micro-ondernemingen | Factur-X, UBL of CII ("socle minimal") | Uitsluitend via een plateforme agréée (PA) |
| België | 1 januari 2026 | 1 januari 2026 voor binnenlandse B2B tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen | Standaard Peppol BIS Billing 3.0 | Peppol-netwerk; alternatieven alleen in onderling akkoord |
| Polen | 1 februari 2026 (KSeF 2.0) | 1 februari 2026 voor belastingplichtigen met een omzet in 2024 van meer dan PLN 200 miljoen; 1 april 2026 voor alle anderen; 1 januari 2027 voor de kleinste (maandomzet tot PLN 10.000) | FA(3) XML (nationaal schema, geen EN 16931) | Centraal platform KSeF |
Of een bepaalde onderneming onder een drempel, een vrijstelling of een overgangsregel valt, vereist professionele bevestiging — de nationale regels bevatten uitsluitingen die de tabel niet kan weergeven. De landenpagina's gaan dieper: Duitsland, Frankrijk, België en Polen. De pagina met de tijdlijn zet elke datum op één plek.
De formaten achter de verplichtingen
De meeste Europese formaten zijn profielen van één semantisch model, EN 16931; het Poolse FA(3) is de uitzondering.
- EN 16931
- Het Europese semantische model: welke velden een factuur bevat en wat ze betekenen. Twee syntaxen zijn opgenomen: UBL 2.1 en UN/CEFACT CII. Zie EN 16931 uitgelegd.
- XRechnung
- De Duitse nationale specificatie (CIUS) van EN 16931, beheerd door KoSIT, in UBL of CII.
- ZUGFeRD / Factur-X
- De technisch identieke Duits-Franse hybride: een PDF/A-3 met ingebedde CII-XML. Profielen van MINIMUM tot EXTENDED.
- Peppol BIS Billing 3.0
- De CIUS van EN 16931 van OpenPeppol in UBL, de standaard in België en bruikbaar in Duitsland.
- FA(3)
- Het Poolse nationale XML-schema voor KSeF, verplicht vanaf 1 februari 2026, ter vervanging van FA(2).
De formatengids vergelijkt ze per land, syntax, hybride en netwerk.
Verzending: netwerken en platformen
Het formaat beantwoordt "wat staat er in het bestand"; de verzending beantwoordt "hoe bereikt het de koper". Duitsland laat het kanaal aan de partijen over. België schrijft het Peppol-vierhoekennetwerk voor. Frankrijk leidt facturen via erkende platformen, Polen via het centrale KSeF, dat elke factuur haar officiële nummer toekent. De pagina's over Peppol en Peppol tegenover nationale netwerken vergelijken de modellen; grensoverschrijdende e-facturatie behandelt wat er gebeurt wanneer verkoper en koper in verschillende landen zitten.
Hoe u zich voorbereidt
De voorbereiding is in elk land dezelfde: eerst kunnen ontvangen, dan uitreiken, dan aansluiten op het vereiste kanaal.
- Ontvangen. Lees inkomende XML en hybride pdf's in uw boekhouding in in plaats van ze af te drukken.
- Stamgegevens opschonen. Validatie mislukt bij ontbrekende btw-nummers, adressen, betaalgegevens of kopersreferenties; Peppol heeft ook de deelnemersidentificatie van de koper nodig.
- Uitreiken in het formaat van de koper en valideren vóór verzending — de gratis e-factuurcontrole toetst een bestand aan de regels van een land.
- Het kanaal aansluiten: een Peppol-toegangspunt, een Frans erkend platform of KSeF-authenticatie.
- De XML archiveren, niet alleen de weergegeven afbeelding.
Zie ook software voor e-facturatie en B2B tegenover B2G.
Hoe KRONENWERK dit aanpakt
KRONENWERK genereert en valideert gestructureerde e-facturen bij de uitreiking voor de vier Europese landen die het dekt en leest inkomende gestructureerde facturen in als inkoopfacturen.
- Duitsland — XRechnung en ZUGFeRD, gevalideerd met de KoSIT-Schematronregels en tegengecontroleerd met de Mustang-bibliotheek: Ondersteund
- Frankrijk — Factur-X (PDF/A-3 met ingebedde CII): generatie Ondersteund; verzending via een erkend platform is gepland via de plateforme-agréée-functionaliteit van Storecove en is Nog niet beschikbaar. KRONENWERK is zelf geen plateforme agréée.
- België — Peppol BIS Billing 3.0 UBL: Ondersteund met beperkingen. KRONENWERK verzendt en ontvangt via Peppol door middel van een geaccrediteerde toegangspuntaanbieder (Storecove) zodra de onderneming is aangesloten in Instellingen → Bezorging; het is zelf geen Peppol-toegangspunt.
- Polen — generatie van FA(3)-XML Ondersteund met beperkingen; de KSeF 2.0-module is niet tegen het productie-KSeF gebruikt en de verzending is Nog niet beschikbaar. Abonnementen worden momenteel niet aan Poolse ondernemingen verkocht.
- Ontvangen — XRechnung-, ZUGFeRD/Factur-X- en UBL-bestanden worden als inkoopfacturen ingelezen: Ondersteund.
Elke factuur draagt een fiscaal oordeel dat is afgeleid uit de feiten van de transactie, waarbij het btw-nummer van de koper bij de uitreiking tegen VIES wordt gecontroleerd. Ontwikkelaars kunnen factuurconcepten aanmaken via de e-factuur-API. Productdetails staan op de productpagina over e-facturatie en het landenoverzicht.
Veelgestelde vragen
Is e-facturatie verplicht in Europa?
Niet door één EU-brede B2B-regel. Overheidsinstanties moeten EN 16931-facturen aanvaarden op grond van Richtlijn 2014/55/EU, en ViDA legt 1 juli 2030 vast voor gestructureerde e-facturen in de grensoverschrijdende B2B-rapportering. Binnenlandse B2B-verplichtingen bestaan land per land — Duitsland, Frankrijk, België en Polen hebben er allemaal een.
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een gewone pdf bevat geen gestructureerde gegevens. Een hybride pdf zoals ZUGFeRD of Factur-X is wél een e-factuur, omdat er een XML-bestand in is ingebed dat de factuurgegevens draagt.
Heb ik Peppol nodig om e-facturen in Duitsland te versturen?
Nee. Duitsland schrijft het formaat voor (EN 16931), niet het kanaal; een XRechnung die per e-mail wordt verstuurd, is geldig. Peppol is één optie, en het is het standaardkanaal in België.
Wat verandert er met ViDA in 2030?
Vanaf 1 juli 2030 vallen grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU onder digitale rapportering op basis van gestructureerde e-facturen. Binnenlandse systemen die van vóór ViDA dateren, moeten tegen 1 januari 2035 op het EU-model zijn afgestemd.
De pagina's van deze gids
- EU-eisen voor e-facturatie: Richtlijn 2014/55/EU, EN 16931 en ViDA Wat de EU zelf vereist voor e-facturatie — de B2G-richtlijn, de norm EN 16931 en de ViDA-tijdlijn tot 2030 — en wat een nationale beslissing blijft.
- EN 16931: de Europese norm voor e-facturen uitgelegd EN 16931 is het semantische model achter XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X en Peppol BIS: kernelementen, UBL- en CII-syntaxen, CIUS, bedrijfsregels en versies.
- Gestructureerde factuur vs. pdf: wat geldt als e-factuur in Europa Een pdf is geen e-factuur. Wat Duitsland, Frankrijk, België en Polen als gestructureerde factuur aanvaarden en wanneer alleen pdf niet meer volstaat.
- E-factuurformaten: UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS, FA(3) De Europese e-factuurformaten — UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 en FA(3) — vergeleken per land, syntax, hybride en netwerk.
- Grensoverschrijdende e-facturatie in de EU: welke regels gelden en hoe verzenden Welke landelijke regels gelden tussen twee EU-ondernemingen, hoe btw-verlegging en btw-nummer passen en waarom Peppol het grensoverschrijdende kanaal is.
- B2B vs. B2G e-facturatie: de EU-richtlijn, nationale verplichtingen en B2C Richtlijn 2014/55/EU verplicht overheden e-facturen te aanvaarden; B2B-verplichtingen zijn nationaal en gefaseerd; B2C valt erbuiten. Tabellen voor DE, FR, BE en PL.
- Peppol versus nationale e-facturatienetwerken: KSeF, Frankrijk, Duitsland Hoe Peppols vierhoekenmodel verschilt van het centrale KSeF in Polen, de Franse platforms en het netwerkloze Duitse model, en waarom België Peppol koos.
- Tijdlijn e-factuurplicht 2014–2035: EU, Duitsland, Frankrijk, België, Polen Alle e-facturatiedata van Richtlijn 2014/55/EU tot ViDA 2030 in één gesorteerde tabel voor de EU, Duitsland, Frankrijk, België en Polen, van kracht of aangenomen.
- E-facturatiesoftware voor Europa: wat u controleert voordat u kiest Een neutrale checklist voor e-facturatiesoftware in Duitsland, Frankrijk, België en Polen: formaten, validatie, transport, ontvangst, archivering, btw-oordelen, API.
Bronnen
- Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement — geraadpleegd op
- Council Directive (EU) 2025/516 (VAT in the Digital Age) — geraadpleegd op
- European Commission — VAT in the Digital Age (ViDA) — geraadpleegd op
- European Commission — What is eInvoicing — geraadpleegd op
- European Commission — Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing — geraadpleegd op
- BMF — Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (UStAE amendment, 15 October 2025) — geraadpleegd op
- European Commission — 2025 Germany eInvoicing Country Sheet — geraadpleegd op
- impots.gouv.fr — Je passe à la facturation électronique — geraadpleegd op
- economie.gouv.fr — Tout savoir sur la facturation électronique — geraadpleegd op
- European Commission — eInvoicing in Belgium — geraadpleegd op
- Ministry of Finance (Poland) — Etapy wdrożenia KSeF — geraadpleegd op
- Ministry of Finance (Poland) — Zakres obowiązkowego KSeF — geraadpleegd op