Die Europäische Union legt für die E-Rechnung drei Dinge fest: eine Definition dessen, was eine elektronische Rechnung ist, eine Norm für ihren Inhalt (EN 16931) und zwei Pflichten — öffentliche Stellen müssen nach der Richtlinie 2014/55/EU konforme E-Rechnungen annehmen, und ab dem 1. Juli 2030 fallen grenzüberschreitende B2B-Umsätze nach der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 unter eine digitale Meldepflicht auf Grundlage von E-Rechnungen. Alles andere — ob inländische B2B-Rechnungen elektronisch sein müssen, in welchem Format, über welches Netzwerk und ab wann — entscheidet jeder Mitgliedstaat selbst.
Was die Richtlinie 2014/55/EU verlangt
Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Auftraggeber im Sektorenbereich, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der europäischen Norm entsprechen. Sie ist eine B2G-Regel (Business-to-Government) für das öffentliche Auftragswesen; sie begründet keine Pflicht zwischen privaten Unternehmen.
Ihr Anwendungsbereich folgt den Vergaberichtlinien: Rechnungen, die aufgrund von Aufträgen nach der Richtlinie 2014/24/EU (öffentliche Aufträge), 2014/25/EU (Sektorenauftraggeber), 2014/23/EU (Konzessionen) und 2009/81/EG (Verteidigung und Sicherheit) vom Hauptauftragnehmer an den öffentlichen Auftraggeber ausgestellt werden. Artikel 2 definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Die Richtlinie beauftragte die europäischen Normungsorganisationen, eine Norm zu entwerfen, die technologieneutral, mit internationalen Normen kompatibel, für KMU nutzbar und für B2B geeignet ist, und dafür eine „begrenzte Anzahl von Syntaxen“ zu veröffentlichen.
Die Termine ergaben sich aus der Veröffentlichung der Norm. Der Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 der Kommission vom 16. Oktober 2017 veröffentlichte die Fundstelle der EN 16931-1:2017 und ihre Syntaxliste am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt. Die Mitgliedstaaten mussten die Empfangspflicht 18 Monate später für zentrale Behörden anwenden und konnten sie für subzentrale Stellen um bis zu 30 Monate verschieben — daher die häufig genannten Termine April 2019 und April 2020. Die nationalen Umsetzungen unterscheiden sich im Detail: Deutschland etwa ergänzte eine Leitweg-ID und die XRechnung-Spezifikation, und seine Bundesbehörden müssen laut dem Länderblatt der Kommission seit dem 27. November 2020 die Übermittlung über Peppol akzeptieren. Siehe B2B versus B2G für die praktischen Unterschiede.
Was die EN 16931 auf EU-Ebene festlegt
Die EN 16931 legt den semantischen Inhalt einer E-Rechnung fest — die Elemente, ihre Bedeutung, ihre Kardinalität und die Geschäftsregeln zwischen ihnen — und listet auf, welche Syntaxen ihn transportieren dürfen. Die Norm wurde vom CEN/TC 434 im Auftrag der Richtlinie erarbeitet.
Die veröffentlichte Normenreihe hat mehrere Teile. Teil 1 (EN 16931-1) ist das semantische Datenmodell; Teil 2 (CEN/TS 16931-2) ist die Liste der konformen Syntaxen — UBL 2.1 (ISO/IEC 19845:2015) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice D16B; die Teile 3-1 bis 3-4 sind die Methodik der Syntaxbindung und die Bindungen für UBL, UN/CEFACT XML und UN/EDIFACT; Teil 4 gibt Leitlinien zur Übertragungsinteroperabilität; Teil 5 beschreibt, wie Länder und Branchen das Modell erweitern können; Teil 6 berichtet über Testergebnisse. Aufgrund einer Lizenzvereinbarung zwischen der Kommission und CEN sind die Teile 1 und 2 bei den nationalen Normungsorganisationen kostenlos erhältlich; die übrigen Teile werden verkauft.
Die Kommission erklärt, dass im Mai 2026 eine neue Ausgabe, die EN 16931-1:2026, veröffentlicht wurde und dass die Ausgabe von 2017 formell zurückgezogen wurde, aber „während der Migrationsphase konform bleiben wird“, wobei Migrationspläne von den Mitgliedstaaten und den zuständigen Organisationen entwickelt werden. Die Seite zur EN 16931 erklärt das Modell, seine Syntaxen und den Mechanismus von CIUS und Erweiterungen im Detail.
Was ViDA ergänzt: der Zeitplan 2025–2035
ViDA — die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025, in Kraft seit dem 14. April 2025 — ändert die Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG in drei Bereichen: digitale Meldung und E-Rechnung, Plattformwirtschaft und einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung. Für die E-Rechnung bewirkt sie zweierlei: Sie erlaubt es den Mitgliedstaaten, die inländische E-Rechnung ohne besondere Ermächtigung verpflichtend einzuführen, und sie macht strukturierte E-Rechnungen ab 2030 zur Grundlage einer EU-weiten digitalen Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
| Datum | Was gilt (laut der ViDA-Seite der Kommission) |
|---|---|
| 14. April 2025 | Inkrafttreten. Die Mitgliedstaaten können unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende inländische E-Rechnung einführen, ohne eine Ermächtigung des Rates zu benötigen. |
| 1. Januar 2027 | Kleinere Klarstellungen zum One-Stop-Shop und zum Import-One-Stop-Shop. |
| 1. Juli 2028 | Regeln zum fiktiven Lieferer für Plattformen der kurzfristigen Vermietung von Unterkünften und der Personenbeförderung; Reformen der einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung; verpflichtende Umkehrung der Steuerschuldnerschaft für nicht identifizierte Lieferer. |
| 1. Juli 2030 | Digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze auf Grundlage strukturierter E-Rechnungen. |
| 1. Januar 2035 | Mitgliedstaaten mit bereits bestehenden inländischen Echtzeit-Meldepflichten müssen ihre Systeme an das EU-Modell und die EU-Normen angleichen. |
Die Erwägungsgründe der Richtlinie geben den Ton für das Regime 2030 vor: Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht, im Einklang mit der Richtlinie 2014/55/EU (Erwägungsgrund 9); Rechnungen für die gemeldeten grenzüberschreitenden Umsätze müssen spätestens 10 Tage nach dem Steuertatbestand ausgestellt werden (Erwägungsgrund 10); und bereits bestehende nationale Meldesysteme müssen bis 2035 konvergieren, sofern die Bewertung der Kommission keine Mängel feststellt (Erwägungsgrund 24). Der geänderte Artikel 218 erlaubt es einem Mitgliedstaat, in seinem Hoheitsgebiet ansässige Steuerpflichtige zur Ausstellung von E-Rechnungen für inländische Leistungen zu verpflichten, und der geänderte Artikel 232 erlaubt es ihm, für solche Rechnungen auf die Zustimmung des Empfängers zu verzichten.
Was EU-weit und was national ist
Das EU-Recht legt die Definition, die Norm und die beiden oben genannten Pflichten fest; der nationale Gesetzgeber legt Anwendungsbereich, Termine, Formatwahl und Übermittlung fest.
| Frage | Auf EU-Ebene entschieden | National entschieden |
|---|---|---|
| Was ist eine E-Rechnung? | Strukturiertes Format, das automatische Verarbeitung ermöglicht (2014/55/EU, Mehrwertsteuerrichtlinie in der Fassung von ViDA) | Ob hybride oder zusätzlich vereinbarte Formate zulässig sind (Deutschland akzeptiert „interoperable“ vereinbarte Formate; Polen verlangt sein eigenes Schema) |
| Inhaltsmodell | EN 16931 und ihre Syntaxliste | Nationale CIUS (XRechnung, Peppol BIS wie in Belgien übernommen) oder ein Nicht-EN-Schema (FA(3)) |
| Wer muss empfangen? | Öffentliche Auftraggeber nach den Vergaberichtlinien | Unternehmen, ab dem nationalen Pflichttermin (Deutschland 1. Januar 2025, Belgien 1. Januar 2026, Frankreich 1. September 2026) |
| Wer muss ausstellen? | Niemand, bis zum grenzüberschreitenden Melderegime 2030 | Inländische B2B-Aussteller, gestaffelt nach Größe oder Umsatz |
| Übermittlung | Nicht vorgeschrieben; Teil 4 gibt nur Leitlinien | Freie Wahl (Deutschland), Peppol (Belgien), zugelassene Plattformen (Frankreich), ein zentrales System (Polen) |
| Meldung an die Steuerbehörde | Grenzüberschreitendes B2B ab dem 1. Juli 2030 | Inländisches E-Reporting (Polen über KSeF; Frankreich ab 2026; Belgien geplant für 2028) |
Für ein Unternehmen bedeutet das: „EU-konform“ ist notwendig, aber niemals ausreichend. Eine EN-16931-Rechnung ist in jedem Mitgliedstaat, der der Norm folgt, der richtige Ausgangspunkt, aber sie muss trotzdem die nationalen CIUS-Regeln erfüllen, über den nationalen Kanal laufen und die nationalen Termine einhalten. Der Formatleitfaden ordnet Formate Ländern zu; grenzüberschreitende E-Rechnung behandelt den Fall, dass die beiden Parteien in verschiedenen Mitgliedstaaten sitzen.
Wie KRONENWERK das handhabt
KRONENWERK setzt die EU-Ebene über die EN 16931 um und die nationale Ebene über das Format, das jedes Land erwartet, erzeugt und validiert bei der Ausstellung der Rechnung.
- EN-16931-Rechnungen für Deutschland als XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD, validiert mit den KoSIT-Schematron-Regeln und gegengeprüft mit der Mustang-Bibliothek — UNTERSTÜTZT.
- Factur-X für Frankreich (PDF/A-3 mit eingebettetem CII) — Erzeugung UNTERSTÜTZT; Übermittlung über eine zugelassene Plattform NOCH NICHT BEREIT (KRONENWERK ist keine plateforme agréée).
- Peppol BIS Billing 3.0 UBL für Belgien — MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT: KRONENWERK sendet und empfängt über Peppol durch einen akkreditierten Access-Point-Anbieter (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist.
- FA(3) für Polen — Erzeugung MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT; KSeF-Übermittlung NOCH NICHT BEREIT.
- Eingehende XRechnung-, ZUGFeRD/Factur-X- und UBL-Dateien werden als Eingangsrechnungen eingelesen; der kostenlose Prüfer validiert eine Datei, ohne sie zu speichern — UNTERSTÜTZT.
KRONENWERK reicht keine Mehrwertsteuermeldung bei einer Steuerbehörde ein oder übermittelt sie und erteilt keine Steuerberatung; das Melderegime 2030 wird bewertet, sobald seine Durchführungsregeln vorliegen. Länderseiten: Deutschland, Frankreich, Belgien, Polen. Zurück zur Europa-Übersicht.
Häufig gestellte Fragen
Schreibt die EU die B2B-E-Rechnung vor?
Noch nicht als allgemeine Regel. Die Richtlinie 2014/55/EU erfasst nur Rechnungen an öffentliche Stellen. ViDA führt ab dem 1. Juli 2030 eine digitale Meldung auf Grundlage von E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ein; inländische B2B-Pflichten sind national.
Ist die EN 16931 verpflichtend?
Öffentliche Auftraggeber müssen EN-16931-Rechnungen annehmen. Für inländisches B2B entscheidet das nationale Recht: Deutschland, Frankreich und Belgien bauen ihre Pflichten auf EN-16931-Formaten auf; Polen verwendet sein eigenes FA(3)-Schema.
Welche Syntaxen erlaubt die EN 16931?
Zwei sind im Amtsblatt veröffentlicht: UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (D16B). Eine UN/EDIFACT-Bindung existiert als technische Spezifikation, steht aber nicht in der veröffentlichten Liste.
Was hat ViDA am 14. April 2025 geändert?
Die Richtlinie ist in Kraft getreten. Laut der Kommission können die Mitgliedstaaten seitdem unter bestimmten Bedingungen eine verpflichtende inländische E-Rechnung ohne Ermächtigung des Rates einführen; die grenzüberschreitende Meldepflicht selbst beginnt am 1. Juli 2030.
Ist die Ausgabe 2017 der EN 16931 noch gültig?
Die Kommission sagt, die Ausgabe 2017 sei nach der Veröffentlichung der Ausgabe 2026 im Mai 2026 formell zurückgezogen worden, bleibe aber während einer Migrationsphase konform. Fragen Sie Ihre nationale Normungsorganisation oder Behörde nach dem Migrationsplan.
Quellen
- Directive 2014/55/EU on electronic invoicing in public procurement — gelesen am
- Commission Implementing Decision (EU) 2017/1870 — gelesen am
- Council Directive (EU) 2025/516 amending Directive 2006/112/EC as regards VAT rules for the digital age — gelesen am
- European Commission — VAT in the Digital Age (ViDA) — gelesen am
- European Commission — What is eInvoicing — gelesen am
- European Commission — Obtaining a copy of the European standard on eInvoicing — gelesen am
- European Commission — eInvoicing in Belgium — gelesen am