Gratis tools: e-factuur valideren, btw-nummer controleren, Peppol-ID maken

Drie dingen komen telkens opnieuw langs zodra een onderneming facturen over de grens begint te sturen, en alle drie zijn ja-of-neevragen waarvoor u zich nergens zou moeten aanmelden. Is dit XML-bestand werkelijk een geldige e-factuur, of zal het systeem van de klant het weigeren? Is dit btw-identificatienummer echt en actueel, zodat de verleggingsregel op mijn factuur verdedigbaar is? Wat is het Peppol-adres van mijn tegenpartij, en wat is het mijne? Voor elk staat hieronder een tool. Geen ervan vraagt om een account, een e-mailadres of een kaart, en geen ervan bewaart het bestand dat u uploadt.

Een e-factuur controleren voordat iemand anders ze weigert

De e-factuurcontrole neemt een XRechnung, een ZUGFeRD- of Factur-X-pdf, een UBL- of CII-bestand of een Poolse FA(3), en valideert die aan het semantische model EN 16931 en aan de nationale regelset die erop van toepassing is. Wat terugkomt is geen oordeel maar een lijst: welke bedrijfsregel faalde, wat de regel zegt, en waar in het document ze faalde. Dat telt, omdat "ongeldig" uit het portaal van een klant meestal alles is wat u te horen krijgt, en omdat het verschil tussen een ontbrekende kopersreferentie en een verkeerde btw-categorie het verschil is tussen een reparatie van twee minuten en een opnieuw opgebouwd document. Het bestand wordt gevalideerd en weggegooid; er wordt niets bewaard en geen account aangemaakt.

Een btw-identificatienummer controleren

Een verleggingsfactuur aan een onderneming in een andere EU-lidstaat steunt erop dat het btw-identificatienummer van de klant geldig is op de dag dat u factureert. De btw-nummercontrole bevraagt de VIES-dienst van de Europese Commissie en zegt u wat VIES antwoordt: geldig of niet, en de naam en het adres waar de lidstaat die teruggeeft. Twee eerlijke kanttekeningen horen erbij: VIES antwoordt voor het eigen register van de lidstaat en is soms onbereikbaar, en een controle vandaag is geen bewijs over een levering van vorig kwartaal. Bewaar de bevestiging bij de factuur; daarvoor dient het record.

Een Peppol-deelnemersidentificatie samenstellen

Peppol-adressen zijn geen e-mailadressen. Een deelnemersidentificatie bestaat uit een schema en een waarde — een Belgisch ondernemingsnummer, een Nederlands KVK-nummer, een Duitse Leitweg-ID, een btw-nummer waar het land dat toestaat — geschreven in een vaste vorm. De tool voor Peppol-identificaties stelt er een correct samen voor het land en het schema dat u kiest, zodat de identificatie die u aan een klant geeft, of in een leveranciersrecord zet, degene is die zijn access point verwacht en niet een die stilletjes niet routeert.

Waarom deze gratis zijn

Omdat ze ons weinig kosten om te draaien en op zichzelf werkelijk nuttig zijn, en omdat een onderneming die een bestand kan controleren voordat ze het verstuurt minder geweigerde facturen heeft, of ze nu ooit klant wordt of niet. Er zit geen drempel en geen verkooppraatje in de tools. Wilt u de rest — facturen die worden uitgereikt en gevalideerd op het moment dat ze een nummer krijgen, inkomende e-facturen die als inkoopfacturen worden ingelezen, boekhouding, opdrachten en rapporten — dan is dat het product, en de prijzen daarvan staan op de tarievenpagina.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND Dezelfde validatie-engine die de gratis controletool aandrijft, draait binnen het product, voordat een factuur een nummer krijgt: een document dat EN 16931 of de nationale CIUS zou schenden, wordt geweigerd met de regel erbij genoemd, in plaats van uitgereikt en later door de ontvanger afgewezen. De VIES-controle en de logica voor Peppol-identificaties zijn eveneens die welke het product op klant- en leveranciersrecords gebruikt. Wat de tools niet doen: ze dienen niets in bij een overheid, versturen geen factuur en geven geen fiscaal advies. Zie e-facturatie in Europa voor de formaten en het tijdpad.