E-facturatie in Polen: de KSeF-verplichting uitgelegd

Polen verplicht btw-plichtigen om facturen uit te reiken via het Krajowy System e-Faktur (KSeF), het centrale clearingplatform van het ministerie van Financiën. De verplichting geldt sinds 1 februari 2026 voor ondernemingen waarvan de omzet in 2024 hoger was dan PLN 200 miljoen (inclusief btw) en sinds 1 april 2026 voor alle anderen; de kleinste uitreikers, waarvan de gefactureerde omzet niet hoger is dan PLN 10.000 bruto per maand, mogen tot 31 december 2026 buiten KSeF blijven factureren en sluiten aan op 1 januari 2027. Een factuur bestaat in Polen pas zodra KSeF het FA(3)-XML-bestand heeft aanvaard en een KSeF-nummer heeft toegekend.

Wie facturen in KSeF moet uitreiken, en vanaf wanneer

Elke belastingplichtige die op grond van de Poolse btw-wet een factuur moet uitreiken — actief en btw-vrijgesteld, vennootschappen en eenmanszaken evenzeer — valt onder de verplichting. De start verliep in drie stappen.

Ontvangen is niet gefaseerd: de plicht om in KSeF te ontvangen bestaat sinds 1 februari 2026 voor iedereen. Een koper met een Pools NIP vindt de factuur in KSeF en hoeft ze niet te aanvaarden; ze geldt als ontvangen wanneer het systeem haar nummer toekent.

Wat buiten de verplichting blijft

B2C-facturen, facturen van buitenlandse leveranciers en een korte lijst van bijzondere gevallen blijven buiten het verplichte KSeF, al mogen de meeste ervan vrijwillig via het systeem worden verwerkt.

• Consumenten (B2C): facturen aan particulieren hoeven niet in KSeF te worden uitgereikt. Het mag wel, maar de verkoper moet de koper dan een visualisatie met een QR-code overhandigen.
• Aankopen uit het buitenland: KSeF is geen rapporteringsinstrument voor inkomende buitenlandse facturen.
• Buitenlandse klanten: de factuur wordt in KSeF uitgereikt, maar een koper zonder Pools NIP kan ze niet ophalen, dus de verkoper levert een kopie met de KSeF-QR-code.
• Vereenvoudigde facturen uit kassa's: kassabonnen met een NIP tot PLN 450 en andere kassafacturen blijven tot 31 december 2026 buiten KSeF; vanaf 2027 moet een factuur aan een belastingplichtige voor een kassaverkoop in KSeF worden uitgereikt.
• B2G valt eronder: facturen aan overheidsinstanties zijn gedekt, en ook lokale overheden moeten KSeF gebruiken.

Buitenlandse ondernemingen met een Poolse vaste inrichting

Een buitenlandse entiteit die voor de Poolse btw geregistreerd is, valt alleen buiten de verplichting als ze noch een zetel noch een vaste inrichting in Polen heeft, of als haar Poolse vaste inrichting niet deelneemt aan de gefactureerde levering. In alle andere gevallen wordt de buitenlandse onderneming behandeld als een binnenlandse belastingplichtige en moet ze via KSeF uitreiken.

Het ministerie voegt eraan toe dat de vraag of een vaste inrichting bestaat "een individuele beoordeling van de concrete feiten vereist" en dat het afzonderlijke richtsnoeren plant. Die beoordeling vereist professionele bevestiging. Een buitenlandse onderneming die niet verplicht is, mag KSeF toch vrijwillig gebruiken, en een onderneming met een Pools NIP kan handelen via een aangewezen persoon door het formulier ZAW-FA in te dienen.

Overgangsregelingen tot eind 2026

2026 is een overgangsjaar: het ministerie bevestigde een reeks versoepelingen die lopen tot 31 december 2026, en het omschrijft het jaar als een jaar van voorlichting en ondersteuning in plaats van handhaving.

Regeling voor kleine uitreikers (PLN 10.000 per maand)

Tot 31 december 2026 mag een onderneming papieren of gewone elektronische facturen blijven uitreiken als de brutowaarde van de facturen die onder de verplichting vallen in de maand niet hoger is dan PLN 10.000; consumentenverkopen, kassaverkopen en vereenvoudigde bonnen tellen niet mee. Zodra de grens wordt overschreden, moeten die factuur en elke latere factuur via KSeF, en de regeling keert in latere maanden niet terug.

Geen boetes voor KSeF-fouten

Boetes voor facturatiefouten in verband met KSeF zijn uitgesteld tot 1 januari 2027.

Kassafacturen

Facturen, inclusief NIP-bonnen tot PLN 450, mogen tot eind 2026 nog uit kassa's worden uitgereikt.

KSeF-nummer bij betalingen

De plicht om het KSeF-nummer in betalingsreferenties te vermelden, inclusief split-payment-overschrijvingen, geldt voor betalingen vanaf 1 januari 2027.

Offline-modi

offline24, offline tijdens aangekondigde onbeschikbaarheid en de noodmodus zijn permanente functies, beschreven op de KSeF 2.0-pagina.

Hoe het systeem werkt, in grote lijnen

KSeF is een clearingmodel: de software van de verkoper stuurt een FA(3)-XML-bestand naar de API van het ministerie, het systeem valideert het tegen het schema en de machtigingen van de verzender, en kent pas dan een KSeF-nummer van 35 tekens toe. De koper haalt de factuur op uit KSeF; voor binnenlandse B2B-facturen is geen e-mail, portaal of netwerkuitwisseling tussen de partijen nodig.

Daaruit volgen drie dingen. Het schema is nationaal: FA(3) is geen EN 16931-syntax, dus een XRechnung- of Peppol BIS-bestand kan niet als zodanig worden verzonden — zie het FA(3)-schema en Europese formaten. De uitreikingsdatum van een online factuur is de verzenddatum, op voorwaarde dat veld P_1 daarmee overeenstemt. Een afgewezen bestand is geen factuur en wordt gecorrigeerd en opnieuw ingediend; een aanvaarde factuur wordt alleen gewijzigd door een correctiefactuur. Het platform zelf wordt uitgelegd op KSeF 2.0, de ontwikkelaarsvisie op KSeF-integratie, en het contrast met het Duitse uitwisselingsmodel en het Belgische Peppol-netwerk op Peppol versus nationale netwerken en de tijdlijn van de verplichtingen.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

NOG NIET GEREED voor verzending naar KSeF. KRONENWERK genereert FA(3)-XML voor facturen, creditnota's en voorschotfacturen en valideert die tegen het door het ministerie gepubliceerde schema — MET BEPERKINGEN ONDERSTEUND — en de KSeF 2.0-module (tokenauthenticatie, interactieve sessie, FA(3)-indiening, UPO ophalen en ontvangen) is gebouwd en omgevingsafhankelijk. Ze is nog niet tegen het productie-KSeF gebruikt. Om die reden verkoopt KRONENWERK momenteel geen abonnementen aan Poolse ondernemingen totdat productie-indiening is bewezen; de landenpagina Polen zegt hetzelfde.

De Poolse interfacetaal is beschikbaar; zie e-facturatie in KRONENWERK.