XRechnung of ZUGFeRD: welk Duits e-factuurformaat kiezen?

Beide formaten zijn in Duitsland wettelijk geldige e-facturen, dus de keuze is praktisch, niet juridisch. Kies XRechnung wanneer u aan overheidsinstanties factureert of facturen zuiver machine-naar-machine uitwisselt, en ZUGFeRD (profiel EN 16931) wanneer uw klanten de factuur nog willen openen en lezen — en dat zijn de meeste kleine en middelgrote ondernemingen. Hebt u één bestand voor beide werelden nodig, dan bevat het ZUGFeRD-profiel XRECHNUNG een XRechnung-conforme XML in een leesbare pdf.

Wat hebben XRechnung en ZUGFeRD gemeen?

Beide implementeren de Europese norm EN 16931, beide worden door de Duitse belastingadministratie aanvaard als e-facturen volgens § 14 UStG (UStAE 14.1 Abs. 13 en 14), en beide dragen dezelfde semantische inhoud: verkoper, koper, factuurregels, btw-uitsplitsing, totalen, betalingsvoorwaarden, referenties. Een ZUGFeRD-bestand in het profiel EN 16931 en een XRechnung in CII-syntax verschillen vooral in de verpakking (pdf of geen) en in de bijkomende Duitse regels die XRechnung oplegt. Geen van beide formaten vereist een netwerk: e-mail is voor beide een toegestaan kanaal. Het wettelijke kader staat op de Duitsland-hub.

Vergelijkingstabel

Leesbaarheid: wie opent de factuur?

Dit is voor de meeste ondernemingen de beslissende vraag. Een ZUGFeRD-pdf werkt voor elke ontvanger: een boekhouder opent hem, een systeem haalt de XML eruit, en niemand hoeft te weten dat het een e-factuur is. Een XRechnung is een XML-bestand; een ontvanger zonder boekhoudsoftware die het begrijpt, ziet een muur van tags. Sinds 1 januari 2025 moet elke Duitse onderneming e-facturen kunnen ontvangen, dus in principe kan elke ontvanger met beide overweg — in de praktijk verwerken veel kleine ontvangers nog wat ze kunnen zien. Als uw klanten kleine ondernemingen, vakmensen, verenigingen of verhuurders zijn, verlaagt ZUGFeRD het aantal supportvragen. Als uw klanten grote ondernemingen of overheidsinstanties met geautomatiseerde verwerking zijn, is XRechnung de zuiverdere uitwisseling.

Leesbaarheid is niet gratis. Het BMF maakt de XML tot de juridische factuur en behandelt een afwijkende pdf als een mogelijke tweede factuur. Als uw factuurontwerp en uw XML-generator verschillende tools zijn, kunnen ze het oneens zijn over een afronding, een omschrijving of een btw-bedrag. Gebruik een generator die beide uit één gegevensset afleidt en het paar valideert.

B2G: aanvaardt de overheid ZUGFeRD?

Het federale ontvangstplatform stelt dat het XRechnung en andere EN 16931-conforme formaten aanvaardt, met ZUGFeRD 2.2.0 als voorbeeld, en vereist ongeacht het formaat de Leitweg-ID in de kopersreferentie. Veel overheidsontvangers schrijven niettemin de XRechnung-CIUS voor — de verplichte velden, de specificatie-identificatie, de Duitse bedrijfsregels — en een ZUGFeRD-bestand in het profiel EN 16931 bevat die niet. Een ZUGFeRD-bestand in het profiel XRECHNUNG wel, omdat de XML ervan een XRechnung is. Voor overheidskopers ligt de praktische keuze dus tussen kale XRechnung-XML en ZUGFeRD in het profiel XRECHNUNG, en de instructies van het ontvangende portaal beslissen; de deelstaatportalen verschillen. Details over portalen en de Leitweg-ID staan op de XRechnung-pagina; het algemene onderscheid op B2B versus B2G.

Profielen: hoeveel gegevens, hoe strikt?

XRechnung heeft één niveau en dat is strikt: alles wat EN 16931 vereist plus de Duitse toevoegingen, toegepast op elke factuur. ZUGFeRD laat u een niveau kiezen. Voor B2B is het verstandige standaardprofiel EN 16931, het kernmodel van de norm zonder nationale extra's. EXTENDED bestaat voor sectoren die meer nodig hebben dan de norm — meerdere leveringen per factuur, subregels, bijkomende referenties — en is in 2.4 en 2.5 uitgebreid. BASIC volstaat voor zeer eenvoudige facturen. Vermijd MINIMUM en BASIC WL: dat zijn geen e-facturen volgens § 14 UStG. De profielcatalogus wordt toegelicht op de ZUGFeRD-pagina.

Tooling en archivering

XRechnung heeft het eenvoudigere validatieverhaal: één officiële validator, één officiële configuratie, een oordeel aanvaardbaar of afgewezen, en een testsuite van de normbeheerder. ZUGFeRD heeft twee controles nodig — de PDF/A-3-container en de XML — waarbij de XSD en Schematron van FeRD sinds 2.4 de XML voor elk profiel dekken. Beide formaten worden ondersteund door dezelfde opensourcebibliotheken en door de meeste Duitse boekhoudsoftware; het formatenoverzicht geeft weer wat er in Europa bestaat.

Archivering is voor beide hetzelfde zodra u aanvaardt dat de XML de factuur is. De GoBD-wijziging van 14 juli 2025 zegt dat het voor e-facturen volstaat het gestructureerde deel te bewaren, en dat het voor mensen leesbare deel van een hybride factuur alleen bijkomend moet worden bewaard als het extra of afwijkende fiscaal relevante informatie bevat. Een ZUGFeRD-pdf omzetten naar TIFF of afdrukken vernietigt de XML en is niet toegestaan. De bewaartermijn is acht jaar volgens § 14b UStG.

Wanneer welk formaat kiezen

Kies XRechnung wanneer …

u factureert aan federale of deelstaatinstanties; u facturen uitwisselt met partners van wie de systemen XML rechtstreeks verwerken; u via Peppol in UBL verzendt; u één strikte regelset en één validator wilt.

Kies ZUGFeRD (profiel EN 16931) wanneer …

uw klanten ondernemingen zijn die facturen in een pdf-lezer openen; u wilt dat de factuur eruitziet als uw factuur; u ook aan Franse klanten factureert (Factur-X); u de minste wrijving wilt tijdens de overgang 2025–2028.

Kies ZUGFeRD (profiel XRECHNUNG) wanneer …

u overheids- en particuliere klanten vanuit één proces bedient en één leesbaar bestand wilt dat ook door de XRechnung-validator komt — op voorwaarde dat de specifieke instantie hybride bestanden aanvaardt.

Kies geen van beide wanneer …

de factuur hoogstens € 250 bruto bedraagt, een vervoersbewijs is, van een Kleinunternehmer komt, of betrekking heeft op een levering die is vrijgesteld volgens § 4 Nr. 8–29 UStG. Die mogen op papier of als pdf blijven. Of een individuele factuur onder een uitzondering valt, vereist professionele bevestiging.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

Ondersteund KRONENWERK maakt voor Duitse ondernemingen beide formaten aan uit dezelfde factuurgegevens: XRechnung-XML en ZUGFeRD als PDF/A-3 met ingesloten CII, zodat de pdf en de XML nooit uiteenlopen. Elk bestand wordt bij het uitreiken gevalideerd tegen de EN 16931-regels en, voor XRechnung, de KoSIT-Schematron, met een kruiscontrole door de Mustang-bibliotheek; een bestand dat een regel schendt, wordt niet uitgereikt. Inkomende bestanden in beide formaten worden ingelezen als inkoopfacturen en het XML-origineel wordt ongewijzigd bewaard. Peppol-aflevering verloopt via een geaccrediteerde toegangspuntaanbieder (Storecove) zodra de onderneming is gekoppeld in Instellingen → Aflevering. Zie de productpagina e-facturatie en, om snel een bestand te testen, de gratis e-factuurcontrole.