Privacyverklaring

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens KRONENWERK verwerkt, waarom, hoelang, met wie ze worden gedeeld en welke rechten u heeft. Het is opgesteld om te beschrijven wat de software daadwerkelijk doet. Waar iets niet wordt gedaan, beweert dit beleid dat niet.

1. Wie is verantwoordelijk

KRONENWERK wordt geëxploiteerd door de aanbieder die vermeld staat in het Colofon, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor de hier beschreven persoonsgegevens. KRONENWERK wordt geëxploiteerd vanuit Québec, Canada. De applicatie en de bijbehorende database worden gehost in Frankfurt, Duitsland.

Voor elke vraag of elk verzoek met betrekking tot persoonsgegevens gebruikt u het contact-e-mailadres vermeld in het Colofon. Zoals vereist door de Québecse Wet betreffende de bescherming van persoonsgegevens in de private sector, vermeldt het Colofon de titel en contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens; verzoeken worden beantwoord via het contactadres van KRONENWERK, niet via persoonlijke kanalen.

KRONENWERK heeft geen vertegenwoordiger in de Europese Unie aangewezen krachtens artikel 27 AVG. Of dat artikel voor de activiteiten van KRONENWERK een vertegenwoordiger vereist, wordt professioneel onderzocht; dit beleid wordt bijgewerkt indien een vertegenwoordiger wordt aangewezen.

2. Twee soorten gegevens, twee rollen

KRONENWERK is boekhoud- en facturatiesoftware die door bedrijven wordt gebruikt. Dat leidt tot twee verschillende situaties, en uw rechten verschillen tussen beide.

Gegevens over u als gebruiker. Uw account, uw inloggegevens, de instellingen van uw bedrijf en uw abonnement. Voor deze gegevens bepaalt KRONENWERK de doeleinden en middelen van de verwerking en is het de verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevens die een bedrijf over andere personen invoert. Wanneer een bedrijf dat KRONENWERK gebruikt zijn klanten, leveranciers, contactpersonen, facturen en kwitanties registreert, behoren die gegevens toe aan het bedrijf en worden ze verwerkt op diens instructies. Voor die gegevens is het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en is KRONENWERK zijn verwerker. Als u klant of leverancier bent van een bedrijf dat KRONENWERK gebruikt en u een vraag heeft over hoe dat bedrijf uw gegevens behandelt, is dat bedrijf de juiste partij om te vragen; KRONENWERK zal de gegevens van een bedrijf niet op verzoek aan derden bekendmaken.

3. Welke gegevens worden verwerkt

3.1 Account en aanmelding

• Uw naam, e-mailadres en interfacetaal.
• Indien u zich registreert met een wachtwoord: een eenrichtingshash van dat wachtwoord (Argon2id). Het wachtwoord zelf wordt niet opgeslagen en kan niet uit de hash worden achterhaald.
• Indien u zich aanmeldt met Google: de stabiele accountidentificatie die Google voor u toekent (de sub-claim), het e-mailadres dat Google als geverifieerd opgeeft, en uw weergavenaam. KRONENWERK vraagt uitsluitend de scopes openid, email en profile op en ontvangt of bewaart geen Google-toegangs- of vernieuwingstokens, en heeft geen toegang tot uw Gmail, Drive, Agenda, Contacten of enige andere Google-dienst.
• E-mailverificatie- en aanmeldcodes, uitsluitend als eenrichtingshashes opgeslagen, vijftien minuten geldig en voor eenmalig gebruik.
• Tokens voor vertrouwde apparaten wanneer u "dit apparaat vertrouwen" kiest, uitsluitend als eenrichtingshash opgeslagen. Dit zijn willekeurige tokens die KRONENWERK uitgeeft; KRONENWERK neemt geen fingerprint van uw browser of apparaat.
• Tokens voor wachtwoordherstel, uitsluitend als eenrichtingshashes opgeslagen, één uur geldig en voor eenmalig gebruik.
• Het tijdstip van accountaanmaak en, voor beveiligingsregistraties, het tijdstip van aanmeldgebeurtenissen.

3.2 Bedrijfs- en zakelijke gegevens

• De officiële naam van uw bedrijf, handelsgegevens, adres, land en, waar van toepassing, provincie of regio.
• Zakelijke en fiscale identificatiegegevens die u voor uw bedrijf invoert (bijvoorbeeld een btw-identificatienummer, een belastingnummer, of Canadese GST/HST- en QST-registratienummers). Dit zijn identificatiegegevens van uw bedrijf; ze worden nooit behandeld als eigen registraties van KRONENWERK.
• Bankrekeninggegevens die u invoert zodat ze op uw facturen kunnen worden afgedrukt (IBAN, BIC, rekeninghouder). KRONENWERK gebruikt deze niet om geld te verplaatsen.
• Teamleden die u uitnodigt: hun e-mailadres en rol.

3.3 Gegevens die u in de software aanmaakt

• Klanten, leveranciers en contactpersonen, met inbegrip van alle persoonsgegevens die u over hen invoert.
• Offertes, facturen, creditnota's, rekeningen, uitgaven, betalingen en boekhoudkundige boekingen.
• Documenten en kwitanties die u uploadt.
• Uitgereikte facturen worden bewaard precies zoals uitgereikt, met inbegrip van een momentopname van de gegevens van leverancier en koper op het moment van uitreiking en het gerenderde PDF-bestand en, waar van toepassing, het gestructureerde e-factuurbestand. Dit is opzettelijk: een uitgereikt juridisch document mag niet veranderen wanneer instellingen later wijzigen.

3.4 Abonnement en betaling

• Uw abonnement, factureringsperiode, valuta, abonnementsstatus en einddatum van de periode.
• Betaalkaartgegevens worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd en worden nooit doorgegeven aan of opgeslagen door KRONENWERK.
• Voor elke betaalde abonnementsfactuur registreert KRONENWERK wat Stripe rapporteerde: bedragen, valuta, het land en de regio die voor de belasting worden gebruikt, elk fiscaal identificatienummer dat u bij het afrekenen heeft opgegeven, en de belastingopsplitsing. Dit is een eigen fiscale registratie van KRONENWERK en wordt bewaard omdat de belastingwetgeving vereist dat de aanbieder verantwoording kan afleggen over de belasting die hij heeft geïnd.

3.5 Ontwikkelaars- en integratiefuncties

• API-sleutels, uitsluitend als eenrichtingshashes opgeslagen; de sleutel zelf wordt eenmalig getoond bij aanmaak.
• Webhook-eindpuntadressen die u configureert, en bezorgregistraties van berichten die daarnaar zijn verzonden.
• Inloggegevens voor integraties met derden die u koppelt (bijvoorbeeld bank- of automatiseringsdiensten), versleuteld opgeslagen. KRONENWERK bewaart nooit uw online-bankierwachtwoord; bankkoppelingen gebruiken een providerreferentie, niet uw inloggegevens.

3.6 Technische en beveiligingsgegevens

• Serverlogs met het IP-adres, het aangevraagde pad, het tijdstip en de browseridentificatiestring van verzoeken. Deze worden gebruikt om de dienst te laten werken en te beveiligen en om misbruik en fouten te onderzoeken.
• Een auditregistratie van beveiligingsrelevante handelingen op uw account en, voor de exploitant, van bevoorrechte handelingen verricht in de operatorconsole.
• Ratelimiteringstellers voor aanmelding, registratie en wachtwoordherstel, gekoppeld aan account en aanvraagbron, kortstondig in het geheugen bewaard.

4. Cookies en soortgelijke technologieën

KRONENWERK gebruikt geen advertentiecookies, geen analysediensten van derden en geen trackingscripts. De cookies die het plaatst, zijn:

Omdat geen van deze cookies wordt gebruikt voor reclame, analyse of tracking over websites heen, wordt geen cookiebanner getoond. Als dat verandert, verandert dit beleid eerst.

5. Waarom gegevens worden verwerkt, en op welke grondslag

KRONENWERK gebruikt uw gegevens niet voor reclame, verkoopt ze niet, en stelt geen profielen van u op.

6. Wie gegevens ontvangt

KRONENWERK maakt gebruik van een klein aantal dienstverleners om te functioneren. Elk verwerkt gegevens uitsluitend om zijn dienst aan KRONENWERK te leveren.

Wanneer het land van een bedrijf een nationaal facturatiesysteem beheert door zijn belastingdienst (bijvoorbeeld het Poolse KSeF), en het bedrijf zich daarop aansluit in Instellingen → Bezorging, verzendt KRONENWERK de facturen van dat bedrijf naar het systeem en haalt het facturen daaruit op instructie van het bedrijf, met gebruik van de eigen inloggegevens van het bedrijf. De belastingdienst is een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen recht, geen dienstverlener van KRONENWERK.

KRONENWERK raadpleegt de VIES-dienst van de Europese Commissie om na te gaan of het btw-identificatienummer van een klant geldig is wanneer een factuur daarop steunt (verlegging van heffing, intracommunautaire levering). Uitsluitend het nummer wordt verzonden; het antwoord en het tijdstip ervan worden bij de factuur geregistreerd.

Als u vanuit de software een bank- of andere integratie koppelt, worden gegevens met die aanbieder uitgewisseld op uw instructie; het integratiescherm noemt de aanbieder voordat u de koppeling aangaat. De bankaanbieders hierboven zijn uitsluitend betrokken zodra u een rekening koppelt; tot dan worden geen gegevens met hen uitgewisseld.

KRONENWERK deelt geen gegevens met adverteerders, gegevensmakelaars of andere derden voor hun eigen doeleinden. Gegevens kunnen worden verstrekt waar de wet dit vereist.

7. Waar gegevens worden verwerkt en internationale doorgiften

De applicatie en de database draaien in Frankfurt, Duitsland. De exploitant is gevestigd in Québec, Canada, en kan van daaruit toegang krijgen tot de dienst om deze te exploiteren en te ondersteunen. Verschillende van de hierboven vermelde aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens kunnen daarom worden doorgegeven buiten het land waar u zich bevindt, met inbegrip van buiten de Europese Economische Ruimte en buiten Canada.

Waar de AVG van toepassing is, steunen doorgiften aan die aanbieders op de overdrachtsmechanismen die zij aanbieden, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. KRONENWERK maakt geen aanspraak op een eigen certificering of adequaatheidsbesluit.

8. Hoelang gegevens worden bewaard

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang het account bestaat.
• Gegevens aangemaakt in de software: zolang het bedrijf zijn account behoudt. Bedrijven zijn onderworpen aan hun eigen wettelijke bewaartermijnen voor boekhoudkundige gegevens, die zij moeten naleven; KRONENWERK verwijdert boekhoudkundige gegevens niet uit eigen beweging.
• Uitgereikte facturen: bewaard zoals uitgereikt gedurende de levensduur van het account. Correctie gebeurt via creditnota, niet via wijziging.
• Fiscale abonnementsgegevens: bewaard voor de termijn die de fiscale wetgeving de aanbieder oplegt.
• Aanmeld- en verificatiecodes, resettokens: verlopen binnen vijftien minuten tot één uur; de verlopen gegevens worden daarna niet meer gebruikt.
• Tokens voor vertrouwde apparaten: 60 dagen.
• Serverlogs: door de hostingprovider bewaard gedurende een beperkte operationele periode.

9. Wissing, en wat moet worden bewaard

Na afloop van een abonnement behoudt u gedurende een ophaalperiode van ten minste 30 dagen toegang om uw gegevens te exporteren (Instellingen → Gegevensexport produceert op elk moment een volledig archief van de gegevens van uw bedrijf). Daarna kunnen gegevens die KRONENWERK niet langer nodig heeft en niet verplicht is te bewaren, worden gewist of geanonimiseerd. KRONENWERK garandeert geen wissing uit elke back-up op een specifieke dag; back-ups verlopen volgens hun eigen schema, en gewiste gegevens worden in de tussentijd niet gebruikt.

Wat sowieso wordt bewaard. KRONENWERK's eigen fiscale en facturatiegegevens van uw abonnement, voor de termijn die de fiscale wetgeving de aanbieder oplegt; beveiligings- en auditregistraties, die alleen-toevoegen zijn; en wat onze dienstverleners onder hun eigen voorwaarden bewaren. Stripe bewaart zijn eigen registraties van betalingen die het heeft verwerkt.

Accounts die nooit zijn gebruikt. Een account zonder uitgereikte documenten, zonder betalingen en zonder extra leden kan volledig worden verwijderd, met inbegrip van het bedrijf en het lidmaatschap, op verzoek.

Accounts met boekhoudkundige geschiedenis. Uitgereikte facturen en boekhoudkundige boekingen zijn gegevens die het bedrijf wettelijk verplicht is te bewaren en die KRONENWERK niet op verzoek kan wijzigen of vernietigen. Waar de wet u een recht op wissing toekent, verwijdert KRONENWERK de persoonlijke verwijzingen die het kan — bijvoorbeeld de koppeling tussen u als persoon en de interne beveiligings- en analysegebeurtenissen van KRONENWERK, die dan als anonieme gebeurtenissen blijven bestaan — met behoud van de boekhoudkundige gegevens zelf.

10. Uw rechten

Afhankelijk van waar u zich bevindt, heeft u mogelijk het recht om: inzage te krijgen in de persoonsgegevens die KRONENWERK over u bewaart; deze te laten corrigeren; deze te laten wissen; de verwerking ervan te beperken of hiertegen bezwaar te maken; deze in een overdraagbare vorm te ontvangen; en uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming berust. Waar de AVG van toepassing is, heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Waar de Québecse Wet betreffende de bescherming van persoonsgegevens in de private sector van toepassing is, kunt u een klacht indienen bij de Commission d'accès à l'information du Québec.

Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op met de aanbieder via de gegevens in het Colofon. Verzoeken met betrekking tot gegevens die een bedrijf over u als klant of leverancier heeft ingevoerd, dienen aan dat bedrijf te worden gericht.

11. Beveiliging

Feitelijk beschreven en zonder garanties: wachtwoorden worden gehasht met Argon2id; aanmeldcodes, resettokens, apparaattokens en API-sleutels worden uitsluitend als eenrichtingshashes opgeslagen; integratiegegevens worden versleuteld opgeslagen; al het verkeer wordt aangeboden via TLS met HTTP Strict Transport Security en een Content Security Policy die niets van derdenhosts laadt; een code die naar uw e-mailadres wordt gestuurd is vereist wanneer u zich met een wachtwoord aanmeldt vanaf een apparaat dat niet eerder is bevestigd, en een bevestigd apparaat wordt 60 dagen onthouden tenzij het wachtwoord wijzigt; een wachtwoordwijziging beëindigt elke andere sessie; uitgereikte documenten, fiscale abonnementsgegevens, registraties van juridische aanvaarding en beveiligings- en operatorauditregistraties zijn alleen-toevoegen, afgedwongen door de database. Geen enkel systeem is immuun voor inbreuk, en KRONENWERK beweert niet het tegendeel. KRONENWERK beschikt over geen enkele beveiligingscertificering en dit beleid maakt geen aanspraak op naleving van enige certificeringsregeling.

12. Kinderen

KRONENWERK is bedrijfssoftware en niet gericht op kinderen. Het verzamelt niet bewust gegevens van personen onder de leeftijd waarop zij in hun rechtsgebied rechtsgeldig een zakelijke overeenkomst kunnen aangaan.

13. Wijzigingen aan dit beleid

Elke versie van dit beleid draagt boven aan de pagina een versie-aanduiding en een ingangsdatum. Een materieel gewijzigde versie wordt hier gepubliceerd voordat zij van kracht wordt. De Engelse tekst is de gezaghebbende versie; vertalingen, waar aangeboden, dienen slechts ter informatie.