E-facturatie in België: de B2B-Peppol-verplichting sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 moeten ondernemingen die in België gevestigd zijn en voor de btw geregistreerd zijn, gestructureerde elektronische facturen uitreiken en ontvangen voor hun binnenlandse B2B-transacties. De verplichting vloeit voort uit de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het Btw-Wetboek. De standaard is een Peppol BIS Billing 3.0-factuur die via het Peppol-netwerk wordt afgeleverd; een ander EN 16931-conform formaat mag alleen worden gebruikt als beide partijen daarmee instemmen. Een per e-mail verzonden pdf geldt niet langer als de wettelijk vereiste factuur voor transacties binnen het toepassingsgebied. België plant een tweede stap — near-realtime rapportering van factuurgegevens aan de belastingadministratie — vanaf 2028, die nog niet in wetgeving is omgezet.

Wie valt onder de Belgische B2B-verplichting

De verplichting geldt wanneer drie voorwaarden tegelijk vervuld zijn: de leverancier is een in België gevestigde btw-plichtige, de klant is een btw-plichtige die een Belgisch btw-nummer opgeeft, en de handeling vindt voor btw-doeleinden in België plaats. De leverancier moet dan een gestructureerde factuur uitreiken en de klant moet er een kunnen ontvangen.

Twee punten uit de FAQ van de FOD Financiën verrassen kleine ondernemingen: de verplichting geldt ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot € 25.000), ten minste voor het ontvangen; en een onderneming die uitsluitend aan consumenten verkoopt, moet toch gestructureerde facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen.

De gepubliceerde uitsluitingen, op de datum van herziening:

• Personen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek;
• Btw-plichtigen in staat van faillissement;
• Btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling (afgeschaft in 2028);
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, ook met een Belgisch btw-nummer — de FAQ merkt op dat de wet "op dit punt nog wordt gewijzigd";
• B2C-transacties en, als afzonderlijke regeling, facturen aan overheidsinstanties (B2G, zie hieronder).

Of een specifieke onderneming of transactie binnen het toepassingsgebied valt — een buitenlandse onderneming met een Belgisch bijkantoor, een gedeeltelijk vrijgestelde levering — vereist professionele bevestiging. De pagina B2B versus B2G legt uit waarom de twee regelingen gescheiden zijn.

Welk formaat en welk netwerk zijn vereist

De standaard is een Peppol BIS Billing 3.0-factuur (UBL-syntax) die via het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld. Peppol BIS Billing 3.0 is een Core Invoice Usage Specification van EN 16931, zodat een Belgische gestructureerde factuur per definitie een EN 16931-factuur is; België heeft beslist dat geen bijkomende nationale CIUS nodig is.

De wet laat een opt-out toe: de partijen mogen een ander formaat overeenkomen dat voldoet aan EN 16931-1 en aan een syntax van CEN/TS 16931-2 (UBL of CII). De FAQ van de FOD stelt dat gestructureerde facturen "in principe via het Peppol-netwerk uitgewisseld moeten worden" en dat, wanneer de tegenpartij niet klaar is, "er een akkoord moet zijn over een veilig alternatief"; een op die manier verzonden factuur is wettelijk geldig. Een klant kan leveranciers niet zonder hun schriftelijke toestemming verplichten zijn eigen portaal te gebruiken.

Het formaat wordt toegelicht op de pagina EN 16931, het netwerk op Peppol en de adressen ervan op Peppol-identificatiecodes.

Sancties en de tolerantieperiode

De bestaande btw-boetes voor ontbrekende of niet-conforme facturen blijven van toepassing. Er is een nieuwe boete toegevoegd voor het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen: € 1.500 bij een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij elke volgende, waarbij een herhaling alleen meetelt als ze minstens drie maanden na de vorige boete wordt vastgesteld (Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 tot wijziging van Koninklijk Besluit nr. 44).

De FOD Financiën heeft een tolerantie toegestaan voor de eerste drie maanden van 2026 — geen sancties voor overtredingen die specifiek met de nieuwe verplichting samenhangen, wanneer de onderneming kon aantonen dat ze tijdig en redelijk stappen had gezet om te voldoen, geval per geval beoordeeld, uitdrukkelijk geen algemeen uitstel — en soepelheid tot 30 juni 2026 voor self-billingfacturen. Beide vensters zijn op de datum van herziening gesloten.

Een klant die voor een transactie binnen het toepassingsgebied een niet-gestructureerde factuur ontvangt, behoudt in principe het recht op btw-aftrek op grond van het beginsel "substance over form", maar kan zelf een boete krijgen omdat hij niet over de middelen beschikt om te ontvangen. Een creditnota uit 2026 die een pdf-factuur uit 2025 corrigeert, is niet aan een formaatvereiste onderworpen; een creditnota bij een gestructureerde factuur moet zelf ook gestructureerd zijn.

B2G vóór B2B: Mercurius en de verplichting bij overheidsopdrachten

Op grond van de wet van 7 april 2019 tot omzetting van Richtlijn 2014/55/EU en het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 werden facturen aan aanbestedende overheden gefaseerd verplicht volgens de waarde van de opdracht; sinds 1 maart 2024 geldt de verplichting voor nieuwe overheidsopdrachten van € 3.000 of meer (exclusief btw), en de federale overheid past ze ook onder die drempel toe. Vlaanderen (2017), Brussel (2020) en Wallonië (2022) hadden al eerder regionale verplichtingen.

Mercurius is de federale "postkamer" voor de overheidssector: leveranciers sturen er Peppol-facturen mee naar elke Belgische overheidsinstantie, zonder bilaterale verbinding, en kunnen de verwerking opvolgen; het portaal laat een leverancier zonder software ook toe een factuur handmatig in te voeren. De FOD BOSA is sinds 1 januari 2016 de Belgische Peppol-autoriteit. Hermes, beschreven in de factsheet van de Europese Commissie, zet gestructureerde e-facturen om in leesbare pdf's voor ontvangers die ze nog niet kunnen verwerken — een tijdelijke brug die bedoeld is om te worden uitgefaseerd.

Wat volgt: e-reporting vanaf 2028 en ViDA

In de fase van 2026 worden geen factuurgegevens naar de administratie gestuurd. Het federale regeerakkoord plant near-realtime e-reporting van B2B-factuurgegevens voor 2028, op dezelfde Peppol-infrastructuur, ter vervanging van de jaarlijkse klantenlisting. Dit is nog niet in wetgeving omgezet, zodat de startdatum, het toepassingsgebied en het mechanisme open blijven.

Grensoverschrijdende rapportering volgt een ander spoor: onder het EU-pakket ViDA (Richtlijn (EU) 2025/516) voert België uiterlijk op 1 juli 2030 digitale rapportering in voor intracommunautaire transacties — zie de tijdlijn van de verplichtingen en grensoverschrijdende e-facturatie.

Hoe KRONENWERK Belgische e-facturatie afhandelt

KRONENWERK genereert een Peppol BIS Billing 3.0 UBL-factuur voor elke factuur die een Belgische onderneming uitreikt, valideert ze bij uitreiking tegen de Schematron-regels van Peppol en EN 16931, controleert het btw-nummer van de koper via VIES en bewaart het fiscale oordeel bij de factuur. Inkomende UBL-facturen worden ingelezen als inkoopfacturen. Documentgeneratie is ONDERSTEUND.

Transport is ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN: KRONENWERK is geen Peppol-toegangspunt. Het verzendt en ontvangt via Peppol door middel van een geaccrediteerde toegangspuntaanbieder (Storecove) zodra de onderneming is verbonden in Instellingen → Verzending; productieverzending hangt af van dat account en de configuratie ervan. Tot dan toont het product de gestructureerde factuur als gereed met een vereiste Peppol-verbinding, en presenteert het een per e-mail verzonden pdf nooit als vervulling van de verplichting.

De procedure staat op verzenden en ontvangen via Peppol; de landenpagina België somt de productfuncties en interfacetalen op (waaronder NL en FR); een ontvangen bestand kan worden getest met de e-factuurcontrole. KRONENWERK dient geen btw-aangiften of listings in en geeft geen fiscaal advies.