ZUGFeRD: het hybride PDF/A-3-e-factuurformaat uitgelegd

ZUGFeRD is een hybride e-factuur: een PDF/A-3-bestand dat een mens kan lezen, met daarin voor machines een XML-factuur in de UN/CEFACT Cross Industry Invoice-syntax (CII) ingesloten. Het wordt beheerd door FeRD, het Forum elektronische Rechnung Deutschland, en is technisch identiek aan het Franse Factur-X. Vanaf versie 2.0.1 zijn de profielen BASIC, EN 16931, EXTENDED en XRECHNUNG e-facturen volgens § 14 UStG; MINIMUM en BASIC WL zijn dat niet. De huidige release is ZUGFeRD 2.5.2 van 4 augustus 2026.

Hoe werkt een ZUGFeRD-factuur?

Een ZUGFeRD-bestand is één pdf die twee weergaven van dezelfde factuur bevat. De zichtbare pagina's zijn de factuur zoals de uitreiker ze heeft ontworpen. Aan de pdf is, als ingesloten bestand volgens de PDF/A-3-regels (ISO 19005-3), een XML-document gehecht — factur-x.xml in de huidige versies, zugferd-invoice.xml in oudere — dat de factuurgegevens bevat, gestructureerd volgens EN 16931 in CII-syntax. Pdf-metadata (XMP) declareren de ZUGFeRD-versie en het profiel, zodat een ontvangend systeem de XML kan vinden en lezen zonder de pagina's te openen.

De juridische factuur is de XML. Sinds 1 januari 2025 beschouwt de Duitse belastingadministratie het gestructureerde deel als het doorslaggevende: als de pdf-pagina's gegevens tonen die van de XML afwijken, kan de pdf worden behandeld als een tweede factuur met de gevolgen van § 14c UStG, en kan de voorbelasting alleen op basis van het gestructureerde deel worden afgetrokken (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Kleine technische verschillen zoals afrondingen of een ingekorte omschrijving in de pdf worden getolereerd. Volgens de GoBD zoals gewijzigd op 14 juli 2025 volstaat het archiveren van het XML-deel; het pdf-deel moet alleen bijkomend worden bewaard als het extra fiscaal relevante informatie bevat, bijvoorbeeld boekingsnotities. De algemene Duitse regels staan op de Duitsland-hub.

Wat zijn de ZUGFeRD-profielen?

Een profiel bepaalt hoeveel van het EN 16931-gegevensmodel de XML moet bevatten. Er bestaan er zes:

De BMF-brief van 15 oktober 2025 schrijft in UStAE 14.1 Abs. 14 dat ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van MINIMUM en BASIC WL, op EN 16931 is gebaseerd en daarom een toegestaan e-factuurformaat is. De eigen FAQ van FeRD zegt hetzelfde in zijn bewoordingen: BASIC, EN 16931 en EXTENDED worden erkend als volledige facturen, terwijl MINIMUM en BASIC WL geen UStG-conforme facturen opleveren. Het profiel wordt gedeclareerd in de ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter van de XML (BT-24), bijvoorbeeld urn:cen.eu:en16931:2017 voor het profiel EN 16931.

Welke versies bestaan er, en welke is actueel?

ZUGFeRD 2.5.2 is actueel. Het versiearchief en de nieuwspagina's van FeRD geven de volgende geschiedenis:

FeRD kondigt een verdere release aan voor het najaar van 2026 met ondersteuning voor brutoprijsfacturen en meer functies uit de herziene EN 16931. Oudere versies blijven geldige facturen zolang ze EN 16931-conform zijn; de wet verwijst naar de norm, niet naar een ZUGFeRD-versienummer, zodat een 2.3.3-bestand dat vandaag wordt uitgereikt nog steeds een e-factuur is. Welke versie de software van uw tegenpartij kan lezen, is een afzonderlijke, praktische vraag.

Is ZUGFeRD hetzelfde als Factur-X?

Ja. Sinds 24 maart 2020 (ZUGFeRD 2.1 en Factur-X 1.0) publiceren FeRD en zijn Franse tegenhanger FNFE-MPE één specificatie onder twee namen; de XML, de profielen en de naam van het ingesloten bestand factur-x.xml zijn gedeeld, en elke release wordt gezamenlijk uitgebracht (ZUGFeRD 2.4 met Factur-X 1.08, ZUGFeRD 2.5.2 met Factur-X 1.09.2). Een in Duitsland aangemaakt ZUGFeRD-bestand is een Factur-X-bestand voor een Franse ontvanger en omgekeerd. De Franse kant wordt beschreven op Factur-X; merk op dat Frankrijk vanaf september 2026 bijkomend verzending via erkende platforms (plateformes agréées) vereist, wat het formaat alleen niet dekt.

Wordt ZUGFeRD door overheidsinstanties aanvaard?

Gedeeltelijk. Richtlijn 2014/55/EU verplicht overheidskopers EN 16931-facturen in de opgesomde syntaxen te aanvaarden, en CII is er daar een van. Het federale ontvangstplatform stelt dat het XRechnung en andere EN 16931-conforme formaten aanvaardt, met ZUGFeRD 2.2.0 als voorbeeld. Veel federale en deelstaatontvangers vereisen niettemin specifiek de XRechnung-CIUS — de verplichte kopersreferentie met de Leitweg-ID, de XRechnung-specificatie-identificatie en de Duitse regels. Het profiel XRECHNUNG van ZUGFeRD bestaat precies hiervoor: de XML ervan komt door de XRechnung-validator terwijl de pdf voor mensen blijft. Of een bepaalde instantie een hybride bestand aanvaardt of de kale XML wil, is de beslissing van die instantie; de veilige route naar overheidskopers wordt beschreven op de XRechnung-pagina, en de vergelijking op XRechnung of ZUGFeRD.

Hoe valideer ik een ZUGFeRD-bestand?

Er zijn twee controles nodig, omdat er twee dingen fout kunnen zijn:

1. De container. De pdf moet een geldige PDF/A-3 zijn, met de XML gehecht met de juiste relatie en met XMP-metadata die versie en profiel declareren. Tools zoals veraPDF controleren de PDF/A-conformiteit.
2. De XML. Haal het ingesloten bestand eruit en valideer het tegen het CII-schema en de EN 16931-Schematron-regels voor het gedeclareerde profiel; FeRD levert sinds 2.4 XSD en Schematron voor elk profiel. Voor het profiel XRECHNUNG voert u ook de KoSIT-validator uit.

De gratis e-factuurcontrole doet beide stappen voor een geüpload ZUGFeRD- of Factur-X-bestand zonder het op te slaan. Bewaar het validatierapport: het BMF beveelt het aan als bewijs dat u de gewone zorgvuldigheid van een ondernemer in acht hebt genomen.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

Ondersteund KRONENWERK genereert ZUGFeRD-facturen voor Duitse ondernemingen als PDF/A-3 met ingesloten CII-XML in een EN 16931-conform profiel, en valideert elk bestand bij het uitreiken tegen de EN 16931-regels, met een kruiscontrole door de Mustang-bibliotheek; een bestand dat niet slaagt, wordt niet uitgereikt. Dezelfde generator maakt Factur-X aan voor Franse ondernemingen. Inkomende ZUGFeRD- en Factur-X-bestanden worden ingelezen als inkoopfacturen en het XML-origineel wordt ongewijzigd bewaard voor de bewaarplicht. Het btw-oordeel per factuur wordt afgeleid uit de feiten van de transactie en het btw-nummer van de koper wordt bij het uitreiken in VIES gecontroleerd. De aflevering gebeurt per e-mail of download, wat alles is wat het Duitse B2B-recht vereist; zie de productpagina e-facturatie. KRONENWERK geeft geen belastingadvies: of een bepaalde tegenpartij tijdens de overgangsperiode nog een niet-conform profiel mag ontvangen, vereist professionele bevestiging.