Gestructureerde factuur vs. pdf: wat geldt als e-factuur in Europa

Een gestructureerde factuur is een bestand waarvan de factuurgegevens — partijen, regels, bedragen, btw — als machineleesbare velden zijn opgeslagen, meestal in XML, zodat de software van de ontvanger ze kan boeken zonder dat iemand ze leest. Een pdf, hoe netjes ook opgemaakt, is een afbeelding van een factuur: ze bevat geen velden, alleen tekst en graphics. Het Europese recht definieert een e-factuur aan de hand van de gestructureerde gegevens, en daarom is een gewone pdf geen e-factuur in Duitsland, Frankrijk, België of Polen, terwijl een hybride pdf met een ingebedde XML dat wel is.

Wat een factuur "gestructureerd" maakt

Een factuur is gestructureerd wanneer elk bedrijfsgegeven een vaste plaats in het bestand heeft die software rechtstreeks kan aanspreken — een btw-identificator van de verkoper, een hoeveelheid op een regel, een btw-tarief — in plaats van te worden afgeleid uit de positie op een pagina.

Richtlijn 2014/55/EU omschrijft het als een factuur "die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt". Drie woorden wegen zwaar. Opgesteld: het bestand verlaat het systeem van de verkoper als gegevens. Verzonden: de gegevens zelf reizen, niet een weergave ervan. Ontvangen: de koper neemt de gegevens op, niet een afdruk. De norm achter de definitie is EN 16931, die de elementen en hun betekenis vastlegt; de bestandsformaten die ze dragen, zijn UBL- en CII-XML.

Wat niet gestructureerd is: papier; een gescande afbeelding; een pdf uit een tekstverwerker of uit de afdrukfunctie van een facturatietool; een pdf met een "tekstlaag" die OCR kan lezen; een pdf waarvan de velden aan de ontvangende kant door een AI-dienst zijn uitgelezen. In elk van deze gevallen moeten de gegevens worden gereconstrueerd, en die reconstructie kan fout zijn. De juridische toets is niet of een machine het zou kunnen lezen, maar of het bestand gestructureerde gegevens is.

Hybride formaten: een pdf die ook een e-factuur is

Een hybride factuur is een PDF/A-3-bestand met een XML-factuur als bijlage ingebed. Het is een e-factuur omdat de XML aanwezig en volledig is; de pdf-pagina is een gemak voor mensen. ZUGFeRD (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk) zijn dezelfde technische specificatie onder twee namen.

De XML in een hybride bestand is een UN/CEFACT CII-document. De FNFE-MPE beschrijft Factur-X als "a Franco-German hybrid electronic invoice standard (PDF for users and XML data for automated processing)"; de huidige release is Factur-X 1.09.2 / ZUGFeRD 2.5.2, gepubliceerd op 4 augustus 2026. Twee punten zijn van belang voor de naleving:

• De XML is de factuur. De richtsnoeren van de Duitse administratie stellen dat in een hybride formaat het gestructureerde deel voorrang heeft op de afbeelding. Als de pdf-pagina en de XML van elkaar afwijken, telt de XML.
• Het profiel bepaalt de conformiteit. ZUGFeRD en Factur-X bestaan in profielen van MINIMUM tot EXTENDED. Alleen profielen die de kern van EN 16931 dragen — BASIC als deelverzameling, EN 16931, EXTENDED — leveren een conforme EN 16931-factuur op; MINIMUM en BASIC WL dragen de vereiste regelgegevens niet.

Het praktische voordeel van een hybride bestand is dat een koper zonder software het toch kan openen en lezen, terwijl een koper met software het automatisch boekt. Het nadeel is de omvang en de verleiding om de pdf als het document te behandelen en de XML weg te gooien. Details op ZUGFeRD en Factur-X.

Wat in elk land als e-factuur geldt

Alle vier de landen zijn het erover eens dat een gewone pdf geen e-factuur is; ze verschillen in welke gestructureerde formaten in aanmerking komen en of hybride bestanden worden aanvaard.

Twee dingen die de tabel niet kan vatten. Ten eerste de uitsluitingen: de Duitse richtsnoeren houden facturen voor kleine bedragen (tot € 250) en bepaalde vervoerbewijzen buiten de e-factuurplicht; Polen sluit verkoop aan consumenten en sommige buitenlandse ondernemingen uit; de Franse hervorming dekt binnenlandse B2B, terwijl B2C en grensoverschrijdende transacties onder e-reporting vallen. Ten tweede de instemming: in Duitsland heeft een niet-e-factuur tijdens de overgang de instemming van de ontvanger nodig, terwijl ViDA de lidstaten toelaat de instemming van de ontvanger voor verplichte e-facturen te laten vallen. Welk geval op een bepaalde onderneming van toepassing is, vereist professionele bevestiging. De landenhubs gaan dieper: Duitsland, Frankrijk, België, Polen.

Wanneer alleen pdf niet meer volstaat

Facturatie met alleen pdf houdt op conform te zijn op de dag dat de uitreikingsplicht van een onderneming ingaat. Ontvangstverplichtingen komen eerst en zijn breder; uitreikingsverplichtingen worden gefaseerd naar grootte.

Daaruit volgen twee gevolgen. Een Duitse leverancier die na 1 januari 2026 een pdf naar een Belgische zakelijke klant stuurt, overtreedt het Duitse recht niet, maar de Belgische klant kan ze niet aanvaarden als de factuur die de Belgische verplichting vereist — grensoverschrijdende gevallen staan op de pagina over grensoverschrijdende facturatie. En aan een ontvangstplicht is niet voldaan met "wij kunnen XML in een browser openen": de richtsnoeren in Duitsland, Frankrijk en België verwachten dat het gestructureerde bestand als de factuur wordt verwerkt en gearchiveerd. De volledige datumlijst staat op de tijdlijn.

Wat een ontvanger met elk soort bestand moet doen

Boek het gestructureerde bestand, bewaar het gestructureerde bestand, en behandel de pdf-pagina als een hulpmiddel.

1. Bepaal het type. Een XML-bijlage (of een pdf met een ingebedde XML) is een e-factuur; een pdf zonder is dat niet. Controleer de customization ID in de XML om de specificatie te kennen.
2. Valideer vóór het boeken. Haal het bestand door het schema en de bedrijfsregels van zijn specificatie. Een bestand dat faalt, is geen geldige factuur, wat de pdf-pagina ook toont.
3. Boek op basis van de gegevens. Neem bedragen, btw-uitsplitsing en betalingsgegevens uit de XML, niet uit OCR van de pagina.
4. Archiveer de XML. Het gestructureerde bestand is het origineel. Bewaar het ongewijzigd gedurende de nationale bewaartermijn; bewaar desgewenst de pdf-weergave ernaast.
5. Verwerk de niet-gestructureerde rest. Tijdens de overgangsperiodes zult u nog pdf's en papier ontvangen; boek ze zoals voorheen, maar archiveer geen pdf-weergave in plaats van een XML die u hebt ontvangen.

De Duitsland-hub heeft een aparte pagina over e-facturen ontvangen.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

KRONENWERK reikt gestructureerde facturen uit voor zijn Europese landen en leest de gestructureerde facturen die het ontvangt; een gewone pdf wordt alleen geproduceerd waar geen gestructureerde verplichting bestaat.

• Duitsland — XRechnung (XML) en ZUGFeRD (hybride PDF/A-3 met ingebedde CII), gevalideerd met de KoSIT-Schematronregels en kruiselings gecontroleerd met de Mustang-bibliotheek: ONDERSTEUND.
• Frankrijk — generatie van hybride Factur-X ONDERSTEUND; verzending via een erkend platform NOG NIET GEREED.
• België — Peppol BIS Billing 3.0 UBL ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN: verzonden en ontvangen via Peppol door middel van een geaccrediteerde toegangspuntaanbieder (Storecove) zodra de onderneming is aangesloten in Instellingen → Verzending.
• Polen — generatie van FA(3)-XML ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN; KSeF-verzending NOG NIET GEREED.
• Canada en de Verenigde Staten — pdf-facturen met nationale belastingregels; daar bestaat geen gestructureerde verplichting.
• Ontvangst — inkomende XRechnung-, ZUGFeRD/Factur-X- en UBL-bestanden worden in inkoopfacturen ingelezen; de gratis checker valideert elk bestand aan de regels van een land zonder het op te slaan: ONDERSTEUND.

Gewone pdf's en papier die u ontvangt, worden op de gebruikelijke manier als inkoopfacturen en uitgaven in het grootboek geregistreerd; alleen gestructureerde bestanden worden automatisch gelezen. Productdetails op de pagina over e-facturatie; formaten vergeleken in de formatengids. Terug naar de Europa-hub.