E-facturen ontvangen in Duitsland: wat u sinds 1 januari 2025 moet doen

Sinds 1 januari 2025 moet elke in Duitsland gevestigde onderneming e-facturen voor binnenlandse B2B-leveringen kunnen ontvangen — ook Kleinunternehmer, verhuurders en ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten. De verplichting is bescheiden: een gewoon e-mailpostvak volstaat, er is geen portaal of netwerk vereist en de verzender heeft geen toestemming nodig. Wat verandert, is wat u met het bestand doet: de XML (of de XML in een ZUGFeRD-pdf) is de factuur, ze moet worden gevalideerd en ze moet acht jaar ongewijzigd worden gearchiveerd.

Wat vereist de ontvangstplicht precies?

De verplichting vloeit voort uit § 14 Abs. 1 en 2 UStG, zoals gewijzigd door het Wachstumschancengesetz: sinds 2025 mag een uitreiker een e-factuur volgens § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verzenden zonder toestemming van de ontvanger, en de ontvanger moet ze aanvaarden. De FAQ van het BMF verwoordt de technische kant eenvoudig: voor de ontvangst volstaat een e-mailpostvak al. Het BMF-schrijven voegt in UStAE 14.1 toe dat geen afzonderlijk postvak voor e-facturen vereist is, dat de partijen andere kanalen mogen overeenkomen (download vanuit een portaal, een interface, een gedeelde schijf), en dat de verplichting ook geldt als de ontvanger een Kleinunternehmer of een forfaitair belaste landbouwer is of alleen vrijgestelde handelingen verricht. Er is geen registratie, geen platform en geen rapportering aan de ontvangstzijde; zie de Duitsland-hub voor de volledige tijdlijn.

Totdat de uitreikingsplicht ingaat (1 januari 2027 voor uitreikers met meer dan € 800.000 omzet in 2026, 1 januari 2028 voor iedereen), zullen de meeste inkomende facturen nog papier of pdf zijn, en die mag u blijven aanvaarden — toestemming voor een elektronisch "ander" formaat kan impliciet worden gegeven door het te verwerken. De ontvangstplicht betekent dat u een geldige e-factuur niet kunt weigeren, niet dat alles wat u ontvangt er een zal zijn.

Wat komt er binnen, en hoe herken ik het?

Drie soorten bestanden komen vandaag in een Duits postvak terecht:

Een ZUGFeRD-pdf ziet eruit als elke andere pdf. Lezers zoals Acrobat tonen de bijlage in het bijlagenpaneel; boekhoudsoftware herkent ze aan de PDF/A-3-bijlage en de XMP-metadata. Vertrouw niet op de aanduiding door de verzender — controleer op de bijlage.

Moet ik inkomende e-facturen valideren?

Niet wettelijk, maar het BMF-schrijven van 15 oktober 2025 maakt validatie tot de praktische norm. Het onderscheidt drie soorten gebreken (Rn. 6a, 6b, 35a):

1. Formaatfouten — het bestand voldoet niet aan de toegestane syntax of de technische regels ervan, of kan niet worden geëxtraheerd. Zo'n bestand is helemaal geen e-factuur maar een "andere factuur". Waar de uitreiker verplicht was een e-factuur te sturen, heeft hij die plicht niet vervuld.
2. Fouten tegen bedrijfsregels — het bestand is syntactisch in orde maar schendt regels van EN 16931 of XRechnung (een ontbrekende kopersreferentie, een btw-totaal dat niet klopt). Het bestand blijft een e-factuur. Regelschendingen die de verplichte btw-vermeldingen niet raken, zijn voor btw-doeleinden irrelevant.
3. Inhoudelijke fouten — de verplichte vermeldingen van §§ 14 Abs. 4, 14a UStG zijn fout of ontbreken (verkeerd btw-tarief, ontbrekend btw-identificatienummer, verkeerde ontvanger). Dit maakt de factuur onjuist, of een validator het nu opmerkt of niet; een validator kan niet beoordelen of 19 % het juiste tarief was.

Het schrijven stelt dat een onderneming die de zorgvuldigheid van een ordentelijke koopman in acht neemt, mag vertrouwen op het technische resultaat van een geschikte validator wat formaat en bedrijfsregels betreft, dat validatie de plicht van de ontvanger om volledigheid en juistheid te controleren ondersteunt maar niet vervangt, en dat het bewaren van het validatierapport als bewijs raadzaam is. In de praktijk: laat elke inkomende XML door een validator lopen (de KoSIT-validator met de XRechnung-configuratie voor XRechnung-bestanden, EN 16931-Schematron voor ZUGFeRD), bewaar het rapport naast de factuur, en lees de factuur toch.

Voor een eenmalige controle zonder iets te installeren valideert de gratis e-factuurcontrole een geüpload XRechnung-, ZUGFeRD- of UBL-bestand tegen de Duitse regels, zonder het op te slaan.

Hoe archiveer ik een e-factuur correct?

Bewaar het gestructureerde bestand ongewijzigd in de vorm waarin u het ontving, gedurende acht jaar (§ 14b Abs. 1 UStG; de termijn werd verkort van tien jaar voor facturen waarvan de bewaartermijn op 31 december 2024 nog niet was verstreken). Het BMF-schrijven (Rn. 60) zegt dat ten minste het gestructureerde deel bewaard moet worden zodat het intact is in zijn oorspronkelijke vorm, en voegt toe dat het bewaren van e-facturen buiten een GoBD-conform systeem op zich geen inbreuk op § 14b UStG voor btw-doeleinden is. De GoBD, zoals gewijzigd op 14 juli 2025, legden vervolgens de boekhoudregels vast:

• Inkomende elektronische documenten worden bewaard in het formaat waarin ze zijn ontvangen (Rn. 131) — de XML blijft XML.
• Voor e-facturen volstaat het het gestructureerde deel te bewaren; het voor mensen leesbare deel van een hybride factuur moet alleen bijkomend worden bewaard als het extra of afwijkende fiscaal relevante informatie bevat, zoals boekingsaantekeningen of een gekwalificeerde handtekening (Rn. 119, 131).
• Een formaatconversie die het gestructureerde deel verwijdert — een ZUGFeRD-pdf afdrukken, naar TIFF omzetten — is niet toegestaan (Rn. 121, voorbeeld 10).
• Voor gestructureerde gegevenssets geldt de eis van inhoudelijke overeenstemming, niet van visuele (Rn. 118): u hoeft niet te bewaren hoe de XML "eruitzag".
• De machinale verwerkbaarheid moet behouden blijven: de belastingdienst mag bij een controle toegang krijgen tot de XML.

Het bewaren van de e-mail waarmee de factuur werd verzonden, is voor de btw niet vereist als het factuurbestand zelf wordt gearchiveerd, maar de e-mail kan een handelsbrief zijn met een eigen bewaarplicht; of dat in een concreet geval van toepassing is, vereist professionele bevestiging.

Wat betekent ontvangen voor de btw-aftrek?

Voorbelasting (Vorsteuer) wordt afgetrokken op basis van een correcte factuur. Uit het BMF-schrijven volgen twee gevolgen voor de ontvangstzijde:

• Waar de leverancier verplicht was een e-factuur uit te reiken en in plaats daarvan een "andere factuur" stuurde, zegt het schrijven (UStAE 15.2a Abs. 1) dat die factuur geen correcte factuur is en de ontvanger in principe geen recht op aftrek van voorbelasting geeft, behoudens twee uitwegen: de leverancier kan corrigeren door achteraf een e-factuur uit te reiken, en volgens UStAE 15.2a Abs. 1a blijft de aftrek mogelijk waar de ontvanger met objectieve bewijzen kan aantonen dat aan de materiële voorwaarden is voldaan — wat, aldus het schrijven, een inhoudelijk correcte en volledige "andere factuur" doorgaans zal doen. Vanaf 2027 wordt dit een reële vraag bij elke pdf die u van een grotere leverancier ontvangt.
• Bij hybride facturen wordt de voorbelasting alleen op basis van het gestructureerde deel afgetrokken (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Als de pdf één bedrag vermeldt en de XML een ander, boek dan vanuit de XML en vraag de leverancier het bestand te corrigeren.

Een ontvangstprocedure die werkt

1. Eén postvak. Wijs het adres aan dat leveranciers moeten gebruiken en deel het hun mee. Een gedeelde mailbox is prima; een afzonderlijke is niet vereist.
2. Herkennen. Controleer voor elke bijlage of het een XML is of een pdf met een ingesloten XML.
3. Valideren. Laat de XML door een validator lopen; bewaar het rapport.
4. Lezen. Geef de XML weer (XSLT-visualisatie of uw software) en controleer de inhoud: is dit uw bestelling, uw entiteit, de afgesproken prijs, de juiste btw-behandeling?
5. Boeken. Neem bedragen, btw-uitsplitsing, betalingsvoorwaarden en bankgegevens over uit de XML, niet uit de pdf.
6. Archiveren. Bewaar het oorspronkelijke bestand ongewijzigd, samen met het validatierapport, gedurende acht jaar.
7. Escaleren. Als het bestand geen e-factuur is of inhoudelijke fouten bevat, vraag de leverancier dan om een gecorrigeerde e-factuur in plaats van zelf gegevens te herstellen.

Hoe KRONENWERK dit afhandelt

ONDERSTEUND KRONENWERK leest inkomende XRechnung-, ZUGFeRD-, Factur-X- en UBL-bestanden in als inkoopfacturen. Het bestand wordt in drie afzonderlijke stappen gecontroleerd — is het überhaupt een gestructureerde e-factuur, kon het worden gelezen, schendt het een regel — met dezelfde EN 16931- en KoSIT-regels die KRONENWERK op uitgaande facturen toepast, gekruist met de Mustang-bibliotheek, en de oorspronkelijke XML blijft ongewijzigd bewaard. De inkoopfactuur bevat dan leverancier, regels, btw-uitsplitsing, vervaldatum en betalingsgegevens uit de gestructureerde data, en stroomt door naar uitgaven en het grootboek. De gratis e-factuurcontrole gebruikt dezelfde validators zonder het bestand op te slaan. Wat KRONENWERK niet doet, is het fiscale resultaat voor u beslissen: een bestand dat geen e-factuur is, of een regel schendt, wordt gemarkeerd met de reden, zodat u en uw adviseur kunnen handelen. Zie ook ontvangen via Peppol voor het Belgische en het grensoverschrijdende geval en de landenpagina Duitsland.