Diese Seite ist für Einzelunternehmen und kleine Betriebe in Kanada, die mit einem kostenlosen Rechnungstool angefangen haben und nun an dem Punkt sind, an dem das Schreiben von Rechnungen nicht mehr die ganze Arbeit ist. Die Umsatzsteuern müssen jetzt auf dem Beleg stimmen, Eingangsrechnungen müssen mit der Datei aufbewahrt werden, die angekommen ist, die Nummerierung muss standhalten, wenn jemand nachfragt, und eine Steuerberatung möchte Zugang und will das Jahr sehen. Diese Seite behauptet nichts über irgendein anderes Produkt — weder was es kann, noch was es abgeschafft hat, noch was es kostet. Solche Dinge ändern sich; prüfen Sie das Werkzeug, das Sie nutzen, auf dessen eigener Seite, an dem Tag, an dem Sie entscheiden. Was folgt, ist eine Checkliste dessen, worauf ein Unternehmen achten sollte, das einem kostenlosen Werkzeug entwächst, dazu die kanadischen Regeln, aus denen der größte Teil der Liste folgt, und KRONENWERKs eigene Antworten, einschließlich derer, die Sie woanders hinschicken könnten.
Ein kostenloses Werkzeug ist oft das richtige — bis es das nicht mehr ist
Nichts auf dieser Seite behauptet, kostenloses Rechnungsschreiben sei ein Fehler. Für einen Betrieb mit einer Handvoll Kunden, ohne Umsatzsteuerregistrierung und mit einem Schuhkarton voller Ausgaben ist ein kostenloses Werkzeug häufig die günstigste richtige Antwort, und Buchhaltungssoftware zu bezahlen, bevor man sie braucht, ist bloß ein Abonnement. Die Grenze ist keine Funktion, die jemandem fehlt. Sie ist eine Veränderung dessen, was der Betrieb schuldet, und drei Dinge überschreiten sie meist im selben Jahr.
Erstens registrieren Sie sich für die GST/HST — und in Québec für die QST —, sodass jeder Beleg, den Sie ausstellen, Steuerzeilen und Registrierungsnummern trägt, die die Buchhaltung Ihres Kunden vor der Zahlung prüft. Zweitens beginnt die Kostenseite zu zählen: Eingangsrechnungen tragen Steuer, die Sie zurückholen können, und diese Erstattung hängt daran, dass Sie einen Beleg mit den vorgeschriebenen Angaben in Händen halten. Drittens fragt jemand von außen nach dem Jahr — eine Steuerberatung, eine Bank, ein Käufer oder die Canada Revenue Agency —, und ein Ordner voller PDFs auf einem Laptop ist keine Antwort. Vor diesen drei Dingen ist es vernünftig, kostenlos zu bleiben. Danach bemisst sich der Preis des Bleibens in den Stunden, die jemand damit verbringt, zwölf Monate in einer Tabelle nachzubauen.
Die Checkliste: zehn Punkte, auf die zu achten ist
Nehmen Sie diese Liste zu allem mit, was Sie in Betracht ziehen, KRONENWERK eingeschlossen. Die nützliche Frage lautet nie „steht das auf der Roadmap", sondern „zeigen Sie mir den Beleg, den das Produkt in diesem Fall erzeugt".
| # | Worauf zu achten ist | Warum es in Kanada zählt | Worum Sie bitten sollten |
|---|---|---|---|
| 1 | Zwei Steuern auf einem Beleg | Ein Verkauf in Québec trägt GST mit 5 % und QST mit 9.975 %, jede auf den Nettopreis gerechnet, sodass sie sich nie aufeinander aufschlagen. Eine zusammengefasste Zeile mit 14.975 % ergibt die richtige Summe und dokumentiert schlecht. | Eine Rechnung, die GST und QST als zwei Zeilen zeigt, jede mit eigenem Satz und Betrag. |
| 2 | Registrierungsnummern auf dem Beleg | Die GST/HST-Nummer hat die Form 123456789RT0001, die QST-Nummer die Form 1234567890TQ0001. Ohne sie kann der Käufer nichts geltend machen, und die Zahlung bleibt liegen. | Beide Nummern automatisch auf jedem Beleg, nicht von Hand in eine Fußzeile getippt. |
| 3 | Die Betragsstufen | Seit dem 20. April 2021 liegen die Dokumentationsstufen bei $100 und $500. Ab $100 müssen die Registrierungsnummer und die Steuerbeträge erscheinen; ab $500 zusätzlich der Name des Kunden, die Zahlungsbedingungen und eine Beschreibung jeder Leistung. | Eine Vorlage, die die Angaben der $500-Stufe auf jeder Rechnung trägt, damit niemand entscheiden muss, welche Stufe gilt. |
| 4 | Eine Verweigerung, keine Warnung | Eine Steuer zu berechnen, für die man nicht registriert ist, ist der eine Fehler, den Software rundheraus abfangen kann. QST ohne hinterlegte QST-Registrierung zu berechnen, sollte gar nicht möglich sein. | Ein harter Stopp mit Begründung, bevor eine Rechnungsnummer verbraucht wird. |
| 5 | Kenntnis der Provinz | Ein Kunde in Ontario bekommt eine HST-Zeile mit 13 %, Nova Scotia 14 %, New Brunswick, Neufundland und Labrador sowie Prince Edward Island 15 %; Alberta und die Territorien nur GST. | Die Provinz auf dem Kundenstammsatz und eine Warnung, wenn der Beleg nicht die Struktur trägt, die diese Provinz nahelegt. |
| 6 | Eingangsrechnungen, mit der Datei | Der Vorsteuerabzug stützt sich auf den Beleg, den Sie erhalten haben, nicht auf eine Zahl, die Sie getippt haben. Das Original-PDF oder das Foto ist der Nachweis. | Eingangsrechnungen und Belege mit angehängter Originaldatei und erhaltenem Dateinamen. |
| 7 | Eine Prüfspur, die sich nicht still ändern lässt | Eine falsche Rechnung wird mit einer Gutschrift und einem neuen Beleg berichtigt. Eine Nummernfolge mit Lücken fällt einer Prüfung als Erstes auf. | Eingefrorene ausgestellte Belege, Korrekturen als Gutschriften, lückenlose Nummerierung und Wer-und-Wann bei jedem Vorgang. |
| 8 | Sechs Jahre Aufbewahrung | Aufzeichnungen und Nachweise sind sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufzubewahren, auf das sie sich beziehen. Ein Werkzeug, das Sie irgendwann nicht mehr bezahlen, ist kein Ort dafür. | Wo die Belege liegen, wie Sie alle herausbekommen und in welchem Format. |
| 9 | Fremdwährung, ehrlich behandelt | An einen US-Kunden in USD zu verkaufen und die Bücher in CAD zu führen, ist normal — und genau dort hören kostenlose Werkzeuge meist auf. | Eine Rechnung in USD, eine Buchung in CAD und der verwendete Kurs auf beiden sichtbar. |
| 10 | Ein Zugang für die Steuerberatung und ein Weg zurück für Sie | Die meisten Wechsel scheitern an der Steuerberatung, nicht an der Software. Und jede Migration sollte umkehrbar sein, solange Sie die Summen prüfen. | Ein Zugang mit eigenen Rechten sowie ein Import, der Ihnen die Summen zeigt und auf Ihre Freigabe wartet. |
Die kanadischen Regeln hinter der halben Liste
Der Bundessatz ist 5 % GST. In Québec beträgt die QST 9.975 % und wird auf denselben Nettobetrag angewandt, weshalb beide getrennt ausgewiesen und nicht zusammengezählt werden. Die harmonisierten Provinzen ersetzen beide durch eine einzige HST-Zeile: 13 % in Ontario, 14 % in Nova Scotia seit dem 1. April 2025 und 15 % in New Brunswick, Neufundland und Labrador sowie Prince Edward Island. British Columbia, Manitoba und Saskatchewan erheben GST zuzüglich ihrer eigenen provinziellen Verkaufssteuer, Alberta und die drei Territorien nur GST. Nichts davon entscheidet die Software; es folgt daraus, was Sie verkaufen, an wen und wo.
Die Registrierung richtet sich nach der Kleinanbieterschwelle: Ein Betrieb muss sich registrieren, sobald seine weltweiten steuerbaren Umsätze über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale $30,000 übersteigen. Darunter sind Sie Kleinanbieter und dürfen die Steuer nicht berechnen, sofern Sie sich nicht freiwillig registrieren. Der Tag der Registrierung ist der Tag, an dem die Nummern auf den Belegen erscheinen müssen — und meist der Tag, an dem das kostenlose Werkzeug nicht mehr genügt.
Die Dokumentationsstufen zählen, weil sie aus der Sicht des Käufers geschrieben sind. Unter $100 braucht ein Beleg den Namen des Lieferanten, das Datum und die Summe. Ab $100 zusätzlich die Registrierungsnummer des Lieferanten und die Steuerbeträge oder eine Angabe, dass die Summe die Steuern einschließt, mit den Sätzen. Ab $500 den Namen des Kunden, die Zahlungsbedingungen und eine Beschreibung jeder Leistung. Revenu Québec wendet dieselben Informationsanforderungen auf die QST an, sodass ein gut gebauter Beleg beiden Behörden dient. Das Einzelne steht unter was eine Rechnung aus Québec zeigen muss; für Verkäufe über die Grenze siehe Rechnungen an US-Kunden aus Kanada.
Schließlich die Aufbewahrung: sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen. Das gilt für die Rechnungen, die Sie ausgestellt haben, die Eingangsrechnungen, die Sie erhalten haben, und die Bücher, die darauf ruhen — und es ist ein echtes Argument dagegen, die einzige Kopie in einem Werkzeug zu lassen, das Sie vielleicht einmal aufgeben.
Die Kostenseite ist der Punkt, an dem kostenlose Werkzeuge meist aufhören
Ausgangsrechnungen sind die leichte Hälfte. Die Hälfte, die darüber entscheidet, ob Ihre Bücher brauchbar sind, bewirbt niemand: Eingangsrechnungen und Belege, jeder mit der angekommenen Datei angehängt, jeder an etwas angehängt. Eine Eingangsrechnung, die nur als Zahl in einer Liste existiert, ist wenig wert, wenn der Vorsteuerabzug hinterfragt wird; dieselbe Rechnung mit ihrem PDF, ihrem Dateinamen und dem Erfassungsdatum ist ein Nachweis. Wenn Sie in Aufträgen arbeiten — ein Angebot, eine Bestellung, drei Eingangsrechnungen, Fotos, eine Rechnung und eine Zahlung, die zusammengehören —, dann gehört all das in die Buchhaltung und nicht in einen Ordner auf einem Laufwerk. KRONENWERK nennt das einen Vorgang; er trägt keinen eigenen Betrag, sondern hält nur alles zu einem Auftrag unter einer Nummer zusammen.
Was ein Umzug tatsächlich bedeutet
Exportieren Sie Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, offene Eingangsrechnungen und eine Summen- und Saldenliste zu einem Stichtag aus dem, was Sie heute nutzen. Laden Sie sie hoch, ordnen Sie die Spalten einmal zu, vergleichen Sie die Summen mit dem Export, mit dem Sie begonnen haben, und geben Sie frei. Alte Rechnungsnummern bleiben genau so erhalten, wie sie ausgestellt wurden, und neue setzen Ihre Folge fort, sodass die sechsjährige Aufzeichnung über den Umzug hinweg vollständig bleibt. Es gibt keinen eigenen Adapter für ein bestimmtes Produkt, also laufen die Exporte über die allgemeine CSV- und XLSX-Zuordnung. Der Umstiegsleitfaden beschreibt die Schritte, die Freigabe und die Umkehrregel, falls eine Zahl nicht stimmt. Die meisten Betriebe wählen den ersten Tag eines Quartals, damit die Steuerperiode sauber beginnt, und schreiben noch am selben Nachmittag ihre erste Rechnung aus dem neuen System.
Der ehrliche Gegenpunkt: dieses hier ist nicht kostenlos
Wenn Sie ein kostenloses Werkzeug verlassen, gehört zuerst auf den Tisch, was es kosten wird. KRONENWERK hat vier Pläne ab 29 € im Monat, vollständig aufgeführt auf der Preisseite. Es gibt keinen kostenlosen Plan und keine Testphase. Das ist eine bewusste Entscheidung und steht auf jeder Seite, statt am Ende einer Anmeldung entdeckt zu werden. Es ist zugleich der ehrliche Gegenpunkt zu allem oben: Wenn der Betrieb tatsächlich noch keine Umsatzsteuern zu verbuchen, keine Eingangsrechnungen aufzubewahren und keine Steuerberatung hat, die nach Aufzeichnungen fragt, ist die Checkliste nicht dringend und das Geld im Betrieb besser aufgehoben. Kommen Sie wieder, wenn das Erste dieser drei Dinge eintritt. Wenn Sie die bezahlten Möglichkeiten untereinander statt gegen kostenlos abwägen, deckt die kanadische Vergleichsseite dieses Feld ab, und die Montréal-Seite nennt dieselben Grenzen für einen Betrieb in Québec.
Wie KRONENWERK damit umgeht
UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN Mehrere Steuerzeilen, auf den Nettobetrag gerechnet und getrennt gedruckt, mit den Registrierungsnummern auf dem Beleg; eine Verweigerung, wenn QST ohne QST-Registrierung berechnet wird; provinzbezogene Warnungen zur Rechnungsstruktur; Rechnungen in USD bei Büchern in CAD; eingefrorene ausgestellte Belege, Gutschriften und lückenlose Nummerierung; Belege und Eingangsrechnungen mit angehängter Originaldatei; Vorgänge als Auftragsmappen; Zugang für die Steuerberatung mit eigenen Rechten; CSV- und XLSX-Migration mit Freigabeschritt und Umkehrregel. Nicht enthalten: keine GST/HST- oder QST-Erklärung, keine Satzbestimmung, keine Lohnabrechnung, keine Steuerberatung — die Zahlen je Satz stehen in den Auswertungen, die Abgabe erfolgt über die Portale der CRA und von Revenu Québec. Vier Pläne ab 29 € im Monat; kein kostenloser Plan und keine Testphase. Siehe Rechnungen.
Häufige Fragen
Muss ich mein kostenloses Werkzeug verlassen, sobald ich mich für die GST/HST registriere?
Nicht automatisch. Was sich ändert, ist, was der Beleg sagen muss und was Sie aufbewahren müssen. Wenn Ihr jetziges Werkzeug beide Steuerzeilen mit beiden Registrierungsnummern druckt, Eingangsrechnungen mit ihren Dateien hält und einer Steuerberatung das Jahr übergeben kann, bleiben Sie dabei. Wenn nicht, ist das der Moment.
Kann ich übernehmen, was ich jetzt habe?
Über den allgemeinen CSV- und XLSX-Import: Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, offene Eingangsrechnungen und eine Summen- und Saldenliste zu einem Stichtag. Es gibt keinen Ein-Klick-Adapter für ein bestimmtes Produkt, und der Import wartet auf Ihre Freigabe, bevor etwas übernommen wird.
Was geschieht mit meinen alten Rechnungsnummern?
Sie bleiben so, wie sie ausgestellt wurden. Neue Belege setzen Ihre Folge ohne Lücke fort, sodass die Aufzeichnung über den Umzug hinweg als eine ununterbrochene Reihe lesbar bleibt.
Gibt KRONENWERK meine GST/HST- oder QST-Erklärung ab?
Nein. Es gibt nichts ab, bestimmt keine Sätze und entscheidet nicht, ob eine Leistung steuerpflichtig, nullsatzbesteuert oder befreit ist. Die Zahlen je Satz und Periode stehen in den Auswertungen; die Abgabe erfolgt über die Portale der CRA und von Revenu Québec oder durch Ihre Steuerberatung.
Kann meine Steuerberatung hinein?
Ja. Die Steuerberatung wird mit den Rechten, die Sie wählen, in das Unternehmen eingeladen und arbeitet in denselben Aufzeichnungen, statt zum Jahresende einen Ordner voller Exporte zu bekommen.
Gibt es einen kostenlosen Plan oder eine Testphase?
Nein. Es gibt vier Pläne ab 29 € im Monat, ab dem ersten Monat zahlbar und jederzeit kündbar. Wenn kostenlos die Bedingung ist, ist dies das falsche Produkt, und diese Seite sagt es lieber jetzt.
Quellen
- Canada Revenue Agency — Charge and collect the tax: receipts and invoices — gelesen am
- Canada Revenue Agency — Excise and GST/HST News No. 118 (documentation thresholds of $100 and $500 since 20 April 2021) — gelesen am
- Canada Revenue Agency — When to register for and start charging the GST/HST — gelesen am
- Canada Revenue Agency — Where to keep your records and for how long — gelesen am
- Revenu Québec — Tables of GST and QST rates — gelesen am