Solution de rechange à Wave au Canada : quand la facturation gratuite ne suffit plus

Cette page s'adresse au travailleur autonome ou à la petite entreprise du Canada qui a commencé avec un outil de facturation gratuit et qui en est arrivé au point où envoyer des factures n'est plus tout le travail. Les taxes de vente doivent maintenant être justes sur le document, les factures fournisseurs doivent être conservées avec le fichier reçu, la numérotation doit tenir si quelqu'un pose la question, et un comptable veut entrer et voir l'année. Cette page n'avance rien sur aucun autre produit — ni ce qu'il offre, ni ce qu'il a retiré, ni ce qu'il coûte. Ces choses changent ; vérifiez l'outil que vous utilisez sur son propre site, le jour où vous déciderez. Ce qui suit est une liste de contrôle de ce que doit chercher une entreprise qui dépasse un outil gratuit, les règles canadiennes d'où découle l'essentiel de cette liste, et les réponses de KRONENWERK, y compris celles qui peuvent vous envoyer ailleurs.

Un outil gratuit est souvent le bon outil, jusqu'à ce qu'il cesse de l'être

Rien sur cette page ne prétend que la facturation gratuite est une erreur. Pour une entreprise qui compte une poignée de clients, aucune inscription aux taxes de vente et une boîte à chaussures de dépenses, un outil gratuit est souvent la bonne réponse la moins chère, et payer un logiciel comptable avant d'en avoir besoin n'est qu'un abonnement de plus. La limite n'est pas une fonction qui manquerait à quelqu'un. C'est un changement dans ce que l'entreprise doit, et trois choses la franchissent généralement au cours de la même année.

D'abord, vous vous inscrivez à la TPS/TVH — et, au Québec, à la TVQ —, de sorte que chaque document que vous émettez porte des lignes de taxe et des numéros d'inscription que la personne aux livres de votre client vérifiera avant de payer. Ensuite, le côté des dépenses se met à compter : les factures fournisseurs portent une taxe que vous pouvez récupérer, et cette récupération dépend du fait de détenir un document portant les renseignements prescrits. Enfin, quelqu'un de l'extérieur demande l'année — un comptable, un prêteur, un acheteur ou l'Agence du revenu du Canada — et un dossier de PDF sur un portable n'est pas une réponse. Avant ces trois choses, rester gratuit est sensé. Après elles, le coût de rester se mesure aux heures que quelqu'un passera à reconstruire douze mois dans un tableur.

La liste de contrôle : dix points à chercher

Apportez cette liste à tout ce que vous envisagez, KRONENWERK compris. La question utile n'est jamais « est-ce à la feuille de route » mais « montrez-moi le document que le produit génère dans ce cas ».

Les règles canadiennes derrière la moitié de la liste

Le taux fédéral est de 5 % de TPS. Au Québec, la TVQ est de 9,975 %, appliquée au même montant avant taxes, ce qui explique qu'on les présente séparément plutôt qu'additionnées. Les provinces harmonisées remplacent les deux par une seule ligne de TVH : 13 % en Ontario, 14 % en Nouvelle-Écosse depuis le 1er avril 2025, et 15 % au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador et à l'Île-du-Prince-Édouard. La Colombie-Britannique, le Manitoba et la Saskatchewan perçoivent la TPS plus leur propre taxe de vente provinciale, et l'Alberta et les trois territoires, la TPS seule. Rien de tout cela n'est décidé par un logiciel ; cela découle de ce que vous vendez, à qui et où.

L'inscription dépend du seuil de petit fournisseur : une entreprise doit s'inscrire dès que ses ventes taxables mondiales dépassent $30,000 sur quatre trimestres civils consécutifs. En dessous, vous êtes petit fournisseur et ne pouvez pas facturer la taxe à moins de vous inscrire volontairement. Le jour de l'inscription est le jour où les numéros doivent paraître sur les documents, et c'est habituellement le jour où l'outil gratuit cesse de suffire.

Les paliers de documentation comptent parce qu'ils sont écrits du côté de l'acheteur. Sous $100, un document exige le nom du fournisseur, la date et le total. À partir de $100, il exige aussi le numéro d'inscription du fournisseur et les montants de taxe, ou une mention que le total comprend les taxes avec les taux. À partir de $500, il exige le nom du client, les modalités de paiement et une description de chaque fourniture. Revenu Québec applique les mêmes exigences de renseignements à la TVQ, de sorte qu'un document bien bâti sert les deux administrations. Le détail se trouve dans ce qu'une facture québécoise doit montrer ; pour les ventes de l'autre côté de la frontière, voyez facturer un client américain depuis le Canada.

Enfin, la conservation : six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les registres se rapportent. Cela vise les factures que vous avez émises, les factures que vous avez reçues et les livres qui reposent dessus, et c'est un vrai argument contre le fait de laisser l'unique copie dans un outil que vous pourriez cesser d'utiliser.

Le côté des dépenses est là où les outils gratuits s'arrêtent d'ordinaire

La facturation des ventes est la moitié facile. La moitié qui décide si vos livres sont utilisables est celle que personne n'annonce : les factures fournisseurs et les reçus, chacun avec le fichier reçu en pièce jointe, chacun rattaché à quelque chose. Une facture fournisseur qui n'existe que comme un chiffre dans une liste vaut bien peu quand le crédit est contesté ; la même facture avec son PDF, son nom de fichier et sa date de saisie est une preuve. Si vous travaillez par affaires — une soumission, une commande, trois factures fournisseurs, des photos, une facture et un paiement qui vont ensemble —, l'endroit où les garder est à l'intérieur de la comptabilité et non dans un dossier sur un disque. KRONENWERK appelle cela un dossier d'affaire ; il ne porte aucun montant propre, il réunit simplement tout ce qui appartient à une même affaire sous un seul numéro.

Ce qu'un déménagement suppose vraiment

Exportez les clients, les fournisseurs, les factures ouvertes, les factures fournisseurs ouvertes et une balance de vérification à une date donnée depuis ce que vous utilisez aujourd'hui. Téléversez le tout, associez les colonnes une fois, comparez les totaux à l'exportation de départ, puis approuvez. Les anciens numéros de facture sont conservés exactement tels qu'ils ont été émis, et les nouveaux poursuivent votre séquence, de sorte que le registre de six ans reste entier par-dessus le déménagement. Il n'existe pas d'adaptateur dédié à un produit en particulier : les exportations passent donc par l'association générique CSV et XLSX. Le guide de migration énonce les étapes, le point d'approbation et la règle de retour en arrière si un chiffre ne concorde pas. La plupart des entreprises choisissent le premier jour d'un trimestre, pour que la période de taxes commence proprement, et émettent leur première facture depuis le nouveau système l'après-midi même.

La contrepartie honnête : celui-ci n'est pas gratuit

Si vous quittez un outil gratuit, la chose juste à dire d'abord est ce que cela coûtera. KRONENWERK a quatre forfaits à partir de 29 € par mois, présentés au complet sur la page des tarifs. Il n'y a ni forfait gratuit ni période d'essai. C'est un choix délibéré, énoncé sur chaque page plutôt que découvert à la fin d'une inscription. C'est aussi la contrepartie honnête de tout ce qui précède : si l'entreprise n'a réellement pas encore de taxes de vente à comptabiliser, de factures fournisseurs à conserver ni de comptable qui réclame des registres, la liste de contrôle n'est pas urgente et l'argent est mieux laissé dans l'entreprise. Revenez quand la première de ces trois choses arrivera. Si vous pesez plutôt les options payantes entre elles, la page de comparaison canadienne couvre ce terrain, et la page de Montréal énonce les mêmes limites pour une entreprise québécoise.

Comment KRONENWERK traite cela

PRIS EN CHARGE AVEC LIMITES Plusieurs lignes de taxe calculées sur le montant avant taxes et imprimées séparément avec les numéros d'inscription sur le document ; un refus lorsque la TVQ est facturée sans inscription à la TVQ ; des avertissements selon la province sur la structure de la facture ; des factures en USD avec des livres en CAD ; documents émis gelés, avoirs et numérotation sans trous ; reçus et factures fournisseurs avec le fichier d'origine en pièce jointe ; dossiers d'affaire ; accès du comptable avec ses propres droits ; migration CSV et XLSX avec une étape d'approbation et une règle de retour en arrière. Non pris en charge : aucune déclaration de TPS/TVH ou de TVQ, aucune détermination de taux, aucune paie, aucun conseil fiscal — les chiffres par taux sont dans les rapports et la déclaration se fait sur les portails de l'ARC et de Revenu Québec. Quatre forfaits à partir de 29 € par mois ; ni forfait gratuit ni période d'essai. Voyez les factures.