Alternatywa dla Wave w Kanadzie: na co patrzeć, gdy darmowe fakturowanie nie wystarcza

Ta strona jest dla kanadyjskiego jednoosobowego przedsiębiorcy lub małej firmy, która zaczęła od darmowego narzędzia do fakturowania i doszła do momentu, w którym wystawianie faktur nie jest już całą pracą. Podatki od sprzedaży muszą teraz zgadzać się na dokumencie, faktury zakupu trzeba przechowywać razem z plikiem, który przyszedł, numeracja musi się obronić, gdy ktoś zapyta, a księgowy chce wejść do środka i zobaczyć rok. Ta strona nie formułuje żadnych twierdzeń o jakimkolwiek innym produkcie — ani o tym, co ma, ani o tym, co wycofał, ani o tym, ile kosztuje. Takie rzeczy się zmieniają; proszę sprawdzić używane narzędzie na jego własnej stronie, w dniu podejmowania decyzji. Dalej następuje lista kontrolna tego, na co powinna patrzeć firma wyrastająca z darmowego narzędzia, kanadyjskie przepisy, z których wynika większość tej listy, oraz własne odpowiedzi KRONENWERK, w tym te, które mogą skierować Państwa gdzie indziej.

Darmowe narzędzie często jest właściwe — dopóki nim być nie przestanie

Nic na tej stronie nie twierdzi, że darmowe fakturowanie to błąd. Dla firmy z garstką klientów, bez rejestracji do podatku od sprzedaży i z pudełkiem po butach pełnym wydatków darmowe narzędzie jest często najtańszą prawidłową odpowiedzią, a płacenie za program księgowy, zanim jest potrzebny, to tylko kolejna subskrypcja. Granicą nie jest brakująca funkcja. Granicą jest zmiana tego, co firma jest winna, a trzy rzeczy przekraczają ją zwykle w tym samym roku.

Po pierwsze, rejestrują się Państwo do GST/HST — a w Quebecu do QST — więc każdy wystawiany dokument niesie wiersze podatku i numery rejestracyjne, które księgowość klienta sprawdzi przed zapłatą. Po drugie, zaczyna liczyć się strona kosztowa: faktury zakupu niosą podatek, który można odzyskać, a odzyskanie zależy od posiadania dokumentu z przepisanymi danymi. Po trzecie, ktoś z zewnątrz pyta o rok — księgowy, bank, kupujący albo Canada Revenue Agency — a folder PDF-ów na laptopie nie jest odpowiedzią. Przed tymi trzema rzeczami pozostanie przy darmowym narzędziu jest rozsądne. Po nich koszt pozostania mierzy się godzinami, które ktoś spędzi, odtwarzając dwanaście miesięcy w arkuszu.

Lista kontrolna: dziesięć rzeczy, na które patrzeć

Proszę wziąć tę listę do wszystkiego, co Państwo rozważają, również do KRONENWERK. Użyteczne pytanie nigdy nie brzmi „czy to jest w planach", lecz „proszę pokazać dokument, który produkt tworzy w tym przypadku".

Kanadyjskie przepisy stojące za połową listy

Stawka federalna to 5 % GST. W Quebecu QST wynosi 9.975 % i stosuje się ją do tej samej kwoty przed podatkiem, dlatego oba podatki pokazuje się osobno, a nie łącznie. Prowincje zharmonizowane zastępują oba jednym wierszem HST: 13 % w Ontario, 14 % w Nowej Szkocji od 1 kwietnia 2025 oraz 15 % w Nowym Brunszwiku, Nowej Fundlandii i Labradorze oraz na Wyspie Księcia Edwarda. Kolumbia Brytyjska, Manitoba i Saskatchewan pobierają GST wraz z własnym prowincjonalnym podatkiem od sprzedaży, a Alberta i trzy terytoria — sam GST. Niczego z tego nie rozstrzyga program; wynika to z tego, co Państwo sprzedają, komu i gdzie.

Rejestracja zależy od progu małego dostawcy: firma musi się zarejestrować, gdy jej światowa sprzedaż opodatkowana przekroczy $30,000 w ciągu czterech kolejnych kwartałów kalendarzowych. Poniżej tego progu są Państwo małym dostawcą i nie wolno naliczać podatku, chyba że zarejestrują się Państwo dobrowolnie. Dzień rejestracji jest dniem, w którym numery muszą pojawić się na dokumentach, i zwykle jest to dzień, w którym darmowe narzędzie przestaje wystarczać.

Progi dokumentacyjne mają znaczenie, ponieważ napisano je od strony kupującego. Poniżej $100 dokument wymaga nazwy dostawcy, daty i sumy. Od $100 wymaga też numeru rejestracyjnego dostawcy oraz kwot podatku albo stwierdzenia, że suma zawiera podatki, wraz ze stawkami. Od $500 wymaga nazwy klienta, warunków płatności i opisu każdego świadczenia. Revenu Québec stosuje te same wymogi informacyjne do QST, więc jeden dobrze zbudowany dokument służy obu administracjom. Szczegóły są w tekście co musi pokazywać faktura z Quebecu; przy sprzedaży za granicę proszę zobaczyć fakturowanie klienta w USA z Kanady.

Wreszcie przechowywanie: sześć lat od końca ostatniego roku podatkowego, którego dokumentacja dotyczy. Dotyczy to faktur, które Państwo wystawili, faktur, które Państwo otrzymali, i ksiąg opartych na nich — i jest to rzeczywisty argument przeciwko trzymaniu jedynej kopii w narzędziu, z którego kiedyś mogą Państwo zrezygnować.

Strona kosztowa to miejsce, w którym darmowe narzędzia zwykle się kończą

Fakturowanie sprzedaży to łatwiejsza połowa. Połowa, która decyduje, czy Państwa księgi są użyteczne, to ta, której nikt nie reklamuje: faktury zakupu i paragony, każdy z załączonym plikiem, który przyszedł, każdy do czegoś przypięty. Faktura zakupu istniejąca tylko jako liczba na liście niewiele znaczy, gdy odliczenie zostaje zakwestionowane; ta sama faktura ze swoim PDF-em, nazwą pliku i datą wprowadzenia jest dowodem. Jeśli pracują Państwo zleceniami — oferta, zamówienie, trzy faktury zakupu, zdjęcia, faktura i płatność, które należą do siebie — to miejscem na nie jest wnętrze księgowości, a nie folder na dysku. KRONENWERK nazywa to sprawą; nie niesie ona własnej kwoty, tylko trzyma pod jednym numerem wszystko, co należy do jednego zlecenia.

Na czym naprawdę polega przeprowadzka

Proszę wyeksportować klientów, dostawców, otwarte faktury, otwarte faktury zakupu i zestawienie obrotów i sald na dany dzień z tego, czego Państwo dziś używają. Proszę je wgrać, raz przypisać kolumny, porównać sumy z eksportem, od którego się zaczęło, i zatwierdzić. Stare numery faktur zostają dokładnie takie, jakie były wystawione, a nowe kontynuują Państwa ciąg, dzięki czemu sześcioletnia dokumentacja pozostaje całością ponad przeprowadzką. Nie ma dedykowanego adaptera do żadnego konkretnego produktu, więc eksporty idą przez ogólne przypisanie CSV i XLSX. Przewodnik po przejściu opisuje kroki, moment zatwierdzenia i zasadę cofnięcia, gdyby jakaś liczba się nie zgadzała. Większość firm wybiera pierwszy dzień kwartału, aby okres podatkowy zaczął się czysto, i tego samego popołudnia wystawia pierwszą fakturę z nowego systemu.

Uczciwy kontrargument: ten nie jest darmowy

Jeśli odchodzą Państwo od darmowego narzędzia, uczciwie jest najpierw powiedzieć, ile to będzie kosztować. KRONENWERK ma cztery plany od 29 € miesięcznie, wymienione w całości na stronie cennika. Nie ma planu darmowego ani okresu próbnego. To świadomy wybór i jest on napisany na każdej stronie, zamiast być odkrywanym na końcu rejestracji. Jest to zarazem uczciwy kontrargument wobec wszystkiego powyżej: jeśli firma naprawdę nie ma jeszcze podatków od sprzedaży do rozliczenia, faktur zakupu do przechowywania ani księgowego proszącego o dokumentację, lista kontrolna nie jest pilna, a pieniądze lepiej zostawić w firmie. Proszę wrócić, gdy pojawi się pierwsza z tych trzech rzeczy. Jeśli ważą Państwo opcje płatne między sobą, a nie względem darmowej, kanadyjska strona porównawcza obejmuje ten obszar, a strona o Montrealu podaje te same ograniczenia dla firmy w Quebecu.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI Wiele wierszy podatku liczonych od kwoty przed podatkiem i drukowanych osobno wraz z numerami rejestracyjnymi na dokumencie; odmowa, gdy QST jest naliczany bez rejestracji QST; ostrzeżenia zależne od prowincji dotyczące struktury faktury; faktury w USD przy księgach w CAD; zamrożone wystawione dokumenty, faktury korygujące i numeracja bez luk; paragony i faktury zakupu z załączonym oryginalnym plikiem; sprawy jako teczki zleceń; dostęp księgowego z własnymi uprawnieniami; migracja CSV i XLSX z krokiem zatwierdzenia i zasadą cofnięcia. Czego nie ma: żadnej deklaracji GST/HST ani QST, żadnego ustalania stawek, żadnych płac, żadnego doradztwa podatkowego — liczby według stawek są w raportach, a deklarację składa się na portalach CRA i Revenu Québec. Cztery plany od 29 € miesięcznie; bez planu darmowego i bez okresu próbnego. Proszę zobaczyć faktury.