Eine Werkstatt, die 500 Stück eines Bauteils fertigt, hat eine Anfrage, eine Mengenermittlung, ein Angebot, die Bestellung des Kunden, Zeichnungen, eine Lieferantenbestätigung, Fotos aus der Fertigung, ein Prüfprotokoll, Frachtpapiere, eine Rechnung und zwei Zahlungen. In den meisten Buchhaltungsprodukten liegen diese elf Dinge an acht Orten, und „wie steht es um den Auftrag Meyer?" kostet eine halbe Stunde Suche über E-Mail, ein gemeinsames Laufwerk und die Bücher. Ein KRONENWERK-Vorgang ist der Ordner um all das: eine Nummer, der Kunde, die Phase, der Termin, jeder Datensatz und jede Datei, eine Zeitleiste, wer was getan hat — innerhalb der Buchhaltung, nicht daneben. Und er trägt kein eigenes Geld, was der Grund ist, warum die Bücher richtig bleiben.
Was ein Vorgang ist
Ein Vorgang — die Navigation nennt ihn Auftrag — ist ein Stück Geschäft: ein Kundenauftrag, ein Fertigungslos, ein Projekt, eine Dienstleistung, eine einmalige Lieferung. Er hat eine eigene Nummer (V2026-0142, aus dem Zähler der Firma gezogen, ohne je eine Angebots- oder Rechnungsnummer zu verbrauchen), einen Titel, einen Kunden, eine Phase, einen Zeitraum, einen Termin und, ab dem Business-Tarif, eine verantwortliche Person. Darunter hängen zwei Arten von Dingen:
- Datensätze
- Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Belege und Ausgaben, eingehende Dokumente und Zahlungen, die die Bücher bereits halten. Einen davon mit dem Vorgang zu verknüpfen ist ein Verweis: Die Rechnung bleibt gebucht, wie sie war, offen, wie sie war, gutgeschrieben, wie sie war. Der Vorgang zeigt Nummer, Partei und Zustand jedes einzelnen, live aus dem Datensatz aufgelöst.
- Dateien
- Alles, was kein Datensatz ist: die Bestellung des Kunden, Zeichnungen, ein Lieferantenangebot, Fotos aus der Fertigung, das Prüfprotokoll, der Frachtbrief, eine als PDF gespeicherte E-Mail. Beliebig viele, in beliebiger Größe innerhalb der Anhanggrenze, zur Anzeige umbenannt, während der ursprüngliche Dateiname als Herkunftsnachweis daneben bleibt.
Dazu Notizen — kurze Sätze auf der Zeitleiste — und die Historie: angelegt, Kunde zugewiesen, Phase geändert, Termin verschoben, Datei hinzugefügt, Datensatz verknüpft, Notiz geschrieben, wiedereröffnet, archiviert; jeweils mit wer und wann.
Warum er innerhalb der Buchhaltung lebt
Die übliche Anordnung ist ein Projektwerkzeug für die Arbeit und ein Buchhaltungswerkzeug für das Geld, mit den Dokumenten zwischen beiden aufgeteilt und dem E-Mail-Posteingang für den Rest. Sie versagt genau in den Momenten, die zählen: Die Rechnung des Lieferanten kommt an, und niemand erinnert sich, zu welchem Auftrag sie gehört; der Kunde bestreitet eine Rechnung, und die Bestellung, die es klären würde, liegt in irgendjemandes Postfach; der Steuerberater fragt im März, wofür die Frachtkosten eines September-Auftrags waren. Den Ordner in die Buchhaltung zu legen bedeutet, dass die Eingangsrechnung des Lieferanten auf dem Vorgang erfasst wird, am Tag, an dem sie ankommt, mit ihrem PDF; dass die Rechnung aus dem Vorgang ausgestellt wird, mit der Bestellnummer des Kunden als Referenz; und dass die Frage im März durch das Öffnen einer Seite beantwortet wird.
Es bedeutet auch, dass ein KI-Assistent das Ablegen übernehmen kann. „Erfasse diese Rechnung auf V2026-0142", „bewahre diesen Frachtbrief beim Vorgang Meyer auf", „entwirf die Rechnung für Vorgang V2026-0142" — jedes davon ist eine einzige Anweisung, weil die Vorgangsnummer den Ordner benennt. Siehe was ein Assistent darf.
Die Grenze, die die Bücher ehrlich hält
Ein Vorgang trägt keinen Betrag. Es gibt keine Summe auf dem Vorgang, keine Spalte dafür, keine Bildschirmseite, die die verknüpften Rechnungen zu einem „Auftragswert" addiert. Das ist beabsichtigt und wird erzwungen: Der Dienst, der Vorgänge verwaltet, kann die Buchungs-, Zahlungs- oder Ausstellungsdienste überhaupt nicht erreichen, und ein Test baut einen vollständigen Finanzzustand auf — Bücher offen, Rechnung ausgestellt, Teilzahlung gebucht — führt jede Operation aus, die ein Vorgang erlaubt, einschließlich ihn als abgeschlossen zu markieren, und misst Forderungen, den offenen Betrag der Rechnung und die Zahl der Journaleinträge erneut. Keines davon bewegt sich.
Der Fehler, den das verhindert, ist in anderen Produkten wohlbekannt. Zuerst verweist der Auftrag auf die Rechnung (richtig). Dann speichert er den Betrag zwischen, damit die Liste ihn nicht nachschlagen muss (bequem). Dann markiert „abgeschlossen" die Rechnung als bezahlt, weil ein fertiger Auftrag bezahlt werden wird (hilfreich). Und dann widerspricht eine Summe auf einem Auftrag der Bilanz, und niemand weiß, welche wahr ist. In KRONENWERK sind die Bücher die einzige Wahrheit über Geld und der Vorgang die einzige Wahrheit über die Arbeit; jedes verweist auf das andere, und keines wiederholt es.
Phasen, die der Fertigung folgen
Neu, Angebot, freigegeben, Beschaffung, Produktion, Qualitätskontrolle, bereit, versendet, abgeschlossen — und storniert. Keine Reihenfolge wird erzwungen: Ein Los, das die Prüfung nicht besteht, geht zurück in die Produktion, ein am Liefertag stornierter Auftrag geht von versendet zu storniert. Software, die den Weg zurück verbietet, wird umgangen, indem ein zweiter Auftrag geöffnet wird, und dann sind beide Historien falsch. Ab dem Business-Tarif definiert eine Firma ihre eigenen Phasen und weist eine verantwortliche Person zu, und die Arbeitstafel zeigt jeden offenen Vorgang nach Phase und Verantwortlichem.
Ein Vorgang von der ersten E-Mail bis zur letzten Zahlung
- Eine Anfrage kommt an. Ein Vorgang wird angelegt — von Hand, von einem Assistenten oder von Ihrem eigenen System über die API — mit dem Kunden und der Phase Angebot. Die Anfrage wird als Datei angehängt.
- Ein Angebot wird aus dem Vorgang entworfen. Es trägt die Vorgangsnummer; beim Versand wird es verknüpft, und sein Zustand (versendet, angenommen, abgelaufen) erscheint auf dem Vorgang.
- Der Kunde schickt eine Bestellung. Sie wird angehängt, die Phase wechselt zu freigegeben, der Termin wird aus der Bestellung gesetzt.
- Lieferantenangebote werden angehängt; die Bestätigung des gewählten Lieferanten ebenfalls. Phase: Beschaffung, dann Produktion.
- Die Rechnung des Lieferanten kommt an. Sie wird auf dem Vorgang erfasst, mit den Beträgen, wie sie gedruckt sind, und dem PDF angehängt, und wartet auf die Bestätigung einer Person. Die Bücher wissen jetzt, was dieser Auftrag kostet, und der Vorgang weiß, welche Eingangsrechnung es war.
- Fotos und das Prüfprotokoll aus der Fertigung werden angehängt. Phase: Qualitätskontrolle, dann bereit.
- Die Rechnung wird aus dem Vorgang entworfen, mit der Bestellung des Kunden als Referenz, ausgestellt und verknüpft. Frachtpapiere werden angehängt. Phase: versendet.
- Zahlungen kommen an; jede wird auf die Rechnung erfasst und erscheint auf dem Vorgang. Phase: abgeschlossen. Der Vorgang wird archiviert; alles bleibt über seine Nummer erreichbar.
Dinge später wiederfinden
Vorgänge werden nach Nummer, Titel oder Kunde gesucht, nach Phase und nach Zeitraum gefiltert — dem Tag der Bestellung und dem Tag des Versands — und das Archiv hält abgeschlossene Vorgänge aus der täglichen Liste heraus, ohne sie zu verstecken. Auf dem Telefon dieselben Vorgänge mit denselben Dateien: Die iPhone-App von KRONENWERK liest dieselben Zeilen wie das Web. Über die API und den MCP-Server wieder dieselben, sodass ein Vorgang, den Ihr eigenes Auftragssystem oder ein Assistent angelegt hat, der Vorgang ist, den eine Person im Browser öffnet.
Wie KRONENWERK das handhabt
SUPPORTED Vorgänge sind in jedem Tarif: Nummerierung, Kunde, Phasen, Zeitraum, Termin, per Verweis verknüpfte Datensätze, Dateien ohne Anzahlgrenze pro Vorgang, Notizen und die vollständige Historie, im Web, auf dem iPhone, über die API und den MCP-Server. Verantwortliche Personen, die eigenen Phasen der Firma und die Arbeitstafel sind Teil des Business-Tarifs und höher. Ein Vorgang trägt nie einen Betrag und ändert nie einen Datensatz, auf den er verweist. Siehe Preise und die Buchhaltungs-API.
Häufige Fragen
Ist ein Vorgang ein Projekt?
Nennen Sie ihn, wie Ihr Betrieb ihn nennt: Auftrag, Bestellung, Projekt, Fall, Akte. Es ist ein Stück Arbeit mit einem Kunden, einer Phase und einem Ordner. Es ist kein Hauptbucheintrag und keine Kostenstelle.
Kann ich sehen, was ein Auftrag gekostet und eingebracht hat?
Sie sehen jede verknüpfte Rechnung und Eingangsrechnung mit Betrag und Zustand, live aus dem Datensatz aufgelöst. KRONENWERK addiert sie absichtlich nicht zu einer „Auftragssumme": Diese Zahl wäre eine zweite Quelle der Wahrheit neben dem Hauptbuch, und die zweite Quelle ist die, die veraltet.
Wie viele Dateien kann ich anhängen?
Keine Grenze pro Vorgang. Jede Datei unterliegt der allgemeinen Größengrenze für Anhänge, und Dateien werden einmal gespeichert und unter einem sicheren Namen ausgeliefert, wie auch immer sie auf dem Weg hinein hießen.
Kann ein Vorgang mehrere Rechnungen haben, oder eine Rechnung mehrere Vorgänge?
Ein Vorgang kann viele Rechnungen, Angebote und Eingangsrechnungen verknüpfen, und ein Datensatz kann mit mehr als einem Vorgang verknüpft sein — etwa eine Frachtrechnung, die zwei Lieferungen abdeckt — wobei jede Verknüpfung ein Verweis ist und der Datensatz selbst in den Büchern weiterhin einmal gezählt wird. Eine Rechnung, die zwei Vorgänge abdeckt, ist meist klarer als zwei Rechnungen ausgestellt, eine aus jedem.
Kann mein Kunde den Vorgang sehen?
Nein. Vorgänge sind intern. Was der Kunde erhält, ist das Angebot, die Rechnung und, wenn Sie sie aktivieren, die Zahlungsseite.
Kann ich meine alten Aufträge importieren?
Vorgänge werden über das Web, das Telefon, die API oder einen Assistenten angelegt. Eine Liste alter Aufträge kann über die API aus einer eigenen CSV angelegt werden, mit der alten Auftragsnummer im Titel; das Migrationszentrum importiert die Datensätze, und Sie verknüpfen sie.