Deze pagina is voor een Canadese zelfstandige of kleine onderneming die met een gratis factureertool is begonnen en op het punt is aangekomen waar facturen versturen niet langer het hele werk is. De omzetbelastingen moeten nu kloppen op het document, inkoopfacturen moeten worden bewaard met het bestand dat binnenkwam, de nummering moet standhouden als iemand ernaar vraagt, en een accountant wil erin en wil het jaar zien. Deze pagina doet geen uitspraken over enig ander product — niet over wat het heeft, niet over wat het heeft geschrapt, niet over wat het kost. Zulke dingen veranderen; controleer de tool die u gebruikt op de eigen website ervan, op de dag dat u beslist. Wat volgt is een checklist van waar een onderneming die een gratis tool ontgroeit op moet letten, de Canadese regels waaruit het grootste deel van die lijst voortkomt, en de eigen antwoorden van KRONENWERK, inclusief de antwoorden die u elders kunnen doen belanden.
Een gratis tool is vaak de juiste tool, tot hij dat niet meer is
Niets op deze pagina beweert dat gratis factureren een vergissing is. Voor een onderneming met een handvol klanten, zonder registratie voor de omzetbelasting en met een schoenendoos vol uitgaven is een gratis tool vaak het goedkoopste juiste antwoord, en boekhoudsoftware betalen voordat u die nodig hebt is niet meer dan een abonnement. De grens is geen functie die iemand mist. Zij is een verandering in wat de onderneming verschuldigd is, en drie dingen overschrijden die grens meestal in hetzelfde jaar.
Ten eerste registreert u zich voor de GST/HST — en, in Québec, voor de QST — zodat elk document dat u uitgeeft belastingregels en registratienummers draagt die de boekhouder van uw klant controleert voordat er wordt betaald. Ten tweede gaat de kostenkant meetellen: inkoopfacturen dragen belasting die u kunt terugvorderen, en die terugvordering hangt ervan af dat u een document met de voorgeschreven gegevens in handen hebt. Ten derde vraagt iemand van buiten om het jaar — een accountant, een bank, een koper of de Canada Revenue Agency — en een map met pdf's op een laptop is geen antwoord. Vóór die drie dingen is gratis blijven verstandig. Daarna wordt de prijs van blijven gemeten in de uren die iemand besteedt aan het opnieuw opbouwen van twaalf maanden in een spreadsheet.
De checklist: tien punten om op te letten
Neem deze lijst mee naar alles wat u overweegt, KRONENWERK inbegrepen. De nuttige vraag is nooit "staat het op de roadmap" maar "laat me het document zien dat het product in dit geval maakt".
| # | Waar u op moet letten | Waarom het in Canada telt | Waar u om moet vragen |
|---|---|---|---|
| 1 | Twee belastingen op één document | Een verkoop in Québec draagt GST van 5 % en QST van 9.975 %, elk berekend over de prijs vóór belasting, zodat ze nooit op elkaar stapelen. Eén samengevoegde regel van 14.975 % telt correct op en documenteert slecht. | Een factuur die GST en QST als twee regels toont, elk met een eigen tarief en bedrag. |
| 2 | Registratienummers op het document | Het GST/HST-nummer heeft de vorm 123456789RT0001 en het QST-nummer de vorm 1234567890TQ0001. Zonder die nummers kan de koper niets terugvorderen en blijft de betaling liggen. | Beide nummers automatisch op elk document, niet met de hand in een voettekst getypt. |
| 3 | De bedragsdrempels | Sinds 20 april 2021 liggen de documentatiedrempels op $100 en $500. Vanaf $100 moeten het registratienummer en de belastingbedragen verschijnen; vanaf $500 ook de naam van de klant, de betalingsvoorwaarden en een omschrijving van elke prestatie. | Een sjabloon dat de gegevens van de $500-drempel op elke factuur draagt, zodat niemand hoeft te beslissen welke drempel geldt. |
| 4 | Een weigering, geen waarschuwing | Een belasting in rekening brengen waarvoor u niet geregistreerd bent, is de ene fout die software regelrecht kan tegenhouden. QST berekenen zonder QST-registratie in het dossier zou niet mogelijk moeten zijn. | Een harde stop met opgave van reden, voordat een factuurnummer wordt verbruikt. |
| 5 | Kennis van de provincie | Een klant in Ontario krijgt één HST-regel van 13 %, Nova Scotia 14 %, New Brunswick, Newfoundland en Labrador en Prince Edward Island 15 %; Alberta en de territoria alleen GST. | De provincie op de klantkaart, en een waarschuwing wanneer het document niet de structuur draagt die die provincie suggereert. |
| 6 | Inkoopfacturen, met het bestand | Aftrek van voorbelasting rust op het document dat u hebt ontvangen, niet op een getal dat u hebt ingetypt. De oorspronkelijke pdf of foto is het bewijs. | Inkoopfacturen en bonnen bewaard met het oorspronkelijke bestand als bijlage en met behoud van de bestandsnaam. |
| 7 | Een audittrail die niet stilletjes te wijzigen is | Een onjuiste factuur wordt gecorrigeerd met een creditnota en een nieuw document. Een reeks met gaten erin is het eerste wat een controleur opmerkt. | Bevroren uitgegeven documenten, correcties als creditnota's, nummering zonder gaten, en wie-en-wanneer bij elke handeling. |
| 8 | Zes jaar bewaren | Administratie en onderliggende stukken moeten zes jaar worden bewaard na het einde van het laatste belastingjaar waarop ze betrekking hebben. Een tool waarvoor u ophoudt te betalen is geen plek om die te bewaren. | Waar de documenten staan, hoe u ze er allemaal uit krijgt, en in welk formaat. |
| 9 | Vreemde valuta, eerlijk behandeld | Verkopen aan een Amerikaanse klant in USD terwijl de boeken in CAD worden gevoerd is normaal, en precies daar houden gratis tools meestal op. | Een factuur in USD, een boeking in CAD, en de gebruikte koers zichtbaar op beide. |
| 10 | Een ingang voor de accountant en een weg terug voor u | De meeste overstappen stranden op de accountant, niet op de software. En elke migratie zou omkeerbaar moeten zijn zolang u de totalen controleert. | Een toegang met eigen rechten, plus een import die u de totalen toont en op uw goedkeuring wacht. |
De Canadese regels achter de helft van de lijst
Het federale tarief is 5 % GST. In Québec bedraagt de QST 9.975 %, toegepast op hetzelfde bedrag vóór belasting, en daarom worden de twee afzonderlijk getoond in plaats van opgeteld. De geharmoniseerde provincies vervangen beide door één HST-regel: 13 % in Ontario, 14 % in Nova Scotia sinds 1 april 2025, en 15 % in New Brunswick, Newfoundland en Labrador en Prince Edward Island. British Columbia, Manitoba en Saskatchewan heffen GST plus hun eigen provinciale omzetbelasting, en Alberta en de drie territoria alleen GST. Niets daarvan wordt door software beslist; het volgt uit wat u verkoopt, aan wie en waar.
De registratie wordt bepaald door de drempel voor kleine leveranciers: een onderneming moet zich registreren zodra haar wereldwijde belastbare omzet over vier opeenvolgende kalenderkwartalen $30,000 overschrijdt. Daaronder bent u kleine leverancier en mag u de belasting niet in rekening brengen tenzij u zich vrijwillig registreert. De dag van registratie is de dag waarop de nummers op de documenten moeten staan, en meestal de dag waarop de gratis tool niet langer volstaat.
De documentatiedrempels tellen omdat ze vanuit de koper zijn geschreven. Onder $100 heeft een document de naam van de leverancier, de datum en het totaal nodig. Vanaf $100 ook het registratienummer van de leverancier en de belastingbedragen, of een vermelding dat het totaal de belastingen omvat met de tarieven erbij. Vanaf $500 ook de naam van de klant, de betalingsvoorwaarden en een omschrijving van elke prestatie. Revenu Québec past dezelfde informatievereisten toe op de QST, zodat één goed gebouwd document beide autoriteiten bedient. Het detail staat in wat een factuur uit Québec moet tonen; voor verkopen over de grens, zie factureren aan een Amerikaanse klant vanuit Canada.
Ten slotte de bewaartermijn: zes jaar na het einde van het laatste belastingjaar waarop de administratie betrekking heeft. Dat geldt voor de facturen die u hebt uitgegeven, de facturen die u hebt ontvangen en de boeken die daarop rusten, en het is een echt argument tegen het bewaren van de enige kopie in een tool waarmee u misschien ooit stopt.
De kostenkant is waar gratis tools gewoonlijk ophouden
Verkoopfacturen zijn de makkelijke helft. De helft die beslist of uw boeken bruikbaar zijn, is de helft die niemand adverteert: inkoopfacturen en bonnen, elk met het binnengekomen bestand als bijlage, elk ergens aan gehecht. Een inkoopfactuur die alleen als een getal in een lijst bestaat, is weinig waard wanneer de aftrek ter discussie staat; dezelfde factuur met haar pdf, haar bestandsnaam en de datum van invoer is bewijs. Werkt u in opdrachten — een offerte, een bestelling, drie inkoopfacturen, foto's, een factuur en een betaling die bij elkaar horen — dan hoort dat alles binnen de boekhouding en niet in een map op een schijf. KRONENWERK noemt dat een dossier; het draagt geen eigen bedrag, het houdt alleen alles wat bij één opdracht hoort onder één nummer bijeen.
Wat verhuizen werkelijk inhoudt
Exporteer klanten, leveranciers, openstaande facturen, openstaande inkoopfacturen en een proefbalans per een datum uit wat u nu gebruikt. Upload ze, koppel de kolommen één keer, vergelijk de totalen met de export waarmee u begon, en keur goed. Oude factuurnummers blijven precies zoals ze zijn uitgegeven, en nieuwe zetten uw reeks voort, zodat de zesjarige administratie over de verhuizing heen heel blijft. Er is geen speciale adapter voor enig bepaald product, dus de exports lopen via de generieke CSV- en XLSX-koppeling. De overstapgids zet de stappen uiteen, de goedkeuringsstap en de terugdraairegel als een bedrag niet klopt. De meeste ondernemingen kiezen de eerste dag van een kwartaal, zodat de belastingperiode schoon begint, en sturen dezelfde middag hun eerste factuur uit het nieuwe systeem.
Het eerlijke tegenargument: deze is niet gratis
Als u een gratis tool verlaat, hoort eerst op tafel wat het gaat kosten. KRONENWERK heeft vier abonnementen vanaf 29 € per maand, volledig vermeld op de prijspagina. Er is geen gratis abonnement en geen proefperiode. Dat is een bewuste keuze en staat op elke pagina, in plaats van aan het eind van een aanmelding te worden ontdekt. Het is tegelijk het eerlijke tegenargument bij alles hierboven: heeft de onderneming werkelijk nog geen omzetbelasting te verantwoorden, geen inkoopfacturen te bewaren en geen accountant die om administratie vraagt, dan is de checklist niet dringend en blijft het geld beter in de zaak. Kom terug wanneer de eerste van die drie zich aandient. Weegt u de betaalde opties tegen elkaar af in plaats van tegen gratis, dan dekt de Canadese vergelijkingspagina dat terrein, en de pagina over Montréal noemt dezelfde grenzen voor een onderneming in Québec.
Hoe KRONENWERK hiermee omgaat
ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN Meerdere belastingregels berekend over het bedrag vóór belasting en afzonderlijk afgedrukt met de registratienummers op het document; een weigering wanneer QST wordt berekend zonder QST-registratie; provinciegerichte waarschuwingen over de factuurstructuur; facturen in USD met boeken in CAD; bevroren uitgegeven documenten, creditnota's en nummering zonder gaten; bonnen en inkoopfacturen met het oorspronkelijke bestand als bijlage; dossiers als opdrachtmappen; toegang voor de accountant met eigen rechten; CSV- en XLSX-migratie met een goedkeuringsstap en een terugdraairegel. Niet gedaan: geen GST/HST- of QST-aangifte, geen tariefbepaling, geen loonadministratie, geen belastingadvies — de cijfers per tarief staan in de rapporten en de aangifte gebeurt op de portalen van de CRA en Revenu Québec. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand; geen gratis abonnement en geen proefperiode. Zie facturen.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn gratis tool verlaten zodra ik me voor de GST/HST registreer?
Niet automatisch. Wat verandert, is wat het document moet vermelden en wat u moet bewaren. Drukt uw huidige tool beide belastingregels met beide registratienummers af, bewaart hij inkoopfacturen met hun bestanden en kan hij een accountant het jaar overhandigen, blijf er dan bij. Kan hij dat niet, dan is dat het moment.
Kan ik importeren wat ik nu heb?
Via de generieke CSV- en XLSX-import: klanten, leveranciers, openstaande facturen, openstaande inkoopfacturen en een proefbalans per een datum. Er is geen adapter met één klik voor enig bepaald product, en de import wacht op uw goedkeuring voordat er iets wordt vastgelegd.
Wat gebeurt er met mijn oude factuurnummers?
Die blijven zoals ze zijn uitgegeven. Nieuwe documenten zetten uw reeks zonder gat voort, zodat de administratie over de verhuizing heen als één ononderbroken reeks te lezen is.
Doet KRONENWERK mijn GST/HST- of QST-aangifte?
Nee. Het doet geen aangifte, bepaalt geen tarieven en beslist niet of een prestatie belast, nultarief of vrijgesteld is. De cijfers per tarief en per periode staan in de rapporten; de aangifte gebeurt op de portalen van de CRA en Revenu Québec of door uw accountant.
Kan mijn accountant erin?
Ja. De accountant wordt met de rechten die u kiest in de onderneming uitgenodigd en werkt in dezelfde administratie, in plaats van aan het eind van het jaar een map met exports te krijgen.
Is er een gratis abonnement of een proefperiode?
Nee. Er zijn vier abonnementen vanaf 29 € per maand, betaald vanaf de eerste maand en op elk moment opzegbaar. Is gratis de eis, dan is dit het verkeerde product, en deze pagina zegt dat liever nu.
Bronnen
- Canada Revenue Agency — Charge and collect the tax: receipts and invoices — geraadpleegd op
- Canada Revenue Agency — Excise and GST/HST News No. 118 (documentation thresholds of $100 and $500 since 20 April 2021) — geraadpleegd op
- Canada Revenue Agency — When to register for and start charging the GST/HST — geraadpleegd op
- Canada Revenue Agency — Where to keep your records and for how long — geraadpleegd op
- Revenu Québec — Tables of GST and QST rates — geraadpleegd op