Rechnung in Québec: GST, QST, beide Nummern, Französisch — die Regeln nach Betrag

Eine Rechnung aus Québec hat es mit zwei Steuerbehörden zugleich zu tun. Die Canada Revenue Agency verlangt, dass die GST ausgewiesen ist und die GST/HST-Nummer des Verkäufers auf dem Dokument steht; Revenu Québec verlangt die ausgewiesene QST und daneben die QST-Nummer des Verkäufers; die Charta der französischen Sprache verlangt, dass das Dokument auf Französisch verfügbar ist. Kompliziert ist daran nichts, sobald es einmal aufgeschrieben ist, und das meiste hängt davon ab, über welchen Betrag die Rechnung lautet. Diese Seite ordnet die Regeln nach Betrag, erklärt, was „ausgewiesen“ in der Praxis bedeutet, und schließt mit dem, was KRONENWERK prüft, bevor eine Rechnung aus Québec ihre Nummer erhält — und was es Ihnen und Ihrer Steuerberatung überlässt.

Warum der Kunde es ebenso genau nimmt wie die Steuerbehörde

Die Regeln sind aus Sicht des Käufers geschrieben. Ein gewerblicher Kunde holt sich die gezahlte GST als Vorsteuergutschrift (input tax credit) und die QST als Vorsteuererstattung (input tax refund) zurück, und er darf das nur mit einem Dokument tun, das die vorgeschriebenen Angaben trägt. Eine Rechnung ohne die Registrierungsnummern des Verkäufers ist für den Verkäufer nicht rechtswidrig; sie ist für den Käufer wertlos, dessen Buchhaltung anruft, die Zahlung zurückhält und eine berichtigte Fassung verlangt. Dieser Anruf ist der Preis einer schlechten Rechnung, und er trifft Ihre Forderungen, nicht Ihre Steuererklärung. Die folgenden Schwellenwerte sind deshalb die Schwellenwerte des Käufers: je höher der Rechnungsbetrag, desto mehr muss auf dem Dokument stehen.

Die drei Schwellenwerte

Die bundesrechtlichen Verordnungen sehen drei Stufen nach dem Gesamtbetrag vor, der auf dem Dokument gezahlt wird oder zu zahlen ist. Viele Jahre lang lagen die Stufen bei $30 und $150; seit dem 20. April 2021 liegen sie bei $100 und $500. Revenu Québec wendet dieselben Informationspflichten auf die QST an, sodass ein Dokument beiden Steuern genügt.

Zwei praktische Lesarten. Erstens sind die Stufen Mindestangaben für den Anspruch des Käufers, keine Erlaubnis, etwas wegzulassen: Ein Unternehmen, das stets beide Nummern, den Namen des Kunden, eine Beschreibung und die Zahlungsbedingungen druckt, muss nie überlegen, in welche Stufe eine Rechnung fällt, und seine Kunden müssen nie nachfragen. Zweitens wird „der Betrag jeder einzelnen Steuer“ in Québec wörtlich genommen: GST und QST sind zwei Steuern mit zwei Sätzen und zwei Nummern, und ein Dokument mit einer zusammengefassten Zeile von 14.975 % nennt der Buchhaltung des Käufers die richtige Summe und das Falsche darüber, wer was erhalten hat. Weisen Sie sie als zwei Zeilen aus, jede mit eigenem Betrag.

Die Nummern, die Sätze, die Wörter

Die GST/HST-Registrierungsnummer besteht aus der neunstelligen business number, gefolgt von der Programmkennung RT und einer vierstelligen Referenz, in der Form 123456789RT0001. Die QST-Registrierungsnummer ist eine zehnstellige Nummer, gefolgt von TQ und einer vierstelligen Referenz, in der Form 1234567890TQ0001. Beide gehören ab $100 auf jede Rechnung, und es kostet nichts, sie auf jede Rechnung zu drucken. Der Kunde kann die GST/HST-Nummer im Register der CRA und die QST-Nummer im Register von Revenu Québec bestätigen; eine Abweichung zwischen dem Namen auf der Rechnung und dem Namen im Register ist der zweithäufigste Grund dafür, dass die Zahlung eines gewerblichen Kunden stockt.

Der GST-Satz beträgt 5 %, der QST-Satz 9.975 %, jeweils berechnet auf den Preis vor Steuer, sodass sich beide nie kumulieren. Ob ein bestimmter Umsatz steuerpflichtig, nullsatzbesteuert oder befreit ist, hängt davon ab, was Sie verkaufen, an wen und wohin: Eine Lieferung nach Ontario trägt eine HST-Zeile statt GST und QST, ein Verkauf an einen Kunden in Vermont ist in der Regel eine nullsatzbesteuerte Ausfuhr, der Verkauf bestimmter Grundnahrungsmittel ist überall nullsatzbesteuert. Diese Entscheidungen treffen Sie und Ihre Steuerberatung; die Rechnung hält fest, wie Sie entschieden haben.

Auch die Wörter zählen. Die Bundesseite akzeptiert „GST“ oder „TPS“, die Québecer Seite „QST“ oder „TVQ“; ein französisches Dokument verwendet Facture, TPS, TVQ, Sous-total und Montant dû, ein englisches Invoice, GST, QST. Die Charta der französischen Sprache verlangt, dass Rechnungen, Quittungen und ähnliche Geschäftsdokumente auf Französisch verfügbar sind; ein zweisprachiges Dokument ist zulässig, solange der französische Text nicht ungünstiger behandelt wird als die andere Sprache. Für ein Unternehmen in Montréal mit zweisprachiger Kundschaft ist die einfachste Regel eine Dokumentsprache je Kunde, hinterlegt im Kundenstamm.

Registrierung, Kleinanbieter und die erste Rechnung

Ein Unternehmen muss sich für GST/HST und QST registrieren, sobald seine weltweiten steuerpflichtigen Umsätze über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale $30,000 übersteigen; darunter gilt es als Kleinanbieter und darf keine der beiden Steuern erheben, sofern es sich nicht freiwillig registriert. Mit der Registrierung müssen die Nummern ab $100 auf Ihren Rechnungen erscheinen, und sobald Sie eine Steuer erheben, müssen Sie dafür registriert sein: QST ohne QST-Nummer zu berechnen, ist das Einzige, was eine Software rundheraus verweigern kann und sollte.

Die Aufbewahrung läuft für beide Behörden gleich: Bewahren Sie die von Ihnen ausgestellten und die erhaltenen Rechnungen samt der darauf aufbauenden Bücher sechs Jahre nach Ende des Jahres auf, auf das sie sich beziehen. Eine berichtigte Rechnung wird mit einer Gutschrift und einem neuen Dokument berichtigt, nicht durch Ändern des alten; die Nummernfolge muss lückenlos bleiben, damit eine Betriebsprüfung sehen kann, dass nichts entfernt wurde.

Was KRONENWERK prüft, bevor eine Rechnung aus Québec eine Nummer erhält

• Zwei Steuerzeilen, zwei Nummern. GST und QST werden als zwei Steuern auf der Position erfasst — im Webformular, über die API und über den KI-Assistenten — und als zwei Zeilen gedruckt, jede auf den Nettobetrag gerechnet, jede mit Satz und Betrag, mit beiden Registrierungsnummern auf dem Dokument.
• Keine QST ohne QST-Nummer. Ein Unternehmen, das QST berechnen will, ohne dass eine QST-Registrierung hinterlegt ist, erhält eine Ablehnung mit Begründung, bevor eine Nummer verbraucht wird.
• Die Provinz des Kunden bestimmt die Struktur. Die Provinz steht im Kundenstamm; eine Rechnung an einen Kunden in Ontario trägt eine HST-Zeile, eine an einen Kunden in British Columbia GST und, wenn Sie es so angeben, PST als zweite Steuer, und KRONENWERK warnt, wenn das Dokument nicht die Struktur trägt, die die Provinz nahelegt.
• Französisch oder Englisch, aus einer Quelle. Die Dokumentsprache ist eine Einstellung am Kunden, und sie ändert nichts am Land des Unternehmens oder an seinen Steuern.
• Nach Ausstellung eingefroren. Eine ausgestellte Rechnung wird als Momentaufnahme mit ihrem PDF aufbewahrt; Korrekturen sind Gutschriften; die Nummerierung hat keine Lücken.

Was es nicht tut: Es bestimmt nicht den Satz und entscheidet nicht, ob eine Leistung steuerpflichtig, nullsatzbesteuert oder befreit ist; es reicht die GST/HST- oder QST-Erklärung nicht ein — die Zahlen je Satz stehen in den Auswertungen, die Abgabe erfolgt über die Portale der CRA und von Revenu Québec; und es erteilt keine Steuerberatung. Die Montréal-Seite stellt dieselben Grenzen vollständig dar.

So handhabt KRONENWERK das

UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN Rechnungen aus Québec mit GST und QST auf getrennten Zeilen und beiden Registrierungsnummern, geprüft vor der Ausstellung; Verweigerung von QST ohne QST-Nummer; provinzabhängige Strukturwarnungen; Dokumente auf kanadischem Französisch und auf Englisch; eingefrorene Dokumente und lückenlose Nummerierung; sechs Jahre Aufbewahrung von Dokumenten und Anhängen. Nicht enthalten: Bestimmung des Satzes, Entscheidungen über steuerpflichtig, nullsatzbesteuert oder befreit, Abgabe der Erklärungen, Steuerberatung. Siehe die Kanada-Seite und Rechnungen; für Verkäufe über die Grenze Rechnung an US-Kunden aus Kanada.