Rechnung an US-Kunden aus Kanada: Ausfuhren zum Nullsatz, die Rechnung, die Währung

Für ein Unternehmen in Montréal, Toronto oder Vancouver ist der Kunde in Boston der gewöhnlichste Auslandskunde, den es gibt — dieselbe Zeitzone, dieselbe Sprache, eine Währung, die jeder lesen kann — und die Rechnung unterscheidet sich trotzdem in drei Punkten von einer inländischen. Die kanadischen Verbrauchsteuern fallen in der Regel weg, weil die meisten Ausfuhren zum Nullsatz besteuert sind; die Rechnung lautet meist auf US-Dollar, während Ihre Bücher in kanadischen Dollar geführt werden; und die Kreditorenbuchhaltung des Kunden verlangt möglicherweise ein Formular, bevor sie zahlt. Diese Seite geht die drei Punkte durch, sagt, was die Rechnung zeigen sollte, damit sie sich gegenüber der CRA, gegenüber Revenu Québec und gegenüber dem Kunden von selbst erklärt, und schließt damit, was KRONENWERK jeweils tut und was eine Frage an Ihre Steuerberatung bleibt.

Nullsatz heißt nicht „keine Steuer“

Nach dem Excise Tax Act sind die meisten aus Kanada ausgeführten Leistungen zum Nullsatz besteuert: Es sind steuerpflichtige Leistungen, auf die der Satz 0 % angewandt wird. Der Unterschied wirkt sich an zwei Stellen aus. Weil die Leistung steuerpflichtig ist, behalten Sie das Recht, die auf den zugehörigen Kosten gezahlte GST/HST zurückzuholen; und weil der Satz null beträgt, trägt die Rechnung eine Steuerzeile mit 0 % statt gar keiner Steuerzeile, damit jeder, der das Dokument liest — der Kunde, eine Betriebsprüfung, Ihre eigene Buchhaltung im nächsten Jahr —, sieht, dass die Steuer bedacht wurde und warum sie null ist. Die QST in Québec folgt bei Ausfuhren derselben Logik, sodass die Rechnung eines Verkäufers aus Québec an einen US-Kunden GST mit 0 % und QST mit 0 % zeigt, jeweils mit der Registrierungsnummer des Verkäufers, und am Aufbau ändert sich sonst nichts.

Bei den Voraussetzungen verdient die Steuerberatung ihr Honorar. Waren sind zum Nullsatz besteuert, wenn sie außerhalb Kanadas geliefert oder bereitgestellt werden, wenn sie von Ihnen oder einem von Ihnen beauftragten Frachtführer an einen Bestimmungsort außerhalb Kanadas versandt werden, oder wenn der Erwerber kein Verbraucher ist und sie selbst innerhalb angemessener Frist ausführt, ohne sie zuvor in Kanada zu verwenden — und Sie müssen die Ausfuhr mit den Versandpapieren nachweisen können. Leistungen an Gebietsfremde sind grundsätzlich zum Nullsatz besteuert, mit einer Liste von Ausnahmen, zu der Leistungen an eine natürliche Person während ihres Aufenthalts in Kanada zählen, Leistungen im Zusammenhang mit in Kanada belegenen Grundstücken oder Gegenständen sowie einige weitere. Immaterielle Leistungen — Softwarelizenzen, Abonnements, Entwürfe — an Gebietsfremde, die nicht für die GST/HST registriert sind, sind in der Regel ebenfalls zum Nullsatz besteuert. Ob Ihre Leistung unter die Regel oder unter eine der Ausnahmen fällt, ist eine Entscheidung über Tatsachen, die nur Sie und Ihre Beratung kennen; KRONENWERK hält die Entscheidung fest, es trifft sie nicht.

Was die Rechnung zeigt

Alles, was eine inländische Rechnung zeigt, in denselben Stufen nach Betrag — Ihr Name, das Datum, der Gesamtbetrag, Ihre GST/HST- und QST-Registrierungsnummern, der Name des Kunden, eine Beschreibung und die Bedingungen — und im Steuerblock eine GST/HST-Zeile mit 0 % nebst der von Ihnen angegebenen Begründung sowie, bei einem Verkäufer aus Québec, eine QST-Zeile mit 0 %. Eine kurze Begründung auf dem Dokument („zum Nullsatz besteuerte Ausfuhr — Waren in die Vereinigten Staaten versandt“, „Nullsatz — Leistung an einen Gebietsfremden“) ist von den Verordnungen nicht verlangt, aber der nützlichste Satz auf der Seite: Er sagt dem Kunden, warum keine Steuer erscheint, und er sagt einer Betriebsprüfung, auf welche Vorschrift Sie sich gestützt haben. Bewahren Sie die Versandpapiere, die Anschrift des Kunden und, bei Leistungen, den Nachweis der Gebietsfremdheit zusammen mit der Rechnung auf; der Nachweis liegt bei Ihnen, nicht beim Kunden.

Die Seite des Kunden hat ihren eigenen Papierkram. Ein US-Unternehmen, das einen ausländischen Lieferanten bezahlt, verlangt häufig das IRS-Formular W-8BEN-E, bevor es zahlt, damit es auf die Zahlung keine Quellensteuer einbehalten muss. Es ist eine Erklärung über Ihren ausländischen Status, keine Steuererklärung, und es ist üblich; halten Sie es bereit, bevor die erste Rechnung hinausgeht, und nicht erst, wenn die erste Zahlung stockt. Ob Ihre Verkäufe in einen bestimmten US-Bundesstaat dort eine Sales-Tax-Pflicht auslösen — die „economic nexus“-Regeln, die viele Bundesstaaten ab einer Umsatzschwelle anwenden —, ist eine gesonderte Frage, die außerhalb des kanadischen Steuerrechts liegt und fachliche Bestätigung erfordert.

Dollar, Bücher und der Wechselkurs

Sie dürfen in US-Dollar fakturieren, und die meisten Kunden erwarten es. Ihre Bücher werden jedoch in einer Währung geführt, bei einem kanadischen Unternehmen im kanadischen Dollar; jede Fremdwährungsrechnung hat deshalb zwei Werte — den Betrag, den der Kunde sieht, und den Betrag, der in das Hauptbuch eingeht — und der Unterschied zwischen dem Kurs am Rechnungstag und dem Kurs am Zahlungstag ist ein Währungsgewinn oder -verlust. Für die GST/HST-Erklärung verlangt die CRA, dass die Bemessungsgrundlage in kanadischen Dollar ausgedrückt wird, zum Kurs des Tages, an dem die Steuer entstanden ist, oder nach einer anderen Methode, die sie bei einheitlicher Anwendung akzeptiert; bei einer Rechnung zum Nullsatz ist die Steuer ohnehin null, der Umsatz selbst geht aber weiterhin in kanadischen Dollar in Ihre Erklärung ein.

KRONENWERK führt die Bücher des Unternehmens in einer Basiswährung und lässt die Währung des Kunden im Kundenstamm hinterlegen. Eine Rechnung an einen US-Kunden wird in US-Dollar entworfen und ausgestellt, und das Hauptbuch trägt jede Zeile sowohl in der Transaktionswährung als auch in der Buchwährung, sodass die Forderung in den Dollar verfolgt wird, die der Kunde schuldet, und in den Dollar, die Ihre Steuerberatung meldet. Wenn die Zahlung in einem anderen Betrag an kanadischen Dollar eingeht, als die Rechnung gebucht wurde, wird der Unterschied als das erfasst, was er ist: eine Kursdifferenz. Der Leitfaden zu mehreren Währungen behandelt die Mechanik.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein Designstudio in Montréal liefert einem Softwareunternehmen in Austin eine Markenidentität für US$12,000. Der Kunde ist ein gebietsfremdes Unternehmen; die Leistung wird nicht an eine natürliche Person in Kanada erbracht und betrifft keine kanadischen Grundstücke; das Studio und seine Steuerberatung kommen zu dem Schluss, dass die Leistung zum Nullsatz besteuert ist. Die Rechnung wird in US-Dollar ausgestellt: zwölftausend, GST 0 % mit dem Vermerk „Nullsatz — Leistung an einen Gebietsfremden“, QST 0 %, beide Registrierungsnummern, der amtliche Name des Kunden, eine Beschreibung der Lieferergebnisse und Zahlungsziel 30 Tage netto. Die Bücher erfassen die Forderung mit dem Gegenwert in kanadischen Dollar am Rechnungsdatum; als die Überweisung achtundzwanzig Tage später zu einem leicht abweichenden Kurs eingeht, wird der kleine Unterschied als Kursgewinn gebucht. Die GST/HST-Erklärung des Studios weist den Umsatz in kanadischen Dollar in der Zeile für Umsätze zum Nullsatz aus. Der Kunde hat vor der Zahlung ein W-8BEN-E angefordert und es noch am selben Nachmittag erhalten.

So handhabt KRONENWERK das

UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN Rechnungen in US-Dollar bei Büchern in kanadischen Dollar, beide Werte auf jeder Hauptbuchzeile; eine GST/HST-Zeile mit 0 % nebst der von Ihnen angegebenen Begründung und eine QST-Zeile mit 0 % für einen Verkäufer aus Québec, mit beiden Registrierungsnummern; Land und Währung des Kunden im Kundenstamm; Kursdifferenzen bei Zahlung erfasst; die Versandpapiere und der Schriftwechsel mit dem Kunden abgelegt bei der Rechnung oder beim Vorgang. Nicht enthalten: KRONENWERK entscheidet nicht, ob eine Leistung zum Nullsatz besteuert ist, erstellt kein W-8BEN-E, beurteilt keine Sales-Tax-Pflicht in US-Bundesstaaten und reicht die GST/HST- oder QST-Erklärung nicht ein. Siehe auch was eine Rechnung in Québec zeigen muss und die Kanada-Seite.