Alternative zu FreshBooks für Betriebe, die in Aufträgen denken: die Checkliste

Diese Seite ist für Betriebe geschrieben, deren Arbeit in Aufträgen ankommt und nicht in Stunden: ein Handwerksbetrieb mit einer Baustelle, eine Zerspanerei mit einer Teilenummer, ein Studio mit einem Dreh, eine Agentur mit einer Kampagne, ein Servicebetrieb mit einem Einsatz. Was Sie verkaufen, hat vorn ein Angebot, in der Mitte Eingangsrechnungen und Fotos, am Ende eine Rechnung und danach eine Zahlung — und alles davon gehört zu einer Nummer. Die meisten Rechnungsprogramme sind um die Rechnung herum gebaut, also um das letzte und uninteressanteste Dokument des Auftrags. Über FreshBooks behauptet diese Seite nichts — weder was es kann noch was es enthält noch was es kostet. Solche Dinge ändern sich, und die einzige ehrliche Quelle ist die Seite des Produkts selbst, an dem Tag, an dem Sie entscheiden. Was folgt, ist eine Checkliste, die Sie an jedes Produkt halten können, KRONENWERK eingeschlossen, dazu die kanadischen und deutschen Regeln, die darunter liegen, und KRONENWERKs eigene Antworten — einschließlich derjenigen, die den Vergleich für jeden Betrieb beendet, der nach erfassten Stunden abrechnet.

Warum der Auftrag die Einheit ist und nicht die Rechnung

Fragen Sie einen Handwerker, was ein Auftrag kostet, und die Antwort steht nie auf einem einzigen Dokument. Sie besteht aus dem angenommenen Angebot, der Auftragsbestätigung, die es geändert hat, den vier Eingangsrechnungen für Material, dem vom Lager unterschriebenen Lieferschein, den zwanzig Fotos von dem, was hinter der Wand war, der vom Kunden korrigierten Zeichnung, der Rechnung, der Abschlagszahlung und dem Restbetrag. Ein Betrieb, der all das an sieben Orten aufbewahrt — einem Laufwerk, einem Postfach, einem Telefon, einem Rechnungswerkzeug, einem Schuhkarton —, hat keine Auftragsakte, sondern ein Suchproblem, das Monate später auftaucht, wenn ein Kunde eine Position bestreitet oder ein Prüfer fragt, was das Material tatsächlich gekostet hat. Die Frage an jedes Produkt lautet deshalb nicht „kann es eine Rechnung schicken“, sondern „zeigen Sie mir einen Auftrag, vom Angebot bis zur Zahlung, auf einem Bildschirm, mit den Eingangsrechnungen und den Fotos daran“.

Die zweite Frage folgt aus der ersten: was ist der Auftrag wert? Eine Auftragsakte mit einem eigenen Betrag lädt zur Doppelzählung ein — das Angebot ist kein Umsatz, der Auftrag ist kein Umsatz, die Rechnung ist es. Eine gut gebaute Auftragsakte hält Dokumente und hat keinen Saldo; das Hauptbuch zieht seine Zahlen aus den Rechnungen und Belegen darin. Das klingt nach einer kleinen Entwurfsentscheidung. Es ist der Unterschied zwischen einer Margenzahl, die Sie verteidigen können, und einer, die Sie erklären müssen.

Die Checkliste: zehn Punkte zum Vergleichen

Nehmen Sie die Liste mit in die Dokumentation oder die Vorführung jedes Produkts. Die nützliche Frage lautet nie „steht es auf der Roadmap“, sondern „zeigen Sie mir das Dokument, das dabei herauskommt“.

Die Steuerfakten hinter den Punkten 5, 6 und 8

Für einen kanadischen Auftragsbetrieb sind die Zahlen geklärt. Der TPS-Satz beträgt 5 % und der TVQ-Satz 9,975 %, jeweils auf den Preis vor Steuer gerechnet, sodass sich die beiden nie aufeinander aufschlagen; ein Dokument mit einer zusammengefassten Zeile stimmt in der Summe und sagt der Buchhaltung des Käufers das Falsche darüber, wer bezahlt wurde. Die Registrierung folgt der Kleinunternehmerprüfung: ein Betrieb muss sich registrieren, sobald seine weltweiten steuerbaren Umsätze 30.000 $ über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale übersteigen, und darunter darf er keine der beiden Steuern berechnen, sofern er sich nicht freiwillig registriert. Was gedruckt werden muss, bestimmt die Käuferseite. Unter 100 $ genügen Name des Lieferanten, Datum und Gesamtbetrag; ab 100 $ müssen die Registrierungsnummer des Lieferanten und der Betrag jeder Steuer erscheinen; ab 500 $ kommen der Name des Kunden, die Zahlungsbedingungen und eine Beschreibung jeder Leistung hinzu. Diese Stufen lagen viele Jahre bei 30 $ und 150 $ und liegen seit dem 20. April 2021 bei 100 $ und 500 $. Aufzeichnungen und die Belege dahinter werden sechs Jahre ab dem Ende des Steuerjahres aufbewahrt, auf das sie sich beziehen. Die Regeln für Rechnungen in Québec setzen das Zeile für Zeile auseinander.

Für einen europäischen Auftragsbetrieb liegt der Druck auf dem Format. Nach § 14 UStG trägt eine Rechnung eine festgelegte Reihe von Angaben — die vollständigen Namen und Anschriften beider Beteiligten, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag sowie das Wort Gutschrift, wenn der Leistungsempfänger das Dokument ausstellt. Seit dem 1. Januar 2025 muss ein inländisches deutsches Unternehmen eine elektronische Rechnung im europäischen Standardformat empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung kommt stufenweise ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle übrigen. Für einen Auftragsbetrieb bedeutet das vor allem eines: die Rechnung am Ende des Auftrags muss als Datei herausgehen, die das System des Kunden beim ersten Versuch lesen kann.

KRONENWERKs Antworten, Punkt für Punkt

1. Die Auftragsakte. Der Vorgang ist eine Auftragsakte innerhalb der Buchhaltung: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Eingangsrechnungen, Fotos, Rechnung und Zahlungen unter einer Nummer. Er hat bewusst keinen eigenen Betrag — die Zahlen kommen aus den Dokumenten darin, sodass nichts doppelt gezählt wird.
2. Vom Angebot zur Rechnung. Die Kette läuft innerhalb des Vorgangs, und jedes Dokument behält seine eigene Identität und seine eigene eingefrorene Fassung, sobald es ausgestellt ist.
3. Eingangsrechnungen. Belege werden auf den Vorgang gebucht, mit der Originaldatei daran, sodass die Kostenseite eines Auftrags neben der Erlösseite steht.
4. Anhänge. Fotos, Zeichnungen, unterschriebene Lieferscheine und E-Mails hängen gleichermaßen an Vorgängen, Rechnungen, Belegen, Kunden und Zahlungen, unter Beibehaltung der ursprünglichen Dateinamen.
5. Zwei Steuern. Mehrfachsteuerpositionen werden auf den Nettobetrag gerechnet und mit den Registrierungsnummern getrennt ausgewiesen. KRONENWERK verweigert die Berechnung der TVQ für ein Unternehmen ohne hinterlegte TVQ-Registrierung, bevor eine Nummer vergeben wird, und warnt, wenn die Steuerstruktur eines Dokuments nicht zur Provinz des Kunden passt. Siehe Rechnungen und die Montréal-Seite.
6. E-Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD werden erzeugt und geprüft, bevor die Rechnung eine Nummer bekommt; ein Verstoß ist eine Zurückweisung mit genannter Regel. Eingehende E-Rechnungen werden als Belege eingelesen, mit der Datei daran.
7. Zwei Währungen. Rechnungen können in einer Währung ausgestellt werden, während die Bücher in einer anderen geführt werden, und beide Werte stehen auf jeder Buchungszeile.
8. Die Aufzeichnung. Ausgestellte Dokumente sind eingefrorene Abbilder, Korrekturen sind Gutschriften, die Nummerierung ist lückenlos, und jede Handlung trägt Wer und Wann. Eine Steuerberatung kann mit den Rechten, die Sie wählen, in das Unternehmen eingeladen werden.
9. Zeiterfassung. Es gibt keine. Siehe den nächsten Abschnitt, den es gibt, weil dieser Punkt für manche Betriebe den Vergleich beendet.
10. Preis und Umzug. Vier Pläne ab 29 € im Monat auf der Preisseite; kein kostenloser Plan und keine Testphase. Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen und Belege kommen per CSV oder XLSX herein, mit einer Freigabe, bevor etwas übernommen wird, und einer Rücknahmeregel, wenn es falsch ist. Bankverbindungen holen die Kontozeilen zum Abgleich herein. Ein KI-Assistent verbindet sich über MCP im Enterprise-Plan, mit drei Stufen — nur lesen, vorschlagen oder innerhalb einer Grenze handeln — und einer Grenze je Handlung, die das Unternehmen setzt.

Der Punkt, der den Vergleich beenden kann: es gibt keine Zeiterfassung

KRONENWERK hat keine Zeiterfassung, keine Stundenzettel und keinen Weg von Stunden in Rechnungspositionen. Wenn Ihr Betrieb einen Preis für einen Auftrag nennt und gegen diesen Preis abrechnet, ändert das nichts: das Angebot, die Nachträge und die Rechnung liegen alle im Vorgang, und die Stunden sind Ihre eigene Sache. Wenn Ihr Betrieb erfasste Stunden abrechnet — eine Agentur mit Retainer, ein Studio mit Tagessatz, eine Beratung, die dem Kunden jeden Monat Stunden meldet —, dann ist KRONENWERK heute das falsche Produkt, und diese Seite sagt das lieber jetzt, als dass Sie es in der dritten Woche merken. Ehrlichkeit ist billiger als ein Umzug, der rückgängig gemacht werden muss. Es gibt hier kein Roadmap-Versprechen, das die Sache abmildert: entweder Sie rechnen nach Auftrag ab, oder Sie brauchen etwas anderes, oder Sie behalten ein eigenes Zeitwerkzeug und bringen dessen Summen als Rechnungspositionen herein, was viele Firmen tun und was eine echte Antwort ist — aber es sind zwei Produkte und zwei Abonnements, und so sollten Sie es auch einpreisen.

Die übrigen Lücken sind kürzer zu benennen und nicht weniger fest. Es gibt keine Lohnabrechnung, also laufen Löhne anderswo und kommen als Buchungen an. Es gibt keine DATEV-Schnittstelle und keinen SKR03 oder SKR04, und das ist der Punkt, der die meisten deutschen Vergleiche beendet — klären Sie ihn vor allem anderen mit Ihrer Steuerberatung. Es gibt keine ELSTER-Übermittlung und keine Abgabe der TPS/TVQ-Erklärungen: die Zahlen je Satz und Kategorie stehen in den Auswertungen, die Abgabe läuft über die Portale der Behörden oder über Ihre Steuerberatung. KRONENWERK bestimmt keine Steuersätze, entscheidet nicht, ob eine Leistung steuerpflichtig, nullsatzbesteuert oder steuerfrei ist, und gibt keine Steuerberatung.

Was ein Umzug tatsächlich bedeutet

Exportieren Sie Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, Belege und eine Summen- und Saldenliste zu einem Stichtag aus dem, was Sie heute einsetzen; laden Sie sie hoch; ordnen Sie die Spalten einmal zu; vergleichen Sie die Summen; geben Sie frei. Nichts wird übernommen, bevor Sie freigeben, und ein Import, der sich als falsch herausstellt, lässt sich als Ganzes zurücknehmen, statt Zeile für Zeile aufgedröselt zu werden. Alte Rechnungsnummern bleiben, wie sie waren, und neue setzen Ihre Reihe fort, was zählt, weil die lückenlose Nummerierung genau das ist, worauf ein Prüfer schaut. Es gibt keinen eigenen Adapter für ein bestimmtes Produkt, die Exporte laufen also über die allgemeine CSV- und XLSX-Zuordnung; der Umstiegsleitfaden geht die Schritte und die Rücknahmeregel durch. Die meisten Betriebe wählen den ersten Tag eines Quartals, bringen die offenen Aufträge als Vorgänge herüber und stellen noch am selben Nachmittag die erste Rechnung. Wenn Sie breiter vergleichen, decken der kanadische Vergleich und die Seite für Betriebe, denen ein kostenloses Werkzeug zu klein wird dasselbe Feld von anderen Ausgangspunkten aus ab.

Wie KRONENWERK damit umgeht

UNTERSTÜTZT MIT EINSCHRÄNKUNGEN Vorgänge als Auftragsakten, die Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Eingangsrechnungen, Fotos, Rechnung und Zahlungen unter einer Nummer halten, ohne eigenen Betrag; Mehrfachsteuerpositionen, auf den Nettobetrag gerechnet und mit den Registrierungsnummern getrennt ausgewiesen; TVQ ohne TVQ-Registrierung verweigert; Warnungen nach Provinz; Rechnungen in einer Währung bei Büchern in einer anderen und beiden Werten auf jeder Buchungszeile; XRechnung und ZUGFeRD ausgestellt und vor der Nummernvergabe geprüft; eingehende E-Rechnungen als Belege eingelesen, mit der Datei daran; eingefrorene ausgestellte Dokumente, Gutschriften und lückenlose Nummerierung; Anhänge überall; Bankverbindungen; CSV- und XLSX-Umzug mit Freigabe und Rücknahmeregel; Zugang für die Steuerberatung; ein KI-Assistent über MCP mit drei Stufen und einer Grenze je Handlung im Enterprise-Plan. Nicht vorhanden: Lohnabrechnung, Zeiterfassung, DATEV und SKR03/SKR04, ELSTER-Übermittlung, Abgabe der TPS/TVQ-Erklärungen, Bestimmung von Steuersätzen, Steuerberatung. Vier Pläne ab 29 € im Monat auf der Preisseite; kein kostenloser Plan und keine Testphase.