Alternative à FreshBooks pour une entreprise qui travaille par affaires : la liste

Cette page s'adresse à une entreprise dont le travail arrive sous forme d'affaires plutôt que d'heures : un entrepreneur avec un chantier, un atelier d'usinage avec un numéro de pièce, un studio avec un tournage, une agence avec une campagne, une entreprise de métier avec un appel de service. Ce que vous vendez a un devis au début, des factures fournisseurs et des photos au milieu, une facture à la fin et un paiement après — et tout cela appartient à un seul numéro. La plupart des logiciels de facturation sont bâtis autour de la facture, c'est-à-dire du dernier document de l'affaire et du moins intéressant. Cette page n'avance rien au sujet de FreshBooks — ni ce qu'il fait, ni ce qu'il comprend, ni ce qu'il coûte. Ces choses changent, et la seule source honnête est le site du produit lui-même, le jour où vous déciderez. Ce qui suit est une liste de contrôle que vous pouvez opposer à n'importe quel produit, KRONENWERK compris, avec les règles canadiennes et allemandes qui la sous-tendent, et les réponses de KRONENWERK — y compris celle qui met fin à la comparaison pour une entreprise qui facture des heures saisies.

Pourquoi l'affaire, et non la facture, est l'unité de travail

Demandez à un entrepreneur ce que coûte une affaire : la réponse n'est jamais sur un seul document. Elle est faite du devis accepté, du bon de commande qui l'a modifié, des quatre factures fournisseurs de matériaux, du bon de livraison signé à la cour, des vingt photos de ce qu'il y avait derrière le mur, du plan annoté par le client, de la facture, de l'acompte et du solde. Une entreprise qui garde tout cela à sept endroits — un disque, une boîte de courriel, un téléphone, un outil de facturation, une boîte à chaussures — n'a pas de dossier d'affaire ; elle a un problème de recherche qui refait surface des mois plus tard, quand un client conteste une ligne ou qu'un vérificateur demande ce que les matériaux ont réellement coûté. La question à poser à tout produit n'est donc pas « peut-il envoyer une facture » mais « montrez-moi une affaire, du devis au paiement, sur un seul écran, avec les factures fournisseurs et les photos attachées ».

La seconde question découle de la première : que vaut l'affaire ? Un dossier d'affaire qui porte un montant à lui invite au double comptage — le devis n'est pas un revenu, la commande n'est pas un revenu, la facture l'est. Un dossier d'affaire bien conçu contient des documents et n'a pas de solde ; le grand livre tire ses chiffres des factures et des factures fournisseurs qu'il renferme. Cela ressemble à une petite décision de conception. C'est la différence entre une marge que vous pouvez défendre et une marge que vous devez expliquer.

La liste de contrôle : dix points à comparer

Apportez la liste à la documentation ou à la démonstration de chaque produit. La question utile n'est jamais « est-ce dans la feuille de route » mais « montrez-moi le document que cela produit ».

Les faits fiscaux qui sous-tendent les points 5, 6 et 8

Pour une entreprise canadienne qui travaille par affaires, les chiffres sont établis. Le taux de la TPS est de 5 % et celui de la TVQ de 9,975 %, chacun calculé sur le prix avant taxes, de sorte que les deux ne se composent jamais ; un document qui montre une seule ligne fusionnée donne le bon total et dit à la tenue de livres de l'acheteur la mauvaise chose sur qui a été payé. L'inscription suit le critère du petit fournisseur : une entreprise doit s'inscrire dès que ses ventes taxables mondiales dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs, et en deçà elle ne peut percevoir ni l'une ni l'autre taxe à moins de s'inscrire volontairement. C'est le côté acheteur qui dicte ce qui doit être imprimé. Sous 100 $, le nom du fournisseur, la date et le total suffisent ; à partir de 100 $, le numéro d'inscription du fournisseur et le montant de chaque taxe doivent figurer ; à partir de 500 $ s'ajoutent le nom du client, les modalités de paiement et une description de chaque fourniture. Ces seuils ont été de 30 $ et 150 $ pendant de longues années et sont de 100 $ et 500 $ depuis le 20 avril 2021. Les registres et les pièces qui les appuient se conservent six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Les règles de facturation au Québec détaillent tout cela ligne par ligne.

Pour une entreprise européenne, la pression porte sur le format. Selon le § 14 UStG, une facture porte un ensemble défini de mentions — les noms et adresses complets des deux parties, le numéro fiscal ou le numéro d'identification à la TVA du vendeur, la date d'émission, un numéro de facture séquentiel, la quantité et la nature de la fourniture, la date de la fourniture, la contrepartie ventilée par taux et par exonération, le taux et le montant de la taxe, ainsi que le mot Gutschrift lorsque c'est l'acheteur qui établit le document. Depuis le 1er janvier 2025, une entreprise allemande établie dans le pays doit pouvoir recevoir une facture électronique au format normalisé européen ; l'obligation d'émettre arrive par étapes, à partir de 2027 pour les grandes entreprises et de 2028 pour les autres. Pour une entreprise qui travaille par affaires, cela veut surtout dire une chose : la facture qui clôt l'affaire doit partir sous forme de fichier que le système du client sait lire du premier coup.

Les réponses de KRONENWERK, point par point

1. Le dossier d'affaire. L'affaire est un dossier de travail à l'intérieur de la comptabilité : devis, bon de commande, bon de livraison, factures fournisseurs, photos, facture et paiements sous un seul numéro. Elle n'a délibérément aucun montant propre — les chiffres viennent des documents qu'elle contient, si bien que rien n'est compté deux fois.
2. Du devis à la facture. La chaîne se déroule à l'intérieur de l'affaire, et chaque document garde sa propre identité et sa propre copie figée une fois émis.
3. Les factures fournisseurs. Elles sont comptabilisées sur l'affaire avec le fichier d'origine attaché, si bien que le côté coûts d'une affaire voisine le côté revenus.
4. Les pièces jointes. Photos, plans, bons de livraison signés et courriels s'attachent indifféremment aux affaires, aux factures, aux factures fournisseurs, aux clients et aux paiements, les noms de fichiers d'origine étant conservés.
5. Deux taxes. Les lignes à taxes multiples sont calculées sur le montant net et imprimées séparément avec les numéros d'inscription. KRONENWERK refuse de percevoir la TVQ pour une entreprise sans inscription à la TVQ au dossier, avant qu'un numéro ne soit dépensé, et avertit lorsque la structure de taxes d'un document ne correspond pas à la province du client. Voir les factures et la page de Montréal.
6. Les factures électroniques. XRechnung et ZUGFeRD sont produites et validées avant que la facture reçoive un numéro ; un manquement est un refus avec la règle nommée. Les factures électroniques entrantes sont lues dans des factures fournisseurs, le fichier attaché.
7. Deux devises. Les factures peuvent être émises dans une devise pendant que les livres sont tenus dans une autre, et les deux valeurs figurent sur chaque ligne du grand livre.
8. Le registre. Les documents émis sont des instantanés figés, les corrections sont des avoirs, la numérotation est sans trou, et chaque acte porte qui et quand. Un comptable peut être invité dans l'entreprise avec les droits que vous choisissez.
9. La saisie du temps. Il n'y en a pas. Voir la section suivante, qui existe parce que ce point met fin à la comparaison pour certaines entreprises.
10. Prix et reprise. Quatre forfaits à partir de 29 € par mois sur la page des prix ; pas de forfait gratuit et pas d'essai. Clients, fournisseurs, factures ouvertes et factures fournisseurs entrent par CSV ou XLSX, avec une approbation avant que quoi que ce soit ne prenne effet et une règle d'annulation si c'est mauvais. Les connexions bancaires font entrer les lignes du compte pour le rapprochement. Un assistant d'IA se connecte par MCP sur le forfait Enterprise, avec trois niveaux — lecture seule, proposition, ou action dans une limite — et une limite par acte fixée par l'entreprise.

Le point qui peut mettre fin à la comparaison : il n'y a pas de saisie du temps

KRONENWERK n'a ni chronomètres, ni feuilles de temps, ni passage des heures aux lignes de facture. Si votre entreprise annonce un prix pour une affaire et facture contre ce prix, cela ne change rien : le devis, les avenants et la facture sont tous dans l'affaire, et les heures sont votre affaire à vous. Si votre entreprise facture des heures saisies — une agence sous mandat, un studio au tarif journalier, un cabinet-conseil qui déclare ses heures au client chaque mois — alors KRONENWERK est aujourd'hui le mauvais produit, et cette page préfère le dire maintenant plutôt que de vous le laisser découvrir la troisième semaine. L'honnêteté coûte moins cher qu'une reprise qu'il faut annuler. Il n'y a ici aucune promesse de feuille de route pour adoucir la chose : ou bien vous facturez à l'affaire, ou bien il vous faut autre chose, ou bien vous gardez un outil de temps séparé et en faites entrer les totaux comme lignes de facture, ce que beaucoup de firmes font et qui est une vraie réponse — mais cela fait deux produits et deux abonnements, et c'est ainsi qu'il faut en calculer le prix.

Les autres manques se disent plus brièvement et ne sont pas moins fermes. Il n'y a pas de paie : les salaires se traitent ailleurs et arrivent sous forme d'écritures. Il n'y a pas d'interface DATEV ni de plan comptable SKR03 ou SKR04, et c'est le point qui met fin à la plupart des comparaisons allemandes — réglez-le avec votre conseiller fiscal avant toute autre chose. Il n'y a pas de télétransmission ELSTER, ni de production des déclarations de TPS/TVQ : les chiffres par taux et par catégorie sont dans les rapports, la production se fait sur les portails des administrations ou avec votre comptable. KRONENWERK ne détermine pas les taux, ne décide pas si une fourniture est taxable, détaxée ou exonérée, et ne donne pas de conseil fiscal.

Ce qu'un changement de logiciel demande vraiment

Exportez clients, fournisseurs, factures ouvertes, factures fournisseurs et une balance de vérification à une date donnée depuis ce que vous utilisez aujourd'hui ; téléversez-les ; faites correspondre les colonnes une fois ; comparez les totaux ; approuvez. Rien ne prend effet avant votre approbation, et un import qui s'avère mauvais s'annule d'un bloc au lieu d'être défait ligne par ligne. Les anciens numéros de facture sont conservés tels quels et les nouveaux poursuivent votre série, ce qui compte parce que la numérotation sans trou est exactement ce qu'un vérificateur regarde. Il n'existe pas d'adaptateur dédié à un produit particulier : les exports passent par la correspondance générique CSV et XLSX ; le guide de migration parcourt les étapes et la règle d'annulation. La plupart des entreprises choisissent le premier jour d'un trimestre, font passer les affaires en cours et émettent la première facture l'après-midi même. Si vous comparez plus largement, la comparaison canadienne et la page pour les entreprises qui dépassent un outil gratuit couvrent le même terrain à partir d'autres points de départ.

Comment KRONENWERK traite ce sujet

PRIS EN CHARGE AVEC LIMITES Des affaires comme dossiers de travail contenant devis, bon de commande, bon de livraison, factures fournisseurs, photos, facture et paiements sous un seul numéro, sans montant propre ; lignes à taxes multiples calculées sur le net et imprimées séparément avec les numéros d'inscription ; TVQ refusée sans inscription à la TVQ ; avertissements selon la province ; factures dans une devise avec des livres dans une autre et les deux valeurs sur chaque ligne du grand livre ; XRechnung et ZUGFeRD émises et validées avant l'attribution du numéro ; factures électroniques entrantes lues dans des factures fournisseurs avec le fichier attaché ; documents émis figés, avoirs et numérotation sans trou ; pièces jointes partout ; connexions bancaires ; reprise CSV et XLSX avec approbation et règle d'annulation ; accès du comptable ; un assistant d'IA par MCP avec trois niveaux et une limite par acte sur le forfait Enterprise. Non traité : la paie, la saisie du temps, DATEV et SKR03/SKR04, la télétransmission ELSTER, la production des déclarations de TPS et de TVQ, la détermination des taux, le conseil fiscal. Quatre forfaits à partir de 29 € par mois sur la page des prix ; pas de forfait gratuit et pas d'essai.