Alternatywa dla FreshBooks dla firmy pracującej zleceniami: lista kontrolna

Ta strona jest napisana dla firmy, do której praca przychodzi w postaci zleceń, a nie godzin: wykonawcy z budową, zakładu obróbki z numerem części, studia ze zdjęciami, agencji z kampanią, firmy instalacyjnej z wezwaniem serwisowym. To, co sprzedajecie, ma na początku ofertę, w środku faktury od dostawców i zdjęcia, na końcu fakturę, a po niej płatność — i wszystko to należy do jednego numeru. Większość programów do fakturowania zbudowano wokół faktury, czyli wokół ostatniego i najmniej ciekawego dokumentu zlecenia. Ta strona nie twierdzi niczego o FreshBooks — ani co robi, ani co zawiera, ani ile kosztuje. Takie rzeczy się zmieniają, a jedynym uczciwym źródłem jest własna strona produktu, w dniu, w którym podejmujecie decyzję. Dalej następuje lista kontrolna, którą możecie przyłożyć do każdego produktu, łącznie z KRONENWERK, kanadyjskie i niemieckie przepisy, które pod nią leżą, oraz własne odpowiedzi KRONENWERK — w tym ta, która kończy porównanie dla firmy rozliczającej się z ewidencjonowanych godzin.

Dlaczego jednostką pracy jest zlecenie, a nie faktura

Zapytajcie wykonawcę, ile kosztuje zlecenie, a odpowiedź nigdy nie znajdzie się na jednym dokumencie. Składa się na nią przyjęta oferta, potwierdzenie zamówienia, które ją zmieniło, cztery faktury od dostawców za materiał, podpisany w magazynie dokument dostawy, dwadzieścia zdjęć tego, co było za ścianą, rysunek naniesiony przez klienta, faktura, płatność częściowa i reszta. Firma, która trzyma to w siedmiu miejscach — na dysku, w skrzynce pocztowej, w telefonie, w narzędziu do fakturowania, w pudełku po butach — nie ma teczki zlecenia; ma problem z wyszukiwaniem, który wypływa po miesiącach, gdy klient kwestionuje pozycję albo kontroler pyta, ile naprawdę kosztował materiał. Pytanie do każdego produktu nie brzmi więc „czy potrafi wysłać fakturę”, lecz „pokażcie mi jedno zlecenie, od oferty do płatności, na jednym ekranie, z fakturami od dostawców i ze zdjęciami przy nim”.

Drugie pytanie wynika z pierwszego: ile warte jest zlecenie? Teczka zlecenia z własną kwotą zaprasza do podwójnego liczenia — oferta nie jest przychodem, zamówienie nie jest przychodem, faktura jest. Dobrze zbudowana teczka zlecenia trzyma dokumenty i nie ma salda; księga główna bierze swoje liczby z faktur i faktur zakupu w środku. Brzmi to jak drobna decyzja projektowa. To różnica między marżą, której można bronić, a marżą, którą trzeba tłumaczyć.

Lista kontrolna: dziesięć punktów do porównania

Zabierzcie tę listę do dokumentacji albo na pokaz każdego produktu. Użyteczne pytanie nigdy nie brzmi „czy jest to w planach”, tylko „pokażcie mi dokument, który z tego powstaje”.

Fakty podatkowe pod punktami 5, 6 i 8

Dla kanadyjskiej firmy zleceniowej liczby są ustalone. Stawka TPS wynosi 5 %, a stawka TVQ 9,975 %, każda liczona od ceny przed podatkiem, więc obie nigdy się nie nakładają; dokument pokazujący jedną scaloną linię sumuje się poprawnie, ale mówi księgowości nabywcy nieprawdę o tym, komu zapłacono. Rejestracja idzie za testem małego dostawcy: firma musi się zarejestrować, gdy jej światowa sprzedaż opodatkowana przekroczy 30 000 $ w czterech kolejnych kwartałach kalendarzowych, a poniżej tego progu nie może pobierać żadnego z tych podatków, o ile nie zarejestruje się dobrowolnie. To strona nabywcy decyduje, co musi być wydrukowane. Poniżej 100 $ wystarczą nazwa dostawcy, data i suma; od 100 $ muszą pojawić się numer rejestracyjny dostawcy i kwota każdego podatku; od 500 $ dochodzą nazwa klienta, warunki płatności i opis każdej dostawy. Progi te przez wiele lat wynosiły 30 $ i 150 $, a od 20 kwietnia 2021 r. wynoszą 100 $ i 500 $. Zapisy i dokumenty, na których się opierają, przechowuje się sześć lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Zasady fakturowania w Québecu rozkładają to na czynniki pierwsze.

Dla europejskiej firmy zleceniowej nacisk spoczywa na formacie. Zgodnie z § 14 UStG faktura nosi określony zestaw danych — pełne nazwy i adresy obu stron, numer podatkowy albo numer identyfikacyjny VAT sprzedawcy, datę wystawienia, kolejny numer faktury, ilość i rodzaj świadczenia, datę świadczenia, wynagrodzenie w podziale na stawki i zwolnienia, stawkę i kwotę podatku oraz słowo Gutschrift, gdy dokument wystawia nabywca. Od 1 stycznia 2025 r. krajowa firma niemiecka musi umieć odebrać fakturę elektroniczną w europejskim formacie normatywnym; obowiązek wystawiania wchodzi etapami, od 2027 r. dla większych firm i od 2028 r. dla pozostałych. Dla firmy zleceniowej oznacza to przede wszystkim jedno: faktura na końcu zlecenia musi wyjść jako plik, który system klienta odczyta za pierwszym razem.

Odpowiedzi KRONENWERK, punkt po punkcie

1. Teczka zlecenia. Transakcja to teczka zlecenia wewnątrz księgowości: oferta, potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy, faktury od dostawców, zdjęcia, faktura i płatności pod jednym numerem. Celowo nie ma własnej kwoty — liczby pochodzą z dokumentów w środku, więc nic nie jest liczone dwa razy.
2. Od oferty do faktury. Łańcuch biegnie wewnątrz transakcji, a każdy dokument zachowuje własną tożsamość i własną zamrożoną kopię, gdy zostanie wystawiony.
3. Faktury od dostawców. Faktury zakupu księguje się na transakcji z oryginalnym plikiem przy nich, więc strona kosztowa zlecenia stoi obok strony przychodowej.
4. Załączniki. Zdjęcia, rysunki, podpisane dokumenty dostawy i wiadomości e-mail dołącza się tak samo do transakcji, faktur, faktur zakupu, klientów i płatności, z zachowaniem pierwotnych nazw plików.
5. Dwa podatki. Pozycje z wieloma podatkami są liczone od kwoty netto i drukowane osobno z numerami rejestracyjnymi. KRONENWERK odmawia pobrania TVQ dla firmy bez wpisanej rejestracji TVQ, zanim zostanie zużyty numer, i ostrzega, gdy struktura podatkowa dokumentu nie pasuje do prowincji klienta. Zobacz faktury i stronę o Montréalu.
6. E-faktury. XRechnung i ZUGFeRD są tworzone i sprawdzane, zanim faktura dostanie numer; naruszenie jest odmową z podaniem reguły. Przychodzące e-faktury są wczytywane do faktur zakupu z dołączonym plikiem.
7. Dwie waluty. Faktury można wystawiać w jednej walucie, prowadząc księgi w innej, a obie wartości stoją na każdej linii księgi.
8. Zapis. Wystawione dokumenty są zamrożonymi migawkami, poprawki są fakturami korygującymi, numeracja jest bez luk, a każda czynność niesie kto i kiedy. Księgowego można zaprosić do firmy z prawami, które wybierzecie.
9. Ewidencja czasu. Nie ma jej. Zobacz następny rozdział, który istnieje dlatego, że ten punkt kończy porównanie dla części firm.
10. Cena i przeniesienie danych. Cztery plany od 29 € miesięcznie na stronie cennika; brak planu darmowego i brak okresu próbnego. Klienci, dostawcy, faktury otwarte i faktury zakupu wchodzą przez CSV lub XLSX, z zatwierdzeniem, zanim cokolwiek zostanie przyjęte, i regułą cofnięcia, gdy coś jest nie tak. Połączenia bankowe wciągają linie z rachunku do uzgodnienia. Asystent AI łączy się przez MCP w planie Enterprise, z trzema poziomami — tylko odczyt, propozycja albo działanie w granicy — i granicą na pojedynczą czynność, którą ustala firma.

Punkt, który może zakończyć porównanie: nie ma ewidencji czasu

KRONENWERK nie ma liczników czasu, kart pracy ani przeniesienia godzin do pozycji faktury. Jeśli wasza firma podaje cenę za zlecenie i rozlicza się z tej ceny, nic to nie zmienia: oferta, roboty dodatkowe i faktura leżą w transakcji, a godziny są waszą własną sprawą. Jeśli wasza firma fakturuje ewidencjonowane godziny — agencja na ryczałcie, studio ze stawką dzienną, doradztwo raportujące klientowi godziny co miesiąc — to KRONENWERK jest dziś złym produktem, a ta strona woli powiedzieć to teraz, niż pozwolić wam odkryć to w trzecim tygodniu. Uczciwość jest tańsza niż przeniesienie, które trzeba cofnąć. Nie ma tu żadnej obietnicy z planu rozwoju, która by to złagodziła: albo rozliczacie się zleceniem, albo potrzebujecie czegoś innego, albo trzymacie osobne narzędzie do czasu i wnosicie jego sumy jako pozycje faktury, co robi wiele firm i co jest prawdziwą odpowiedzią — ale to dwa produkty i dwie subskrypcje, i tak właśnie należy to wycenić.

Pozostałe braki wymienia się krócej i nie mniej stanowczo. Nie ma płac, więc wynagrodzenia liczy się gdzie indziej i przychodzą jako zapisy. Nie ma interfejsu DATEV ani planu kont SKR03 czy SKR04, i to jest punkt, który kończy większość niemieckich porównań — rozstrzygnijcie go z doradcą podatkowym przed wszystkim innym. Nie ma wysyłki przez ELSTER ani składania deklaracji TPS/TVQ: liczby według stawek i kategorii są w raportach, a składanie odbywa się na portalach urzędów albo u waszego księgowego. KRONENWERK nie ustala stawek, nie rozstrzyga, czy dostawa jest opodatkowana, zerowa czy zwolniona, i nie udziela porad podatkowych.

Co naprawdę oznacza zmiana programu

Wyeksportujcie klientów, dostawców, faktury otwarte, faktury zakupu i zestawienie obrotów i sald na dany dzień z tego, czego używacie dzisiaj; wgrajcie je; raz przyporządkujcie kolumny; porównajcie sumy; zatwierdźcie. Nic nie zostanie przyjęte, zanim nie zatwierdzicie, a import, który okaże się zły, cofa się w całości, zamiast rozplątywać go linia po linii. Stare numery faktur zostają takie, jakie były, a nowe kontynuują waszą serię, co ma znaczenie, bo numeracja bez luk jest dokładnie tym, na co patrzy kontroler. Nie ma osobnego adaptera do żadnego konkretnego produktu, więc eksporty idą przez ogólne przyporządkowanie CSV i XLSX; przewodnik po zmianie programu przechodzi przez kroki i regułę cofnięcia. Większość firm wybiera pierwszy dzień kwartału, przenosi otwarte zlecenia jako transakcje i wystawia pierwszą fakturę tego samego popołudnia. Jeśli porównujecie szerzej, porównanie kanadyjskie oraz strona dla firm, którym darmowe narzędzie przestaje wystarczać obejmują ten sam teren z innych punktów wyjścia.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI Transakcje jako teczki zleceń zawierające ofertę, potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy, faktury od dostawców, zdjęcia, fakturę i płatności pod jednym numerem i bez własnej kwoty; pozycje z wieloma podatkami liczone od kwoty netto i drukowane osobno z numerami rejestracyjnymi; TVQ odmówione bez rejestracji TVQ; ostrzeżenia zależne od prowincji; faktury w jednej walucie przy księgach w innej i obie wartości na każdej linii księgi; XRechnung i ZUGFeRD wystawiane i sprawdzane przed nadaniem numeru; przychodzące e-faktury wczytywane do faktur zakupu z dołączonym plikiem; zamrożone wystawione dokumenty, faktury korygujące i numeracja bez luk; załączniki wszędzie; połączenia bankowe; przeniesienie danych przez CSV i XLSX z zatwierdzeniem i regułą cofnięcia; dostęp dla księgowego; asystent AI przez MCP z trzema poziomami i granicą na pojedynczą czynność w planie Enterprise. Czego nie ma: płac, ewidencji czasu, DATEV i SKR03/SKR04, wysyłki przez ELSTER, składania deklaracji TPS i TVQ, ustalania stawek, porad podatkowych. Cztery plany od 29 € miesięcznie na stronie cennika; brak planu darmowego i brak okresu próbnego.