FreshBooks-alternatief voor een bedrijf dat op opdrachten draait: de checklist

Deze pagina is bedoeld voor een bedrijf waarvan het werk binnenkomt als opdrachten en niet als uren: een aannemer met een bouwplaats, een verspanend bedrijf met een artikelnummer, een studio met een opname, een bureau met een campagne, een installatiebedrijf met een storingsmelding. Wat u verkoopt heeft vooraan een offerte, in het midden leveranciersfacturen en foto's, aan het eind een factuur en daarna een betaling — en dat alles hoort bij één nummer. De meeste factureersoftware is om de factuur heen gebouwd, en dat is het laatste document van de opdracht en het minst interessante. Deze pagina beweert niets over FreshBooks — niet wat het doet, niet wat het bevat, niet wat het kost. Zulke dingen veranderen, en de enige eerlijke bron is de eigen site van het product, op de dag dat u beslist. Wat volgt is een checklist die u naast elk product kunt leggen, KRONENWERK inbegrepen, met de Canadese en Duitse regels die eronder liggen, en de eigen antwoorden van KRONENWERK — inclusief het antwoord dat de vergelijking beëindigt voor een bedrijf dat op geregistreerde uren factureert.

Waarom de opdracht de eenheid is en niet de factuur

Vraag een aannemer wat een opdracht kost en het antwoord staat nooit op één document. Het bestaat uit de aanvaarde offerte, de opdrachtbevestiging die haar wijzigde, de vier leveranciersfacturen voor materiaal, de door het magazijn getekende pakbon, de twintig foto's van wat er achter de muur zat, de door de klant aangepaste tekening, de factuur, de deelbetaling en het restant. Een bedrijf dat dit op zeven plaatsen bewaart — een schijf, een postvak, een telefoon, een factureertool, een schoenendoos — heeft geen opdrachtdossier; het heeft een zoekprobleem dat maanden later opduikt, wanneer een klant een regel betwist of een controleur vraagt wat het materiaal werkelijk heeft gekost. De vraag aan elk product is daarom niet "kan het een factuur versturen" maar "laat me één opdracht zien, van offerte tot betaling, op één scherm, met de leveranciersfacturen en de foto's eraan".

De tweede vraag volgt uit de eerste: wat is de opdracht waard? Een opdrachtdossier met een eigen bedrag nodigt uit tot dubbeltelling — de offerte is geen omzet, de opdracht is geen omzet, de factuur wel. Een goed gebouwd opdrachtdossier bevat documenten en heeft geen saldo; het grootboek haalt zijn cijfers uit de facturen en inkoopfacturen erin. Dat klinkt als een kleine ontwerpkeuze. Het is het verschil tussen een margecijfer dat u kunt verdedigen en een cijfer dat u moet uitleggen.

De checklist: tien punten om te vergelijken

Neem de lijst mee naar de documentatie of de demonstratie van elk product. De nuttige vraag is nooit "staat het op de roadmap" maar "laat me het document zien dat hieruit komt".

De fiscale feiten onder de punten 5, 6 en 8

Voor een Canadees opdrachtenbedrijf staan de cijfers vast. Het TPS-tarief is 5 % en het TVQ-tarief 9,975 %, elk berekend over de prijs vóór belasting, zodat de twee nooit over elkaar heen komen; een document met één samengevoegde regel telt goed op en vertelt de boekhouder van de koper het verkeerde over wie betaald is. Registratie volgt de kleineleverancierstoets: een bedrijf moet zich registreren zodra zijn wereldwijde belastbare omzet 30.000 $ over vier opeenvolgende kalenderkwartalen overschrijdt, en daaronder mag het geen van beide belastingen heffen tenzij het zich vrijwillig registreert. Wat afgedrukt moet worden, wordt door de koperskant bepaald. Onder 100 $ volstaan de naam van de leverancier, de datum en het totaal; vanaf 100 $ moeten het registratienummer van de leverancier en het bedrag van elke belasting verschijnen; vanaf 500 $ komen de naam van de klant, de betalingsvoorwaarden en een omschrijving van elke levering erbij. Die drempels lagen vele jaren op 30 $ en 150 $ en liggen sinds 20 april 2021 op 100 $ en 500 $. Vastleggingen en de stukken eronder worden zes jaar bewaard vanaf het einde van het belastingjaar waarop ze betrekking hebben. De Québecse factuurregels zetten dit regel voor regel uiteen.

Voor een Europees opdrachtenbedrijf ligt de druk op het formaat. Volgens § 14 UStG draagt een factuur een vastgestelde reeks vermeldingen — de volledige namen en adressen van beide partijen, het belastingnummer of btw-identificatienummer van de verkoper, de uitgiftedatum, een doorlopend factuurnummer, de hoeveelheid en aard van de levering, de datum van levering, de vergoeding uitgesplitst naar tarief en vrijstelling, het tarief en het belastingbedrag, en het woord Gutschrift wanneer de koper het document opmaakt. Sinds 1 januari 2025 moet een binnenlands Duits bedrijf een elektronische factuur in het Europese standaardformaat kunnen ontvangen; de plicht tot uitgeven komt in stappen, vanaf 2027 voor grotere bedrijven en vanaf 2028 voor de rest. Voor een opdrachtenbedrijf betekent dat vooral één ding: de factuur aan het eind van de opdracht moet vertrekken als een bestand dat het systeem van de klant bij de eerste poging kan lezen.

De antwoorden van KRONENWERK, punt voor punt

1. Het opdrachtdossier. De transactie is een opdrachtdossier binnen de boekhouding: offerte, opdrachtbevestiging, pakbon, leveranciersfacturen, foto's, factuur en betalingen onder één nummer. Zij heeft bewust geen eigen bedrag — de cijfers komen uit de documenten erin, zodat niets dubbel wordt geteld.
2. Van offerte naar factuur. De keten loopt binnen de transactie, en elk document behoudt zijn eigen identiteit en zijn eigen bevroren kopie zodra het is uitgegeven.
3. Leveranciersfacturen. Inkoopfacturen worden op de transactie geboekt met het originele bestand eraan, zodat de kostenkant van een opdracht naast de opbrengstenkant staat.
4. Bijlagen. Foto's, tekeningen, getekende pakbonnen en e-mails hangen even goed aan transacties, facturen, inkoopfacturen, klanten en betalingen, met behoud van de oorspronkelijke bestandsnamen.
5. Twee belastingen. Regels met meerdere belastingen worden over het nettobedrag berekend en apart afgedrukt met de registratienummers. KRONENWERK weigert TVQ te heffen voor een bedrijf zonder TVQ-registratie in het dossier, voordat een nummer wordt besteed, en waarschuwt wanneer de belastingstructuur van een document niet bij de provincie van de klant past. Zie facturen en de pagina over Montréal.
6. E-facturen. XRechnung en ZUGFeRD worden opgesteld en gevalideerd voordat de factuur een nummer krijgt; een overtreding is een weigering met de regel erbij genoemd. Binnenkomende e-facturen worden in inkoopfacturen gelezen, met het bestand eraan.
7. Twee valuta's. Facturen kunnen in de ene valuta worden uitgegeven terwijl de boeken in een andere worden gehouden, en beide waarden staan op elke grootboekregel.
8. De vastlegging. Uitgegeven documenten zijn bevroren momentopnamen, correcties zijn creditnota's, de nummering is sluitend, en elke handeling draagt wie en wanneer. Een accountant kan met de rechten die u kiest in het bedrijf worden uitgenodigd.
9. Tijdregistratie. Die is er niet. Zie het volgende hoofdstuk, dat bestaat omdat dit punt voor sommige bedrijven de vergelijking beëindigt.
10. Prijs en overstap. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand op de prijspagina; geen gratis abonnement en geen proefperiode. Klanten, leveranciers, openstaande facturen en inkoopfacturen komen binnen via CSV of XLSX, met een goedkeuring voordat er iets landt en een terugdraairegel als het fout is. Bankkoppelingen halen de rekeningregels binnen om af te letteren. Een AI-assistent verbindt via MCP op het Enterprise-abonnement, met drie niveaus — alleen lezen, voorstellen, of handelen binnen een grens — en een grens per handeling die het bedrijf instelt.

Het punt dat de vergelijking kan beëindigen: er is geen tijdregistratie

KRONENWERK heeft geen timers, geen urenstaten en geen weg van uren naar factuurregels. Als uw bedrijf een prijs voor een opdracht noemt en tegen die prijs factureert, verandert dit niets: de offerte, het meerwerk en de factuur zitten allemaal in de transactie, en de uren zijn uw eigen zaak. Als uw bedrijf geregistreerde uren factureert — een bureau op een retainer, een studio met een dagtarief, een adviespraktijk die de klant elke maand uren rapporteert — dan is KRONENWERK vandaag het verkeerde product, en deze pagina zegt dat liever nu dan dat u het in de derde week ontdekt. Eerlijkheid is goedkoper dan een overstap die teruggedraaid moet worden. Er staat hier geen roadmapbelofte om het te verzachten: ofwel u factureert per opdracht, ofwel u hebt iets anders nodig, ofwel u houdt een apart tijdhulpmiddel en brengt de totalen daaruit als factuurregels binnen, wat veel kantoren doen en wat een echt antwoord is — maar het zijn twee producten en twee abonnementen, en zo moet u het ook doorrekenen.

De overige hiaten zijn korter te noemen en niet minder hard. Er is geen salarisadministratie, dus lonen lopen elders en komen binnen als boekingen. Er is geen DATEV-koppeling en geen SKR03 of SKR04, en dat is het punt dat de meeste Duitse vergelijkingen beëindigt — regel het met uw belastingadviseur vóór al het andere. Er is geen ELSTER-aangifte en geen indiening van de TPS/TVQ-aangiften: de cijfers per tarief en categorie staan in de rapporten, het indienen gebeurt op de portalen van de autoriteiten of bij uw accountant. KRONENWERK bepaalt geen tarieven, beslist niet of een levering belast, nultarief of vrijgesteld is, en geeft geen fiscaal advies.

Wat overstappen werkelijk inhoudt

Exporteer klanten, leveranciers, openstaande facturen, inkoopfacturen en een proefbalans per een datum uit wat u vandaag gebruikt; upload ze; koppel de kolommen één keer; vergelijk de totalen; keur goed. Niets landt voordat u goedkeurt, en een import die fout blijkt, draait u in zijn geheel terug in plaats van regel voor regel uit elkaar te plukken. Oude factuurnummers blijven zoals ze waren en nieuwe zetten uw reeks voort, wat telt omdat sluitende nummering precies is waar een controleur naar kijkt. Er is geen aparte koppeling voor een bepaald product, dus de exports lopen via de algemene CSV- en XLSX-kolomkoppeling; de overstapgids loopt de stappen en de terugdraairegel door. De meeste bedrijven kiezen de eerste dag van een kwartaal, brengen de lopende opdrachten over als transacties en sturen dezelfde middag de eerste factuur. Wilt u breder vergelijken, dan dekken de Canadese vergelijking en de pagina voor bedrijven die een gratis hulpmiddel ontgroeien hetzelfde terrein vanuit andere vertrekpunten.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN Transacties als opdrachtdossiers met offerte, opdrachtbevestiging, pakbon, leveranciersfacturen, foto's, factuur en betalingen onder één nummer en zonder eigen bedrag; regels met meerdere belastingen berekend over het nettobedrag en apart afgedrukt met de registratienummers; TVQ geweigerd zonder TVQ-registratie; waarschuwingen per provincie; facturen in de ene valuta met boeken in een andere en beide waarden op elke grootboekregel; XRechnung en ZUGFeRD uitgegeven en gevalideerd vóór de nummertoekenning; binnenkomende e-facturen in inkoopfacturen gelezen met het bestand eraan; bevroren uitgegeven documenten, creditnota's en sluitende nummering; overal bijlagen; bankkoppelingen; CSV- en XLSX-overstap met een goedkeuring en een terugdraairegel; toegang voor de accountant; een AI-assistent via MCP met drie niveaus en een grens per handeling op het Enterprise-abonnement. Niet gedaan: salarisadministratie, tijdregistratie, DATEV en SKR03/SKR04, ELSTER-aangifte, indiening van de TPS- en TVQ-aangiften, tariefbepaling, fiscaal advies. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand op de prijspagina; geen gratis abonnement en geen proefperiode.