Formaty e-faktur: UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS, FA(3)

Europejskie formaty e-faktur dzielą się na dwie grupy. UBL, CII, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X i Peppol BIS Billing 3.0 przenoszą ten sam model semantyczny EN 16931 — różnią się składnią (UBL lub CII), opakowaniem (czysty XML lub hybrydowy PDF) i nałożonymi na nie regułami krajowymi. Polski FA(3) to odrębny schemat krajowy dla platformy KSeF. O tym, którego formatu Państwo potrzebują, decyduje kraj nabywcy: XRechnung lub ZUGFeRD w Niemczech, Factur-X, UBL lub CII we Francji, Peppol BIS w Belgii, FA(3) w Polsce.

Dwie składnie u podstaw: UBL i CII

UBL 2.1 i UN/CEFACT Cross Industry Invoice to dwie składnie XML, które UE wymienia dla EN 16931; każdy format oparty na EN na tej stronie jest jedną z nich z dodatkowymi regułami.

UBL 2.1 (Universal Business Language)

Standard OASIS, także ISO/IEC 19845:2015. Osobne typy dokumentów dla Invoice i CreditNote. Składnia Peppol BIS Billing 3.0 i jedna z dwóch składni XRechnung. Szeroko stosowana w krajach nordyckich, Holandii i Belgii.

UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Schemat XML UN/CEFACT; lista UE odwołuje się do wydania D16B, a ZUGFeRD 2.5.2 opiera się na D22B ze wsteczną zgodnością z D16B. Jeden element główny, CrossIndustryInvoice, zarówno dla faktur, jak i not kredytowych. Składnia osadzana w ZUGFeRD i Factur-X oraz druga składnia XRechnung.

Obie wyrażają każdy termin biznesowy EN 16931; konwerter może odwzorować jedną na drugą bez utraty treści podstawowej. Wybór zwykle wynika z kanału: Peppol oznacza UBL, hybrydowy PDF oznacza CII. Sam model jest wyjaśniony na stronie EN 16931.

XRechnung: specyfikacja niemiecka

XRechnung to CIUS normy EN 16931 utrzymywany przez KoSIT, biuro koordynacyjne ds. standardów IT niemieckiego rządu federalnego i krajów związkowych, pierwotnie dla faktur dla zamawiających publicznych, a obecnie także referencyjny format XML w niemieckim B2B.

Fakty: dostępny w UBL 2.1 i CII; dodaje reguły krajowe, takie jak obowiązkowa referencja nabywcy (Leitweg-ID dla podmiotów publicznych) i ograniczenia list kodów; zawiera zestaw reguł Schematron i konfigurowalny walidator; definiuje mechanizm rozszerzeń dla dodatkowych elementów. Wersja 3.0.2 obowiązuje od 1 lutego 2024 r. i jest aktualizowana pakietami poprawek — najnowszy to wydanie Winter 2025/26 obowiązujące od 31 stycznia 2026 r. — bez zapowiedzi nowej wersji głównej. XRechnung to czysty XML: nie ma PDF, więc odbiorca potrzebuje oprogramowania, aby go zobaczyć. Zob. XRechnung oraz porównanie XRechnung a ZUGFeRD.

ZUGFeRD i Factur-X: format hybrydowy

ZUGFeRD i Factur-X to jedna specyfikacja o dwóch nazwach — FeRD w Niemczech i FNFE-MPE we Francji publikują ją wspólnie: plik PDF/A-3 z osadzonym XML CII.

Aktualne wydanie to ZUGFeRD 2.5.2 = Factur-X 1.09.2, opublikowane 4 sierpnia 2026 r. i obowiązujące od 1 września 2026 r., w pełni wstecznie zgodne z wcześniejszymi wydaniami. Profile decydują o tym, ile danych przenosi XML:

W Niemczech BMF wymienia ZUGFeRD i Factur-X jako formaty akceptowane, z zasadą, że XML ma pierwszeństwo przed stroną PDF. We Francji Factur-X jest jednym z trzech formatów, które każda firma i każda platforma zatwierdzona muszą umieć odebrać. Strony: ZUGFeRD, Factur-X.

Peppol BIS Billing 3.0: format sieciowy

Peppol BIS Billing 3.0 to CIUS normy EN 16931 od OpenPeppol, a jedyną wymaganą przez niego składnią jest UBL 2.1. Jest to format, który podróżuje przez czterorożną sieć Peppol, oraz domyślny format belgijskiego obowiązku B2B.

Fakty: customization ID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0; profil 01 (billing) i profil 02 (billing with response); reguły o prefiksie PEPPOL-EN16931-R nałożone na reguły EN 16931, plus zestawy reguł krajowych; aktualne wydanie 3.0.21 (maj 2026 r.). Wysyłka przez Peppol wymaga identyfikatora uczestnika dla nabywcy, rozwiązywanego przez katalog SMP/SML, oraz punktu dostępowego po każdej stronie. Niemieckie organy federalne przyjmują Peppol od 27 listopada 2020 r., a BMF wymienia Peppol BIS wśród akceptowanych formatów B2B. Strony: Peppol, identyfikatory Peppol, wysyłanie i odbieranie, centrum wiedzy o Belgii.

FA(3): polski schemat krajowy

FA(3) to struktura logiczna — schemat XML — dla faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez polski Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest definiowana przez polskie Ministerstwo Finansów na podstawie ustawy o VAT i nie jest profilem EN 16931.

Fakty z broszury Ministerstwa: FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. i zastąpiła FA(2), która obowiązywała od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r.; faktury korygujące odnoszące się do wcześniejszych dokumentów FA(2) lub FA(1) także wystawia się w FA(3). Dokument jest zorganizowany w Naglowek (nagłówek), Podmiot1 (sprzedawca), Podmiot2 (nabywca), opcjonalne Podmiot3 i PodmiotUpowazniony, Fa (treść faktury z pozycjami, kwotami i VAT) oraz opcjonalne Stopka i Zalacznik; wersja schematu 1-0E. Plik FA(3) staje się fakturą w sensie prawnym dopiero po przyjęciu przez KSeF i nadaniu numeru KSeF; nie ma wariantu hybrydowego ani transportu przez Peppol. Strony: FA(3), KSeF, centrum wiedzy o Polsce.

Tabela porównawcza

Tabela zestawia formaty według czterech pytań, które liczą się w praktyce: jaki model, jaka składnia, hybryda czy nie i jaka sieć.

Wybór formatu według kraju nabywcy

Niech o wyborze decydują kraj i kanał nabywcy; preferencja sprzedawcy ma znaczenie tylko tam, gdzie prawo pozostawia wybór.

• Nabywca w Niemczech. Każdy format EN 16931 jest legalny. Podmioty publiczne oczekują XRechnung z Leitweg-ID. Dla firm ZUGFeRD pasuje do nabywców, którzy nadal chcą czytelnego PDF, XRechnung do odbiorców zautomatyzowanych, a Peppol BIS do nabywców osiągalnych w Peppol.
• Nabywca we Francji. Od daty rozpoczęcia obowiązku wystawiania przez firmę faktura musi przejść przez platformę zatwierdzoną w formacie Factur-X, UBL lub CII. Factur-X to naturalny wybór dla dostawcy obsługującego także Niemcy.
• Nabywca w Belgii. Peppol BIS Billing 3.0 przez Peppol, chyba że obie strony uzgodnią inaczej.
• Nabywca w Polsce. FA(3) przez KSeF, gdy sprzedawca jest objęty obowiązkiem; nabywca otrzymuje fakturę z KSeF, a nie od Państwa.
• Nabywca poza tymi krajami. Peppol BIS to najszerzej akceptowany transgranicznie format EN 16931; w przeciwnym razie należy uzgodnić format z nabywcą. Zob. e-fakturowanie transgraniczne.

To, czy sytuacja danej firmy plasuje ją w ramach obowiązku, progu lub wyłączenia, wymaga profesjonalnego potwierdzenia.

Jak KRONENWERK to obsługuje

KRONENWERK wyprowadza format z kraju nabywcy oraz generuje go i waliduje w momencie wystawienia faktury.

Deweloperzy korzystają z tego samego generowania przez POST /invoices/drafts w API e-fakturowania; wystawienie odbywa się w produkcie po walidacji. Mogą Państwo wypróbować plik w narzędziu do sprawdzania e-faktur lub zobaczyć stronę produktu. Powrót do centrum wiedzy o Europie.