Peppol-Rechnungen senden und empfangen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um Rechnungen über Peppol zu senden oder zu empfangen, brauchen Sie ein Konto bei einem akkreditierten Access Point, eine im SMP dieses Anbieters registrierte Teilnehmerkennung und Software, die Dokumente nach Peppol BIS Billing 3.0 erzeugt und liest. Senden heißt: die Rechnung validieren, den Empfänger nachschlagen, das Dokument an Ihren Access Point übergeben und auf die Transportquittung und eine etwaige geschäftliche Antwort warten. Empfangen ist dasselbe in umgekehrter Richtung, mit der Pflicht, mindestens Rechnungen und Gutschriften nach BIS Billing 3.0 anzunehmen. Die Preise legt jeder Anbieter fest, nicht das Netzwerk.

Was Sie vor der ersten Rechnung brauchen

Drei Dinge, und keines davon ist direkt bei OpenPeppol erhältlich: einen Dienstleister, eine Kennung und ein konformes Dokument.

Einen Access Point

Ein von einer Peppol Authority akkreditierter Dienstleister. Er unterzeichnet das Service Provider Agreement, besteht die Konformitätstests und hält das PKI-Zertifikat, das das Netzwerk verlangt. Die meisten Unternehmen schließen selbst keinen Vertrag mit einem ab; sie nutzen Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die an einen angebunden ist. Der belgische FPS veröffentlicht eine Liste konformer Softwarelösungen.

Eine Teilnehmerkennung

Ihre Adresse im Netzwerk — in Belgien die Unternehmensnummer unter dem Schema 0208, in Deutschland eine Leitweg-ID für öffentliche Stellen oder die Umsatzsteuernummer (9930) für Unternehmen, in den Niederlanden die KvK-Nummer (0106). Die Regeln und eine Schematabelle stehen auf der Seite Peppol-Kennungen.

Ein konformes Dokument

Eine Rechnung oder Gutschrift nach Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1), die die Schematron-Regeln von EN 16931 und Peppol besteht. Sendende Access Points validieren ausgehende Dokumente; eine Datei, die durchfällt, gelangt nie ins Netzwerk.

Eine Rechnung senden: Schritt für Schritt

Die folgende Abfolge ist das, was zwischen Ihrer Software und der des Empfängers geschieht, welcher Anbieter auch immer dazwischensitzt.

1. Beim Access Point registrieren. Legen Sie die rechtliche Einheit (Firmenname, Adresse, Land, Kennungen) beim Anbieter an. Anbieter genehmigen die Einheit in der Regel, bevor sie senden darf, und registrieren die von Ihnen angegebenen Kennungen in ihrem SMP — sie werden im Netzwerk bekannt gemacht, damit andere Sie adressieren können.
2. Die Rechnung erstellen. Erzeugen Sie ein UBL-Dokument nach BIS Billing 3.0 mit den Customization- und Profil-Kennungen der Spezifikation, der EndpointID von Verkäufer und Käufer mit schemeID und jedem Anhang eingebettet (Base64) oder innerhalb des Dokuments verlinkt. Anhänge, die per separater E-Mail gesendet werden, sind nicht Teil der Rechnung; in Belgien erklärt der FPS, dass sie rechtlich Teil der Rechnung sind und mit ihr reisen müssen.
3. Validieren. Führen Sie die Schematron-Regelsätze von EN 16931 und Peppol aus. Fatale Regeln (zum Beispiel ein fehlender Käufer-Endpoint oder eine Mehrwertsteuersumme, die nicht aufgeht) blockieren den Versand; Warnungen nicht.
4. Den Empfänger nachschlagen. Der Access Point löst die Kennung des Käufers über das SML zum SMP des Käufers auf und liest, welche Dokumenttypen es akzeptiert. Ist die Kennung unbekannt oder listet das SMP BIS Billing 3.0 nicht, kann die Rechnung nicht über Peppol gesendet werden — vereinbaren Sie mit dem Kunden einen anderen sicheren Kanal.
5. Übermitteln. Der Access Point verpackt das Dokument in den Peppol-Umschlag (SBDH), signiert es und sendet es über AS4 an den empfangenden Access Point. Der empfangende Access Point gibt eine signierte AS4-Quittung zurück. Diese Quittung ist der Nachweis, dass der empfangende Access Point die Nachricht angenommen hat — nicht, dass der Kunde sie gelesen hat.
6. Das Ergebnis festhalten. Anbieter melden das Ergebnis asynchron, meist per Webhook, zusammen mit den Nachweisen (das exakt gesendete Dokument und die Quittung). Speichern Sie die Nachweise mit der Rechnung.
7. Auf geschäftliche Antworten warten. Optional sendet die Käuferseite eine Message Level Response und, im Profil „Billing with Response“, eine Invoice Response mit dem Verarbeitungsstatus (siehe unten).

Erneutes Senden ist die Hauptquelle doppelter Rechnungen. Eine Übermittlung mit unbekanntem Ergebnis — ein Timeout, eine Störung beim Anbieter — kann bereits zugestellt worden sein. Das richtige Verhalten ist, beim Anbieter mit einer idempotenten Referenz den Status abzufragen, nicht erneut zu senden.

Rechnungen empfangen

Der Empfang ist das, was die belgische Pflicht von jedem mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verlangt, einschließlich derer, die nur an Verbraucher verkaufen. Die Schritte:

1. Registrieren Sie sich als Empfänger bei Ihrem Access Point und lassen Sie Ihre Kennung in dessen SMP veröffentlichen, mindestens mit den Dokumenttypen Rechnung und Gutschrift nach BIS Billing 3.0. Belgische Dienstleister müssen die Unternehmensnummer registrieren; die FAQ des FPS merkt an, dass die Veröffentlichung im Netzwerk als Einverständnis zum Empfang strukturierter Rechnungen gilt.
2. Entscheiden Sie, wie Dokumente Ihre Software erreichen: ein Webhook des Anbieters, Polling der Anbieter-API oder eine Integration, die Ihr Softwareanbieter pflegt.
3. Validieren Sie das eingehende Dokument gegen dieselben Regelsätze, die der Absender verwendet hat. Eine strukturell ungültige Rechnung kann auf Nachrichtenebene zurückgewiesen werden.
4. Lesen Sie die Rechnung in Ihr Einkaufsbuch ein: Ordnen Sie den Lieferanten anhand seiner Kennung zu, prüfen Sie die Summen, buchen Sie sie als Eingangsrechnung.
5. Antworten Sie, wo Ihr Prozess das unterstützt — eine Invoice Response mit „rejected“ ist der Peppol-Weg, eine Rechnung zurückzuweisen, die nicht für Sie bestimmt war, und der belgische FPS verweist genau auf diesen Mechanismus.

Das Gutschriftsverfahren (Self-Billing) ist ein eigener Dokumenttyp: Der Lieferant, nicht der Kunde, muss sich für den Empfang von Self-Billing-Rechnungen und -Gutschriften registrieren. Gutschriften und Belastungsanzeigen, die eine strukturierte Rechnung korrigieren, werden im selben Format und über denselben Kanal wie das Original gesendet.

Quittungen und Antworten: AS4-Quittung, MLR und Invoice Response

Peppol unterscheidet drei Ebenen der Bestätigung, und sie zu verwechseln ist das häufigste Missverständnis bei der Frage „Wurde meine Rechnung zugestellt?“.

Eine AS4-Quittung beweist also den Transport, eine MLR beweist, dass die Datei verarbeitet werden konnte, und eine Invoice Response meldet, was der Käufer entschieden hat. Viele Empfänger senden keine der beiden letzteren. Software sollte jede Ebene als das zeigen, was sie ist, und niemals eine Transportquittung in „bezahlt“ oder „angenommen“ verwandeln.

Häufige Fehler und was sie bedeuten

Was es kostet

OpenPeppol berechnet Endnutzern nichts; Kosten entstehen beim Dienstleister. Am Markt zu beobachtende Modelle sind Gebühren je Dokument, monatliche Abonnements mit enthaltenem Volumen und Unternehmensverträge auf Anfrage; manche Buchhaltungsprodukte schließen die Anbindung in ihr Abonnement ein. Die Preise unterscheiden sich zwischen Anbietern und Volumen so stark, dass keine Zahl hier verlässlich wäre — fragen Sie den Anbieter oder Ihren Softwareanbieter. Für Belgien hat der FPS Finance auf steuerliche Maßnahmen für den Übergang hingewiesen (ein erhöhter Investitionsabzug und für 2024–2027 ein erhöhter Abzug für Rechnungssoftware im Abonnement); ob sie auf ein bestimmtes Unternehmen anwendbar sind, erfordert eine fachliche Bestätigung.

Wie KRONENWERK über Peppol sendet und empfängt

KRONENWERK erzeugt für jede Rechnung, die ein belgisches Unternehmen ausstellt, eine UBL-Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0, validiert sie vor der Ausstellung gegen die Schematron-Regeln von Peppol und EN 16931 und hält das Steuerergebnis und die VIES-Prüfung der Mehrwertsteuernummer des Käufers mit der Rechnung fest. Dieser Teil ist UNTERSTÜTZT.

Der Transport ist MIT EINSCHRÄNKUNGEN UNTERSTÜTZT. KRONENWERK ist kein Peppol Access Point. Es sendet und empfängt über Peppol durch einen akkreditierten Access-Point-Anbieter (Storecove), sobald das Unternehmen unter Einstellungen → Zustellung angebunden ist; der produktive Versand hängt von diesem Konto und seiner Konfiguration ab. Was die Anbindung tut, wenn sie steht:

• Das Unternehmen wird als rechtliche Einheit beim Anbieter registriert und seine Kennung (Schema 0208 für ein belgisches Unternehmen) veröffentlicht; ein Unternehmen ohne Anbindung erhält einen klaren Fehlschlag, niemals einen Versand in seinem Namen.
• Jeder Versand ist idempotent: Die eigene Referenz der Rechnung wird zum Idempotenzschlüssel des Anbieters, sodass eine Wiederholung keine zweite Rechnung erzeugen kann. Ein Ergebnis, das der Anbieter nicht gemeldet hat, wird als unbekannt angezeigt, nicht als fehlgeschlagen.
• Der Zustellstatus wird aus den Webhook-Ereignissen des Anbieters und den Transportnachweisen übernommen — dem Dokument wie gesendet und der Quittung des empfangenden Access Points. Die Rechnung zeigt „Transport angenommen“ oder „zugestellt“ nur, wenn der Weg es meldet; eine erzeugte oder validierte Datei wird niemals als gesendet angezeigt.
• Vom Anbieter gemeldete empfangene Dokumente werden abgeholt und als Eingangsrechnungen eingelesen, wie hochgeladene XRechnung-, ZUGFeRD- oder UBL-Dateien.

Bis die Anbindung hergestellt ist, zeigt eine belgische Rechnung „strukturierte Rechnung bereit · Peppol-Anbindung erforderlich“, und das E-Mail-Panel stellt klar, dass eine E-Mail sie nicht ersetzt. Produktdetails stehen unter E-Rechnung in KRONENWERK; der belgische Rechtsrahmen auf der Übersicht Belgien; das Netzwerk selbst unter Was Peppol ist. Entwickler, die die API-Seite wollen — Entwürfe, Webhooks wie invoice.issued —, sollten Peppol-Integration lesen. Eine empfangene Datei lässt sich ohne Konto mit dem E-Rechnungs-Prüfer prüfen.