E-fakturowanie w Polsce: obowiązek KSeF wyjaśniony

Polska wymaga od podatników VAT wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), centralnej platformy typu clearance prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Obowiązek dotyczy od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorstw, których sprzedaż za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wraz z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych; najmniejsi wystawcy, których fakturowana sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. i dołączą 1 stycznia 2027 r. W Polsce faktura istnieje dopiero wtedy, gdy KSeF przyjmie plik XML FA(3) i nada numer KSeF.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF i od kiedy

Każdy podatnik, który ma obowiązek wystawić fakturę na podstawie polskiej ustawy o VAT — czynny i zwolniony z VAT, spółki i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą — podlega obowiązkowi. Start nastąpił w trzech krokach.

Odbiór nie jest etapowany: obowiązek odbioru w KSeF istnieje od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich. Nabywca z polskim NIP znajduje fakturę w KSeF i nie musi jej akceptować; uznaje się ją za otrzymaną z chwilą nadania numeru przez system.

Co pozostaje poza obowiązkiem

Faktury B2C, faktury od dostawców zagranicznych i krótka lista przypadków szczególnych pozostają poza obowiązkowym KSeF, choć większość z nich można dobrowolnie przepuścić przez system.

• Konsumenci (B2C): faktury dla osób prywatnych nie muszą być wystawiane w KSeF. Mogą być, ale sprzedawca musi wtedy przekazać nabywcy wizualizację z kodem QR.
• Zakupy z zagranicy: KSeF nie jest narzędziem do raportowania przychodzących faktur zagranicznych.
• Klienci zagraniczni: faktura jest wystawiana w KSeF, ale nabywca bez polskiego NIP nie może jej pobrać, więc sprzedawca doręcza kopię opatrzoną kodem QR KSeF.
• Faktury uproszczone z kas fiskalnych: paragony z NIP do 450 zł i inne faktury z kas fiskalnych pozostają poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.; od 2027 r. faktura dla podatnika za sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie musi być wystawiona w KSeF.
• B2G jest w środku: faktury dla podmiotów publicznych są objęte obowiązkiem, a jednostki samorządu terytorialnego również muszą korzystać z KSeF.

Firmy zagraniczne ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce

Podmiot zagraniczny zarejestrowany do polskiego VAT jest poza obowiązkiem tylko wtedy, gdy nie ma w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, albo gdy jego polskie stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w fakturowanej dostawie. W każdym innym przypadku firma zagraniczna traktowana jest jak podatnik krajowy i musi wystawiać faktury przez KSeF.

Ministerstwo dodaje, że to, czy istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności, „wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego”, i zapowiada odrębne wyjaśnienia. Ta ocena wymaga potwierdzenia przez specjalistę. Firma zagraniczna, która nie jest zobowiązana, może mimo to korzystać z KSeF dobrowolnie, a posiadająca polski NIP może działać przez wyznaczoną osobę, składając formularz ZAW-FA.

Ulgi przejściowe do końca 2026 r.

Rok 2026 jest rokiem przejściowym: Ministerstwo potwierdziło zestaw ulg obowiązujących do 31 grudnia 2026 r. i opisuje ten rok jako czas edukacji i wsparcia, a nie egzekwowania.

Ulga dla małych wystawców (10 000 zł miesięcznie)

Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorstwo może nadal wystawiać faktury papierowe lub zwykłe faktury elektroniczne, jeśli wartość brutto faktur objętych obowiązkiem nie przekracza w miesiącu 10 000 zł; sprzedaż konsumencka, sprzedaż na kasie fiskalnej i paragony uproszczone nie są wliczane. Po przekroczeniu limitu ta faktura i każda kolejna muszą przejść przez KSeF, a ulga nie wraca w kolejnych miesiącach.

Brak kar za błędy KSeF

Kary za błędy w fakturowaniu związane z KSeF odroczono do 1 stycznia 2027 r.

Faktury z kas fiskalnych

Faktury, w tym paragony z NIP do 450 zł, mogą być nadal wystawiane z kas fiskalnych do końca 2026 r.

Numer KSeF w płatnościach

Obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach płatności, w tym w przelewach z mechanizmem podzielonej płatności, dotyczy płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r.

Tryby offline

offline24, offline podczas ogłoszonej niedostępności oraz tryb awaryjny są stałymi funkcjami, opisanymi na stronie KSeF 2.0.

Jak działa system w zarysie

KSeF to model clearance: oprogramowanie sprzedawcy wysyła plik XML FA(3) do API Ministerstwa, system waliduje go względem schematu i uprawnień nadawcy i dopiero wtedy nadaje 35-znakowy numer KSeF. Nabywca pobiera fakturę z KSeF; dla krajowych faktur B2B nie jest potrzebna żadna wymiana między stronami przez e-mail, portal ani sieć.

Wynikają z tego trzy rzeczy. Schemat jest krajowy: FA(3) nie jest składnią EN 16931, więc plik XRechnung ani Peppol BIS nie może zostać wysłany w niezmienionej postaci — zob. schemat FA(3) i formaty europejskie. Datą wystawienia faktury online jest data przesłania, pod warunkiem że pole P_1 jest z nią zgodne. Odrzucony plik nie jest fakturą i podlega poprawieniu oraz ponownemu przesłaniu; przyjętą fakturę zmienia się wyłącznie fakturą korygującą. Sama platforma jest wyjaśniona na stronie KSeF 2.0, perspektywa dewelopera na stronie integracja KSeF, a zestawienie z niemieckim modelem wymiany i belgijską siecią Peppol na stronach Peppol a sieci krajowe i harmonogram obowiązków.

Jak KRONENWERK to obsługuje

JESZCZE NIEGOTOWE dla transmisji do KSeF. KRONENWERK generuje XML FA(3) dla faktur, faktur korygujących i faktur zaliczkowych oraz waliduje go względem opublikowanego schematu Ministerstwa — OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI — a moduł KSeF 2.0 (uwierzytelnianie tokenem, sesja interaktywna, wysyłka FA(3), pobieranie UPO i odbiór) jest zbudowany i zależny od środowiska. Nie był używany z produkcyjnym KSeF. Z tego powodu KRONENWERK obecnie nie sprzedaje subskrypcji polskim firmom, dopóki wysyłka produkcyjna nie zostanie potwierdzona; strona krajowa Polska stwierdza to samo.

Dostępny jest polski język interfejsu; zob. e-fakturowanie w KRONENWERK.