Wysyłanie i odbieranie faktur Peppol: przewodnik krok po kroku

Aby wysyłać lub odbierać faktury przez Peppol, potrzebują Państwo konta u akredytowanego punktu dostępowego, identyfikatora uczestnika zarejestrowanego w SMP tego dostawcy oraz oprogramowania, które wytwarza i odczytuje dokumenty Peppol BIS Billing 3.0. Wysyłanie to: walidacja faktury, wyszukanie odbiorcy, przekazanie dokumentu swojemu punktowi dostępowemu i oczekiwanie na potwierdzenie transportowe oraz ewentualną odpowiedź biznesową. Odbieranie to ten sam proces w odwrotnym kierunku, z obowiązkiem przyjmowania co najmniej faktur i not kredytowych BIS Billing 3.0. Ceny ustala każdy dostawca, nie sieć.

Czego potrzeba przed pierwszą fakturą

Trzech rzeczy, z których żadnej nie da się uzyskać bezpośrednio od OpenPeppol: dostawcy usług, identyfikatora i zgodnego dokumentu.

Punkt dostępowy

Dostawca usług akredytowany przez Peppol Authority. Podpisuje Service Provider Agreement, przechodzi testy zgodności i posiada certyfikat PKI wymagany przez sieć. Większość firm nie zawiera z nim umowy samodzielnie; korzystają z oprogramowania do fakturowania lub księgowości, które jest z nim połączone. Belgijski FPS publikuje listę zgodnych rozwiązań programowych.

Identyfikator uczestnika

Państwa adres w sieci — w Belgii numer przedsiębiorstwa w schemacie 0208, w Niemczech Leitweg-ID dla podmiotów publicznych lub numer VAT (9930) dla firm, w Holandii numer KvK (0106). Zasady i tabela schematów znajdują się na stronie identyfikatory Peppol.

Zgodny dokument

Faktura lub nota kredytowa w Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1), która przechodzi reguły Schematron EN 16931 i Peppol. Wysyłające punkty dostępowe walidują dokumenty wychodzące; plik z błędami nigdy nie trafia do sieci.

Wysyłanie faktury: krok po kroku

Poniższa sekwencja to to, co dzieje się między Państwa oprogramowaniem a oprogramowaniem odbiorcy, niezależnie od tego, który dostawca znajduje się pomiędzy.

1. Rejestracja u punktu dostępowego. Należy utworzyć u dostawcy podmiot prawny (nazwa firmy, adres, kraj, identyfikatory). Dostawcy zwykle zatwierdzają podmiot, zanim będzie mógł wysyłać, i rejestrują podane identyfikatory w swoim SMP — ogłaszając je w sieci, aby inni mogli Państwa adresować.
2. Zbudowanie faktury. Należy wytworzyć dokument UBL BIS Billing 3.0 z identyfikatorami customization i profilu ze specyfikacji, EndpointID sprzedawcy i nabywcy z schemeID oraz każdym załącznikiem osadzonym (base64) lub podlinkowanym wewnątrz dokumentu. Załączniki wysłane osobnym e-mailem nie są częścią faktury; w Belgii FPS stwierdza, że są one prawnie częścią faktury i muszą podróżować razem z nią.
3. Walidacja. Należy uruchomić zestawy reguł Schematron EN 16931 i Peppol. Reguły krytyczne (na przykład brak punktu końcowego nabywcy lub suma VAT, która się nie zgadza) blokują wysyłkę; ostrzeżenia nie.
4. Wyszukanie odbiorcy. Punkt dostępowy rozwiązuje identyfikator nabywcy przez SML do SMP nabywcy i odczytuje, które typy dokumentów akceptuje. Jeśli identyfikator jest nieznany lub SMP nie wymienia BIS Billing 3.0, faktury nie można wysłać przez Peppol — należy uzgodnić z klientem inny bezpieczny kanał.
5. Transmisja. Punkt dostępowy opakowuje dokument w kopertę Peppol (SBDH), podpisuje go i wysyła przez AS4 do odbierającego punktu dostępowego. Odbierający punkt dostępowy zwraca podpisane potwierdzenie AS4. To potwierdzenie jest dowodem, że odbierający punkt dostępowy przyjął komunikat — nie że klient go przeczytał.
6. Zapisanie wyniku. Dostawcy raportują wynik asynchronicznie, zwykle przez webhook, wraz z dowodami (dokładnie wysłanym dokumentem i potwierdzeniem). Dowody należy przechowywać razem z fakturą.
7. Oczekiwanie na odpowiedzi biznesowe. Opcjonalnie strona nabywcy wysyła Message Level Response, a w profilu „Billing with Response” — Invoice Response ze statusem przetwarzania (zob. poniżej).

Ponowne wysyłanie to źródło większości zduplikowanych faktur. Transmisja o nieznanym wyniku — przekroczenie czasu, incydent u dostawcy — mogła już zostać dostarczona. Właściwym zachowaniem jest odpytanie dostawcy o status z użyciem idempotentnej referencji, a nie ponowne wysłanie.

Odbieranie faktur

Odbieranie jest tym, czego belgijski obowiązek wymaga od każdej firmy zarejestrowanej do VAT, w tym od tych, które sprzedają wyłącznie konsumentom. Kroki:

1. Należy zarejestrować się jako odbiorca u swojego punktu dostępowego i zlecić publikację swojego identyfikatora w jego SMP z co najmniej typami dokumentów faktura i nota kredytowa BIS Billing 3.0. Belgijscy dostawcy usług muszą zarejestrować numer przedsiębiorstwa; FAQ FPS zauważa, że publikacja w sieci jest równoznaczna ze zgodą na odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
2. Należy zdecydować, jak dokumenty docierają do Państwa oprogramowania: webhook od dostawcy, odpytywanie API dostawcy lub integracja utrzymywana przez dostawcę oprogramowania.
3. Należy zwalidować przychodzący dokument względem tych samych zestawów reguł, których użył nadawca. Strukturalnie nieprawidłowa faktura może zostać odrzucona na poziomie komunikatu.
4. Należy wczytać fakturę do rejestru zakupów: dopasować dostawcę po jego identyfikatorze, sprawdzić sumy, zaksięgować jako rachunek.
5. Należy odpowiedzieć tam, gdzie proces to obsługuje — Invoice Response ze statusem „odrzucona” to sposób Peppol na odmowę przyjęcia faktury, która nie była przeznaczona dla Państwa, i belgijski FPS wskazuje dokładnie ten mechanizm.

Samofakturowanie to odrębny typ dokumentu: to dostawca, nie klient, musi zarejestrować się do odbioru faktur i not kredytowych samofakturowania. Noty kredytowe i debetowe korygujące fakturę ustrukturyzowaną są wysyłane w tym samym formacie i tym samym kanałem co oryginał.

Potwierdzenia i odpowiedzi: potwierdzenie AS4, MLR i Invoice Response

Peppol rozróżnia trzy poziomy potwierdzenia, a ich mylenie jest najczęstszym nieporozumieniem wokół pytania „czy moja faktura została dostarczona”.

Potwierdzenie AS4 dowodzi zatem transportu, MLR dowodzi, że plik dało się przetworzyć, a Invoice Response raportuje, co zdecydował nabywca. Wielu odbiorców nie wysyła żadnego z dwóch ostatnich. Oprogramowanie powinno pokazywać każdy poziom zgodnie z tym, czym jest, i nigdy nie zamieniać potwierdzenia transportowego w „zapłacona” lub „przyjęta”.

Częste błędy i co oznaczają

Ile to kosztuje

OpenPeppol nie pobiera opłat od użytkowników końcowych; koszty powstają u dostawcy usług. Modele spotykane na rynku obejmują opłaty za dokument, miesięczne abonamenty z wliczonym wolumenem oraz umowy enterprise na wycenę; niektóre produkty księgowe zawierają połączenie w swoim abonamencie. Ceny różnią się między dostawcami i wolumenami na tyle, że żadna podana tu kwota nie byłaby wiarygodna — należy zapytać dostawcę lub dostawcę oprogramowania. W przypadku Belgii FPS Finance wskazał środki podatkowe na czas przejścia (podwyższony odpis inwestycyjny oraz, na lata 2024–2027, podwyższone odliczenie dla abonamentowego oprogramowania do fakturowania); to, czy mają one zastosowanie do danej firmy, wymaga profesjonalnego potwierdzenia.

Jak KRONENWERK wysyła i odbiera przez Peppol

KRONENWERK generuje fakturę UBL Peppol BIS Billing 3.0 dla każdej faktury wystawianej przez belgijską firmę, waliduje ją względem reguł Schematron Peppol i EN 16931 przed wystawieniem oraz zapisuje z fakturą werdykt podatkowy i wynik sprawdzenia VIES numeru VAT nabywcy. Ta część jest OBSŁUGIWANA.

Transport jest OBSŁUGIWANY Z OGRANICZENIAMI. KRONENWERK nie jest punktem dostępowym Peppol. Wysyła i odbiera przez Peppol za pośrednictwem akredytowanego dostawcy punktu dostępowego (Storecove), gdy firma zostanie podłączona w Ustawienia → Dostarczanie; wysyłka produkcyjna zależy od tego konta i jego konfiguracji. Co robi połączenie, gdy jest skonfigurowane:

• Firma jest zarejestrowana u dostawcy jako podmiot prawny, a jej identyfikator (schemat 0208 dla belgijskiej firmy) jest opublikowany; firma bez połączenia otrzymuje wyraźny komunikat o niepowodzeniu, nigdy nie następuje wysyłka w jej imieniu.
• Każda wysyłka jest idempotentna: własna referencja faktury staje się kluczem idempotentności dostawcy, więc ponowna próba nie może utworzyć drugiej faktury. Wynik, którego dostawca nie zgłosił, jest pokazywany jako nieznany, a nie jako nieudany.
• Status dostarczenia pochodzi ze zdarzeń webhook dostawcy i dowodów transportowych — dokumentu w postaci wysłanej i potwierdzenia odbierającego punktu dostępowego. Faktura pokazuje „transport przyjęty” lub „dostarczona” tylko wtedy, gdy zgłosi to trasa; wygenerowany lub zwalidowany plik nigdy nie jest pokazywany jako wysłany.
• Odebrane dokumenty zgłoszone przez dostawcę są pobierane i wczytywane jako rachunki, tak jak przesłane pliki XRechnung, ZUGFeRD lub UBL.

Do czasu nawiązania połączenia belgijska faktura pokazuje „faktura ustrukturyzowana gotowa · wymagane połączenie Peppol”, a panel e-mail stwierdza, że e-mail jej nie zastępuje. Szczegóły produktu na stronie e-fakturowanie w KRONENWERK; belgijskie ramy prawne w hubie Belgia; sama sieć na stronie czym jest Peppol. Programiści zainteresowani stroną API — szkicami, webhookami takimi jak invoice.issued — powinni przeczytać integrację Peppol. Odebrany plik można sprawdzić bez konta za pomocą walidatora e-faktur.