FA(3): struktura logiczna faktury w KSeF — budowa, pola, zmiany względem FA(2)

FA(3) to struktura logiczna XML, której od 1 lutego 2026 r. używa każda faktura ustrukturyzowana przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), kiedy zastąpiła FA(2). Jest to schemat krajowy opublikowany przez Ministerstwo Finansów — nie składnia normy EN 16931 — z ośmioma elementami najwyższego poziomu, z których Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 i Fa są obowiązkowe. W porównaniu z FA(2) dodaje przejrzystszą strukturę terminu płatności, rolę pracownika dla podmiotów trzecich, dłuższe opisy pozycji, znaczniki dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT oraz załącznik XML.

Czym jest FA(3) i kiedy ma zastosowanie

FA(3) to „wzór faktury ustrukturyzowanej" — wzór dokumentu elektronicznego — zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów i opublikowany w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych pod adresem crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. Faktura ustrukturyzowana jest prawnie fakturą wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym jej przez system numerem, a KSeF nadaje numery wyłącznie plikom zgodnym z aktualnym wzorem.

Broszura Ministerstwa jest jednoznaczna: FA(2) obowiązywała od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r.; FA(3) stosuje się do każdej faktury ustrukturyzowanej wystawionej od 1 lutego 2026 r., w tym do korekt faktur pierwotnie wystawionych w FA(2) lub FA(1) oraz do faktur rozliczeniowych do starszych faktur zaliczkowych. API odzwierciedla to: środowiska produkcyjne i demo przyjmują wyłącznie FA(3) (oraz warianty FA_PEF(3) i FA_KOR_PEF(3) dla faktur w zamówieniach publicznych pochodzących z Peppol), natomiast środowisko testowe nadal przyjmuje FA(2). Klient deklaruje schemat przy otwieraniu sesji, a KSeF waliduje względem niego każdy plik w tej sesji.

Budowa: osiem elementów najwyższego poziomu

Element główny Faktura zawiera nagłówek, sprzedawcę, nabywcę, opcjonalne podmioty trzecie, opcjonalny podmiot upoważniony, treść faktury, opcjonalną stopkę i opcjonalny załącznik.

Broszura rozróżnia pola obowiązkowe (zawsze wypełniane, np. NIP sprzedawcy), pola opcjonalne (wypełniane zawsze, gdy spełniony jest warunek ustawowy, np. P_11A) oraz pola fakultatywne (według uznania podatnika, np. SystemInfo). Pominięcie węzłów fakultatywnych jest dopuszczalne; pominięcie pola opcjonalnego, którego warunek jest spełniony, daje nieprawidłową fakturę, nawet jeśli XSD przejdzie.

Kluczowe pola wewnątrz Fa

Większość tego, co księgowy rozpoznaje jako „fakturę", znajduje się w Fa, z nazwami pól odziedziczonymi ze struktury raportowej JPK_FA.

KodWaluty

Waluta ISO 4217; „PLN" dla faktur w walucie polskiej. Kwoty podaje się w walucie faktury, z wyjątkiem kwot podatku przeliczonych zgodnie z ustawą o VAT, które mają własne pola (P_14_xW) obok KursWaluty.

P_1, P_1M

Data wystawienia (obowiązkowa) i miejsce wystawienia (fakultatywne). Dla faktury online prawną datą wystawienia jest data przesłania, o ile P_1 jest z nią równa; dla faktur w trybie offline24, niedostępności i awaryjnym — oraz dla faktur online przesłanych po P_1 — formalną datą wystawienia jest sama P_1.

P_2

Własny kolejny numer faktury sprzedawcy. Nie jest to numer KSeF; tych dwóch nie wolno mylić.

P_6, P_6A, OkresFa

Data dostawy lub zapłaty, jeśli różni się od P_1 — na poziomie faktury, gdy jest wspólna dla wszystkich pozycji, w przeciwnym razie na poziomie pozycji w P_6A, albo jako okres (P_6_Od/P_6_Do) dla usług ciągłych.

P_13_x, P_14_x, P_15

Sumy netto i kwoty VAT dla poszczególnych koszyków stawek (podstawowa 23 % lub 22 %, obniżona 8 %/7 %, 5 %/4 %, 3 %, krajowa stawka zerowa, WDT, eksport, zwolnione, odwrotne obciążenie, poza zakresem) oraz kwota należności ogółem. Ministerstwo zwraca uwagę, że FA(3) nadal nie rozdziela 22 % od 23 % na poziomie sum — dokładną stawkę odczytuje się z P_12 w pozycji.

Adnotacje

Adnotacje ustawowe jako kody: P_16 metoda kasowa, P_17 samofakturowanie, P_18 odwrotne obciążenie, P_18A mechanizm podzielonej płatności, P_19 podstawa zwolnienia, P_22 nowe środki transportu, P_23 procedura uproszczona (transakcja trójstronna), znaczniki procedury marży.

RodzajFaktury

Rodzaj faktury: VAT (podstawowa), KOR (korygująca), ZAL (zaliczkowa), ROZ (rozliczeniowa po zaliczce), UPR (uproszczona), KOR_ZAL i KOR_ROZ (korekty dwóch ostatnich). Korekta faktury uproszczonej używa KOR. W fakturach korygujących wszystkie pola pokazują stan po korekcie, natomiast pola podstaw, podatku i sum zawierają różnicę.

FaWiersz

Pozycje: NrWierszaFa (numer wiersza), opcjonalny UU_ID (fakultatywny unikalny klucz wiersza do 50 znaków, wiążący wiersze korekty z wierszami pierwotnymi), P_7 (nazwa towaru lub usługi, obecnie do 512 znaków), Indeks, GTIN, PKWiU, CN, P_8A (jednostka miary), P_8B (ilość), P_9A (cena jednostkowa netto), P_9B (cena jednostkowa brutto), P_10 (rabaty), P_11 (wartość netto wiersza), P_11A (wartość brutto wiersza), P_11Vat oraz P_12, kod stawki.

Kody stawek P_12

„23", „22", „8", „7", „5", „4", „3", „0 KR" (krajowa stawka zerowa), „0 WDT" (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), „0 EX" (eksport), „zw" (zwolnione), „oo" (krajowe odwrotne obciążenie), „np I" i „np II" (poza polskim zakresem opodatkowania, to drugie dla usług z art. 100 ust. 1 pkt 4). Transakcje spoza ustawy o VAT, takie jak bony różnego przeznaczenia, nie są pozycjami; mogą pojawić się wyłącznie jako informacja dodatkowa w Rozliczenie.

Platnosc

Status i data płatności, TerminPlatnosci jako data (Termin) lub opis ustrukturyzowany (liczba i jednostka, np. 14 dni), forma płatności, rachunki bankowe i warunki skonta.

Zamowienie

Używane wyłącznie dla faktur zaliczkowych i ich korekt, gdzie zastępuje FaWiersz.

Formaty pól: XML w UTF-8; pola tekstowe domyślnie 256 znaków, 512 dla nazw, linii adresu, P_7 i tekstu załącznika, 50 dla kodów klasyfikacji, jednostek i UU_ID, 32 dla IDNabywcy, 20 dla GTIN. Daty mają format RRRR-MM-DD; znacznik czasu w nagłówku to ISO 8601 w UTC.

Co zmieniło się względem FA(2)

Ministerstwo wymienia zmiany, które uważa za korzystne dla podatników; żadna z nich nie zmienia treści fiskalnej faktury, ale kilka wpływa na mapowanie.

• Termin płatności: TerminPlatnosci może zawierać datę lub opis ustrukturyzowany (liczba plus jednostka) zamiast wolnego tekstu, a pole może opisywać płatność już dokonaną lub przyszłą.
• Rola pracownika: Podmiot3 zyskuje rolę 11, „pracownik", tak aby wydatek zakupiony przez pracownika w imieniu firmy mógł nieść tożsamość pracownika na potrzeby rozliczania wydatków.
• Dłuższe opisy: P_7 rośnie do 512 znaków.
• JST i grupy VAT: nowe znaczniki w Podmiot2 informują jednostkę samorządu terytorialnego lub grupę VAT, do której jednostki podległej lub członka należy zakup; przy wartości „1" Podmiot3 zawiera NIP lub identyfikator wewnętrzny tej jednostki.
• Załącznik: nowy element Zalacznik dla dużych wolumenów danych o jednostkach i cenach, wymagający uprzedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym (otwartego od 1 stycznia 2026 r.).
• Co się nie zmieniło: nadal nie ma pola rabatu procentowego w wierszu — rabat jest osobną pozycją lub jest uwzględniony w cenach jednostkowych — a sumy nadal nie rozróżniają 22 % od 23 %.

Sesja otwarta z kodem formularza FA(2) nie może przenosić plików FA(3) i odwrotnie; oprogramowanie musi wybrać kod formularza zgodny z plikiem.

Mapowanie faktury na FA(3)

Faktura utrzymywana w modelu EN 16931 mapuje się na FA(3) pole po polu, ale nie bezstratnie w obu kierunkach: FA(3) ma pola, których brakuje w EN 16931 (znaczniki JST/GV, adnotacja o podzielonej płatności, krajowe kody stawek), a kody kategorii VAT z EN 16931 są zastąpione listą stawek P_12.

Dwie reguły mapowania zasługują na uwagę. Pozycja z odwrotnym obciążeniem jest kodowana jako oo z adnotacją w P_18; wewnątrzwspólnotowa dostawa to 0 WDT, eksport 0 EX, krajowa stawka zerowa 0 KR — sprowadzenie ich do „0 %" gubi to, czego potrzebuje księgowy nabywcy. A faktura korygująca zawiera stan po korekcie w każdym polu, ale różnice w podstawach, podatku i sumie — inaczej niż konwencja noty kredytowej w EN 16931. Zob. formaty e-faktur oraz EN 16931.

Walidacja: co sprawdza XSD, a co sprawdza KSeF

Przejście XSD jest konieczne, ale niewystarczające: KSeF sprawdza wzór i uprawnienia nadawcy przed nadaniem numeru; poprawność fiskalna jest odpowiedzialnością wystawcy.

XSD wymusza kolejność elementów, krotność, typy danych, długości pól i zamknięte listy kodów. KSeF dodaje sprawdzenie wersji schematu dla sesji oraz sprawdzenie uprawnień. Nie weryfikuje statusu nabywcy w wykazie podatników VAT, nie odrzuca faktury zaadresowanej do niewłaściwego klienta i nie przelicza arytmetyki — Pytania i odpowiedzi Ministerstwa wskazują, że błędna suma w przyjętej fakturze jest naprawiana fakturą korygującą, natomiast odrzucony plik poprawia się i przesyła ponownie, bo nigdy nie stał się fakturą. Trzydzieści kilka przykładów w broszurze to praktyczne odniesienie dla przypadków brzegowych.

Jak KRONENWERK to obsługuje

Obsługiwane z ograniczeniami. KRONENWERK generuje XML FA(3) (wersja 1-0E) dla faktur, faktur korygujących i faktur zaliczkowych na podstawie danych faktury i rozstrzygnięcia podatkowego, waliduje plik względem XSD Ministerstwa i własnych kontroli przy wystawieniu oraz wczytuje przychodzące pliki FA(3) jako faktury zakupowe. Trzy kody stawki zerowej, odwrotne obciążenie i zwolnienie są prowadzone jako odrębne kategorie, a kwoty w koszykach są obliczane z pozycji, a nie wpisywane. Przesyłanie do KSeF jest Jeszcze niegotowe: moduł KSeF 2.0 nie był używany z systemem produkcyjnym, a KRONENWERK nie sprzedaje subskrypcji polskim firmom, dopóki to nie nastąpi — zob. centrum Polska oraz KSeF 2.0. Element załącznika, warianty FA_PEF i znaczniki JST/grup VAT nie są generowane. Programiści mogą porównać powyższe mapowanie z przewodnikiem integracji KSeF; bezpłatne narzędzie do sprawdzania e-faktur waliduje pliki względem reguł danego kraju bez ich zapisywania.