E-fakturowanie w Belgii: obowiązek B2B przez Peppol od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorstwa mające siedzibę w Belgii i zarejestrowane do celów VAT muszą wystawiać i odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne w krajowych transakcjach B2B. Obowiązek ten wynika z ustawy z 6 lutego 2024 r. zmieniającej belgijski Kodeks VAT. Domyślnym rozwiązaniem jest faktura Peppol BIS Billing 3.0 dostarczana przez sieć Peppol; inny format zgodny z EN 16931 można stosować wyłącznie za zgodą obu stron. PDF wysłany e-mailem nie jest już fakturą wymaganą prawem w transakcjach objętych obowiązkiem. Belgia planuje drugi etap — raportowanie danych z faktur do administracji podatkowej w czasie zbliżonym do rzeczywistego — od 2028 r., który nie został jeszcze uchwalony.

Kogo obejmuje belgijski obowiązek B2B

Obowiązek ma zastosowanie, gdy jednocześnie spełnione są trzy warunki: sprzedawca jest podatnikiem VAT mającym siedzibę w Belgii, nabywca jest podatnikiem, który podaje belgijski numer VAT, a miejscem świadczenia dla celów VAT jest Belgia. Sprzedawca musi wówczas wystawić fakturę ustrukturyzowaną, a nabywca musi być w stanie ją odebrać.

Dwa punkty z FAQ FPS Finance zaskakują małe firmy: obowiązek dotyczy również podmiotów korzystających ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw (obrót do 25 000 euro), przynajmniej w zakresie odbioru; a firma sprzedająca wyłącznie konsumentom nadal musi odbierać faktury ustrukturyzowane od swoich dostawców.

Opublikowane wyłączenia według stanu na dzień przeglądu:

• Osoby wykonujące wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 44 Kodeksu VAT;
• Podatnicy w upadłości;
• Podatnicy objęci systemem ryczałtowym (zniesionym w 2028 r.);
• Podatnicy niemający siedziby w Belgii i nieposiadający stałego miejsca prowadzenia działalności, nawet z belgijskim numerem VAT — FAQ zaznacza, że ustawa „jest w tym punkcie nadal nowelizowana”;
• Transakcje B2C oraz, jako odrębny reżim, faktury dla podmiotów publicznych (B2G, zob. poniżej).

To, czy konkretna firma lub transakcja jest objęta obowiązkiem — zagraniczna spółka z belgijskim oddziałem, dostawa częściowo zwolniona — wymaga potwierdzenia przez specjalistę. Strona B2B a B2G wyjaśnia, dlaczego te dwa reżimy są rozdzielone.

Jaki format i jaka sieć są wymagane

Domyślnie jest to faktura Peppol BIS Billing 3.0 (składnia UBL) wymieniana przez sieć Peppol. Peppol BIS Billing 3.0 jest specyfikacją Core Invoice Usage Specification normy EN 16931, więc belgijska faktura ustrukturyzowana jest z definicji fakturą EN 16931; Belgia uznała, że dodatkowa krajowa specyfikacja CIUS nie jest potrzebna.

Ustawa dopuszcza odstępstwo: strony mogą uzgodnić inny format zgodny z EN 16931-1 i jedną ze składni CEN/TS 16931-2 (UBL lub CII). FAQ FPS stwierdza, że faktury ustrukturyzowane „powinny co do zasady być wymieniane przez sieć Peppol”, a jeśli kontrahent nie jest gotowy, „konieczne jest uzgodnienie bezpiecznej alternatywy”; faktura wysłana w ten sposób jest prawnie ważna. Nabywca nie może zmusić dostawców do korzystania z własnego portalu bez ich pisemnej zgody.

Format opisano na stronie EN 16931, sieć na stronie Peppol, a jej adresy na stronie identyfikatory Peppol.

Sankcje i okres tolerancji

Dotychczasowe kary VAT za brakujące lub niezgodne faktury nadal obowiązują. Dodano nową karę za brak technicznych środków do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych: 1 500 euro za pierwsze naruszenie, 3 000 euro za drugie i 5 000 euro za każde kolejne, przy czym ponowne naruszenie liczy się tylko wtedy, gdy zostało stwierdzone co najmniej trzy miesiące po poprzedniej karze (dekret królewski z 8 lipca 2025 r. zmieniający dekret królewski nr 44).

FPS Finance przyznał tolerancję na pierwsze trzy miesiące 2026 r. — brak kar za naruszenia specyficzne dla nowego obowiązku, jeśli firma mogła wykazać terminowe i rozsądne działania w celu dostosowania się, oceniane indywidualnie, wyraźnie nie jako ogólne odroczenie — oraz elastyczność do 30 czerwca 2026 r. w zakresie faktur wystawianych w ramach samofakturowania. Oba okresy na dzień przeglądu już się zakończyły.

Nabywca, który otrzyma fakturę nieustrukturyzowaną w transakcji objętej obowiązkiem, zachowuje co do zasady prawo do odliczenia VAT zgodnie z doktryną przewagi treści nad formą, ale sam może zostać ukarany za brak środków do odbioru. Nota kredytowa z 2026 r. korygująca fakturę PDF z 2025 r. nie podlega wymogowi formatu; nota kredytowa do faktury ustrukturyzowanej również musi być ustrukturyzowana.

B2G przed B2B: Mercurius i obowiązek w zamówieniach publicznych

Na mocy ustawy z 7 kwietnia 2019 r. transponującej dyrektywę 2014/55/UE oraz dekretu królewskiego z 9 marca 2022 r. faktury dla instytucji zamawiających stały się obowiązkowe etapami według wartości zamówienia; od 1 marca 2024 r. obowiązek obejmuje nowe zamówienia publiczne o wartości co najmniej 3 000 euro (bez VAT), a organy federalne stosują go także poniżej tego progu. Flandria (2017), Bruksela (2020) i Walonia (2022) wprowadziły wcześniej obowiązki regionalne.

Mercurius to federalna „kancelaria” sektora publicznego: dostawcy wysyłają przez nią faktury Peppol do dowolnego belgijskiego podmiotu publicznego, bez dwustronnego połączenia, i mogą śledzić przetwarzanie; jej portal pozwala też dostawcy bez oprogramowania wprowadzić fakturę ręcznie. FPS BOSA jest belgijskim organem Peppol (Peppol Authority) od 1 stycznia 2016 r. Hermes, opisany w arkuszu informacyjnym Komisji Europejskiej, konwertuje ustrukturyzowane e-faktury na czytelne pliki PDF dla odbiorców, którzy nie potrafią ich jeszcze przetwarzać — tymczasowy pomost, który ma zostać wycofany.

Co dalej: e-raportowanie od 2028 r. i ViDA

W etapie 2026 żadne dane z faktur nie są przesyłane do administracji. Federalna umowa koalicyjna przewiduje na 2028 r. e-raportowanie danych z faktur B2B w czasie zbliżonym do rzeczywistego, na tej samej infrastrukturze Peppol, w miejsce rocznego wykazu klientów. Nie zostało to jeszcze transponowane do ustawy, więc data rozpoczęcia, zakres i mechanizm pozostają otwarte.

Raportowanie transgraniczne biegnie innym torem: zgodnie z pakietem UE ViDA (dyrektywa (UE) 2025/516) Belgia wdroży cyfrowe raportowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych najpóźniej do 1 lipca 2030 r. — zob. harmonogram obowiązków i e-fakturowanie transgraniczne.

Jak KRONENWERK obsługuje belgijskie e-fakturowanie

KRONENWERK generuje fakturę Peppol BIS Billing 3.0 w UBL dla każdej faktury wystawianej przez belgijską firmę, waliduje ją przy wystawianiu według reguł Schematron Peppol i EN 16931, sprawdza numer VAT nabywcy w VIES i zapisuje wynik weryfikacji podatkowej razem z fakturą. Przychodzące faktury UBL są wczytywane jako faktury zakupu. Generowanie dokumentów jest OBSŁUGIWANE.

Transport jest OBSŁUGIWANY Z OGRANICZENIAMI: KRONENWERK nie jest punktem dostępowym Peppol. Wysyła i odbiera przez Peppol za pośrednictwem akredytowanego dostawcy punktu dostępowego (Storecove), gdy firma zostanie podłączona w Ustawienia → Dostarczanie; wysyłka produkcyjna zależy od tego konta i jego konfiguracji. Do tego czasu produkt pokazuje fakturę ustrukturyzowaną jako gotową z informacją o wymaganym połączeniu Peppol i nigdy nie przedstawia PDF wysłanego e-mailem jako spełnienia obowiązku.

Procedura jest opisana na stronie wysyłanie i odbieranie przez Peppol; strona krajowa Belgia wymienia funkcje produktu i języki interfejsu (m.in. NL i FR); otrzymany plik można sprawdzić za pomocą walidatora e-faktur. KRONENWERK nie składa deklaracji VAT ani wykazów i nie udziela porad podatkowych.