XRechnung: niemiecki standard e-faktury wyjaśniony

XRechnung to niemiecka krajowa specyfikacja europejskiej normy e-faktury EN 16931: czysta faktura XML w składni UBL lub UN/CEFACT CII, bez PDF, utrzymywana przez KoSIT na zlecenie IT-Planungsrat. Jest to format wymagany przez nabywców federalnych i jeden z dwóch formatów spełniających niemiecki obowiązek e-fakturowania B2B na podstawie § 14 UStG. Wersją obowiązującą na dzień 3 września 2026 r. jest XRechnung 3.0.2; XRechnung 4.0, oparty na zrewidowanej EN 16931-1:2026, jest w przygotowaniu.

Czym jest XRechnung?

XRechnung to Core Invoice Usage Specification (CIUS) normy EN 16931. Bierze europejski model semantyczny faktury i zawęża go na potrzeby niemieckie: czyni niektóre elementy opcjonalne obowiązkowymi (na przykład referencję nabywcy, dane kontaktowe sprzedawcy i informacje o płatności), ogranicza listy kodów i dodaje niemieckie reguły biznesowe z identyfikatorami postaci BR-DE-nn. XRechnung jest zatem zawsze ważną fakturą EN 16931, ale nie każda faktura EN 16931 jest ważnym XRechnung.

Standard powstał w celu transpozycji dyrektywy 2014/55/UE, która zobowiązuje podmioty publiczne do przyjmowania e-faktur EN 16931. Od czasu Wachstumschancengesetz pełni też rolę formatu B2B: BMF wymienia go w UStAE 14.1 Abs. 13 jako czysto ustrukturyzowany format spełniający wymogi § 14 UStG. Kontekst niemiecki opisano w centrum Niemcy; samą normę na stronie EN 16931.

KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) prowadzi XRechnung w imieniu IT-Planungsrat, federalno-krajowego organu ds. IT w administracji publicznej. Publikuje specyfikację, zestaw reguł Schematron, konfigurację walidatora, zestaw testowy przykładowych faktur oraz komponent wizualizacji XSLT, wszystko jako open source na GitHubie.

Która składnia: UBL czy CII?

Obie. EN 16931-2 wymienia dwie składnie, a XRechnung obsługuje obie z identyczną semantyką:

Należy wybrać składnię, której już używa kontrahent lub Państwa narzędzia. Jeżeli wysyłają Państwo przez Peppol, naturalnym wyborem jest UBL, ponieważ Peppol BIS Billing 3.0 jest oparty na UBL. Jeżeli tworzą Państwo także ZUGFeRD, CII pozwala jednemu XML służyć obu celom: profil ZUGFeRD XRECHNUNG osadza plik CII zgodny z XRechnung w PDF/A-3.

Istnieje również Extension XRechnung, zgodne rozszerzenie EN 16931 dla przypadków, których model podstawowy nie potrafi wyrazić, na przykład podpozycji faktury w budownictwie. Pliki Extension mają inny identyfikator specyfikacji; konfiguracja walidatora je obejmuje, ale należy sprawdzić, czy dany odbiorca je akceptuje.

Która wersja jest aktualna i co z XRechnung 4.0?

XRechnung 3.0.2 jest wersją obowiązującą. Wersja 3.0 weszła w życie 1 lutego 2024 r., a 3.0.2 otrzymuje wydania poprawkowe od lipca 2024 r.; najnowszy pakiet datowany jest na 31 stycznia 2026 r. KoSIT przeszedł w 2023 r. na jedno główne wydanie rocznie, więc numer wersji zmienia się rzadko, podczas gdy konfiguracja walidatora jest odświeżana częściej.

XRechnung 4.0 jest następcą. Implementuje zrewidowaną normę europejską EN 16931-1:2026, która według KoSIT jest dostępna w języku angielskim od marca 2026 r., a niemieckie tłumaczenie oczekiwane jest do 30 września 2026 r. Rewizja dodaje ponad pięćdziesiąt terminów biznesowych i siedem grup biznesowych, dopuszcza kilka zamówień i dostaw na jednej fakturze oraz obsługuje załączniki XML w modelu podstawowym. Komunikat KoSIT z 1 września 2026 r. zapowiada podgląd XRechnung 4.0 na wrzesień 2026 r., nieprzeznaczony do produkcji, stwierdza, że ostateczny pakiet zależy od opublikowania przez CEN powiązań składniowych i artefaktów walidacyjnych, oraz przewiduje równoległe stosowanie obecnej i nowej wersji do marca 2029 r.

Jak zwalidować XRechnung?

Należy przepuścić plik przez walidator KoSIT z oficjalną konfiguracją XRechnung. Walidator to aplikacja Java (validationtool) publikowana pod adresem github.com/itplr-kosit/validator; konfiguracja dla XRechnung to osobny, datowany ZIP z github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung. Konfiguracja zawiera schematy XML dla UBL 2.1 i CII D16B, reguły Schematron EN 16931 oraz dodatkowe reguły CIUS i Extension XRechnung. Walidacja przebiega w dwóch etapach:

1. Walidacja schematu (XSD) — czy XML jest poprawnie sformułowany i strukturalnie ważny jako UBL lub CII? Błąd na tym etapie to błąd formatu w rozumieniu pisma BMF: plik nie jest e-fakturą.
2. Walidacja Schematron — czy reguły biznesowe są spełnione? Reguły mają prefiksy BR- (rdzeń EN 16931), BR-CO- (obliczenia), BR-S-/BR-AE- i podobne (kategorie podatkowe) oraz BR-DE- (niemieckie). Walidator tworzy raport z werdyktem „akceptowalny” lub „odrzucony” i wymienia każdą naruszoną regułę z jej XPath.

Typowe wywołanie:

java -jar validationtool-1.6.2-standalone.jar \
  -s validator-configuration-xrechnung_3.0.2_2026-01-31/scenarios.xml \
  -r validator-configuration-xrechnung_3.0.2_2026-01-31 \
  -h invoice.xml

Dwie uwagi praktyczne. Po pierwsze, znaczenie ma waga reguły: BMF rozróżnia błędy formatu (nie jest e-fakturą), błędy reguł biznesowych (nadal e-faktura, ale być może nieprawidłowa) oraz błędy treści w obowiązkowych danych VAT (nieprawidłowa faktura); brakująca referencja nabywcy jest na przykład bez znaczenia dla VAT, ale odrzucana przez odbiorców federalnych. Po drugie, należy zachować raport walidacji — BMF zaleca go jako dowód należytej staranności. Jeżeli potrzebują Państwo tylko szybkiego sprawdzenia bez instalowania czegokolwiek, bezpłatne narzędzie do sprawdzania e-faktur uruchamia niemieckie reguły na przesłanym pliku bez jego zapisywania.

Czym jest Leitweg-ID i gdzie go umieścić?

Leitweg-ID to adres routingowy nabywcy publicznego w Niemczech. Składa się z obowiązkowej części ogólnej zbudowanej z urzędowego klucza regionalnego (kraj związkowy, powiat, gmina), opcjonalnej części szczegółowej do 30 znaków alfanumerycznych wybranej przez urząd oraz obowiązkowej dwucyfrowej liczby kontrolnej obliczanej według ISO/IEC 7064 modulo 97-10, tą samą procedurą co w IBAN; części rozdzielone są myślnikami. Instytucja zamawiająca podaje dostawcy Leitweg-ID wraz z zamówieniem.

Na fakturze należy on do BT-10 Referencja nabywcy — UBL cbc:BuyerReference, CII ram:BuyerReference — którą XRechnung czyni obowiązkową (reguła BR-DE-15). Przy wysyłce przez Peppol może dodatkowo wystąpić jako adres elektroniczny w BT-49. Bund i kilka krajów związkowych go wymagają; inne kraje związkowe stosują własne referencje. W fakturach B2B pole nadal trzeba wypełnić, aby przejść walidację XRechnung, ale akceptowalna jest tam dowolna uzgodniona referencja (numer zamówienia, numer klienta).

Gdzie składać XRechnung u nabywców publicznych?

To zależy od tego, kim jest nabywca.

Administracja federalna (Bund)

Od września 2025 r. przez jedną platformę, OZG-RE, z którą połączono dawną ZRE. Kanały: wprowadzanie przez www, przesłanie pliku, e-mail i Peppol. Obowiązek dla dostawców obowiązuje od 27 listopada 2020 r. dla zamówień bezpośrednich od 1 000 € netto. Platforma akceptuje XRechnung oraz, według federalnej strony informacyjnej, inne formaty zgodne z EN 16931.

Kraje związkowe i gminy

Każdy kraj związkowy ma własne rozporządzenie o e-fakturowaniu, portal i zasady dotyczące tego, czy dostawcy muszą wysyłać e-faktury; kilka krajów związkowych łączy swój portal z Peppol. Należy stosować się do instrukcji nabywającego urzędu.

Firmy (B2B)

Brak portalu. E-mail, pobranie lub Peppol, zgodnie z ustaleniami. Zobacz odbieranie e-faktur i wysyłanie i odbieranie przez Peppol.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE KRONENWERK generuje XRechnung, gdy niemiecka firma wystawia fakturę, i waliduje plik przy wystawieniu regułami Schematron KoSIT, z kontrolą krzyżową biblioteką Mustang; plik naruszający regułę nie jest wystawiany. Referencja nabywcy — Leitweg-ID dla nabywców publicznych — jest częścią danych faktury, a werdykt podatkowy dla każdej faktury (stawka podstawowa, odwrotne obciążenie, zwolnienie itd.) jest wyprowadzany z faktów transakcji, z numerem VAT nabywcy sprawdzonym w VIES. Przychodzące pliki XRechnung są wczytywane jako faktury zakupu. Dostarczenie do portali federalnych lub krajów związkowych przez przesłanie pliku lub e-mail wykonuje firma z wygenerowanym plikiem; wysyłka przez Peppol odbywa się za pośrednictwem akredytowanego dostawcy punktu dostępowego (Storecove), gdy firma zostanie podłączona w Ustawienia → Dostarczanie. Programiści mogą tworzyć wersje robocze faktur przez API opisane w API e-fakturowania; wystawienie następuje w produkcie po walidacji. Zobacz także stronę produktu e-fakturowanie.