Bezpłatne narzędzia: walidacja e-faktury, numer VAT, identyfikator Peppol

Trzy sprawy wracają raz po raz, gdy firma zaczyna wysyłać faktury poza granicę, a wszystkie trzy są pytaniami o odpowiedź tak lub nie, które nie powinny wymagać zakładania konta. Czy ten plik XML jest naprawdę poprawną e-fakturą, czy też system klienta go odrzuci? Czy ten numer VAT UE jest prawdziwy i aktualny, tak aby wiersz z odwrotnym obciążeniem na mojej fakturze dało się obronić? Jaki jest adres Peppol mojego kontrahenta, a jaki mój własny? Dla każdej z tych spraw jest poniżej narzędzie. Żadne nie prosi o konto, adres e-mail ani kartę i żadne nie zachowuje przesłanego pliku.

Weryfikacja e-faktury, zanim odrzuci ją ktoś inny

Narzędzie do sprawdzania e-faktur przyjmuje XRechnung, PDF ZUGFeRD lub Factur-X, plik UBL lub CII albo polską FA(3) i waliduje je względem modelu semantycznego EN 16931 oraz krajowego zestawu reguł, który ma zastosowanie. Wraca nie werdykt, lecz lista: która reguła biznesowa nie została spełniona, co ta reguła mówi i w którym miejscu dokumentu zawiodła. To ma znaczenie, ponieważ „nieprawidłowa” z portalu klienta jest zwykle wszystkim, co Państwo usłyszą, a różnica między brakującym numerem referencyjnym nabywcy a błędną kategorią podatku to różnica między dwuminutową poprawką a odbudowanym dokumentem. Plik jest walidowany i odrzucany; nic nie jest przechowywane i nie powstaje żadne konto.

Weryfikacja numeru VAT UE

Faktura z odwrotnym obciążeniem dla firmy z innego państwa członkowskiego UE opiera się na tym, że numer VAT UE klienta jest ważny w dniu wystawienia. Sprawdzenie numeru VAT odpytuje serwis VIES Komisji Europejskiej i podaje Państwu, co odpowiada VIES — ważny albo nie, wraz z nazwą i adresem tam, gdzie państwo członkowskie decyduje się je zwrócić. Towarzyszą temu dwa uczciwe zastrzeżenia: VIES odpowiada za rejestr samego państwa członkowskiego i bywa niedostępny, a sprawdzenie dzisiaj nie jest dowodem co do dostawy z poprzedniego kwartału. Proszę zachować potwierdzenie przy fakturze; po to jest dokumentacja.

Budowa identyfikatora uczestnika Peppol

Adresy Peppol nie są adresami e-mail. Identyfikator uczestnika to schemat i wartość — belgijski numer przedsiębiorstwa, niderlandzki numer KVK, niemiecki Leitweg-ID, numer VAT tam, gdzie kraj na to pozwala — zapisane w ustalonej formie. Narzędzie do identyfikatorów Peppol składa taki identyfikator poprawnie dla wybranego kraju i schematu, tak aby identyfikator, który przekazują Państwo klientowi lub wpisują do kartoteki dostawcy, był tym, którego oczekuje jego punkt dostępu, a nie takim, który po cichu nie trafia do adresata.

Dlaczego są bezpłatne

Ponieważ ich utrzymanie jest dla nas tanie, a same w sobie są naprawdę przydatne, i ponieważ firma, która potrafi sprawdzić plik przed wysłaniem, ma mniej odrzuconych faktur — niezależnie od tego, czy kiedykolwiek zostanie klientem. W narzędziach nie ma bramki ani próby sprzedaży. Jeżeli chcą Państwo reszty — faktur wystawianych i walidowanych w chwili nadania numeru, przychodzących e-faktur wczytywanych jako faktury zakupu, ksiąg, zleceń i raportów — to jest produkt, a jego ceny znajdują się na stronie cennika.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Ten sam silnik walidacji, który napędza bezpłatne narzędzie, działa wewnątrz produktu, zanim faktura otrzyma numer: dokument, który naruszałby EN 16931 lub krajową CIUS, zostaje odrzucony ze wskazaniem reguły, zamiast zostać wystawiony i później odrzucony przez odbiorcę. Sprawdzenie w VIES oraz logika identyfikatorów Peppol to również te, których produkt używa w kartotekach klientów i dostawców. Czego narzędzia nie robią: niczego nie składają w urzędzie, nie przesyłają faktury i nie udzielają doradztwa podatkowego. Zob. e-fakturowanie w Europie, gdzie opisano formaty i harmonogram.