ZUGFeRD: hybrydowy format e-faktury PDF/A-3 wyjaśniony

ZUGFeRD to e-faktura hybrydowa: plik PDF/A-3, który może przeczytać człowiek, z osadzoną w nim fakturą XML w składni UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) dla maszyn. Utrzymuje go FeRD, Forum elektronische Rechnung Deutschland, i jest technicznie identyczny z francuskim Factur-X. Od wersji 2.0.1 profile BASIC, EN 16931, EXTENDED i XRECHNUNG są e-fakturami w rozumieniu § 14 UStG; MINIMUM i BASIC WL nie są. Aktualne wydanie to ZUGFeRD 2.5.2 z 4 sierpnia 2026 r.

Jak działa faktura ZUGFeRD?

Plik ZUGFeRD to jeden PDF zawierający dwie reprezentacje tej samej faktury. Widoczne strony to faktura w postaci zaprojektowanej przez wystawcę. Do PDF dołączony jest, jako plik osadzony zgodnie z zasadami PDF/A-3 (ISO 19005-3), dokument XML — factur-x.xml w aktualnych wersjach, zugferd-invoice.xml w starszych — zawierający dane faktury ustrukturyzowane zgodnie z EN 16931 w składni CII. Metadane PDF (XMP) deklarują wersję i profil ZUGFeRD, aby system odbierający mógł znaleźć i odczytać XML bez otwierania stron.

Fakturą prawnie wiążącą jest XML. Od 1 stycznia 2025 r. niemiecka administracja podatkowa traktuje część ustrukturyzowaną jako rozstrzygającą: jeżeli strony PDF pokazują dane odbiegające od XML, PDF może zostać potraktowany jako druga faktura ze skutkami z § 14c UStG, a podatek naliczony można odliczyć wyłącznie z części ustrukturyzowanej (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Drobne różnice techniczne, takie jak zaokrąglenia lub skrócony opis w PDF, są tolerowane. Zgodnie z GoBD w brzmieniu z 14 lipca 2025 r. archiwizacja części XML jest wystarczająca; część PDF trzeba zachować dodatkowo tylko wtedy, gdy zawiera dodatkowe informacje istotne podatkowo, na przykład adnotacje księgowe. Ogólne zasady niemieckie opisano w centrum Niemcy.

Jakie są profile ZUGFeRD?

Profil określa, ile z modelu danych EN 16931 musi zawierać XML. Istnieje sześć:

Pismo BMF z 15 października 2025 r. wpisuje do UStAE 14.1 Abs. 14, że ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyłączeniem MINIMUM i BASIC WL, opiera się na EN 16931 i jest zatem dozwolonym formatem e-faktury. Własne FAQ FeRD mówi to samo swoimi słowami: BASIC, EN 16931 i EXTENDED są uznawane za pełne faktury, natomiast MINIMUM i BASIC WL nie tworzą faktur zgodnych z UStG. Profil jest deklarowany w elemencie XML ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter (BT-24), na przykład urn:cen.eu:en16931:2017 dla profilu EN 16931.

Jakie wersje istnieją i która jest aktualna?

ZUGFeRD 2.5.2 jest wersją aktualną. Archiwum wersji i strony z aktualnościami FeRD podają następującą historię:

FeRD zapowiada kolejne wydanie na jesień 2026 r. z obsługą faktur w cenach brutto i dalszymi funkcjami ze zrewidowanej EN 16931. Starsze wersje pozostają ważnymi fakturami, dopóki są zgodne z EN 16931; ustawa odwołuje się do normy, a nie do numeru wersji ZUGFeRD, więc plik 2.3.3 wystawiony dziś nadal jest e-fakturą. To, którą wersję potrafi odczytać oprogramowanie kontrahenta, jest odrębnym, praktycznym pytaniem.

Czy ZUGFeRD to to samo co Factur-X?

Tak. Od 24 marca 2020 r. (ZUGFeRD 2.1 i Factur-X 1.0) FeRD i jego francuski odpowiednik FNFE-MPE publikują jedną specyfikację pod dwiema nazwami; XML, profile i nazwa osadzonego pliku factur-x.xml są wspólne, a każde wydanie ukazuje się wspólnie (ZUGFeRD 2.4 z Factur-X 1.08, ZUGFeRD 2.5.2 z Factur-X 1.09.2). Plik ZUGFeRD wytworzony w Niemczech jest plikiem Factur-X dla odbiorcy francuskiego i odwrotnie. Stronę francuską opisano na stronie Factur-X; należy pamiętać, że Francja dodatkowo wymaga od września 2026 r. przesyłania przez zatwierdzone platformy (plateformes agréées), czego sam format nie obejmuje.

Czy ZUGFeRD jest akceptowany przez organy publiczne?

Częściowo. Dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje nabywców publicznych do przyjmowania faktur EN 16931 w wymienionych składniach, a CII jest jedną z nich. Federalna platforma odbioru deklaruje, że akceptuje XRechnung i inne formaty zgodne z EN 16931, wymieniając ZUGFeRD 2.2.0 jako przykład. Wielu odbiorców federalnych i z krajów związkowych wymaga mimo to konkretnie CIUS XRechnung — obowiązkowej referencji nabywcy z Leitweg-ID, identyfikatora specyfikacji XRechnung i reguł niemieckich. Profil XRECHNUNG ZUGFeRD istnieje właśnie po to: jego XML przechodzi walidator XRechnung, a PDF pozostaje dla ludzi. To, czy dany urząd akceptuje plik hybrydowy, czy chce czystego XML, jest decyzją urzędu; bezpieczną drogę do nabywców publicznych opisano na stronie XRechnung, a porównanie w XRechnung a ZUGFeRD.

Jak zwalidować plik ZUGFeRD?

Potrzebne są dwie kontrole, ponieważ dwie rzeczy mogą być nieprawidłowe:

1. Kontener. PDF musi być ważnym PDF/A-3 z XML dołączonym z właściwą relacją i metadanymi XMP deklarującymi wersję i profil. Narzędzia takie jak veraPDF sprawdzają zgodność z PDF/A.
2. XML. Należy wyodrębnić osadzony plik i zwalidować go względem schematu CII i reguł Schematron EN 16931 dla zadeklarowanego profilu; FeRD dostarcza XSD i Schematron dla każdego profilu od wersji 2.4. Dla profilu XRECHNUNG należy dodatkowo uruchomić walidator KoSIT.

Bezpłatne narzędzie do sprawdzania e-faktur wykonuje oba kroki dla przesłanego pliku ZUGFeRD lub Factur-X bez jego zapisywania. Należy zachować raport walidacji: BMF zaleca go jako dowód dochowania zwykłej staranności kupieckiej.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE KRONENWERK generuje faktury ZUGFeRD dla firm niemieckich jako PDF/A-3 z osadzonym XML CII w profilu zgodnym z EN 16931 i waliduje każdy plik przy wystawieniu względem reguł EN 16931, z kontrolą krzyżową biblioteką Mustang; plik, który nie przechodzi walidacji, nie jest wystawiany. Ten sam generator tworzy Factur-X dla firm francuskich. Przychodzące pliki ZUGFeRD i Factur-X są wczytywane jako faktury zakupu, a oryginał XML jest zachowywany w niezmienionej postaci na potrzeby przechowywania. Werdykt podatkowy dla każdej faktury jest wyprowadzany z faktów transakcji, a numer VAT nabywcy jest sprawdzany w VIES przy wystawieniu. Dostarczanie odbywa się przez e-mail lub pobranie, co jest wszystkim, czego wymaga niemieckie prawo B2B; zobacz stronę produktu e-fakturowanie. KRONENWERK nie udziela porad podatkowych: to, czy konkretny kontrahent może w okresie przejściowym nadal otrzymywać profil niezgodny, wymaga potwierdzenia przez specjalistę.