XRechnung czy ZUGFeRD: który niemiecki format e-faktury wybrać

Oba formaty są w Niemczech prawnie uznanymi e-fakturami, wybór ma więc charakter praktyczny, a nie prawny. XRechnung warto wybrać, gdy fakturują Państwo organy publiczne lub wymieniają faktury wyłącznie między systemami, a ZUGFeRD (profil EN 16931), gdy klienci nadal chcą otworzyć i przeczytać fakturę — co dotyczy większości małych i średnich firm. Jeżeli potrzebują Państwo jednego pliku dla obu światów, profil ZUGFeRD XRECHNUNG osadza XML zgodny z XRechnung w czytelnym PDF.

Co łączy XRechnung i ZUGFeRD?

Oba formaty implementują normę europejską EN 16931, oba są akceptowane przez niemiecką administrację podatkową jako e-faktury w rozumieniu § 14 UStG (UStAE 14.1 Abs. 13 i 14) i oba przenoszą tę samą treść semantyczną: sprzedawcę, nabywcę, pozycje, rozbicie podatku, sumy, warunki płatności, referencje. Plik ZUGFeRD w profilu EN 16931 i XRechnung w składni CII różnią się głównie opakowaniem (PDF lub jego brak) oraz dodatkowymi niemieckimi regułami, które narzuca XRechnung. Żaden z formatów nie wymaga sieci: e-mail jest dozwolonym kanałem dla obu. Ramy prawne opisano w centrum Niemcy.

Tabela porównawcza

Czytelność: kto otworzy fakturę?

To pytanie rozstrzygające dla większości firm. PDF ZUGFeRD działa u każdego odbiorcy: księgowy go otwiera, system wyciąga XML i nikt nie musi wiedzieć, że to e-faktura. XRechnung to plik XML; odbiorca bez oprogramowania księgowego, które go rozumie, widzi ścianę znaczników. Od 1 stycznia 2025 r. każda niemiecka firma musi być w stanie odbierać e-faktury, więc co do zasady każdy odbiorca poradzi sobie z oboma — w praktyce wielu małych odbiorców nadal przetwarza to, co widzi. Jeżeli Państwa klientami są małe firmy, rzemieślnicy, stowarzyszenia lub wynajmujący, ZUGFeRD zmniejsza liczbę zgłoszeń do wsparcia. Jeżeli Państwa klientami są korporacje lub podmioty publiczne ze zautomatyzowanym przyjmowaniem, XRechnung to czystsza wymiana.

Czytelność nie jest darmowa. BMF uznaje XML za prawnie wiążącą fakturę, a odbiegający PDF traktuje jako potencjalną drugą fakturę. Jeżeli projektant faktur i generator XML to różne narzędzia, mogą się nie zgadzać co do zaokrąglenia, opisu lub kwoty podatku. Należy używać generatora, który wyprowadza oba z jednego zestawu danych i waliduje parę.

B2G: czy urząd akceptuje ZUGFeRD?

Federalna platforma odbioru deklaruje, że akceptuje XRechnung i inne formaty zgodne z EN 16931, wymieniając ZUGFeRD 2.2.0 jako przykład, i wymaga Leitweg-ID w referencji nabywcy niezależnie od formatu. Wielu odbiorców publicznych mimo to określa CIUS XRechnung — jego pola obowiązkowe, jego identyfikator specyfikacji, jego niemieckie reguły biznesowe — a plik ZUGFeRD w profilu EN 16931 ich nie zawiera. Plik ZUGFeRD w profilu XRECHNUNG je zawiera, ponieważ jego XML jest XRechnung. Dla nabywców publicznych praktyczny wybór to zatem czysty XML XRechnung albo ZUGFeRD w profilu XRECHNUNG, a decydują instrukcje portalu odbierającego; portale krajów związkowych się różnią. Szczegóły o portalach i Leitweg-ID znajdą Państwo na stronie XRechnung; ogólne rozróżnienie w B2B a B2G.

Profile: ile danych, jak rygorystycznie?

XRechnung ma jeden poziom i jest rygorystyczny: wszystko, czego wymaga EN 16931, plus niemieckie dodatki, stosowane do każdej faktury. ZUGFeRD pozwala wybrać poziom. Dla B2B rozsądnym domyślnym wyborem jest profil EN 16931, czyli model podstawowy normy bez dodatków krajowych. EXTENDED istnieje dla branż, które potrzebują więcej niż norma — kilka dostaw na jednej fakturze, podpozycje, dodatkowe referencje — i został rozszerzony w wersjach 2.4 i 2.5. BASIC wystarcza dla bardzo prostych faktur. Należy unikać MINIMUM i BASIC WL: nie są one e-fakturami w rozumieniu § 14 UStG. Katalog profili wyjaśniono na stronie ZUGFeRD.

Narzędzia i archiwizacja

XRechnung ma prostszą historię walidacji: jeden oficjalny walidator, jedna oficjalna konfiguracja, werdykt „akceptowalny” lub „odrzucony” oraz zestaw testowy od organu standaryzacyjnego. ZUGFeRD wymaga dwóch kontroli — kontenera PDF/A-3 i XML — przy czym XSD i Schematron FeRD od wersji 2.4 pokrywają XML dla każdego profilu. Oba formaty są obsługiwane przez te same biblioteki open source i większość niemieckiego oprogramowania księgowego; przegląd formatów wymienia, co istnieje w całej Europie.

Archiwizacja jest taka sama dla obu, gdy przyjmie się, że XML jest fakturą. Nowelizacja GoBD z 14 lipca 2025 r. stanowi, że dla e-faktur wystarczy zachować część ustrukturyzowaną, a część czytelną dla człowieka faktury hybrydowej trzeba zachować dodatkowo tylko wtedy, gdy zawiera dodatkowe lub odbiegające informacje istotne podatkowo. Konwersja PDF ZUGFeRD do TIFF lub jego wydrukowanie niszczy XML i jest niedozwolone. Okres przechowywania wynosi osiem lat zgodnie z § 14b UStG.

Kiedy wybrać który format

XRechnung wybierz, gdy …

fakturujesz organy federalne lub krajów związkowych; wymieniasz faktury z partnerami, których systemy bezpośrednio konsumują XML; wysyłasz przez Peppol w UBL; chcesz jednego rygorystycznego zestawu reguł i jednego walidatora.

ZUGFeRD (profil EN 16931) wybierz, gdy …

Twoimi klientami są firmy, które otwierają faktury w przeglądarce PDF; chcesz, aby faktura wyglądała jak Twoja faktura; fakturujesz również klientów francuskich (Factur-X); chcesz najmniejszych tarć w okresie przejściowym 2025–2028.

ZUGFeRD (profil XRECHNUNG) wybierz, gdy …

obsługujesz klientów publicznych i prywatnych w jednym procesie i chcesz jednego czytelnego pliku, który przechodzi także walidator XRechnung — pod warunkiem, że dany urząd akceptuje pliki hybrydowe.

Żaden z nich, gdy …

faktura opiewa na najwyżej 250 € brutto, jest biletem pasażerskim, pochodzi od Kleinunternehmer albo dotyczy dostawy zwolnionej na podstawie § 4 Nr. 8–29 UStG. Te mogą pozostać na papierze lub w PDF. To, czy pojedyncza faktura mieści się w wyjątku, wymaga potwierdzenia przez specjalistę.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE KRONENWERK generuje oba formaty dla firm niemieckich z tych samych danych faktury: XML XRechnung oraz ZUGFeRD jako PDF/A-3 z osadzonym CII, dzięki czemu PDF i XML nigdy się nie rozjeżdżają. Każdy plik jest walidowany przy wystawieniu względem reguł EN 16931, a w przypadku XRechnung także Schematronu KoSIT, z kontrolą krzyżową biblioteką Mustang; plik, który narusza regułę, nie jest wystawiany. Pliki przychodzące w obu formatach są wczytywane jako faktury zakupu, a oryginał XML jest zachowywany w niezmienionej postaci. Dostarczanie przez Peppol odbywa się za pośrednictwem akredytowanego dostawcy punktu dostępowego (Storecove), gdy firma zostanie podłączona w Ustawienia → Dostarczanie. Zobacz stronę produktu e-fakturowanie oraz, do szybkiego testu dowolnego pliku, bezpłatne narzędzie do sprawdzania e-faktur.