QuickBooks-alternatief in Canada: de checklist voordat u overstapt

De meeste Canadese kleine bedrijven die op zoek gaan naar een alternatief voor QuickBooks zijn niet ontevreden over dubbel boekhouden. Er is iets concreets gebeurd: een factuur uit Québec die de boekhouder van de klant terugstuurde, een Amerikaanse klant die in Amerikaanse dollars betaalt terwijl de boeken in Canadese dollars staan, een klus met dertig documenten en geen plek om ze bij elkaar te houden, een prijs die is bewogen, of gewoon de wens om geen bonnetjes meer over te typen. Voor dat moment is deze pagina geschreven. Ze is een checklist van wat een bedrijf in Ontario, Québec, Brits-Columbia of Alberta in 2026 zou moeten vergelijken — dezelfde lijst voor elk product, KRONENWERK inbegrepen — gevolgd door de eigen antwoorden van KRONENWERK, ook de antwoorden die u misschien elders brengen. Ze beweert helemaal niets over wat het andere product doet, kost, bevat of mist: kijk dat na op zijn eigen site, op de dag dat u beslist.

Waarom deze pagina niets zegt over het andere product

Een vergelijkingspagina die een leverancier over een concurrent schrijft, veroudert slecht en heeft vaker ongelijk dan gelijk. Prijzen veranderen, functies verschijnen, abonnementen krijgen een andere naam, en een zin die in september is geschreven, is in januari achterhaald. Daarom doet deze pagina het enige eerlijke dat haar rest: ze noemt de eisen die een Canadees bedrijf werkelijk heeft, en beantwoordt die in het openbaar voor KRONENWERK, met de gaten erbij genoemd. Neem dezelfde lijst mee naar de documentatie van het andere product of naar een demonstratie en beantwoord haar daar. Verschillen de twee antwoorden op een regel die voor u telt, dan hebt u uw beslissing zonder dat iemand de software van een ander hoefde te typeren.

Eén regel maakt de oefening nuttig: neem nooit genoegen met "ja, dat wordt ondersteund". Vraag in plaats daarvan om het document te zien dat de software voor uw moeilijkste geval maakt — een factuur uit Québec met twee belastingen, een factuur in Amerikaanse dollars, een creditnota tegen vorig jaar — en kijk naar het document, niet naar de functielijst.

De checklist: elf punten om in Canada te vergelijken

De regels staan ongeveer in de volgorde waarin ze een vergelijking beëindigen. De eerste vier zijn de regels die een Canadese boekhouder als eerste toetst.

De Canadese feiten waarop de checklist rust

Vijf getallen beslissen over de meeste regels hierboven, en alle vijf komen van de belastingdiensten, niet van een leverancier. Het GST-tarief is 5 %. Het QST-tarief is 9.975 %, berekend over de verkoopprijs exclusief GST, zodat de twee belastingen nooit op elkaar stapelen en een document uit Québec twee bedragen toont in plaats van één samengevoegde regel. De deelnemende provincies waar de HST geldt zijn New Brunswick, Newfoundland en Labrador, Nova Scotia, Ontario en Prince Edward Island. Registratie wordt verplicht zodra de wereldwijde belastbare leveringen $30,000 overschrijden in een kalenderkwartaal of over vier opeenvolgende kalenderkwartalen. Vastleggingen worden zes jaar bewaard vanaf het einde van het laatste belastingjaar waarop ze betrekking hebben.

Wat die getallen niet beslissen, is of een bepaalde verkoop belast, nultarief of vrijgesteld is, en welke provinciale regels erop van toepassing zijn. Dat is een vraag over wat u verkoopt, aan wie en waar het geleverd wordt, en zij hoort bij u en uw accountant. Geen enkel boekhoudproduct zou die vraag voor u moeten beantwoorden, en dit product doet dat niet. De details voor Québec staan op wat een factuur uit Québec moet tonen, en voor grensoverschrijdende verkopen op factureren aan een Amerikaanse klant vanuit Canada.

De antwoorden van KRONENWERK, regel voor regel

1. Structuur per provincie. GST en QST worden als twee belastingen op de regel ingevoerd en als twee regels gedrukt, elk berekend over het nettobedrag, elk met een eigen tarief en bedrag; een klant in Ontario krijgt één HST-regel; een klant in Brits-Columbia krijgt GST en, als u dat zo zegt, PST als tweede belasting. De provincie van de klant staat bij de klantgegevens, en KRONENWERK waarschuwt wanneer het document niet de structuur draagt die die provincie suggereert.
2. Beide nummers, gedrukt. De GST/HST- en de QST-registratienummers staan bij de bedrijfsgegevens en verschijnen op het document naast de belastingregels waar ze bij horen.
3. De trappen, standaard. Klantnaam, omschrijving van elke prestatie, betalingsvoorwaarden en beide registratienummers staan op elke factuur, zodat een factuur nooit per ongeluk achterblijft bij de vermeldingen van $100 of $500.
4. Geen QST zonder QST-nummer. Een bedrijf dat QST in rekening probeert te brengen zonder QST-registratie in het dossier wordt geweigerd, met opgave van reden, voordat er een factuurnummer wordt verbruikt.
5. USD-documenten, CAD-boeken. Facturen gaan in Amerikaanse dollars de deur uit terwijl de boeken in Canadese dollars blijven, en beide waarden staan op elke grootboekregel, zodat het Canadese bedrag nooit met de hand wordt gereconstrueerd.
6. Bevroren en zonder gaten. Een uitgegeven document blijft bewaard als momentopname met zijn PDF; correcties zijn creditnota's, nooit wijzigingen; de nummering heeft geen gaten; bijlagen blijven bij het document zolang het bedrijf bestaat.
7. Bonnen en inkoopfacturen. Fotograferen of doorsturen; de bedragen worden gelezen zoals ze gedrukt staan; een wachtrij wacht op de bevestiging van een mens; het originele bestand blijft bewaard als bewijsstuk.
8. Dossiers. Het dossier is een klusmap binnen de boekhouding: offerte, order, inkoopfacturen, foto's, factuur en betalingen onder één nummer, zonder eigen bedrag. Het factureren zelf staat beschreven op de facturenpagina.
9. Overstap en banken. Klanten, leveranciers, openstaande facturen, inkoopfacturen en een proefbalans per datum komen binnen via CSV of XLSX; u wijst de kolommen één keer toe, vergelijkt de totalen en keurt goed voordat er iets wordt weggeschreven. Bankkoppelingen zijn er voor Canadese banken. De overstapgids loopt de stappen en de terugdraairegel na.
10. De assistent, omheind. Een AI-assistent koppelt via een MCP-server op het Enterprise-abonnement. Het bedrijf kiest een van drie niveaus — alleen lezen, voorstellen, of handelen binnen een grens — en stelt een grens per handeling in; alles wat een juridisch document wijzigt of geld verplaatst, blijft bij een mens.
11. Prijs. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand, volledig gepubliceerd op de prijzenpagina. Er is geen gratis abonnement en geen proefperiode. Dat is een bewuste keuze, en ze staat op elke pagina in plaats van bij de kassa te worden ontdekt.

De regels die u misschien elders brengen

Een overstap die moet worden teruggedraaid, kost veel meer dan een eerlijke alinea. KRONENWERK dient uw GST/HST- of QST-aangiften niet in: de cijfers per tarief en per periode staan in de rapporten, en het indienen gebeurt op de portalen van de CRA en van Revenu Québec of bij uw accountant. Het bepaalt geen belastingtarieven en beslist niet of een prestatie belast, nultarief of vrijgesteld is. Het doet geen salarisadministratie, zodat een bedrijf met personeel op een Canadese loonlijst daarvoor een tweede product of een kantoor nodig heeft. En het geeft geen enkel belastingadvies. Als een van die vier punten de reden is waarom u rondkijkt, stop dan hier en kijk naar iets anders — deze pagina verliest liever de verkoop dan dat u het in april ontdekt. Al het overige op de lijst is waarvoor KRONENWERK sterk is gebouwd, en de Canada-pagina en de Montréal-pagina zetten dezelfde grenzen uitvoerig uiteen.

Hoe u de vergelijking in één middag doet

Neem drie echte documenten uit uw eigen dossiers in plaats van de voorbeeldgegevens van de leverancier: een factuur uit Québec met GST en QST, een factuur in Amerikaanse dollars aan een klant in een ander land, en een creditnota tegen een factuur van vorig jaar. Maak de klant aan met een echte provincie en een echt registratienummer, geef het document uit en open de PDF. Let op de twee belastingregels met eigen bedragen, op beide registratienummers, de naam van de klant, de betalingsvoorwaarden en een omschrijving van elke prestatie. Probeer daarna de uitgegeven factuur te wijzigen en zie wat de software doet — een product dat u een uitgegeven document stilletjes laat veranderen, heeft regel 6 al voor u beantwoord. Sluit af door de gestructureerde factuur van een leverancier in de gratis e-factuurcontrole te laten vallen om te zien wat een validator ervan maakt. Een product dat die drie documenten doorstaat, is een redelijke kandidaat; of de fiscale behandeling van een bepaalde verkoop juist is, blijft een vraag voor uw accountant.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN Facturen met meerdere belastingen — GST en QST, HST, of GST en PST — berekend over het netto en gedrukt als afzonderlijke regels met de registratienummers; weigering van QST zonder QST-registratie; structuurwaarschuwingen per provincie; facturen in Amerikaanse dollars met boeken in Canadese dollars en beide waarden op elke grootboekregel; bevroren uitgegeven documenten, creditnota's voor correcties, nummering zonder gaten; bonnen en inkoopfacturen met bijlagen; dossiers als klusmappen; bankkoppelingen; overstap via CSV en XLSX met een goedkeuringsstap; een AI-assistent via MCP met drie niveaus en een grens per handeling op het Enterprise-abonnement. Niet gedaan: GST/HST- of QST-aangiften indienen, belastingtarieven bepalen, beslissen of een prestatie belast, nultarief of vrijgesteld is, salarisadministratie, of belastingadvies. Vier abonnementen vanaf 29 € per maand op de prijzenpagina; geen gratis abonnement en geen proefperiode.