Een werkplaats die 500 stuks van een onderdeel maakt, heeft een aanvraag, een calculatie, een offerte, de inkooporder van de klant, tekeningen, een bevestiging van een leverancier, foto's uit de werkplaats, een keuringsrapport, vrachtpapieren, een factuur en twee betalingen. In de meeste boekhoudproducten leven die elf dingen op acht plaatsen, en "hoe staat het met de order Meyer?" kost een half uur zoeken in e-mail, een gedeelde schijf en de boeken. Een KRONENWERK-transactie is de map rond dat alles: één nummer, de klant, de fase, de deadline, elk record en elk bestand, een tijdlijn van wie wat deed — binnen de boekhouding, niet ernaast. En ze draagt geen eigen geld, en dat is de reden waarom de boeken kloppen.
Wat een transactie is
Een transactie — de navigatie noemt het een opdracht — is één stuk zakendoen: een klantorder, een productierun, een project, een dienstverleningsopdracht, een eenmalige levering. Ze heeft een eigen nummer (V2026-0142, uit de teller van het bedrijf, dat nooit een offerte- of factuurnummer verbruikt), een titel, een klant, een fase, een periode, een deadline en, vanaf het abonnement Business, een verantwoordelijke. Eronder hangen twee soorten dingen:
- Records
- Offertes, facturen, leveranciersfacturen, bonnetjes en uitgaven, binnenkomende documenten en betalingen die de boeken al bevatten. Er een aan de opdracht koppelen is een verwijzing: de factuur blijft geboekt zoals ze was, open zoals ze was, gecrediteerd zoals ze was. De opdracht toont het nummer, de partij en de toestand van elk, live opgehaald uit het record.
- Bestanden
- Alles wat geen record is: de inkooporder van de klant, tekeningen, een offerte van een leverancier, foto's van de werkvloer, het keuringsrapport, de vrachtbrief, een e-mail opgeslagen als pdf. Onbeperkt in aantal, elke grootte binnen de bijlagelimiet, hernoemd voor weergave terwijl de oorspronkelijke bestandsnaam ernaast blijft staan als herkomst.
Plus notities — korte zinnen op de tijdlijn — en de geschiedenis: aangemaakt, klant toegewezen, fase gewijzigd, deadline verplaatst, bestand toegevoegd, record gekoppeld, notitie geschreven, heropend, gearchiveerd; elk met wie en wanneer.
Waarom ze binnen de boekhouding leeft
De gebruikelijke opzet is een projecttool voor het werk en een boekhoudtool voor het geld, met de documenten verdeeld over beide en de e-mailinbox voor de rest. Dat faalt precies op de momenten die ertoe doen: de factuur van de leverancier komt binnen en niemand weet meer bij welke opdracht ze hoort; de klant betwist een factuur en de inkooporder die dat zou beslechten, zit in iemands mailbox; de accountant vraagt in maart waar de vrachtkosten op een opdracht van september voor waren. De map binnen de boekhouding plaatsen betekent dat de leveranciersfactuur op de opdracht wordt vastgelegd op de dag dat ze binnenkomt, met haar pdf; dat de factuur vanuit de opdracht wordt uitgereikt met het PO-nummer van de klant als referentie; en dat de vraag in maart wordt beantwoord door één pagina te openen.
Het betekent ook dat een AI-assistent het archiveren kan doen. "Leg deze factuur vast op V2026-0142", "bewaar deze vrachtbrief bij de opdracht Meyer", "stel de conceptfactuur op voor opdracht V2026-0142" — elk daarvan is één instructie, omdat het opdrachtnummer de map benoemt. Zie wat een assistent kan doen.
De grens die de boeken eerlijk houdt
Een transactie draagt geen bedrag. Er is geen totaal op de opdracht, geen kolom ervoor, geen scherm dat de gekoppelde facturen optelt tot een "opdrachtwaarde". Dat is bewust en het wordt afgedwongen: de service die opdrachten beheert, kan de boekings-, betalings- of uitreikingsservices helemaal niet bereiken, en een test bouwt een complete financiële toestand op — boeken open, factuur uitgereikt, gedeeltelijke betaling geboekt — voert elke handeling uit die een opdracht toestaat, inclusief het markeren als voltooid, en meet opnieuw de debiteuren, het openstaande bedrag van de factuur en het aantal journaalposten. Geen ervan beweegt.
De fout die dit voorkomt, is welbekend in andere producten. Eerst verwijst de opdracht naar de factuur (juist). Dan bewaart ze het bedrag in een cache zodat de lijst het niet hoeft op te zoeken (handig). Dan markeert "voltooid" de factuur als betaald, want een afgeronde opdracht zal wel betaald worden (behulpzaam). En dan wijkt een totaal op een opdracht af van de balans en weet niemand welke van de twee waar is. In KRONENWERK zijn de boeken de enige waarheid over geld, en de opdracht is de enige waarheid over het werk; elk verwijst naar het andere en geen van beide herhaalt het.
Fasen die de werkvloer volgen
Nieuw, offerte, goedgekeurd, inkoop, productie, kwaliteitscontrole, gereed, verzonden, voltooid — en geannuleerd. Er wordt geen volgorde afgedwongen: een batch die de keuring niet doorstaat, gaat terug naar productie, een order die op de leverdag wordt geannuleerd, gaat van verzonden naar geannuleerd. Software die de weg terug verbiedt, wordt omzeild door een tweede opdracht te openen, en dan kloppen beide geschiedenissen niet. Vanaf het abonnement Business definieert een bedrijf zijn eigen fasen en wijst het een verantwoordelijke toe, en het werkbord toont elke open opdracht per fase en eigenaar.
Een opdracht van eerste e-mail tot laatste betaling
- Er komt een aanvraag binnen. Een opdracht wordt aangemaakt — met de hand, door een assistent, of door uw eigen systeem via de API — met de klant en de fase offerte. De aanvraag wordt als bestand bijgevoegd.
- Vanuit de opdracht wordt een conceptofferte opgesteld. Ze draagt het opdrachtnummer; bij verzending wordt ze gekoppeld en toont haar toestand (verstuurd, aanvaard, verlopen) op de opdracht.
- De klant stuurt een inkooporder. Die wordt bijgevoegd, de fase gaat naar goedgekeurd, de deadline wordt uit de PO overgenomen.
- Offertes van leveranciers worden bijgevoegd; de bevestiging van de gekozen leverancier ook. Fase: inkoop, daarna productie.
- De factuur van de leverancier komt binnen. Ze wordt op de opdracht vastgelegd met de bedragen zoals gedrukt en de pdf als bijlage, in afwachting van de bevestiging van een persoon. De boeken weten nu wat deze opdracht kost, en de opdracht weet welke factuur het was.
- Foto's en het keuringsrapport van de werkvloer worden bijgevoegd. Fase: kwaliteitscontrole, daarna gereed.
- De conceptfactuur wordt vanuit de opdracht opgesteld met de PO van de klant als referentie, uitgereikt en gekoppeld. Vrachtpapieren worden bijgevoegd. Fase: verzonden.
- Betalingen komen binnen; elk wordt op de factuur vastgelegd en verschijnt op de opdracht. Fase: voltooid. De opdracht wordt gearchiveerd; alles blijft bereikbaar via haar nummer.
Dingen later terugvinden
Opdrachten worden gezocht op nummer, titel of klant, gefilterd op fase en op periode — de dag van bestelling en de dag van verzending — en het archief houdt voltooide opdrachten uit de dagelijkse lijst zonder ze te verbergen. Op de telefoon dezelfde opdrachten met dezelfde bestanden: de iPhone-app van KRONENWERK leest dezelfde rijen als het web. Via de API en de MCP-server opnieuw hetzelfde, zodat een opdracht die door uw eigen ordersysteem of door een assistent is aangemaakt, de opdracht is die een persoon in de browser opent.
Hoe KRONENWERK dit aanpakt
SUPPORTED Transacties zitten in elk abonnement: nummering, klant, fasen, periode, deadline, records gekoppeld via verwijzing, bestanden zonder aantallimiet per opdracht, notities en de volledige geschiedenis, op het web, op iPhone, via de API en de MCP-server. Verantwoordelijken, de eigen fasen van het bedrijf en het werkbord maken deel uit van het abonnement Business en hoger. Een transactie draagt nooit een bedrag en wijzigt nooit een record waarnaar ze verwijst. Zie prijzen en de boekhoud-API.
Veelgestelde vragen
Is een transactie een project?
Noem het zoals uw bedrijf het noemt: een opdracht, een order, een project, een zaak, een dossier. Het is één stuk werk met een klant, een fase en een map. Het is geen grootboekpost en geen kostenplaats.
Kan ik zien wat een opdracht heeft gekost en opgebracht?
U ziet elke gekoppelde factuur en inkoopfactuur met bedrag en toestand, live opgehaald uit het record. KRONENWERK telt ze bewust niet op tot een "opdrachttotaal": dat cijfer zou een tweede bron van waarheid naast het grootboek zijn, en de tweede bron is degene die veroudert.
Hoeveel bestanden kan ik bijvoegen?
Geen limiet per opdracht. Elk bestand valt onder de algemene groottelimiet voor bijlagen, en bestanden worden één keer opgeslagen en onder een veilige naam geserveerd, hoe ze onderweg ook heetten.
Kan een opdracht meerdere facturen hebben, of een factuur meerdere opdrachten?
Een opdracht kan veel facturen, offertes en inkoopfacturen koppelen, en een record kan aan meer dan één opdracht worden gekoppeld — een vrachtfactuur die twee leveringen dekt, bijvoorbeeld — al is elke koppeling een verwijzing en wordt het record zelf in de boeken nog steeds één keer geteld. Een factuur die twee opdrachten dekt, is meestal duidelijker als twee facturen, één vanuit elke opdracht.
Kan mijn klant de opdracht zien?
Nee. Opdrachten zijn intern. Wat de klant ontvangt, is de offerte, de factuur en, als u het inschakelt, de betaalpagina.
Kan ik mijn oude opdrachten importeren?
Opdrachten worden aangemaakt via het web, de telefoon, de API of een assistent. Een lijst met oude orders kan via de API worden aangemaakt uit een eigen CSV, met het oude ordernummer in de titel; het migratiecentrum importeert de records, en u koppelt ze.
Bronnen
- KRONENWERK developer documentation — accounting API (transactions) — geraadpleegd op
- KRONENWERK developer documentation — MCP server (transaction tools) — geraadpleegd op