Factureren aan een Amerikaanse klant vanuit Canada: nultarief, de factuur, de valuta

Voor een onderneming in Montréal, Toronto of Vancouver is de klant in Boston de meest gewone buitenlandse klant die er bestaat — dezelfde tijdzone, dezelfde taal, een valuta die iedereen kan lezen — en toch verschilt de factuur op drie punten van een binnenlandse. De Canadese verkoopbelastingen vallen er meestal af, omdat de meeste exporten onder het nultarief vallen; de factuur wordt meestal in Amerikaanse dollars opgesteld terwijl uw boeken in Canadese dollars blijven; en de crediteurenafdeling van de klant kan om een formulier vragen voordat zij betaalt. Deze pagina loopt die drie punten langs, geeft aan wat de factuur moet tonen zodat zij zichzelf verklaart tegenover de CRA, Revenu Québec en de klant, en sluit af met wat KRONENWERK per punt doet en wat een vraag voor uw accountant blijft.

Nultarief is niet "geen belasting"

Onder de Excise Tax Act vallen de meeste leveringen die vanuit Canada worden geëxporteerd onder het nultarief: het zijn belaste prestaties waarop het tarief 0 % bedraagt. Dat onderscheid doet er op twee plaatsen toe. Omdat de prestatie belast is, behoudt u het recht om de GST/HST terug te vorderen die u over de onderliggende kosten hebt betaald; en omdat het tarief nul is, draagt de factuur een belastingregel van 0 % in plaats van helemaal geen belastingregel, zodat iedereen die het document leest — de klant, een controleur, uw eigen boekhouder volgend jaar — ziet dat de belasting is overwogen en waarom zij nihil is. De QST van Québec volgt voor export dezelfde logica, dus de factuur van een verkoper uit Québec aan een Amerikaanse klant toont GST op 0 % en QST op 0 %, elk met het registratienummer van de verkoper, en verder verandert er niets aan de opmaak.

Bij de voorwaarden verdient de accountant zijn honorarium. Goederen vallen onder het nultarief wanneer zij buiten Canada worden geleverd of ter beschikking gesteld, of door u of een door u ingeschakelde vervoerder naar een bestemming buiten Canada worden verzonden, of wanneer de koper geen consument is en de goederen binnen een redelijke termijn zelf uitvoert zonder ze eerst in Canada te gebruiken — en u moet de export met de vervoersdocumenten kunnen bewijzen. Diensten aan een niet-ingezetene vallen in het algemeen onder het nultarief, met een lijst van uitzonderingen die diensten omvat die aan een natuurlijke persoon tijdens diens verblijf in Canada worden verleend, diensten met betrekking tot onroerend goed of goederen in Canada, en nog enkele andere. Immateriële prestaties — softwarelicenties, abonnementen, ontwerpen — geleverd aan een niet-ingezetene die niet voor de GST/HST is geregistreerd, vallen doorgaans eveneens onder het nultarief. Of uw prestatie binnen de regel valt of binnen een van de uitzonderingen, is een beslissing over feiten die alleen u en uw adviseur kennen; KRONENWERK legt de beslissing vast, het neemt haar niet.

Wat de factuur toont

Alles wat een binnenlandse factuur toont, in dezelfde niveaus per bedrag — uw naam, de datum, het totaal, uw GST/HST- en QST-registratienummers, de naam van de klant, een omschrijving en de voorwaarden — en, in het belastingblok, een GST/HST-regel op 0 % met de reden die u opgeeft, en voor een verkoper uit Québec een QST-regel op 0 %. Een korte reden op het document ("export met nultarief — goederen verzonden naar de Verenigde Staten", "nultarief — dienst verleend aan een niet-ingezetene") is niet door de regelgeving voorgeschreven, maar is de nuttigste zin op de pagina: zij vertelt de klant waarom er geen belasting staat, en zij vertelt een controleur op welke bepaling u zich hebt gebaseerd. Bewaar de vervoersdocumenten, het adres van de klant en, bij diensten, het bewijs van niet-ingezetenschap bij de factuur; het bewijs moet u bewaren, niet de klant.

De klant heeft zijn eigen papierwerk. Een Amerikaans bedrijf dat een buitenlandse leverancier betaalt, vraagt vaak om IRS-formulier W-8BEN-E voordat het betaalt, zodat het geen belasting op de betaling hoeft in te houden. Het is een verklaring van uw buitenlandse status, geen belastingaangifte, en het is gebruikelijk; zorg dat u het klaar hebt vóór de eerste factuur uitgaat in plaats van nadat de eerste betaling stokt. Of uw verkopen in een bepaalde Amerikaanse staat daar een verkoopbelastingplicht doen ontstaan — de "economic nexus"-regels die veel staten toepassen zodra de omzet een drempel overschrijdt — is een afzonderlijke vraag, die volledig buiten het Canadese belastingrecht valt en professionele bevestiging vergt.

Dollars, boeken en de wisselkoers

U mag in Amerikaanse dollars factureren, en de meeste klanten verwachten dat ook. Uw boeken worden echter in één valuta gevoerd, en voor een Canadese onderneming is dat de Canadese dollar; elke factuur in vreemde valuta heeft daarom twee waarden — het bedrag dat de klant ziet en het bedrag dat het grootboek in gaat — en het verschil tussen de koers op de factuurdatum en de koers op de dag waarop het geld binnenkomt, is een valutawinst of -verlies. Voor de GST/HST-aangifte verlangt de CRA dat de heffingsgrondslag in Canadese dollars wordt uitgedrukt tegen de wisselkoers van de dag waarop de belasting verschuldigd werd, of volgens een andere methode die zij consequent aanvaardt; bij een factuur met nultarief is de belasting hoe dan ook nihil, maar de verkoop zelf komt nog steeds in Canadese dollars in uw aangifte.

KRONENWERK voert de boeken van de onderneming in één basisvaluta en laat de valuta van de klant op de klantkaart vastleggen. Een factuur aan een Amerikaanse klant wordt in Amerikaanse dollars opgesteld en uitgereikt, en het grootboek draagt elke regel zowel in de transactievaluta als in de boekvaluta, zodat de vordering wordt gevolgd in de dollars die de klant verschuldigd is én in de dollars waarover uw accountant rapporteert. Wanneer de betaling in een ander bedrag aan Canadese dollars binnenkomt dan waarvoor de factuur was geboekt, wordt het verschil vastgelegd als het koersverschil dat het is. De handleiding voor meerdere valuta's behandelt de mechaniek.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een ontwerpstudio in Montréal levert een huisstijl aan een softwarebedrijf in Austin voor US$12,000. De klant is een niet-ingezeten onderneming; de dienst wordt niet verleend aan een natuurlijke persoon in Canada en houdt geen verband met Canadees onroerend goed; de studio en haar accountant concluderen dat de prestatie onder het nultarief valt. De factuur wordt in Amerikaanse dollars uitgereikt: twaalfduizend, GST 0 % met de vermelding "nultarief — dienst verleend aan een niet-ingezetene", QST 0 %, beide registratienummers, de statutaire naam van de klant, een omschrijving van de op te leveren prestaties en een betalingstermijn van 30 dagen. De boeken leggen de vordering vast tegen het equivalent in Canadese dollars op de factuurdatum; wanneer de overboeking achtentwintig dagen later tegen een iets andere koers binnenkomt, wordt het kleine verschil als koerswinst geboekt. De GST/HST-aangifte van de studio toont de verkoop in Canadese dollars op de nultariefregel. De klant vroeg vóór betaling om een W-8BEN-E en kreeg die dezelfde middag.

Hoe KRONENWERK hiermee omgaat

ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN Facturen in Amerikaanse dollars met boeken in Canadese dollars, waarbij beide waarden op elke grootboekregel worden meegedragen; een GST/HST-regel op 0 % met de reden die u opgeeft, en voor een verkoper uit Québec een QST-regel op 0 %, met beide registratienummers; het land en de valuta van de klant op de klantkaart; koersverschillen vastgelegd bij betaling; de vervoersdocumenten en de correspondentie met de klant opgeborgen bij de factuur of het dossier. Niet gedaan: KRONENWERK beslist niet of een prestatie onder het nultarief valt, maakt geen W-8BEN-E, beoordeelt geen nexus voor Amerikaanse verkoopbelasting en dient de GST/HST- of QST-aangifte niet in. Zie ook wat een factuur uit Québec moet vermelden en de Canada-pagina.