Een factuur uit Québec heeft met twee belastingdiensten tegelijk te maken. De Canada Revenue Agency wil dat de GST op het document staat, samen met het GST/HST-nummer van de verkoper; Revenu Québec wil dat de QST wordt vermeld met het QST-nummer van de verkoper ernaast; het Handvest van de Franse taal wil dat het document in het Frans beschikbaar is. Niets daarvan is ingewikkeld zodra het is opgeschreven, en het meeste hangt af van het bedrag van de factuur. Deze pagina zet de regels per bedrag uiteen, legt uit wat "vermelden" in de praktijk betekent, en sluit af met wat KRONENWERK controleert voordat een factuur uit Québec haar nummer krijgt — en wat aan u en uw accountant wordt overgelaten.
Waarom de klant er net zoveel belang bij heeft als de fiscus
De regels zijn vanuit de koper geschreven. Een zakelijke klant vordert de betaalde GST terug als input tax credit en de QST als input tax refund, en mag dat alleen doen met een document dat de voorgeschreven gegevens draagt. Een factuur zonder de registratienummers van de verkoper is voor de verkoper niet onwettig; zij is onbruikbaar voor de koper, wiens boekhouder zal bellen, de betaling zal aanhouden en om een gecorrigeerd exemplaar zal vragen. Dat telefoontje is de prijs van een slechte factuur, en die komt terecht bij uw debiteuren, niet bij uw aangifte. De onderstaande drempels zijn daarom de drempels van de koper: hoe hoger het factuurbedrag, hoe meer er op het document moet staan.
De drie drempels
De federale regelgeving kent drie niveaus, bepaald door het totale betaalde of verschuldigde bedrag op het document. Jarenlang waren de niveaus $30 en $150; sinds 20 april 2021 zijn het $100 en $500. Revenu Québec past dezelfde informatievereisten toe op de QST, zodat één document beide belastingen bedient.
| Totaal op de factuur | Wat moet worden vermeld |
|---|---|
| Onder $100 | Uw bedrijfsnaam (of de handelsnaam die u gebruikt), de factuurdatum en het totale betaalde of verschuldigde bedrag. |
| $100 tot $499.99 | Al het bovenstaande, plus uw GST/HST-registratienummer en uw QST-registratienummer; het bedrag van elke belasting, of een vermelding dat het totaal de belastingen omvat met opgave van de tarieven; en, wanneer het document belaste, nultarief- en vrijgestelde posten mengt, welke post waaronder valt. |
| $500 of meer | Al het bovenstaande, plus de naam van de klant (of handelsnaam, of de naam van diens gemachtigde), de betalingsvoorwaarden, en een omschrijving van elke prestatie die volstaat om haar te identificeren. |
Twee praktische opmerkingen. Ten eerste zijn de niveaus minima voor de aanspraak van de koper, geen vrijbrief om gegevens weg te laten: een onderneming die altijd beide nummers, de naam van de klant, een omschrijving en de betalingsvoorwaarden afdrukt, hoeft nooit na te denken over het niveau waarin een factuur valt, en haar klanten hoeven nooit iets na te vragen. Ten tweede wordt "het bedrag van elke belasting" in Québec letterlijk gelezen: de GST en de QST zijn twee belastingen met twee tarieven en twee nummers, en een document dat één samengevoegde regel van 14.975 % toont, geeft de boekhouder van de koper het juiste totaal en de verkeerde informatie over wie is betaald. Toon ze als twee regels, elk met een eigen bedrag.
De nummers, de tarieven, de woorden
Het GST/HST-registratienummer is het negencijferige ondernemingsnummer gevolgd door de programma-aanduiding RT en een referentie van vier cijfers, in de vorm 123456789RT0001. Het QST-registratienummer is een tiencijferig nummer gevolgd door TQ en een referentie van vier cijfers, in de vorm 1234567890TQ0001. Beide horen op elke factuur vanaf $100, en het kost niets om ze op elke factuur af te drukken. De klant kan het GST/HST-nummer verifiëren in het register van de CRA en het QST-nummer in dat van Revenu Québec; een verschil tussen de naam op de factuur en de naam in het register is de op één na meest voorkomende reden waarom de betaling van een zakelijke klant stokt.
Het GST-tarief is 5 % en het QST-tarief 9.975 %, beide berekend over de prijs vóór belasting, zodat er nooit cumulatie optreedt. Of een bepaalde verkoop belast, nultarief of vrijgesteld is, hangt af van wat u verkoopt, aan wie en waar: een levering naar Ontario draagt één HST-regel in plaats van GST en QST, een verkoop aan een klant in Vermont is meestal een export met nultarief, en de verkoop van bepaalde basislevensmiddelen is overal nultarief. Die beslissingen zijn aan u en uw accountant; de factuur legt vast wat u hebt besloten.
Ook de woorden doen ertoe. De federale kant aanvaardt "GST" of "TPS", de Québecse kant "QST" of "TVQ"; een Frans document gebruikt Facture, TPS, TVQ, Sous-total en Montant dû, een Engels document Invoice, GST, QST. Het Handvest van de Franse taal vereist dat facturen, bonnen en vergelijkbare handelsdocumenten in het Frans beschikbaar zijn; een tweetalig document is toegestaan zolang de Franse tekst niet ongunstiger wordt behandeld dan de andere taal. Voor een onderneming in Montréal die aan een tweetalig klantenbestand verkoopt, is het eenvoudigste beleid één documenttaal per klant, vastgelegd op de klantkaart.
Registratie, kleine leveranciers en de eerste factuur
Een onderneming moet zich registreren voor de GST/HST en de QST zodra haar wereldwijde belaste omzet over vier opeenvolgende kalenderkwartalen boven $30,000 uitkomt; daaronder is zij een kleine leverancier en mag zij geen van beide belastingen in rekening brengen, tenzij zij zich vrijwillig registreert. Vanaf het moment van registratie moeten de nummers vanaf $100 op uw facturen staan, en vanaf het moment dat u een belasting in rekening brengt, moet u daarvoor geregistreerd zijn: QST rekenen zonder QST-nummer is het ene geval waarin software ronduit kan en moet weigeren.
De bewaarplicht is voor beide instanties gelijk: bewaar de facturen die u uitreikt en die u ontvangt, samen met de boeken die erop steunen, zes jaar na afloop van het jaar waarop zij betrekking hebben. Een gecorrigeerde factuur wordt gecorrigeerd met een creditnota en een nieuw document, niet door het oude te wijzigen; de nummerreeks moet ononderbroken blijven, zodat een controleur kan zien dat er niets is verwijderd.
Wat KRONENWERK controleert voordat een factuur uit Québec een nummer krijgt
- Twee belastingregels, twee nummers. GST en QST worden als twee belastingen op de regel ingevoerd — in het webformulier, via de API en via de AI-assistent — en afgedrukt als twee regels, elk berekend over het netto bedrag, elk met tarief en bedrag, met beide registratienummers op het document.
- Geen QST zonder QST-nummer. Een bedrijf dat QST probeert te rekenen zonder geregistreerd QST-nummer krijgt een weigering met opgave van de reden, voordat er een nummer wordt verbruikt.
- De provincie van de klant bepaalt de structuur. De provincie staat op de klantkaart; een factuur voor een klant in Ontario draagt één HST-regel, een factuur voor een klant in Brits-Columbia GST en, als u dat aangeeft, PST als tweede belasting, en KRONENWERK waarschuwt wanneer het document niet de structuur draagt die de provincie suggereert.
- Frans of Engels, uit één bron. De documenttaal is een keuze bij de klant en verandert niets aan het land van de onderneming of aan haar belastingen.
- Vastgezet na uitreiking. Een uitgereikte factuur wordt als momentopname met haar PDF bewaard; correcties zijn creditnota's; de nummering kent geen gaten.
Wat het niet doet: het bepaalt niet het tarief en beslist niet of een prestatie belast, nultarief of vrijgesteld is; het dient de GST/HST- of QST-aangifte niet in — de bedragen per tarief staan in de rapporten, de indiening verloopt via de portalen van de CRA en Revenu Québec; en het geeft geen belastingadvies. De Montréal-pagina zet dezelfde grenzen volledig uiteen.
Hoe KRONENWERK hiermee omgaat
ONDERSTEUND MET BEPERKINGEN Facturen uit Québec met GST en QST op afzonderlijke regels en beide registratienummers, gecontroleerd vóór uitreiking; weigering van QST zonder QST-nummer; structuurwaarschuwingen op basis van de provincie; documenten in Canadees Frans en Engels; vastgezette documenten en nummering zonder gaten; zes jaar bewaring van documenten en bijlagen. Niet gedaan: tariefbepaling, beslissingen over belast/nultarief/vrijgesteld, indiening, belastingadvies. Zie de Canada-pagina en facturen; voor verkopen over de grens, factureren aan een Amerikaanse klant vanuit Canada.
Veelgestelde vragen
Moet ik GST en QST apart vermelden, of mag ik één regel van 14.975 % tonen?
Vermeld ze apart. Het zijn twee belastingen met twee registratienummers, en de boekhouder van een zakelijke klant vordert ze afzonderlijk terug. Een samengevoegde regel telt goed op en documenteert slecht.
Mijn factuur bedraagt $80. Moet ik mijn registratienummers afdrukken?
Wettelijk niet, want het eerste niveau eindigt bij $100 — maar er is geen reden om ze weg te laten, en een zakelijke klant zal blij zijn dat ze er staan wanneer hij zijn aftrek claimt.
Welk niveau geldt: het bedrag vóór of na belasting?
De regelgeving spreekt van het totale betaalde of verschuldigde bedrag voor de prestaties op het document, en dat wordt gelezen als het totaal inclusief belasting. Ligt een factuur dicht bij een drempel, behandel haar dan als het hogere niveau.
Mag ik de factuur uitsluitend in het Engels uitreiken?
Het Handvest vereist dat handelsdocumenten in het Frans beschikbaar zijn. Veel ondernemingen in Québec reiken standaard een Frans document uit en een Engels aan klanten die erom vragen, of een tweetalig; KRONENWERK bewaart die keuze bij de klant.
Beslist KRONENWERK of ik QST reken aan een klant in Toronto?
Nee. Het kent de provincie van de klant en waarschuwt wanneer de structuur van de factuur daar niet bij past, maar de beslissing welke belasting van toepassing is, ligt bij u en uw accountant, en het tarief voert u zelf in.
Hoe lang bewaar ik de facturen?
Zes jaar na afloop van het jaar waarop zij betrekking hebben, voor zowel de CRA als Revenu Québec. KRONENWERK bewaart uitgereikte documenten als vastgezette momentopnamen met hun bijlagen zolang de onderneming bestaat.
Bronnen
- Canada Revenue Agency — Charge and collect the tax: receipts and invoices — geraadpleegd op
- Canada Revenue Agency — Excise and GST/HST News No. 118 (input tax credit documentation thresholds of $100 and $500 since 20 April 2021) — geraadpleegd op
- Canada Revenue Agency — GST/HST Memorandum 8.4, Documentary requirements for claiming input tax credits — geraadpleegd op
- Revenu Québec — GST/HST and QST: basic rules and rates — geraadpleegd op
- Office québécois de la langue française — Charter of the French language, commercial documents — geraadpleegd op