Buchhaltung für mehrere Firmen und Währungen: Intercompany und Kursdifferenzen

Jede juristische Person führt ihr eigenes vollständiges Buchwerk, nach den Regeln ihres Landes und in ihrer eigenen funktionalen Währung; so etwas wie ein gemeinsames Buchwerk für eine Gruppe gibt es nicht. Geld und Leistungen, die zwischen Ihren Gesellschaften fließen, werden wie jeder andere Verkauf in Rechnung gestellt, wobei die Umsatzsteuer so entschieden wird, als wäre die Gegenpartei ein Fremder. Fremdwährungsrechnungen werden einmal zum Kurs des Rechnungsdatums umgerechnet, und die Differenz zum Kurs, zu dem das Geld tatsächlich eingeht, ist ein Kursgewinn oder -verlust, der gesondert gebucht wird. Diese drei Regeln decken das meiste ab, was ein Gründer mit zwei Gesellschaften oder drei Währungen braucht; bei Konsolidierung und Verrechnungspreisen übernimmt der Fachmann.

Eine juristische Person, ein Buchwerk — immer

Eine deutsche GmbH und ihre französische SAS sind zwei Steuerpflichtige mit zwei Bilanzen, zwei USt-IdNrn. und zwei Sätzen nationaler Regeln. Ihre Bücher müssen jederzeit trennbar sein, denn jede wird für sich geprüft, besteuert und möglicherweise verkauft. Ein gemeinsames Buchwerk mit einer „Gesellschaft"-Spalte sieht bequem aus und scheitert, sobald ein Prüfer zum ersten Mal die Summen- und Saldenliste einer einzelnen Gesellschaft verlangt.

Getrennte Bücher bedeuten: ein eigener Kontenrahmen (oder zumindest eine eigene Instanz davon), eigene Rechnungsnummern — ein Nummernkreis, der innerhalb der Gesellschaft lückenlos ist —, eigene Bankkonten und eigene Abschlussstichtage. Die Personen dürfen sich überschneiden; die Aufzeichnungen nicht. Eine Holding ohne operatives Geschäft ist weiterhin eine Gesellschaft mit Buchwerk, auch wenn sie zehn Buchungen im Jahr hat.

Geteilt werden kann, was über den Büchern liegt: ein Login, ein Kundenverzeichnis, das in jede Gesellschaft kopiert wird, eine Berichtsansicht, die alle liest. Die Berichtsansicht ist eine Bequemlichkeit für den Inhaber; sie ist keine Konsolidierung und nicht das, was eingereicht wird.

Intercompany-Geschäfte sind echte Geschäfte

Wenn die Holding die Softwarerechnung der Tochter bezahlt oder die deutsche Gesellschaft der belgischen Ingenieure ausleiht, ist zwischen zwei Steuerpflichtigen etwas Steuerbares geschehen. Es wird zweimal erfasst: als Eingangsrechnung im einen Buchwerk und als Ausgangsrechnung im anderen, mit übereinstimmenden Beträgen und Daten, und die beiden Salden müssen bei jedem Abschluss übereinstimmen.

Die Umsatzsteuer folgt den gewöhnlichen Regeln zum Leistungsort. Bei B2B-Dienstleistungen „ist der Ort der Besteuerung der Ort, an dem der Kunde ansässig ist", sodass eine Dienstleistung der deutschen an die belgische Gesellschaft eine grenzüberschreitende B2B-Leistung ist: keine deutsche Umsatzsteuer, die belgische Gesellschaft versteuert im Reverse-Charge-Verfahren selbst, und beide USt-IdNrn. stehen auf der Rechnung. Weil die Gegenpartei die eigene Gesellschaft ist, liegt es nahe, die VIES-Prüfung zu überspringen; tun Sie das nicht. VIES „ermöglicht es Unternehmen, rasch die Bestätigung der USt-IdNrn. ihrer Handelspartner zu erhalten", und ein gespeichertes Prüfergebnis ist der Nachweis, den ein Prüfer verlangt — verbundene Partei hin oder her.

Intercompany-Rechnung

Eine normale Rechnung einer Gesellschaft an eine andere, zu einem Preis, der auch zwischen fremden Dritten Bestand hätte. Die Preisfrage — Verrechnungspreise — ist eine Steuerfrage und erfordert oberhalb trivialer Beträge fachliche Bestätigung.

Intercompany-Darlehen

Eine Forderung im einen Buchwerk, eine Verbindlichkeit im anderen, mit Zinsen zu einem vertretbaren Satz. Zinslose Darlehen zwischen verbundenen Gesellschaften werden von Finanzverwaltungen häufig umqualifiziert.

Weiterbelastung / Kostenumlage

Eine gemeinsame Kostenposition, die eine Gesellschaft zahlt und teilweise an eine andere weiterberechnet. Weiterhin eine Rechnung, weiterhin umsatzsteuerrelevant, weiterhin abzustimmen.

Kapitaleinlage / Dividende

Eigenkapitalbewegungen, keine Verkäufe. Sie laufen an der GuV vorbei, brauchen aber in beiden Buchwerken eigene Dokumentation (Gesellschafterbeschlüsse).

Zum Monatsende muss die Intercompany-Forderung in Gesellschaft A der Intercompany-Verbindlichkeit in Gesellschaft B entsprechen. Eine Differenz bedeutet eine vergessene Rechnung, eine Währungsabweichung oder eine zeitliche Lücke — und sie ist in dem Monat, in dem sie entsteht, weit günstiger zu finden als beim Jahresabschluss.

Währungsumrechnung: der Tageskurs, einmal

Jede Gesellschaft hat eine funktionale Währung — nach IAS 21 „die Währung des primären Wirtschaftsumfelds, in dem das Unternehmen tätig ist" —, und jeder Fremdwährungsvorgang wird zum Wechselkurs des Transaktionstages in sie umgerechnet. Eine von einer EUR-Gesellschaft ausgestellte USD-Rechnung wird daher in EUR gebucht, zum Kurs des Rechnungsdatums, und bleibt als Umsatz für immer bei diesem Betrag.

Welcher Kurs? Für Gesellschaften im Euroraum sind die Euro-Referenzkurse der EZB die übliche Quelle; sie werden „in der Regel an jedem Arbeitstag gegen 16:00 Uhr MEZ aktualisiert" und, wie die EZB betont, „nur zu Informationszwecken veröffentlicht". Auch nationale Finanzverwaltungen veröffentlichen Kurse für Umsatzsteuerzwecke, und manche Länder schreiben vor, welcher für den Umsatzsteuerbetrag auf einer Rechnung zu verwenden ist — ein nationales Detail, das fachliche Bestätigung erfordert. Welche Quelle Sie auch nutzen: Nutzen Sie sie konsistent und halten Sie auf jedem Beleg fest, welcher Kurs angewandt wurde.

Zwei Dinge werden oft falsch gemacht: die Rechnung zum Kurs des Zahlungstages umzurechnen (das versteckt die Kursdifferenz im Umsatz) und eine bezahlte Rechnung erneut umzurechnen, wenn sich der Kurs später bewegt (eine bezahlte Rechnung ist abgeschlossen; der Kurs spielt für sie keine Rolle mehr).

Realisierte und unrealisierte Kursdifferenzen

Eine realisierte Differenz ist die Lücke zwischen dem Betrag, den Sie zum Rechnungsdatum gebucht haben, und dem Betrag, den Sie tatsächlich erhalten oder gezahlt haben, in Ihrer funktionalen Währung. Eine unrealisierte Differenz ist dieselbe Lücke, berechnet auf einen offenen Posten zum Abschlussstichtag, bevor Geld geflossen ist. Beide gehen nach den meisten Rechnungslegungsrahmen in die Gewinn- und Verlustrechnung, werden aber getrennt gebucht, und die unrealisierte wird beim nächsten Abschluss storniert oder neu bewertet.

Nur monetäre Posten — Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankguthaben, Darlehen — werden zum Stichtagskurs neu bewertet. Umsätze, Aufwendungen und Anlagevermögen behalten ihren historischen Kurs. Ob unrealisierte Gewinne überhaupt erfasst werden dürfen oder nur Verluste, unterscheidet sich zwischen nationalem Handelsrecht und IFRS und zwischen den Ländern; das deutsche HGB etwa ist bei unrealisierten Gewinnen restriktiver als IFRS. Welche Regel für Ihre Gesellschaft gilt, erfordert fachliche Bestätigung.

Bankanbindungen in mehreren Währungen

Ein Fremdwährungskonto ist ein monetärer Posten in dieser Währung: Sein Saldo wird bei jedem Abschluss neu bewertet, und jede Bewegung wird zum Tageskurs umgerechnet. Ein EUR-Konto, das eine USD-Zahlung empfängt, zeigt nur den EUR-Betrag, den die Bank gutgeschrieben hat — die Umrechnung der Bank ist der realisierte Kurs, und die Devisengebühr der Bank ist ein Aufwand.

Praktische Regeln, damit das nicht zum Durcheinander wird:

1. Geben Sie jeder Gesellschaft eigene Bankkonten. Den Lieferanten der einen Gesellschaft vom Konto der anderen zu bezahlen, erzeugt ein Intercompany-Darlehen, das Sie nun dokumentieren müssen.
2. Verbinden Sie jedes Konto über eine Bankanbindung mit dem Buchwerk seiner Gesellschaft, damit die tatsächlich von der Bank angewandte Umrechnung gebucht wird und nicht ein später nachgeschlagener Kurs.
3. Ordnen Sie Zahlungen den Rechnungen anhand von Verwendungszweck und Betrag in der Rechnungswährung zu; lassen Sie das Buchwerk die Differenz in der funktionalen Währung berechnen.
4. Bewerten Sie Fremdwährungssalden zum Stichtagskurs als eine Journalbuchung je Währung und Abschluss neu, und stornieren Sie sie zu Beginn der nächsten Periode, wenn Ihr Rahmenwerk so arbeitet.

Wie KRONENWERK damit umgeht

KRONENWERK ist um die Gesellschaft herum gebaut: Jedes Unternehmen hat sein eigenes Buchwerk, eigene Einstellungen und eigene Länderregeln, und ein Login kann mehrere Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Belgien, Polen (eingeschränkt), Kanada und den Vereinigten Staaten halten. Mit Einschränkungen unterstützt

• Mehrere Firmen. Getrennte Buchwerke, Rechnungsnummernkreise, Bankverbindungen und E-Rechnungsformate je Unternehmen; Wechsel zwischen Unternehmen im selben Konto. Siehe Mehrere Firmen.
• Mehrere Währungen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen in Fremdwährungen, umgerechnet in die Buchwährung des Unternehmens und mit dem angewandten Kurs erfasst; Zahlungen werden in der Rechnungswährung zugeordnet und die Differenz als Kursdifferenz gebucht. Siehe Buchhaltung.
• Intercompany-Rechnungen sind gewöhnliche Rechnungen eines Unternehmens an ein anderes, mit einem aus den beiden Ländern abgeleiteten Steuerbefund und einer VIES-Prüfung beider USt-IdNrn. bei der Ausstellung — das Reverse-Charge-Verfahren wird auf der Rechnung festgehalten, nicht unterstellt.
• Bankanbindungen über Enable Banking für europäische Banken und Plaid für kanadische und US-Banken, je Unternehmen.
• Ein Unternehmen pro API-Schlüssel. Ein in einem Unternehmen ausgestellter Schlüssel kann nur dieses Unternehmen lesen und schreiben; eine Gruppe mit drei Gesellschaften verwendet drei Schlüssel, und GET /me sagt Ihnen, zu welchem Unternehmen ein Schlüssel gehört. Gruppenberichte über mehrere Gesellschaften erstellt Ihr eigener Code, indem er die Berichte jedes Unternehmens (GET /reports/outstanding oder die MCP-Tools get_profit_and_loss und get_balance_sheet) mit dem passenden Schlüssel liest.

Zur Rechnungsseite einer grenzüberschreitenden Gruppe siehe Grenzüberschreitende E-Rechnung; zu den Fragen der Gründungsphase Buchhaltung für Startups in Europa.