Fakturowanie klienta z USA z Kanady: eksport zerowany, faktura, waluta

Dla firmy z Montrealu, Toronto czy Vancouver klient w Bostonie jest najzwyklejszym klientem zagranicznym, jaki istnieje — ta sama strefa czasowa, ten sam język, waluta czytelna dla każdego — a mimo to faktura różni się od krajowej pod trzema względami. Kanadyjskie podatki od sprzedaży zwykle z niej znikają, bo większość eksportu jest zerowana; zwykle wystawia się ją w dolarach amerykańskich, podczas gdy księgi pozostają w dolarach kanadyjskich; a dział zobowiązań klienta może przed zapłatą poprosić o formularz. Ta strona omawia te trzy kwestie, wskazuje, co faktura powinna zawierać, aby tłumaczyła się sama przed CRA, Revenu Québec i klientem, i kończy się tym, co KRONENWERK robi w każdej z nich, a co pozostaje pytaniem do Państwa księgowego.

Zerowana stawka to nie „brak podatku"

Zgodnie z Excise Tax Act większość świadczeń eksportowanych z Kanady jest zerowana: są to świadczenia opodatkowane, których stawka wynosi 0 %. Rozróżnienie ma znaczenie w dwóch miejscach. Ponieważ świadczenie jest opodatkowane, zachowują Państwo prawo do odzyskania GST/HST zapłaconego od stojących za nim kosztów; a ponieważ stawka wynosi zero, faktura niesie pozycję podatku 0 %, a nie brak pozycji podatku, tak aby każdy czytający dokument — klient, audytor, Państwa własna księgowa za rok — widział, że podatek został rozważony i dlaczego wynosi zero. Québeckie QST kieruje się przy eksporcie tą samą logiką, więc faktura sprzedawcy z Québecu dla klienta z USA pokazuje GST 0 % i QST 0 %, każdy z numerem rejestracyjnym sprzedawcy, a poza tym w układzie nic się nie zmienia.

Warunki to miejsce, w którym księgowy zarabia swoje honorarium. Towary są zerowane, gdy zostaną dostarczone lub udostępnione poza Kanadą, albo wysłane do miejsca przeznaczenia poza Kanadą przez Państwa lub zaangażowanego przez Państwa przewoźnika, albo gdy nabywca nie jest konsumentem i eksportuje je sam w rozsądnym czasie, nie używając ich wcześniej w Kanadzie — i muszą Państwo móc udowodnić eksport dokumentami przewozowymi. Usługi świadczone na rzecz nierezydenta są co do zasady zerowane, z listą wyjątków obejmującą usługi świadczone osobie fizycznej przebywającej w Kanadzie, usługi związane z nieruchomościami lub towarami znajdującymi się w Kanadzie oraz kilka innych. Wartości niematerialne — licencje na oprogramowanie, abonamenty, projekty — dostarczane nierezydentowi niezarejestrowanemu do GST/HST również są zwykle zerowane. To, czy Państwa świadczenie mieści się w regule, czy w jednym z wyjątków, jest rozstrzygnięciem o faktach, które znają wyłącznie Państwo i Państwa doradca; KRONENWERK zapisuje decyzję, nie podejmuje jej.

Co pokazuje faktura

Wszystko, co pokazuje faktura krajowa, w tych samych progach kwotowych — Państwa nazwę, datę, sumę, Państwa numery rejestracyjne GST/HST i QST, nazwę klienta, opis i warunki — oraz, w bloku podatkowym, pozycję GST/HST 0 % z podaną przez Państwa przyczyną i pozycję QST 0 % dla sprzedawcy z Québecu. Krótkie uzasadnienie na dokumencie („eksport zerowany — towary wysłane do Stanów Zjednoczonych", „zerowane — usługa świadczona na rzecz nierezydenta") nie jest wymagane przepisami, ale jest najbardziej użytecznym zdaniem na stronie: mówi klientowi, dlaczego nie ma podatku, a audytorowi, na którym przepisie Państwo się oparli. Proszę przechowywać dokumenty przewozowe, adres klienta oraz — przy usługach — dowód nierezydencji razem z fakturą; dowód należy do Państwa, nie do klienta.

Strona klienta ma własną papierologię. Amerykańska firma płacąca zagranicznemu dostawcy często poprosi przed zapłatą o formularz IRS W-8BEN-E, aby nie musieć potrącać podatku u źródła. Jest to oświadczenie o Państwa statusie zagranicznym, a nie deklaracja podatkowa, i jest czymś normalnym; warto mieć je gotowe przed wysłaniem pierwszej faktury, a nie po wstrzymaniu pierwszej płatności. To, czy Państwa sprzedaż do konkretnego stanu USA rodzi tam obowiązek w podatku od sprzedaży — zasady „economic nexus", które wiele stanów stosuje po przekroczeniu progu sprzedaży — jest odrębną kwestią, zupełnie poza podatkiem kanadyjskim, i wymaga profesjonalnego potwierdzenia.

Dolary, księgi i kurs wymiany

Mogą Państwo fakturować w dolarach amerykańskich i większość klientów tego oczekuje. Księgi prowadzi się jednak w jednej walucie, a dla spółki kanadyjskiej jest nią dolar kanadyjski; każda faktura w walucie obcej ma zatem dwie wartości — kwotę, którą widzi klient, i kwotę, która wchodzi do ksiąg — a różnica między kursem z dnia faktury a kursem z dnia wpływu pieniędzy jest zyskiem lub stratą kursową. Na potrzeby deklaracji GST/HST CRA wymaga wyrażenia podstawy opodatkowania w dolarach kanadyjskich według kursu z dnia, w którym podatek stał się wymagalny, albo inną metodą akceptowaną konsekwentnie; przy fakturze zerowanej podatek i tak wynosi zero, ale sama sprzedaż wchodzi do deklaracji w dolarach kanadyjskich.

KRONENWERK prowadzi księgi firmy w jednej walucie bazowej i pozwala zapisać walutę klienta w jego kartotece. Faktura dla klienta z USA jest przygotowywana i wystawiana w dolarach amerykańskich, a księgi niosą każdą pozycję zarówno w walucie transakcji, jak i w walucie ksiąg, więc należność jest śledzona w dolarach, które klient jest winien, i w dolarach, które raportuje Państwa księgowy. Gdy płatność wpłynie w innej kwocie dolarów kanadyjskich niż ta, na którą zaksięgowano fakturę, różnica jest zapisywana jako różnica kursowa, którą jest. Poradnik wielowalutowy omawia mechanikę.

Przykład liczbowy

Studio projektowe z Montrealu dostarcza identyfikację wizualną firmie software'owej w Austin za US$12,000. Klient jest przedsiębiorstwem nierezydentem; usługa nie jest świadczona osobie fizycznej w Kanadzie ani nie dotyczy kanadyjskiej nieruchomości; studio i jego księgowy uznają świadczenie za zerowane. Faktura jest wystawiona w dolarach amerykańskich: dwanaście tysięcy, GST 0 % z adnotacją „zerowane — usługa świadczona na rzecz nierezydenta", QST 0 %, oba numery rejestracyjne, pełna nazwa klienta, opis rezultatów prac i termin płatności 30 dni. Księgi zapisują należność w równowartości w dolarach kanadyjskich z dnia faktury; gdy przelew wpływa dwadzieścia osiem dni później po nieco innym kursie, niewielka różnica jest księgowana jako zysk kursowy. Deklaracja GST/HST studia wykazuje sprzedaż w dolarach kanadyjskich w pozycji zerowanej. Klient przed zapłatą poprosił o W-8BEN-E i otrzymał go tego samego popołudnia.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE Z OGRANICZENIAMI Faktury w dolarach amerykańskich przy księgach w dolarach kanadyjskich, obie wartości na każdej pozycji księgi; pozycja GST/HST 0 % z podaną przez Państwa przyczyną i pozycja QST 0 % dla sprzedawcy z Québecu, z obydwoma numerami rejestracyjnymi; kraj i waluta klienta w jego kartotece; różnice kursowe zapisywane przy płatności; dokumenty przewozowe i korespondencja klienta dołączone do faktury lub do sprawy. Czego nie ma: KRONENWERK nie rozstrzyga, czy świadczenie jest zerowane, nie tworzy W-8BEN-E, nie ocenia amerykańskiego nexusu w podatku od sprzedaży i nie składa deklaracji GST/HST ani QST. Zobacz też co musi zawierać faktura z Québecu oraz stronę o Kanadzie.