Odbiór e-faktur w Niemczech: co robić od 1 stycznia 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. każde przedsiębiorstwo mające siedzibę w Niemczech musi być w stanie odbierać e-faktury za krajowe dostawy B2B — dotyczy to także tzw. Kleinunternehmer, wynajmujących oraz firm wykonujących wyłącznie czynności zwolnione. Obowiązek jest skromny: wystarczy zwykła skrzynka e-mail, nie jest wymagany żaden portal ani sieć, a nadawca nie potrzebuje zgody odbiorcy. Zmienia się to, co należy zrobić z plikiem: fakturą jest XML (lub XML wewnątrz pliku PDF ZUGFeRD), należy go zwalidować i archiwizować w niezmienionej postaci przez osiem lat.

Czego dokładnie wymaga obowiązek odbioru?

Obowiązek wynika z § 14 Abs. 1 i 2 UStG w brzmieniu nadanym przez Wachstumschancengesetz: od 2025 r. wystawca może wysłać e-fakturę na podstawie § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG bez zgody odbiorcy, a odbiorca musi ją przyjąć. FAQ BMF ujmuje stronę techniczną wprost: do odbioru wystarczy już skrzynka e-mail. Pismo BMF dodaje w UStAE 14.1, że nie jest wymagana osobna skrzynka zarezerwowana dla e-faktur, że strony mogą uzgodnić inne kanały (pobranie z portalu, interfejs, wspólny dysk) oraz że obowiązek dotyczy również odbiorcy będącego Kleinunternehmer, rolnikiem ryczałtowym lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione. Po stronie odbiorcy nie ma rejestracji, platformy ani raportowania; pełny harmonogram znajduje się na stronie Niemcy — przegląd.

Dopóki nie zacznie obowiązywać obowiązek wystawiania (1 stycznia 2027 r. dla wystawców z obrotem powyżej 800 000 euro w 2026 r., 1 stycznia 2028 r. dla wszystkich), większość przychodzących faktur nadal będzie papierowa lub w PDF i można je nadal przyjmować — zgodę na elektroniczny „inny” format można wyrazić w sposób dorozumiany, przetwarzając dokument. Obowiązek odbioru oznacza, że nie można odmówić przyjęcia ważnej e-faktury, a nie że wszystko, co Państwo otrzymują, będzie e-fakturą.

Co przychodzi i jak to rozpoznać?

Do niemieckiej skrzynki trafiają dziś trzy rodzaje plików:

PDF ZUGFeRD wygląda jak każdy inny PDF. Przeglądarki takie jak Acrobat pokazują załącznik w panelu załączników; oprogramowanie księgowe wykrywa go na podstawie załącznika PDF/A-3 i metadanych XMP. Nie należy polegać na oznaczeniu przez nadawcę — trzeba sprawdzić, czy jest załącznik.

Czy muszę walidować przychodzące e-faktury?

Nie z mocy prawa, ale pismo BMF z 15 października 2025 r. czyni walidację praktycznym standardem. Rozróżnia trzy rodzaje wad (Rn. 6a, 6b, 35a):

1. Błędy formatu — plik nie jest zgodny z dopuszczoną składnią lub jej regułami technicznymi albo nie da się go wyodrębnić. Taki plik w ogóle nie jest e-fakturą, lecz „inną fakturą”. Jeśli wystawca był zobowiązany do wysłania e-faktury, nie wypełnił tego obowiązku.
2. Błędy reguł biznesowych — plik jest poprawny składniowo, ale narusza reguły EN 16931 lub XRechnung (brak referencji nabywcy, suma podatku, która się nie zgadza). Plik pozostaje e-fakturą. Naruszenia reguł, które nie dotyczą obowiązkowej treści VAT, są bez znaczenia dla celów VAT.
3. Błędy treści — obowiązkowa treść z §§ 14 Abs. 4, 14a UStG jest błędna lub brakująca (zła stawka podatku, brak numeru VAT, zły odbiorca). Czyni to fakturę nieprawidłową niezależnie od tego, czy walidator to zauważy; walidator nie jest w stanie ocenić, czy 19 % było właściwą stawką.

Pismo stwierdza, że przedsiębiorca zachowujący staranność sumiennego kupca może polegać na technicznym wyniku odpowiedniego walidatora w zakresie formatu i reguł biznesowych, że walidacja wspiera, ale nie zastępuje obowiązku odbiorcy sprawdzenia kompletności i poprawności, oraz że wskazane jest zachowanie raportu walidacji jako dowodu. W praktyce: każdy przychodzący XML należy przepuścić przez walidator (walidator KoSIT z konfiguracją XRechnung dla plików XRechnung, Schematron EN 16931 dla ZUGFeRD), zapisać raport obok faktury i mimo to przeczytać fakturę.

Do jednorazowej kontroli bez instalowania czegokolwiek bezpłatny walidator e-faktur sprawdza przesłany plik XRechnung, ZUGFeRD lub UBL według niemieckich reguł i nie zapisuje go.

Jak prawidłowo archiwizować e-fakturę?

Plik ustrukturyzowany należy przechowywać w niezmienionej postaci, w jakiej został otrzymany, przez osiem lat (§ 14b Abs. 1 UStG; okres skrócono z dziesięciu lat dla faktur, których okres przechowywania nie upłynął 31 grudnia 2024 r.). Pismo BMF (Rn. 60) mówi, że należy przechowywać co najmniej część ustrukturyzowaną tak, aby była nienaruszona w pierwotnej formie, i dodaje, że przechowywanie e-faktur poza systemem zgodnym z GoBD samo w sobie nie stanowi naruszenia § 14b UStG dla celów VAT. GoBD w brzmieniu z 14 lipca 2025 r. określa następnie zasady księgowe:

• Przychodzące dokumenty elektroniczne przechowuje się w formacie, w jakim zostały otrzymane (Rn. 131) — XML pozostaje XML-em.
• W przypadku e-faktur wystarczy przechowywać część ustrukturyzowaną; część czytelną dla człowieka faktury hybrydowej należy zachować dodatkowo tylko wtedy, gdy zawiera dodatkowe lub odbiegające informacje istotne podatkowo, takie jak adnotacje księgowe lub podpis kwalifikowany (Rn. 119, 131).
• Konwersja formatu usuwająca część ustrukturyzowaną — wydruk PDF ZUGFeRD, konwersja do TIFF — jest niedozwolona (Rn. 121, przykład 10).
• W przypadku ustrukturyzowanych zbiorów danych wymagana jest zgodność treści, a nie wyglądu (Rn. 118): nie trzeba zachowywać tego, jak XML „wyglądał”.
• Należy zachować możliwość maszynowej analizy: organ podatkowy może w trakcie kontroli uzyskać dostęp do XML.

Przechowywanie e-maila, którym przesłano fakturę, nie jest wymagane dla celów VAT, jeśli sam plik faktury jest zarchiwizowany, ale e-mail może być pismem handlowym z własnym obowiązkiem przechowywania; czy ma to zastosowanie w danym przypadku, wymaga potwierdzenia przez specjalistę.

Co odbiór oznacza dla podatku naliczonego?

Podatek naliczony (Vorsteuer) odlicza się na podstawie prawidłowej faktury. Z pisma BMF wynikają dwie konsekwencje dla strony odbierającej:

• Jeśli dostawca był zobowiązany do wystawienia e-faktury, a zamiast tego wysłał „inną fakturę”, pismo (UStAE 15.2a Abs. 1) stwierdza, że taka faktura nie jest prawidłową fakturą i co do zasady nie uprawnia odbiorcy do odliczenia podatku naliczonego, z zastrzeżeniem dwóch dróg wyjścia: dostawca może dokonać korekty, wystawiając następnie e-fakturę, a zgodnie z UStAE 15.2a Abs. 1a odliczenie pozostaje możliwe, jeśli odbiorca może obiektywnymi dowodami wykazać spełnienie przesłanek materialnych — co, jak stwierdza pismo, poprawna treściowo i kompletna „inna faktura” zazwyczaj czyni. Od 2027 r. staje się to realnym pytaniem przy każdym PDF otrzymanym od większego dostawcy.
• W przypadku faktur hybrydowych podatek naliczony odlicza się wyłącznie na podstawie części ustrukturyzowanej (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Jeśli PDF podaje jedną kwotę, a XML inną, należy zaksięgować na podstawie XML i poprosić dostawcę o korektę pliku.

Procedura odbioru, która działa

1. Jedna skrzynka. Wyznaczyć adres, z którego mają korzystać dostawcy, i poinformować ich o tym. Wspólna skrzynka jest w porządku; osobna nie jest wymagana.
2. Wykryć. Przy każdym załączniku sprawdzić, czy jest to XML lub PDF z osadzonym XML.
3. Zwalidować. Przepuścić XML przez walidator; zapisać raport.
4. Przeczytać. Wyrenderować XML (wizualizacja XSLT lub Państwa oprogramowanie) i sprawdzić treść: czy to Państwa zamówienie, Państwa podmiot, uzgodniona cena, właściwe traktowanie podatkowe?
5. Zaksięgować. Kwoty, podział podatku, warunki płatności i dane bankowe pobierać z XML, nie z PDF.
6. Zarchiwizować. Przechowywać oryginalny plik w niezmienionej postaci, wraz z raportem walidacji, przez osiem lat.
7. Eskalować. Jeśli plik nie jest e-fakturą lub zawiera błędy treści, poprosić dostawcę o skorygowaną e-fakturę zamiast samodzielnie poprawiać dane.

Jak KRONENWERK to obsługuje

OBSŁUGIWANE KRONENWERK wczytuje przychodzące pliki XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X i UBL jako faktury zakupu. Plik jest sprawdzany w trzech osobnych krokach — czy w ogóle jest ustrukturyzowaną e-fakturą, czy dało się go odczytać, czy narusza jakąś regułę — z użyciem tych samych reguł EN 16931 i KoSIT, które KRONENWERK stosuje do faktur wychodzących, z kontrolą krzyżową biblioteką Mustang, a oryginalny XML jest zachowywany w niezmienionej postaci. Faktura zakupu zawiera następnie dostawcę, pozycje, podział podatku, termin płatności i dane płatności pobrane z danych ustrukturyzowanych i trafia do wydatków oraz księgi. Bezpłatny walidator e-faktur korzysta z tych samych walidatorów bez zapisywania pliku. Czego KRONENWERK nie robi, to rozstrzyganie za Państwa skutku podatkowego: plik, który nie jest e-fakturą lub nie spełnia reguły, jest oznaczany wraz z powodem, aby Państwo i Państwa doradca mogli podjąć działania. Zob. też odbiór przez Peppol dla przypadku belgijskiego i transgranicznego oraz stronę krajową Niemcy.